HRworks klärt auf: Die größten Irrtümer bei der Reisekostenabrechnung
30.07.2010
HRworks klärt auf: Die größten Irrtümer bei der Reisekostenabrechnung
1. Die größten Irrtümer bei der Reisekostenabrechnung
2. Events in Hamburg, Leipzig und Frankfurt
3. Diskussion um Pkw-Maut in Deutschland
4. GEZ – Abzocke bei Firmen und Geschäftsreisenden
5. Schwanger mit Beschäftigungsverbot: Ersatzbeschäftigung erlaubt?
6. Hitzetipps für Handy und Laptop
7. Zwei Flüge zum Preis von einem
1. Die größten Irrtümer bei der Reisekostenabrechnung
„Reisekosten richtig abrechnen“ so lautet die Überschrift des Beitrags in der dritten Ausgabe des Business Travellers 2010. Sabine Knöfel, Gesellschafterin von HRworks, klärt darin die zehn häufigsten Irrtümer bei der Reisekostenabrechnung auf.
Die verbreitete Annahme, dass Unternehmen bei Hotelübernachtungen mit Frühstück grundsätzlich den gesamten Erstattungsbetrag für den Mitarbeiter um den Frühstücksabzug in Höhe von 4,80 Euro kürzen, ist ein Irrtum.
In Wahrheit gibt es zwei Wege, das Thema Frühstück auf Geschäftsreisen steuerlich zu behandeln: Die Reisekostenabrechnung kann um 4,80 Euro gekürzt werden (Frühstücksabzug). Es kann aber auch der sogenannte Sachbezugswert in Höhe von 1,57 Euro vom Erstattungsbetrag abgezogen oder – alternativ – als geldwerter Vorteil vom Mitarbeiter versteuert werden.
Welcher Weg gewählt werden kann – ob Frühstücksabzug oder Sachbezugswert – hängt von bestimmten Voraussetzungen ab. Fest steht aber: Der Ansatz des Sachbezugswerts in Höhe von 1,57 Euro bedeutet einen baren Vorteil für den Reisenden in Höhe von 3,23 Euro.
Der Sachbezugswert von 1,57 Euro kann angesetzt werden, wenn das Frühstück vom Arbeitgeber angeordnet wurde (sogenannte Frühstücksgestellung). Beim Nachweis der Frühstücksgestellung ist die Steuerverwaltung seit März 2010 großzügiger denn je. Eine Frühstücksgestellung liegt unter anderem vor, wenn der Arbeitgeber ein Interesse an der Reise hat und die Kosten übernimmt, wenn eine Reservierungsbestätigung vorliegt, wenn die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und wenn Betriebsvereinbarungen, Arbeitsverträge oder Dienstanweisungen belegen, dass der Arbeitnehmer berechtigt ist, seine Dienstreise im Auftrag des Arbeitgebers selbst zu buchen.
Sind die Voraussetzungen für eine Frühstücksgestellung nicht gegeben, so ist die 4,80-Euro-Regelung unter folgenden Bedingungenanzusetzen: Ist in derHotelrechnung im Paketpreis für Hotelnebenleistungen angegeben (etwa sogenanntes Business Package, Servicepauschale) und sind in diesem nur anerkannte Reisekosten enthalten (also etwa kein Pay-TV), dann müssen die zu erstattenden Reisekosten um 4,80 Euro gekürzt werden. Ist das Frühstück extra ausgewiesen und es ist keine Frühstücksgestellung gegeben, dann muss der Arbeitgeber die Kosten für das Frühstück nicht erstatten.
Welchen Weg ein Unternehmen geht – ob Sachbezugswert oder Frühstücksabzug – ist frei wählbar. Auch wenn die Voraussetzungen für den Sachbezugswert vorliegen, kann ein Unternehmen den Frühstücksabzug vornehmen. Die Differenz kann der Mitarbeiter auch nicht bei den Werbungskosten geltend machen, wie das beispielsweise der Fall ist, wenn ein Unternehmen geringere Kilometersätze bezahlt.
Auch die Aussage, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer Übernachtungs-und Verpflegungspauschalen zu bezahlen ist falsch.
Richtig ist, dass es keine gesetzliche Pflicht für Unternehmen gibt, Mitarbeitern Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen zu bezahlen. Wem keine Pauschalen gewährt werden, der kann diese allerdings bei seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Das gilt seit 2008 aber nicht mehr für Übernachtungspauschalen. Vorgeschrieben ist nur, dass die gesetzlichen Pauschalen steuerfrei sind.
