Digitale Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber Papier- und Excel-Lösungen. Denn anstatt Arbeitsstunden mühsam per Hand aufzuschreiben, genügen bei HRworks schon wenige Klicks, damit Mitarbeiter ihre Daten in Echtzeit erfassen: So sind An- und Abwesenheiten samt Pausenzeiten sofort in der Software hinterlegt.

Ihr Zeiterfassungs-Tool rechnet zudem die Soll- und Ist-Arbeitsstunden automatisch aus. So haben Mitarbeiter dank der Personalzeiterfassung-Lösung jederzeit den perfekten Überblick über ihre Arbeitszeiten. Und da sich Mitarbeiter und Software weitgehend selbst ums Zeiterfassen kümmern, sparen sich HR-Verantwortliche wiederum viel Arbeit.

Die Vorteile Ihrer digitalen Zeiterfassung von HRworks:

• Effizient: Von den zeitsparenden Prozessen profitieren Mitarbeiter, Vorgesetzte und HR-Manager gleichermaßen.
• Vielseitig: Über die integrierte Abwesenheitsverwaltung stellen und verwalten alle Beteiligten Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Co. deutlich einfacher.
• Flexibel: Ob am Schreibtisch im Büro, zu Hause im Homeoffice oder unterwegs auf Dienstreise, HRworks ermöglicht Zeiterfassungen von überall aus. Und zwar flexibel via PC, Smartphone und Terminal.
• Nutzerfreundlich: Die intuitive Oberfläche sorgt dafür, dass sowohl HR-Manager als auch Mitarbeiter ihre Arbeitszeiterfassung schnell und einfach verwenden.
• Transparent: Während Ihr Personal bei der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitkonto stets Überblick über seine aufgezeichneten Zeiten hat, bietet HRworks Ihren Personalmanagern im Gegenzug praktische Auswertungsmöglichkeiten, um arbeitszeitbezogene KPIs zu erfassen.
• Zuverlässig: Indem die Zeiterfassung-Software geleistete Arbeit automatisch berechnet, erhöht sich die Datenqualität erheblich. Denn dadurch vermeiden HR-Manager Fehler, die entstehen, wenn sie Arbeitszeiten händisch in Listen überführen und ausrechnen.
• Datenschutzkonform: HRworks erfüllt die hohen Ansprüche, die die DSGVO an ein Zeiterfassungssystem für Mitarbeiter stellt.

Eine elektronische Zeiterfassung ist zwar für Unternehmen ideal, um mit ihren digitalen Prozessen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter so effizient wie möglich aufzuzeichnen. Doch erst in Kombination mit einer Abwesenheitsverwaltung erfassen Firmen auch vollständig sämtliche Zeiträume, an denen ihre Arbeitskräfte an- und abwesend sind. 

Im Abwesenheitsmanagement von HRworks beantragen Mitarbeiter daher beispielsweise ihren nächsten Urlaub in der Urlaubsverwaltung. Der Antrag geht dann direkt an ihren Vorgesetzten, der ihn prüft und im Idealfall genehmigt. Ist der Urlaub in trockenen Tüchern, zeigt das System die genehmigten Tage im Firmenkalender an. Zugleich berechnet es die Anzahl der verbliebenen Resturlaubstage.

Der gesamte Prozess findet dabei vollkommen innerhalb der Zeiterfassungs- und HR-Software statt, benötigt kein einziges Blatt Papier – und ist zudem für alle Beteiligten mit nur wenigen Klicks erledigt. Genauso einfach reichen Mitarbeiter im Krankheitsfall ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein und beantragen ihre Arbeitstage im Homeoffice: Dank HRworks verwalten Unternehmen so sämtliche Arten von Abwesenheiten effizient, schnell und einfach.

Ist die Arbeitszeiterfassung digital, profitieren alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens davon – von Ihren Angestellten, die ihre Zeiten eintragen und ihre Abwesenheitsanträge stellen, bis hin zu Ihren Personalverantwortlichen, die für die Verwaltung genau dieser Zeiten und Anträge verantwortlich sind.

Welche Gruppen von einer Zeiterfassung profitieren:

