Digitale Personalakte

Alles, was Sie über die
Digitale Personalakte wissen müssen

Einführung - Digitalisierung - Datenschutz - Best Practice

Die Digitale Personalakte ist ein unverzichtbarer Teil des modernen HR-Managements. Sie spart einerseits Platz und ermöglicht Vorgesetzten einen standort-unabhängigen Zugriff. Aus diesem Grund verabschieden sich immer mehr Unternehmen von Akten in Papierform. Die digitale Archivierung stellt im Dokumentenmanagement allerdings eine Herausforderung dar, da es den meisten Unternehmen an Know-How fehlt, wie der Umstieg auf digitale Akten – und damit auch auf die digitale Personalakte – funktioniert. Hier erfahren Sie, wie eine solche Umsetzung im Unternehmen aussehen kann, und was man alles über die Digitale Personalakte sowie das Dokumentenmanagement wissen muss.

Allgemeines

Was ist eine Digitale Personalakte?

Bei der digitalen Personalakte handelt es sich um eine elektronische Form der altbekannten Personalakte. Dabei unterscheidet sich die Digital- von der Papiervariante lediglich in ihrer Gestalt, nicht aber vom Inhalt her. Auch in der digitalen Personalakte dokumentiert der Arbeitgeber alle wichtigen Informationen über einen Arbeitnehmer, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Mit der zunehmenden Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf eine digitale Lösung. Und zwar auf allen Gebieten. Im Dokumentenmanagement nimmt die digitale Personalakte eine zentrale Stellung ein, da in ihr weitere Akten und Dokumente in digitaler Form hinterlegt sind, wie beispielsweise Arbeitszeugnisse oder Bewerbungsunterlagen.

Gründe für den Einsatz einer Digitalen Personalakte

Der Hauptgrund, warum Unternehmen eine digitale Personalakte einführen, ist recht simpel: die Digitale Personalakte ist schlichtweg praktischer als ihr analoges Pendant. Keine lange Sucherei nach einer bestimmten Akte mehr. Personaler und Vorgesetzte verschaffen sich bei der Digitalen Personalakte mit einem Mausklick Zugriff und sind somit schnell auskunftsfähig.

Generell gilt: Durch die digitale Transformation werden in Unternehmen sukzessive Arbeitsabläufe und Dokumente ins Web verlagert. Denn es reicht heute nicht mehr aus, Papierstapel einfach nur zu scannen und als PDF auf einem Firmenserver abzulegen. Die Dokumente sollen auch ortsunabhängig abrufbar sein sie müssen also über eine webbasierte Plattform zur Verfügung gestellt werden. Bei der Digitalen Personalakte ist genau das der Fall: Berechtigte Personen in einem Unternehmen können auf digitale Personalakten von überall aus zugreifen. Vorausgesetzt, die technische Infrastrukur stimmt.

Wie stehen Personalmanager und Mitarbeiter zum digitalen Dokumentenmanagement?

58 %

der deutschen CEOs und Vorstände meinen, dass Unternehmen hierzulande der Digitalisierung hinterherhinken.

Quelle: Bitkom

13 Mrd. Euro

So hoch ist im Schnitt der jährliche Umsatz mit Papier, Büroartikeln und Schreibwaren in Deutschland.

Quelle: Statista

69 %

der CEOs gehen davon aus, dass ihr Unternehmen in Zukunft weniger Büroflächen benötigen wird.

Quelle: KPMG Global CEO Outlook

Vorteile einer Digitalen Personalakte

Der Zugriff von überall ist einer der großen Pluspunkte einer Digitalen Personalakte. Doch es gibt noch weitere Vorteile:

  • Platzsparend
  • Verzicht auf Papier
  • Keine Aktenordner mehr nötig
  • Prozesse werden verschlankt
  • Schneller Zugriff (keine langwierige Suche)
  • Umlagerungen entfallen
  • Geringere Verwaltungskosten
  • Optimierter Datenschutz (DSGVO-konform)
  • Entlastung der Personalabteilung
  • Automatische Erinnerungen an Vorgesetzte zur Mitarbeiter-Bewertung

Als ein Nachteil der Digitalen Personalakte wird oft die fehlende Sicherheit genannt. HR-Abteilungen fürchten einen illegalen Zugriff von außen auf die sensiblen Daten. Doch diese Angst ist unbegründet. Denn das Risiko, dass sich unberechtigte Personen Zugang zu Personalakten verschaffen, ist bei Aktenordnern viel höher. Mitarbeiter oder Firmenfremde mit krimineller Energie können schnell mal einen Aktenschrank aufbrechen – sich allerdings in eine Software zu hacken, ist hier weit schwieriger.