Lesen Sie die weiteren acht Irrtümer im folgenden Auszug aus dem
Business Traveller:
2. Events in Hamburg, Leipzig und Frankfurt
Die Veranstaltungsreihen „Licht im Abrechnungs-Dunkel“ und „HRworks – das richtige Rezept“ werden weitergeführt. Aufgrund der positiven Resonanz der Teilnehmer sind im September und Oktober 2010 drei weitere Veranstaltungen geplant.
Am 01. September 2010 heißt es in Hamburg „Bringen Sie Licht ins Abrechnungsdunkel“. Vormittags erwartet die Besucher eine Live-Demonstration des Systems für Reisekostenabrechnung, Abwesenheits- und Arbeitsmittelverwaltung sowie der Erfahrungsbericht einer Kundin aus der Praxis mit HRworks. Erwartet wird Frau Kerstin Franke, Assistentin der Geschäftsleitung bei C. Illies & Co. Handelsgesellschaft mbH, die über Ihre Erfahrungen im täglichen Einsatz mit HRworks berichtet. Die Führung durch die Ausstellung “Dialog im Dunkeln“ bildet den Abschluss der Veranstaltung. Die Teilnehmer werden dabei von Blinden durch völlig abgedunkelte Räume geführt und erleben eine außergewöhnliche Welt der Düfte und Geräusche, Worte und Berührungen.
Weitere Informationen und die Anmeldung zu „Licht im Abrechnungs-Dunkel“
finden Sie hier.
Schon am nächsten Tag, am 02. September 2010, findet in Leipzig das Event „HRworks - das richtige Rezept“ statt. In einer ausgewählten Location berichtet Frau Jana Haase, Personalreferentin, PrimaCom AG, nach einer Live-Demonstration von HRworks, über ihre Erfahrungen mit der Personalsoftware.
Am 05. Oktober 2010 schildert Frau Christina Granzow, Associate Director HUMAN RESOURCES, Crédit Agricole Corporate and Investment Bank, ebenfalls im Rahmen von “HRworks – das richtige Rezept”, in Frankfurt ihre Praxiserfahrungen mit HRworks.
Im Anschluss finden in Leipzig und Frankfurt gemeinsame Kochkurse statt. Unter professioneller Anleitung werden verschiedene Gerichte zubereitet.
Weitere Informationen und die Anmeldung zu „HRworks – das richtige Rezept“
finden Sie hier.
3. Diskussion um Pkw-Maut in Deutschland
„Bis zu 700 Euro Zusatzkosten müssten die Autofahrer pro Jahr aufbringen, wenn eine Pkw-Maut von fünf Cent je Kilometer eingeführt würde. Viel fahrende Geschäftsreisende, die mit dem Firmen- oder Mietwagen unterwegs sind, noch wesentlich mehr. Gleichzeitig wäre der volkswirtschaftliche Nutzen gering - der Staat würde zwar 25 Milliarden Euro zusätzlich einnehmen, aber nur vier bis fünf Milliarden blieben für den Haushalt. Das ist das Ergebnis einer ADAC-Studie. […]
Politiker der regierenden Parteien hatten gefordert, zur Haushaltssanierung zügig eine Pkw-Maut auf deutschen Straßen einzuführen – egal, ob sie Pkw-Maut, elektronische Pkw-Vignette oder Straßenbenutzungsgebühr genannt wird. Mit der Lkw-Maut hat der Bund im vergangenen Jahr mehr als 4,4 Milliarden Euro eingenommen. Diese Maut-Einnahmen fließen laut ‚Handelsblatt’ zu einem wesentlichen Teil in Investitionen in Straße, Schiene und Wasserwege. […]"
Das Innovationszentrum für Mobilität und gesellschaftlichen Wandel (InnoZ) hatte die Diskussion um die Pkw-Maut zum Anlass genommen, gemeinsam mit der WirtschaftsWoche und mit Unterstützung des EUREF-Instituts Berlin das Symposium „Auto fahren anders bezahlen? Pkw-Maut und Vignette in Deutschland“ ins Leben gerufen. Am 15. Juni 2010 diskutierten Experten aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik über Straßennutzungsgebühren für Pkws.
