Absage Bewerbung

Nein, danke sagen mit Geschick und Stil (mit Muster)

Die Absage auf eine Bewerbung. Niemand bekommt sie gerne, niemand will sie formulieren. Mit anderen Worten: Sowohl für Bewerber als auch für Personaler gibt es wenige Dinge, die unangenehmer sind. In der Tat bereitet das Formulieren von Bewerbungsabsagen selbst vielen Profis Schwierigkeiten. Denn wie man eine solche Nachricht verfasst, hat oft entscheidenden Einfluss auf das eigene Corporate Image und Employer Branding. Alles zum Thema sowie ein Muster für Ihre Bewerbungsabsage finden Sie hier.

Eine Absage auf eine Bewerbung schreiben ist oft gar nicht leicht

Warum bekommen Bewerber oft keine Absage?

Warten auf den Zug, warten auf den Besuch, warten in der Schlange im Supermarkt. Jeder kennt dieses Gefühl, keiner mag es. Auch bei der Jobsuche geraten viele Bewerber unfreiwillig in eine Wartehaltung. Denn auf die Unterlagen, die sie an ein Unternehmen geschickt haben, erhalten sie entweder sehr spät oder nie eine Antwort.

Warum ist das so? Manche Recruiter sind schlicht überfordert. In größeren Organisationen kann es durchaus vorkommen, dass hunderte Bewerbungen pro Woche eingehen. Da kann man den ein oder anderen Kandidaten schon mal aus dem Blick verlieren. 

Manchmal aber haben Personaler schlicht und einfach nicht die Zeit, jede einzelne Bewerbung zu beantworten. Selbst die noch so kürzeste Rückmeldung kostet wertvolle Zeit, die dann an anderer Stelle fehlt.

Und dann wäre da noch der Umstand, dass eine Bewerbungsabsage emotional aufgeladen ist. Für beide Involvierten, den Recruiter wie den Bewerber. Man darf nicht vergessen: Für Bewerber platzt oft ein Traum, wenn es mit einer Stelle nicht klappt. Vergreift man sich als Recruiter im Ton, kann das einen sensiblen Bewerber schon mal aus der Bahn werfen. Und wer überbringt schon gern schlechte Nachrichten?

Absage Bewerbung: Müssen Recruiter eine Antwort schreiben?

Es stellt sich also die Frage, ob Sie als Personaler überhaupt eine Absage schreiben müssen? Die Antwort: Nein. Ein Absageschreiben ist im Falle einer unerfolgreichen Bewerbung nicht Pflicht. Zumindest nicht aus arbeitsrechtlicher Sicht. Dennoch ist es für das Image einer Firma förderlich und daher ratsam, die Mühe auf sich zu nehmen.

Warum es sich lohnt, ein Absageschreiben zu formulieren

In sozialen Netzwerken oder über die neuen Medien können Bewerber, die eine diskriminierende oder unhöfliche Absage erhalten, ihrem Frust Luft machen. Solche Posts können auf Twitter und Facebook schnell viral gehen. Massenmedien greifen diese Geschichten gerne auf, was aus PR-Sicht einen enormen Schaden anrichten kann.

Absage Bewerbung - Eine Bewerbungsabsage kann Frust auslösen

In vielen Fällen schaffen die Social-Media-Abteilungen der jeweiligen Unternehmen es nicht, das Feuer zu löschen. Stattdessen machen sie durch pampige, uneinsichtige und ruppige Antworten alles noch schlimmer. Für das Employer Branding oder gar das Corporate Image einer Organisation ist so etwas Gift. 

Was Sie als Recruiter oder Personaler tun können? Am besten das: Absagen mitfühlend formulieren und zeitnah abschicken. Dann lassen Sie es gar nicht erst so weit kommen.

Absageschreiben: Muss man bei der Antwort einen Grund angeben?

Im vorherigen Abschnitt ging es darum, wie wichtig es ist, überhaupt eine Absage zu formulieren. Nun geht es um den nächsten Schritt. Nämlich die Frage, ob man auch eine Begründung in der Absage anführen muss.

