Unsere Zielsetzungen bei der Einführung von HRworks im November 2003 waren
- Automatisierung und Beschleunigung der Prozesse (Reisekostenabrechnung und Urlaubsplanung)
- Minimierung der "Papierflut"
- Reduzierung des manuellen Pflege- und Berechnungsaufwandes (Tagesspesensätze, Fremdwährungskurse etc.)
- Verbesserung der Transparenz

Im Zuge der Implementierung wurden zunächst das Accounting und eine Gruppe von Key Usern, besetzt mit Mitarbeitern aus allen Fachbereichen, ausführlich geschult. Nach einem erfolgreichen zweimonatigen Systemtest wurden sämtliche Mitarbeiter unseres Unternehmens geschult, wobei sich der Schulungsinhalt nach der zu erwartenden Nutzung richtete (z. B. reine Urlaubsplanung, ohne Reisetätigkeit). Zusätzlich haben wir in einer Art "Leitfaden", der unseren Mitarbeitern ebenfalls in elektronischer Form zur Verfügung steht, die einzelnen Arbeitsschritte einer "normalen Reisekostenabrechnung" dokumentiert.

Nach nunmehr fast 2 Jahren HRworks "live" können wir sagen, dass wir die uns gesteckten Ziele erreicht haben. Insbesondere die Möglichkeit mittels Internet, weltweit und somit zeitlich unbegrenzt auf das System zuzugreifen, der Import der Kreditkartendaten sowie die Auswertungsvielfalt haben uns überzeugt. Auch konnte die Durchlaufzeit vom Reiseende bis zur Auszahlung der Reisekosten an den Mitarbeiter wesentlich verkürzt werden.

Kleinere Wehmutstropfen wie z.B. manchmal subjektiv lang erscheinende Zugriffszeiten sowie die, wie bei jeder Standardsoftwarelösung, nicht mögliche Berücksichtigung individueller Anpassungswünsche, werden durch die positiven Erfahrungen mehr als ausgeglichen.

Anke Schlüter, Manager Accounting