Das Fazit des Symposiums: „Pkw-Maut und Vignette wären in Deutschland schnell umsetzbar, derzeit fehlt es jedoch an einer klaren Strategie und am politischen Willen zur Umsetzung.“
Quellen und weitere Informationen finden Sie unter innoz.de und geschäftsreisekontakt.de
4. GEZ: Abzocke bei Firmen und Geschäftsreisenden
„Ab 2013 wird bei jedem Haushalt und jeder Firma eine Zwangsabgabe erhoben.
Ärgerlich für Firmen und Einzelgewerbetreibende, die in vielen Fällen auch Geschäftsreisen unternehmen: Die Gebühr für sie steigt z.T. erheblich.
Alle deutschen Haushalte müssen zwangsweise – Einzieher sind die Finanzämter – die aktuelle Fernsehgebühr von 17,98 Euro bezahlen.
Für Betriebe gilt ab 2013 ein Staffelmodell nach der Zahl der Beschäftigten, das folgende Sätze vorsieht:
• bis vier Beschäftigte ein Drittel des Rundfunkbeitrags,
• 5 bis 14 Beschäftigte 1 Rundfunkbeitrag,
• 15 bis 49 Beschäftigte 2 Rundfunkbeiträge,
• 50 bis 249 Beschäftigte 4 Rundfunkbeiträge,
• 250 bis 499 Beschäftigte 8 Rundfunkbeiträge
• 500 bis 999 Beschäftigte 12 Rundfunkbeiträge
• 1.000 bis 4.999 Beschäftigte 20 Rundfunkbeiträge
• 5.000 bis 9.999 Beschäftigte 60 Rundfunkbeiträge
• 10.000 bis 19.999 Beschäftigte 100 Rundfunkbeiträge
• > 20.000 Beschäftigte 150 Rundfunkbeiträge.
• Für alle nichtprivaten Kfz 1/3 des Rundfunkbeitrags.
• Betriebe, in denen typischerweise Geräte Dritten zur Nutzung überlassen werden (z.B. Hotels), unterliegen einer zusätzlichen Beitragspflicht in Höhe von 1/3 des Rundfunkbeitrages pro Zimmer.
Außerdem beschlossen die Ministerpräsidenten, dass die berufliche Nutzung eines Empfangsgeräts im Arbeitszimmer innerhalb einer privaten Wohnung nicht beitragspflichtig ist.“
Quelle: dmm.travel
5. Schwanger mit Beschäftigungsverbot: Ersatzbeschäftigung erlaubt?
„Die Frage: Eine Mitarbeiterin ist schwanger. Nun legt sie auch noch ein ärztliches Beschäftigungsverbot vor. Sie darf an ihrem Arbeitsplatz, der mit langem Stehen verbunden ist, nicht mehr arbeiten. Dürfen wir ihr eine andere Tätigkeit zuweisen?
Die Antwort: Wenn der Vertrag die andere Tätigkeit zulässt, sprich: Ihr Weisungsrecht so weit reicht, ja. Das heißt: Bei einer Schwangeren dürfen Sie als Arbeitgeber durchaus an eine zumutbare Ersatztätigkeit denken.
Hintergrund: Bei schwangeren Mitarbeiterinnen werden oft ärztliche Beschäftigungsverbote ausgesprochen. Der Grund hierfür ist, dass eine Weiterarbeit wie bisher das Kindeswohl, aber auch die Gesundheit der werdenden Mutter beeinträchtigen könnte.
Das heißt nun aber nicht, dass Sie immer völlig auf Ihre Arbeitnehmerin verzichten müssen. Sie dürfen Ihrer Mitarbeiterin eine Tätigkeit zuweisen, die durch das Beschäftigungsverbot nicht ausgeschlossen ist.
Beispiel: Frau Grube arbeitet in einem Supermarkt. Sie muss Regale einsortieren, Paletten schieben … das ist in anderen Umständen schlicht zu schwer. Aber sie kann ohne weiteres an der Kasse sitzen und kassieren.
Voraussetzungen: Die Zuweisung dürfen Sie erst vornehmen, wenn das Beschäftigungsverbot greift. Sie müssen dabei billiges Ermessen beachten. Die Tätigkeit muss Ihrer Arbeitnehmerin also zuzumuten sein. Und der Arbeitsvertrag muss die Zuweisung erlauben. […]"
Quelle: steinsblog.de
6. Hitzetipps für Handy und Laptop
„Geschäftsreisende sollten wissen, dass die hochsommerlichen Temperaturen Handys und Computer beeinträchtigen, ja sogar zerstören können.