Zunächst einmal: Als Recruiter haben Sie keinen Bildungsauftrag, den Sie erfüllen müssen. Wenn ein Bewerber etwa Unterlagen in unzeitgemäßem Layout schickt oder über mangelnde Rechtschreibkenntnisse verfügt, ist es nicht an Ihnen, ihn über diese Schwächen aufzuklären. Dabei gäbe es ausreichend Gelegenheiten.

Viele Personaler sind beispielsweise entsetzt, wie wenig sich Bewerber mit dem Unternehmen, bei dem sie anheuern wollen, auseinandergesetzt haben. Ein in vielen Fällen trotz Abitur schlechtes Deutsch tut sein Übriges. Personalverwalter, die solche Unterlagen bekommen, würden Bewerbern hin und wieder gerne den Spiegel vorhalten. 

Beim Thema Begründung gilt: Man kann, sollte aber nicht

Wer auf Nummer sicher gehen will, verwendet den Klassiker aller Formulierungen: “Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden”. Für einen Bewerber mit mangelndem Eifer und fehlenden Kenntnissen ist das allemal ausreichend. Doch oft muss man auch sehr guten Kandidaten absagen. In diesen Fällen sind auch Antworten möglich wie “Lassen Sie uns im Gespräch bleiben” oder “Wir würden Sie gerne in unseren Talentpool aufnehmen”.

Absage Bewerbung - Niemand erhält gern eine Bewerbungsabsage

Für Personaler gibt es mehrere Gründe, warum ein Bewerber ungeeignet ist:

  • Bewerber hat sich initiativ beworben, aber es ist keine Stelle frei
  • Bewerber ist unter- oder überqualifiziert
  • Bewerber bringt nicht die nötige Erfahrung mit
  • Bewerber verlangt zu hohes oder zu niedriges Gehalt 
  • Bewerbungsunterlagen sind mangelhaft 
  • Bewerber hat im Lebenslauf nachweislich geschwindelt
  • Bewerber macht unsympathischen Eindruck

In der Realität werden Sie einem Bewerber kaum sagen, dass er unsympathisch wirkt, selbst wenn dies der Fall sein sollte.

Manche Begründungen hingegen können Sie Bewerbern durchaus mitteilen. Zum Beispiel, was die Vergütung angeht. Wichtig ist hier, dass Sie sachlich und klar bleiben. Eine mögliche Formulierung wäre: “Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass wir Sie nicht in die engere Auswahl nehmen können. Der Grund dafür sind Ihre Gehaltsvorstellungen. Diese weichen deutlich von unseren Budgetmöglichkeiten ab.”

Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten. Abgelehnte Bewerber haben nämlich das Recht, einen Nachweis einzufordern, der belegt, dass der eingestellte Bewerber besser zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Dann wird es mitunter brenzlig. 

Denn manchmal sind die in der Absage angeführten Gründe nur vorgeschoben. Ein Personaler nennt vielleicht zu hohe Gehaltsforderungen als Ablehnungsgrund. Aber in Wahrheit stört er sich an der Religion des Bewerbers. Sollte ein Bewerber nachweisen können, dass er diskriminiert wurde, kann dem Unternehmen eine Schadensersatzklage drohen. 

Die gesetzliche Lage

Im Jahr 2006 wurde das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verabschiedet, um Diskriminierungen im Bewerbungsprozess zu verhindern. Das gilt für Anschreiben genauso wie für Vorstellungsgespräche. Laut dem AGG dürfen Arbeitgeber Bewerber aus folgenden Gründen nicht ablehnen:

  • Rasse oder ethnische Herkunft 
  • Religion
  • Weltanschauung
  • Geschlecht 
  • Alter 
  • Behinderung 
  • Sexuelle Identität 

Was den Diskriminierungsgrund des Geschlechts angeht, macht das Gesetz in §3 noch eine weitere, konkrete Aussage: “Eine unmittelbare Benachteiligung wegen des Geschlechts liegt […] auch im Falle einer ungünstigeren Behandlung einer Frau wegen Schwangerschaft oder Mutterschaft vor.” Im Übrigen dürfen auch Männer nicht benachteiligt werden, weil sie Kinder haben oder welche erwarten.