• Mitarbeiter: Wenn digitale Zeiterfassungssysteme die Zeiterfassungskarte für Mitarbeiter auf Papier ablösen, ersetzen virtuelle Klicks endlich handgeschriebene Notizen. Im Gegensatz zum Stundenzettel aus Papier haben Mitarbeiter auf ihre digitale Stundenerfassung von überall aus Zugriff. Und da die Software Überstunden, Urlaubstage & Co. für sie automatisch ausrechnet und ihnen anzeigt, sind Ihre Mitarbeiter stets bestens über ihren eigenen Arbeitszeitstand informiert.
• HR-Manager: Personalmanagerinnen und Personalmanager profitieren von einer Zeiterfassung beim Personal, da HRworks praktisch die ganze Arbeit für sie übernimmt. Nur falls Zeiterfasser ihre Arbeitszeiten falsch hinterlegen, oder vergessen sie einzutragen, dann greifen Personalverantwortliche korrigierend ein. Und auch die Abwesenheitsverwaltung übernimmt die meisten Arbeiten für HR-Manager, da Mitarbeiter über HRworks von sich aus Anträge stellen und mit ihren Vorgesetzten abstimmen. 
• Vorgesetzte: Wie ihre Mitarbeiter “stempeln” auch Vorgesetzte ihre Zeiten in der Online-Zeiterfassung, sofern dies ihr Vertrag regelt. Mehr als die Zeiterfassung selbst ist jedoch die damit verbundene Abwesenheitsverwaltung für Vorgesetzte interessant. Denn stellen Mitarbeiter zum Beispiel einen Antrag auf Homeoffice, informiert HRworks sie mit einer Nachricht darüber. Daraufhin haben sie die Möglichkeit, den Antrag zu prüfen und an- oder abzulehnen. Auf diese Weise sparen Vorgesetzte Arbeit, Zeit und Nerven, wenn sie die An- und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter verwalten.

Mittlerweile sind viele Zeiterfassungssysteme online als Cloud-Lösungen verfügbar, so auch HRworks. Der Clou: HRworks ist eine Web-App, die Sie direkt über Ihren Browser nutzen. Dadurch sparen Sie sich die Installation der Software und verwenden zudem stets die neueste Version der Online-Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter. In allen anderen Bereichen funktioniert die Zeiterfassung per Web-App ansonsten wie eine herkömmliche Stempeluhr-App: Ihre Mitarbeiter loggen sich in HRworks ein, um ihre Zeit in der Erfassung einzugeben.

Der große Vorteil einer mobilen Stempeluhr ist ihre ständige Verfügbarkeit. Per Zeiterfassungs-App tracken Arbeitskräfte ihre Zeiten sogar von unterwegs und von zu Hause aus. Das ist ideal für Außendienstmitarbeiter, Angestellte auf Dienstreise sowie für jede Form mobilen Arbeitens. Damit unterstützt HRworks optimal die zunehmend flexible Arbeitswelt der Gegenwart. Als Zeiterfassung-App im Web verwenden Sie HRworks zudem auf allen Endgeräten – am statisch aufgebauten Terminal genauso wie auf dem Smartphone in der Hosentasche. Auf diese Weise nutzen Unternehmen HRworks maximal flexibel passend zu ihren eigenen Bedürfnissen.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) nahm Unternehmen 2019 in die Pflicht, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter mithilfe eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zu erfassen. Und 2022 bekräftigte das Bundesarbeitsgericht (BAG) das EuGH-Urteil, indem es feststellte, dass die Zeiterfassung von Mitarbeitern für Unternehmen auch ohne entsprechende gesetzliche Regelung verpflichtend sei.

Als Folge des BAG-Urteils zur Zeiterfassung zeigt sich, wie wichtig es für Unternehmen mittlerweile ist, sich Gedanken über die Einführung einer Zeiterfassung zu machen, die allen rechtlichen Anforderungen entspricht: Darum erfüllt HRworks höchste Anforderungen in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit, um Ihrem Personal die Stundenerfassung DSGVO-konform zu ermöglichen.

Damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Pausenzeiten in Ihrem Unternehmen einhalten, bietet Ihnen HRworks automatische Pausenregelungen. Ob Sie dabei feste Pausenzeiten vorgeben oder einen flexiblen Zeitraum für die Pausen Ihrer Mitarbeiter einstellen, entscheiden Sie gemäß Ihrer Firmenrichtlinien. Falls Sie in Ihrem Unternehmen nach einem Gleitzeitmodell arbeiten, dann haben Sie mit HRworks noch eine dritte Möglichkeit, die Pausen Ihrer Angestellten zu regeln. Sie definieren einfach die Länge der Pause sowie des Zeitraums, ab dem diese Pausenlänge automatisch gebucht wird: Das ist optimal, um zum Beispiel gesetzliche Vorgaben zu Pausenzeiten zu erfüllen.

Auch bei der Projektarbeit unterstützt Sie HRworks via Projektzeiterfassung. Mit dieser Funktion erstellen Sie Projekte und dazugehörige Teilprojekte: Die beteiligten Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten so direkt auf die entsprechende Aufgabe. Auf diese Weise gibt Ihnen die Projektzeiterfassung die optimale Kontrolle über die Arbeitszeiten Ihrer Projekte. Sie haben jederzeit einen klaren Überblick darüber, wie viele Stunden im Projekt noch verfügbar sind. Darüber hinaus sorgen automatische Benachrichtigungen dafür, dass Sie über relevante Termine frühzeitig Bescheid wissen.