Vor allem sollten Vielfahrer darauf achten, ihre mobilen Endgeräte zum einen ohnehin nicht im Auto unter sengender Hitze liegen zu lassen, zumal das ungebetene Langfinger anlocken könnte. Aber auch wenn sie zum geparkten Dienstwagen zurückkehren und ihr Laptop, Netbook oder Handy einfach ins Auto legen, kann dies fatale Folgen haben. Denn im Wageninnern können angesichts von Außentemperaturen weit jenseits der 30°-Marke Backofentemperaturen herrschen.
In Tasche verstauen. Zwar halten die meisten Handys und Smartphones auch über einen längeren Zeitraum Temperaturen von bis zu +50° Celsius aus, doch bei dauerhaften Saunagraden verweigert auch das coolste Handy den Dienst. Ähnliches gilt auch für Laptops und Netbooks. Endgeräte am besten in eine Tascheverstauen und die in schattige Bereiche stellen oder legen.
Schattige Orte fürs Display: Wir selbst schützen uns mit Sonnenmilch, Mütze und Sonnenbrille vor zu starker Sonneneinstrahlung. Auch Handys und andere mobile Gerätschaften sollten kein intensives Sonnenlicht erhalten. Im Schatten lassen sich Display zugleich deutlich besser lesen.
Eine Tasche fürs Handy: Zur sommerlichen Umgebungstemperatur addiert sich die eigene Köperwärme, so man das Handy hautnah trägt – etwa in der Hosentasche. Besser ist es, Handys und andere elektronische Geräte in einer eigenen Tasche aufzubewahren. Zuhause sollten Notebook und Co. übrigens am besten auf einer kühlen und harten Oberfläche genutzt werden. Stoffunterlagen wie etwa Kissen oder Couch können den Lüfter abdecken und so die nötige Kühlung erschweren. Dann droht tatsächlich dem Laptop der Hitzekollaps.
Was tun bei Hitzeschock? Wenn Handy oder Note- und Netbook zu heiß werden, schalten sie sich meist von alleine ab oder geben Warnhinweise. Lässt man das Gerät anschließend im Schatten abkühlen, sollte es nach kurzer Zeit wie gewohnt wieder funktionieren.“
Quelle: dmm.travel
7. Zwei Flüge zum Preis von einem
„Ein Hin- und Rückflug ist manchmal billiger als nur der Hinflug. Das nutzen preisbewußte Passagiere. Aber die Strategie ist riskant. […]
Wer nur einen einfachen Flug plant, könnte trotzdem den Hin- und Rückflug buchen und den Rückflug einfach verfallen lassen. Das wäre billiger für ihn.
Bisher funktionierte diese Strategie auch ganz gut. […] Aber seit einer Entscheidung des Bundesgerichtshofes im April ist der Trick riskant geworden (Aktenzeichen Xa ZR 5/09 und Xa ZR 101/09). Das Gericht untersagte zwar die Praxis der Lufthansa, einen Rückflug für wertlos zu erklären, wenn der Hinflug nicht angetreten wurde. Aber es erlaubte der Gesellschaft, dann einen Aufpreis zu verlangen. Dies will die Lufthansa nach eigenen Angaben auch tun.
„Er muss damit rechnen, die Preisdifferenz zu einem einfachen Flug nachzuzahlen“, sagt eine Sprecherin von Lufthansa. […] Wurde der Passagier vor dem Flug krank oder hat er die Maschine verpasst, hat er noch eine Chance, um die Nachzahlung herumzukommen. Ein Recht darauf gibt es aber nicht.
Sicherer sind andere Sparvarianten. Zum Beispiel der Blick ins Ausland. Es kommt vor, dass zum Beispiel ein Lufthansa-Flug nach Indien von London mit Zwischenstopp in Frankfurt in einer Sonderaktion billiger ist als die Direktverbindung ab Frankfurt. Wer Zeit hat, kann das ausnutzen: Er fliegt erst günstig nach London und dann mit dem billigen Ticket wieder zurück nach Frankfurt und dann weiter nach Indien. Mehrere hundert Euro kann das sparen. […]“
Quelle: Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung
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HRworks GmbH | Basler Landstraße 8, | 79111 Freiburg | Tel.: 0800-HRworks (0800-479 67 57)
Fax.: 0761-479 54-99 | kontakt@HRworks.de | http://www.HRworks.de/
Geschäftsführer: Dipl.-Inf. (FH) Thomas Holzer | HRB Freiburg: 5406 | Ust-Id: DE 187 235 039
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