Doch es gibt auch Ausnahmen von der Regel. Frauenhäuser etwa, die aus plausiblen Gründen nur Frauen anstellen. Oder kirchliche Arbeitgeber, die beim Bewerber auf die Kirchenzugehörigkeit wert legen. In diesen Fällen verstoßen Arbeitgeber nicht zwingend gegen das AGG.

Bewerbungsabsagen: Worauf Sie achten sollten

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz kann Unternehmen erhebliche Probleme bescheren. Insbesondere dann, wenn Stellenausschreibungen nicht AGG-konform formuliert werden. Ein Beispiel. Eine Werbeagentur schreibt in einer Stellenanzeige: “Suchen für unser Team eine junge und dynamische Kreativdirektorin”. Wenn sich nun ein 58 Jahre alter Mann auf diese Stelle bewirbt und abgelehnt wird, kann er gleich zwei Diskriminierungsgründe anführen: sein Alter und sein Geschlecht.

Bei einer Absage könnte besagter Mann auf Schadensersatz beziehungsweise Entschädigung klagen. In einem Gerichtsverfahren müsste er Indizien beweisen. Was in diesem fiktiven Fall nicht schwer sein würde, da bereits die Stellenausschreibung der Werbeagentur laut AGG diskriminierend formuliert war. Und das darf sie nicht sein. Schwerer wird es, eine Diskriminierung nachzuweisen, wenn weder die Stellenausschreibung noch die Absagemail Anhaltspunkte für eine Benachteiligung liefern.

Niemand darf wegen seines Geschlechts oder seiner Ethnie benachteiligt werden - Absage Bewerbung

Antworten Sie Kandidaten im Zweifel so neutral wie möglich

Arbeitsrechtler empfehlen daher generell, möglichst inhaltsleere und unverbindliche Absagen zu schreiben. Damit stehen Sie als Personaler auf der sicheren Seite. Denn einige Leute machen sich einen Sport daraus, so viele Absagen wie möglich zu kassieren, um diese dann auf Diskriminierungsgründe hin zu untersuchen. In der Hoffnung, eine geldbringende Klage einzureichen. Dieses moralisch fragwürdige Verhalten nennt man auch AGG-Hopping. Beschränken Sie sich bei der Stellenausschreibung daher auf die beruflichen Qualifikationen, die ein Bewerber mitbringen soll, sowie auf die Position, um die es geht.

Diese Fristen sollten Sie kennen

⇨ Bewerber können gemäß § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten nach einer Ablehnung eine Diskriminierung schriftlich beanstanden. 

⇨ Die Klage auf Entschädigung wiederum muss innerhalb von drei Monaten, nachdem der Anspruch schriftlich geltend gemacht wurde, erhoben werden.

⇨ Für Personalabteilungen ist es daher ratsam, Bewerbungsunterlagen bis zu sechs Monate aufzubewahren. 

Vermeiden Sie also Passagen, die laut AGG als Diskriminierung gewertet werden könnten. Hier ein paar konkrete Dinge, wie Sie als Personaler auf Nummer sicher gehen:

  • Machen Sie sich mit dem AGG vertraut
  • Begründen Sie die Absage nicht, wenn Sie unsicher sind
  • Wählen Sie grundsätzlich positive, freundliche Formulierungen
  • Beschränken Sie sich bei der Ausschreibung auf die zu besetzende Position und die Qualifikationen des Kandidaten
  • Formulieren Sie Stellenanzeigen immer geschlechtsneutral
  • Nennen Sie in Stellenanzeigen nie Altersgrenzen
  • Vermeiden Sie versteckte Diskriminierungen wie “Deutsch als Muttersprache”
  • Halten Sie Aufbewahrungsfristen betreffend der Bewerbungsunterlagen ein
  • Arbeiten Sie mit Vorlagen oder einem Muster

Sollten Sie sicher sein, dass Sie bei Ihrer Formulierung an keiner Stelle gegen das AGG verstoßen, können Sie in einer Absage auch ein paar persönliche Worte wählen. Dies kann vor allem die Candidate Experience fördern. 