Häufig gestellte Fragen zur Digitalen Personalakte

Ganz grundsätzlich funktioniert eine digitale Personalakte genauso wie eine analoge. Sie dient in einem Unternehmen dazu, berufsrelevante Informationen über Mitarbeiter sauber zu dokumentieren. Wer die Personalakte digital verfügbar machen will, hat zwei Möglichkeiten:

  • Cloudbasiert via Webbrowser
  • Software auf dem Firmenserver

Hier muss sich ein Unternehmen entscheiden, in welche Technologie es investieren will. Die Entwicklung der letzten Jahre zeigt jedoch, dass praktisch jede zeitgemäße Software über Cloud Computing funktioniert. Digitalisierte Dokumente einfach nur auf einem Firmenrechner- bzw. Server abzulegen, ist inzwischen genauso veraltet wie der physische Aktenordner.

Die Digitale Personalakte in der Cloud funktioniert nach einem Rollen- und Berechtigungskonzept. Bei der Einführung wird von einem Administrator festgelegt, welche Mitarbeiter auf welche Daten Zugriff haben. In der Regel erhalten Teamleiter, Vorgesetzte, Personalverantwortliche und Geschäftsführer Einsicht in Personalakten. Auf der praktischen Ebene wird vor allem die HR-Abteilung entlastet. Denn der digitalen Personalakte liegt teilweise das Prinzip des Employee Self Service (ESS) zugrunde, was bedeutet, dass Mitarbeiter ihre Dokumente eigenverantwortlich in die Personalakten-Software hochladen. Der Vorgesetzte oder Personaler ordnet die eingehenden Dokumente einfach nur noch der digitalen Personalakte zu.

Neben Dokumenten enthält eine Personalakte auch Notizen. Diese stammen in der Regel vom Geschäftsführer, dem Abteilungsleiter oder den Kollegen aus der HR. Alles in allem enthält eine digitale Personalakte nur jene Informationen, die ein Mitarbeiter auch einsehen darf. Schließlich hat der Mitarbeiter das Recht, Einblick in seine Personalakte zu nehmen. In einer Personalakte finden sich unter anderem folgende Dokumente, Unterlagen und Einträge:

  • Abmahnungen
  • Schul- bzw. Unizeugnisse
  • Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Foto)
  • Gehaltsentwicklung
  • Gesundheitsausweis (bei Beschäftigung im Lebensmittelbereich)
  • Mitarbeiterbeurteilungen
  • Lohnsteuerkarte
  • Personalstammdaten (Adresse, Geburtsdatum, etc.)
  • Kopien von amtlichen Urkunden
  • Sozialversicherungsnachweis
  • Zwischen- und Endzeugnisse
  • Weiterbildungsnachweise (Zertifikate, Teilnahmebestätigungen)
  • Vertragsunterlagen (Arbeitsvertrag)
  • Beförderungen
  • Schriftverkehr
  • Polizeiliches Führungszeugnis

Natürlich gibt es auch einige Informationen, die in einer Personalakte nichts zu suchen haben. Dazu zählt zunächst alles, was die Privatsphäre betrifft. Zum Beispiel:

  • Hobbys
  • Private Reiseziele
  • Social-Media-Posts
  • Persönliche Vorlieben
  • Politische Einstellung
  • Religiöse Orientierung (außer für steuerliche Zwecke)
  • Ärztliche Unterlagen oder Behandlungsprotokolle

Aber auch manche Dinge, die den Beruf betreffen, gehören nicht in die Personalakte:

  • Kandidatur für den Betriebsrat
  • Vermerke über die Leistung des Arbeitnehmers
  • Auflistung von Krankheitstagen oder Krankheitsgründen

Digitale Personalakte als Teil des Dokumentenmanagements

Neben der Personalakte digitalisieren Unternehmen heute auch etliche andere Unterlagen. Zusammenfassend bezeichnet man dies als digitales Dokumentenmanagement. Der Sinn dahinter ist klar: alles in einem elektronischen bzw. digitalen Archiv bündeln, was bisher in Aktenordnern oder auf unterschiedlichen Laufwerken verstreut war. Auf diese Weise behält man bei wachsenden Datenmengen den Überblick. Aber das ist nicht der einzige Grund.

Liegen sämtliche Dokumente und Unterlagen digital vor, verhilft das einem Unternehmen zu mehr Transparenz. Es ist jederzeit einseh- und nachprüfbar, welcher berechtigte Mitarbeiter wann auf ein Dokument zugegriffen hat. Außerdem finden berechtigte Personen innerhalb eines Unternehmens mit nur wenigen Klicks das digitale Dokument, nach dem sie suchen. Gerade Personalbüros sparen dadurch eine Menge an Zeit ein.

