Ziel musste sein, die anfallenden Reisekostenabrechnungen schneller, akkurater und damit kostengünstiger bearbeiten zu können, als die manuelle Abwicklung dies bislang zuließ. Von Beginn an kam deshalb nur eine Lösung in Betracht, die sich kurzfristig implementieren und leicht an sich ändernde Anforderungen würde anpassen lassen. Auch sollten bei Einführung der Software nicht über Gebühr Personalressourcen gebunden werden. Auf der Suche nach einer zukunftsorientierten, dem neuesten Stand der IT entsprechenden und bei Bedarf schnell aktualisierbaren Lösung, schien eine über das Internet mietbare Software hierfür am besten geeignet. Allerdings sollte das Programm markterprobt und sofort verfügbar sein und ein breites Leistungsspektrum und hohe Funktionalität gewährleisten.
Wir haben uns schließlich im Oktober 2001 für HRworks entschieden. Zwischen Überlegung und Entscheidungsfindung lagen ca. drei Monate. HRworks wurde vor Ort innerhalb von vier Arbeitstagen konfiguriert. Geschult wurden 45 ausgesuchte Mitarbeiter, die gemäß Erfahrung mindestens fünf Geschäftsreisen pro Jahr unternehmen. Dieser dadurch mit der Lösung vertraute Personenkreis gab dann in hausinternen Anleitungen sein erworbenes Wissen wiederum an andere Reisende weiter. Die hierbei entstandenen Kosten lagen im Rahmen des geplanten Budgets.

Mehr oder weniger postwendend wird seitdem HRworks von allen Reisenden der Atlas Copco Energas genutzt. Die elektronische Erfassung sämtlicher Reisekosten und deren Weiterleitung kann umgehend und vollkommen standortunabhängig erfolgen, die Genehmigung durch den jeweiligen Vorgesetzten sowie die Bearbeitung durch die Buchhaltung geschieht zeitnah und ist transparent. Die Durchlaufzeiten für den gesamten Prozess konnten im Vergleich zu vorher signifikant vermindert und damit die Kosten, wie geplant, gesenkt werden.

Rückblickend und ausgehend vom derzeitigen Status bewerte ich die ASP-Lösung als die bestmögliche Entscheidung, die wir treffen konnten. Die Software arbeitet den Erwartungen entsprechend, ist sicher und spart Zeit und Kosten spürbar ein. Der Abruf über das Internet ist problemlos und sicher, die Rechnungstellung durch ClassWare transparent. Schwachstellen sind bisher nicht aufgetreten.

Werner Thelen, ORG-DV-Leiter