Digital Personnel Files / Electronic Personnel Files in HR Software

DIGITAL PERSONNEL FILES / ELECTRONIC PERSONNEL FILES

Digitalisierte Dokumente Datenschutzkonform in der einer zentralen Akte verwalten

Die digitale Personalakte verwaltet alle Personaldaten- und dokumente zentral und sicher, während Sie benötigte Unterlagen in der elektronische Personalakte Software jederzeit schnell zur Hand haben. Die digitale Personalakte bietet Ihnen ein modernes Dokumentenmanagement, das Ihre komplette Papierakte ersetzt. Dabei wird der Datenschutz durch modernste Verschlüsselungstechnologien jederzeit gewährleistet.

DIE DIGITALE PERSONALAKTE: PAPIER- UND PLATZSPARENDE ABLAGE

Digital personnel files: Storage saving paperwork and space

The archiving of personal data such as Performance Reviews, correspondence or contracts with the Digital Personnel File follows the same principle as the storage in a file folder. Save the different personnel documents in thematic categories – definable individually. Examples for this would be “Certificates”, “Personnel developement” or “Application documents”.

The Digital Personnel File is easy accessible point-and-click. This spares you needless copies and helps you to save space while storing the documents. Naturally, all entries can be printed if necessary. Hence, the Electronic Personnel File replaces your entire paper file and Supports a modern Personnel Management.

Basket for electronic documents

Die elektronische Personalakte vereinfacht auch durch das Prinzip des Employee Self Service (ESS) die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.

Mitarbeiter können selbst PDF-Dokumente für ihre eigene Personalakte in der HR Software von HRworks hochladen. Damit wird der zuständige Personalverantwortliche automatisch über neue Personaldokumente im Sammelkorb informiert. Daraufhin speichert er diese als neuen Eintrag in der Personalakte des Mitarbeiters. Durch die digitale Personalakte entfällt auch mehrfaches Scannen, Kopieren und Abheften von Personaldaten in Papierform.

DOKUMENTEN-UPLOAD PER E-MAIL IN DIE ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE
digitale personalakte SAMMELKORB FÜR ELEKTRONISCHE DOKUMENTE

Document upload via e-mail into the electronic personnel file

The upload of personnel documents is even easier via E-Mail. Send all needed personel documents to the central document inbox of HRworks. This spares you an additional work step.

Authorized users can send their documents for personnel files  directly to the address of the company inbox – irrespective of their E-Mail program or digital device. Thus, it is possible to upload several documents to the HRworks basket for electronic documents at once – via scanner, for instance.

Digitize and import entire paper files with the electronic personnel files

Mit dem Personalaktenimport digitalisieren Sie Ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit.  Mit anderen Worten scannen und importieren Sie beliebig viele Personalakten auf einen Schlag. Alle Personalakten-dokumente werden dabei sortiert nach Personen und Kategorien in HRworks übertragen. Ermöglicht wird die automatische Zuordnung durch spezielle Deckblätter, die beim Scanvorgang zwischen Personen, Kategorien und einzelnen Dokumenten eingeschoben werden. Somit ist die Einführung und Archivierung der elektronischen Akte in Ihrer Personalabteilung eine Leichtigkeit.

elektronische personalakte personalaktenimport einfach gestalten in die digitale Personalakte
elektronische personalakte SAMMELKORB FÜR ELEKTRONISCHE DOKUMENTE

Personnel file automatic recalls

Eine weitere Optimierung für Ihre Prozesse der Personalarbeit bietet die integrierte Wiedervorlage von Akteneinträgen. Dabei übernimmt die Software die Erinnerung an wiederkehrende Aufgaben der Personalarbeit oder an die erneute Sichtung von Personaldokumenten für Sie.

Legen Sie dazu einfach Wiedervorlagen zu Einträgen in der elektronischen Personalakte an, zum Beispiel für ausstehende Gespräche oder Gehaltsverhandlungen mit Mitarbeitern. Die offenen Aufgaben werden daraufhin in einer speziellen Bildschirmmaske tabellarisch aufgeführt.

In Ihrer persönlichen Todo-Liste werden Sie zudem auf Wiedervorlagen hingewiesen. Somit haben Sie die Prozesse rund um das Dokumentenmanagement  automatisiert sicher im Griff.

Get a free trial of the digital personnel files in the HR Software by HRworks or learn more about other integrated features.

Digital Personnel File with a maximum of data security

Auch sensible, personenbezogene Dokumente können in HRworks sicher in digitaler Form aufbewahrt werden. Alle Daten sind dank Verschlüsselung mittels AES-256, einer der meistgenutzten und sichersten Verschlüsselungsalgorithmen, optimal geschützt. Somit kann der Datenschutz mit den Dokumenten der digitalen Akte gewährleistet werden und Personaldaten sind sicher archiviert.

Zusätzlich ist der Zugang zur elektronischen Personalakte durch das bewährte rollenbasierte Berechtigungskonzept geregelt. Dadurch ist die der Zugriff in die digitalen Personalakten nur für berechtigte Personen innerhalb Ihres Unternehmens zulässig.

Digitale Personalakte - Das Rollenkonzept für den Datenschutz in der elektronischen Personalakte
elektronische digitale personalakte: freigabe von personalakteneinträgen

Approval of personnel file entries

Noch mehr Zeit und Arbeit sparen Sie durch die individuelle Vergabe von Zugriffsrechten für Personalakten und einzelne Personalakteneinträge.

Das aufwändige Anfertigen und Verteilen von Kopien entfällt mit HRworks komplett. Nicht nur die Vergabe von Lese- oder Schreibrechten für Vorgesetzte, sondern auch die Freigabe der Personalakteneinträge zur Einsicht für Mitarbeiter spezifisch steuerbar. Darüber hinaus können Sie durch die digitale Personalakte die Dauer der Verfügbarkeit einzelner Personalakteneinträge in der Software bestimmen.

Desweiteren erleichtert die elektronische Personalakte die Kollaboration zwischen Personalabteilung und Führungskräften und bietet Mitarbeitern durch verschiedene Zugriffsrechte die Möglichkeit der schnellen und bequemen Einsicht in relevante Personaldokumente.

All employee data in at one place

Besides the employment contract or cerfiticates of further education, all documents referring to the employment relationship and personnel developement can be saved as PDF file – as well as many more documents.

All important employee documents can be stored and called up clearly arranged and safe. You can structure the Electronic Personnel File yourself, and file the respective data as you think it is appropriate. Afterwards, it will not be needed anymore to dig for documents in different folders.

Digitale Personalakte - Elektronische Personalakte - Kategorien für Personalakteneinträge
Digitale Personalakte - Schneller Zugriff auf alle Funktionen

Quick access to all personnel documents

Nach der Einführung der digitalen Dokumente sind Sie jederzeit gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten auskunftsfähig und können personenbezogene Informationen per Mausklick abrufen. Die integrierte Suchfunktion in der digitalen Personalakte erleichtert darüber hinaus die Recherche nach benötigten Dokumenten. Dadurch wird das mühselige Durchsuchen einer Papierakte überflüssig.

Auch Anmerkungen zu einzelnen Akteneinträgen können Sie zusätzlich durch eine integrierte Notizfunktion digital erfassen und zusammen mit den elektronischen Dokumenten aufbewahren und einsehen.

Electronic Personnel File – download case study