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Erste Schritte

Umstellung auf die Digitale Personalakte

Innerhalb des digitalen Dokumentenmanagements sorgt die digitale Personalakte für schlanke, vereinfachte und damit bessere standardisierte Arbeitsprozesse. Die Überführung in eine digitale Form führt – wie bereits erwähnt – zu mehr Organisation und schnellerer Auffindbarkeit der benötigten Informationen. Wenn Sie sich vorab einige grundlegende Fragen stellen, ist die Implementierung einer digitalen Personalakte ein Kinderspiel. Die nachfolgenden 5 Tipps für die Einführung der digitalen Personalakte geben Ihnen eine Hilfestellung bei der schrittweisen Umsetzung.

Tipp 1: Auswahl des richtigen Anbieters

Für Unternehmen bedeutet die Umstellung auf digitale Personalakten oft zunächst eine Analyse der rechtlichen und technischen Anforderungen. Ein externer etablierter Software-Anbieter kann Sie hier mit dem notwendigen Know-how unterstützen. Wesentliche Kriterien für die Toolauswahl sind zum Beispiel:

  • Bedienbarkeit
  • Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme
  • Datenschutz

Um den Einstieg zu erleichtern, beinhalten gute Tools außerdem Hilfe für den Import und die automatische Kategorisierung der Personaldokumente. Diese Kategorien sollten angepasst an das bisherige papierbasierte System frei wählbar sein. Dadurch kann die analoge Personalakte ohne Organisationschaos unkompliziert digitalisiert werden.

Wichtig

Achten Sie bei der Wahl eines Tools auf die Möglichkeit der revisionssicheren Archivierung! Bestenfalls bietet sich ein All-In-One-Tool an, in dem auch die Bearbeitung anderer Personalaufgaben möglich ist.

Tipp 2: Einen Projektverantwortlichen benennen

Wer meint, das Thema Personalakte gehört ausschließlich in die HR-Abteilung, der irrt. Denn das Thema Digitalisierung ist in erster Linie ein Änderungsprozess. An diesem wirken oftmals weitere Interessengruppen mit. Es lohnt sich, diese frühzeitig zu involvieren, um Vorbehalte und Bedenken aus dem Weg zu räumen und Akzeptanz zu schaffen. Aus diesem Grund brauch es einen Projektverantwortlichen, der als Change Manager fungiert.
Neben der Personalabteilung sprechen bei der Einführung einer Digitalen Personalakte folgende Akteure mit:

  • IT
  • Betriebsrat
  • Anwender (wie Vorgesetzte, Administratoren und Mitarbeiter)

Tipp 3: Das Rollen- und Berechtigungskonzept

Mit der Frage nach der Digitalisierung muss auch das Thema Zugriffsberechtigung geklärt werden, denn Personalakten enthalten vertrauliche, personenbezogene Daten. Dies erfordert ein klares Regelwerk. Doch welche Personen dürfen welche Informationen abrufen? Ein Rollen- und Berechtigungskonzept regelt genau, wer wann welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder hinzufügen darf.

Gut zu wissen

Zugriffs- und Berechtigungskonzepte helfen Ihnen, die Vorgaben der DSGVO in Bezug auf die Datenspeicherung, Datenerhebung und Datensicherung einzuhalten. Hierzu zählt zum Beispiel die verschlüsselte Übermittlung von Dokumenten, die Speicherung der Daten in einer sicheren Umgebung sowie das Protokollieren von allen Zugriffen.

Tipp 4: Die Akten digitalisieren

Nicht immer ist die unternehmensinterne Digitalisierung von Personalakten sinnvoll, denn der Scanprozess kostet je nach Aktenumfang Zeit und setzt technisches Know-how voraus.

Gerade in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern häufen sich im Laufe der Jahre die Papierakten. Personaler benötigen dadurch enorm viel Zeit, einzelne Informationen händisch zu suchen, um sie für die Digitalisierung aufzubereiten – egal wie gut die Register nach Bereichen geordnet sind. Überlassen Sie die Digitalisierung Ihrer Personalakten daher einem Profi – das kann den Digitalisierungsprozess erheblich beschleunigen. Zudem erfüllen professionelle Scan-Dienstleister die datenschutzrechtlichen Bestimmungen und sorgen für übersichtliche Strukturen oder Hilfen, wie im Volltext durchsuchbarer Dateien (OCR).

Sobald die Akten einmal digitalisiert sind, gibt es zwar leere Schränke. Doch was passiert mit den ganzen aussortierten Papierakten? Schließlich enthalten diese sensible Daten. Bevor Sie zum Schredder greifen, ist es wichtig zu wissen, welche Art von Dokumenten in welcher Form aufbewahrt werden müssen und welche vernichtet werden können. Denn in Einzelfällen schreibt das Gesetz (§ 126 BGB) die Schriftform von bestimmten Unterlagen als Beweismittel vor.

Sehen Sie sich an, wie unser Partner Frankenraster Ihre Personalakten digitalisiert. 

Gut zu wissen: Beweispflichtige Dokumente besser im Original aufbewahren

Bestimmte Dokumente sind nur mit Originalunterschrift als Beweismittel zugelassen. Deren digitale Varianten gelten als Kopie und können im Streitfall nicht als “Urkundenbeweis” eingesetzt werden.

Daher sollten für die nachfolgenden Dokumente die Originale aufbewahrt werden:

  • Arbeitsrechtliche Kündigung (§ 623 BGB)
  • Nachvertragliches Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB)
  • Befristung von Arbeitsverträgen (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
  • Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (§ 12 Abs. 1 Satz 1 AÜG)

Tipp 5: Implementierung und die interne Kommunikation

Nachdem der richtige Partner gefunden und eine HR Software ausgewählt wurde, folgt die eigentliche Einführung der digitalen Personalakte und damit das Einpflegen der bisher papierbasierten Akten in das Tool.

Nachdem die Daten importiert wurden, ordnet der Personaler diese dann der jeweiligen Person und Register zu. Somit sind Vertragsunterlagen, Weiterbildungszertifikate und weitere Personaldaten jederzeit standortunabhängig verfügbar.

Ein gut strukturiertes Projektmanagenment ist  der Schlüssel für die erfolgreiche Einführung einer digitalen Personalakte. Je früher die Analyse der unternehmensspezifischen Anforderungen erfolgt und auch alle zukünftigen Anwender – wie Personalsachbearbeiter, Administratoren und Mitarbeiter – informiert und geschult werden, um so größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass im Laufe des Projektes keine unnötigen Blocker auftauchen, die die Gesamtprojektlaufzeit verlängern.

Gut zu wissen: Die Vorteile von Cloud-Lösungen

  • Ressourceneffizienz: Keine Kosten für eigene IT-Infrastruktur, Wartung und IT-Fachpersonal
  • Kostenturnus für Anwendungssoftware ist oft flexibel dank monatlichen Abrechnungsmodellen
  • Keine Datenträger für Sicherungen notwendig
  • Flexible Anpassung der Speicherkapazität
  • Beliebige Skalierbarkeit: Neue Produkte können mühelos integriert werden
  • Stationär und mobil: Zugriff ist ort-, zeit-, und geräteunabhängig
  • Zugriffsberechtigungen ermöglichen die kollaborative Arbeit an gemeinsamen Projekten, die Versionskontrolle übernimmt die Cloud
  • Datenkonsistenz: Daten sind immer identisch, egal von wo der Zugriff erfolgt
  • Datenschutz & Datensicherheit

Rechtliches

Gesetzliche Grundlagen und Datenschutz

Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Frühjahr 2018 müssen Unternehmen personenbezogene Daten besser schützen. Tun sie das nicht, drohen hohe Bußgelder. Vor allem für Human Resources Abteilungen ist dies wichtig. Denn dort hat man ständig mit sensiblen Daten von Bewerbern zu tun.

Der Mitarbeiter hat laut §83 BetrVG das Recht, ohne Angaben von Gründen Einsicht in seine Akte zu verlangen. Außerdem darf er sich vor Ort Kopien und Notizen der Unterlagen in der Personalakte machen. Im Ernstfall hat der Arbeitnehmer das Recht auf die Entfernung bestimmter Inhalte der Akte. Des Weiteren darf er seiner digitalen Personalakte eine persönliche Gegendarstellung beifügen.

6 Punkte, die es beim Datenschutz zu beachten gilt

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt vor, wie mit sensiblen Daten umgegangen werden muss. Dabei geht es um wichtige Fragen: Wie lange darf man Dokumente archivieren? Wer darf die Akten einsehen und bearbeiten? Im Folgenden die sechs wichtigsten Punkte, wenn es um den Datenschutz von digitalen Personalakten geht.

  1. Personalakten müssen sicher elektronisch verschlüsselt sein.
  2. Akten nur an Personen freigeben, die ein berechtigtes, arbeitsgebundenes Interesse haben.
  3. Personenbezogene Informationen und Dokumente müssen revisionssicher hinterlegt sein.
  4. Mitarbeiter müssen der digitalen Erfassung ihrer Daten zustimmen.
  5. Personalakten sollten nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mindestens drei Jahre aufbewahrt werden.
  6. In einigen Fällen gilt eine längere Aufbewahrungsfrist (Steuerrecht: 6 Jahre. Für betriebliche Gewinnermittlung notwendige Unterlagen: 10 Jahre)

Erfolgsgeschichten

Best Practice

Die Einführung der digitalen Personalakte bereitet vielen Personalern Kopfzerbrechen. Gerade in größeren Unternehmen existieren so viele Papierakten, dass Verantwortliche sich fragen, wie diese Unmengen an Dokumenten je digitalisiert werden sollen. In diesem Fall lohnt es sich, von denen zu lernen, die ihre Personalakten bereits digitalisiert haben.

Mit HRworks müssen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Daten das Rad nicht neu erfinden. Tausende Unternehmen haben es vorgemacht und die digitale Transformation innerhalb kürzester Zeit und mit geringem Aufwand umgesetzt. Informieren Sie sich anhand von Success Stories, wie andere Firmen diesen Prozess schnell und einfach bewältigt haben.

Hier gehts zu den Erfolgsgeschichten von Campari und Macromedia:

Tool

Digitale Personalakte Software

Mit der Digitalen Personalakte hat man alle Personaldaten und -Dokumente der Mitarbeiter immer zentral und standortunabhängig an einem Ort gelagert und findet ganz leicht per Mausklick die benötigten Unterlagen. Das spart Zeit und vor allem Ressourcen. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit Personaldokumente hochzuladen und sie den betreffenden Personen zuzuordnen. Das ist auch mit vielen Personalakten kein Problem, diese werden wie bei analogen Ordnern aufbewahrt und durch Wiedervorlagen können automatisch anstehende Personalaufgaben generiert werden.

Gibt es in einer Firma Compliance Vorschriften die der Mitarbeiter quittieren muss, kann man diese ebenfalls bequem online hochladen und sie dem Team zum bestätigen freigeben.
Durch eine spezielle Verschlüsselung sind alle Daten aufs Äußerste geschützt und datenschutzkonform gespeichert. Durch die Vergabe von Rollen und Berechtigungen wird ganz genau festgelegt welcher Vorgesetzte welche Daten einsehen und bearbeiten darf.

Welche Vorteile bietet die Digitale Personalakte mit HRworks

  • Schneller, einfacher Zugriff auf alle Personalakten
  • Hoher Datenschutz nach DSGVO
  • Keine Anschaffung von Hardware notwendig
  • Zugriff von überall – für jeden mit Berechtigung
  • Verknüpfung mit Personalstammdaten

Hinweis

Webinare

Der Umstieg auf eine Digitale Personalakte ist oft eine große Hürde. Selbst wenn man den eigentlichen Digitalisierungs-Akt vollbracht hat, stellt sich die Frage: Wie geht es jetzt im betrieblichen Alltag weiter? In Webinaren lernen Sie dem Umgang mit digitalen Personalakten von der Anwenderseite kennen. Die Webinare von HRworks bilden dabei die ganze Bandbreite der Personalverwaltung ab: Nämlich wie die digitale Personalakte mit anderen software-gesteuerten Bereichen des HR-Managements harmoniert. Melden Sie sich jetzt kostenlos für das allgemeine Webinar von HRworks an, in dem es unter anderem auch um die Digitale Personalakte geht.

Digitale Personalakte kompakt

Zusammenfassung

  • Die digitale Personalakte unterscheidet sich inhaltlich nicht von der analogen.
  • In digitaler Form sind Personalakten um ein Vielfaches sicherer als in Papierform.
  • Durch den Umstieg auf digitale Personalakten kann man Aktenordner und oftmals auch Büroflächen einsparen.
  • Wer in seinem Unternehmen schriftliche Dokumente digitalisieren möchte, kann sich dabei Unterstützung von einem professionellen Einscan-Dienstleister holen.
  • Bei einer digitalen Personalakte erhalten ausschließlich jene Zugriff, die auch eine Berechtigung dazu haben.
  • Durch Cloud-Technologie sind digitale Personalakten von jedem Unternehmensstandort (und auch mobil) abrufbar – natürlich nur für jene Personaler oder Vorgesetzten, die dafür berechtigt sind.
  • Auf dem Weg zum papierlosen Büro sind digitale Personalakten ein essentieller Part.
  • Lediglich manche Akten müssen nach dem Einscannen auch in Papierform aufbewahrt werden, dazu zählen etwa Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge und Kündigungsverträge