Bei Bewerbungsabsagen auch auf die Details achten

Abgesehen von rechtlichen Dingen sollte man bei Absagen unbedingt auf Kleinigkeiten achten. Auch wenn Sie es gerade mit vielen Bewerbungen zu tun haben: Achten Sie ganz genau auf die Namen Ihrer Bewerber! Schließlich ist es nicht erst einmal vorgekommen, dass aus einer Frau Fischer ein Herr Fischer oder aus einer Frau Knobloch eine Frau Knoblauch wurde. Das gilt selbstverständlich nicht nur für die schriftliche Kommunikation, sondern auch für Vorstellungsgespräche.

Formulierungen bei Bewerbungsabsagen: Textbausteine oder individuelle Absage?

Gleich vorweg: Nichts spricht gegen Textbausteine. Man kann und soll sich als Recruiter durchaus E-Mail-Vorlagen erstellen. Schließlich ermöglichen diese einen effizienteren Workflow.

Was man als Personaler aber nicht will: Eine Antwort schreiben, die klingt, als würde sie von einem Chatbot stammen. Gestalten Sie Ihre Absagen daher ruhig individuell und empathisch. Das ist auch möglich, ohne einen konkreten Absagegrund zu nennen.

Dass man als Recruiter keine Lust hat, auf eine hingeschluderte 0815-Bewerbung eine einfühlsame und passgenaue Antwort zu schreiben, ist nur verständlich. Als Recruiter möchten Sie sauber und ordentlich verfasste Bewerbungsschreiben lesen. Dennoch sollten Sie sich selbst beim dreistesten Bewerber nicht zu einer impertinenten Antwort hinreißen lassen.

Bewerbungsabsagen kann man auch empathisch formulieren

Bei der Frage “Textbausteine oder individuelle Absagen?” kann man als Recruiter beziehungsweise Personaler einen Mittelweg gehen. Und zwar indem man sehr wohl Vorlagen verwendet, diese aber auf den jeweiligen Bewerber abstimmt.

Absage Bewerbung: Wie richtig formulieren?

Das Wichtigste zuerst: Geben Sie ehrliche Rückmeldungen. Seien Sie in ihren Absageschreiben höflich, aber direkt. Verwenden Sie nach Möglichkeit keine Floskeln oder abgenutzte Phrasen. Schreiben Sie wertschätzend und vor allem rechtskonform (siehe AGG).

Man kann schon mit Kleinigkeiten viel bewirken. Sie können zwar schreiben: “Wir haben uns für einen besseren Kandidaten entschieden”. Für Ihren Bewerber hört sich jedoch freundlicher an: “Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden”. Dass der Konkurrent besser war, kann sich der Bewerber denken - man muss es ihm nicht auch noch unter die Nase reiben.

Wenn Sie zum Beispiel finden, dass ein Bewerber wirklich gut zu Ihrem Unternehmen gepasst hätte und er es auch in die engere Auswahl geschafft hat, dann können Sie ihm dies auch sagen. Zum Beispiel so: “Sie haben einen extrem freundlichen und positiven Eindruck bei uns hinterlassen. Aufgrund Ihrer langjährigen Erfahrung und mit Ihrem hohen Fachwissen, hätten Sie bestimmt einen wertvollen Beitrag in unserer Organisation leisten können. Dennoch muss ich Ihnen mitteilen, dass wir uns für einen Mitbewerber entschieden haben. Für Ihre Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute! Mit freundlichen Grüßen.”

Sie können einen originellen Bewerber auch zu seinem außergewöhnlichen Anschreiben beglückwünschen. Etwa so: “Selten haben wir eine solch kreative Bewerbung erhalten. Meine Kollegen und ich lesen wirklich viele Bewerbungen, aber die Ihre stach äußerst positiv aus der Masse heraus. Wir alle haben sie gerne gelesen. Dennoch muss ich Ihnen absagen. Auch wenn es für die Stelle nicht gereicht hat: Mit Ihrem Talent finden Sie sicher bald den richtigen Job! Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihren weiteren beruflichen Weg. Mit freundlichen Grüßen.

Bei Formulierungen gilt: Der Ton macht die Musik

Bedenken Sie beim Formulieren von Absagen stets: Der Ton macht die Musik. Ja, manchen Anschreiben sieht man an, dass wenig Arbeit in sie gesteckt wurde. Aber man sollte nicht vergessen, dass hinter jeder Bewerbung ein Mensch mit Gefühlen, Erwartungen, Hoffnungen, Ängsten und Zweifeln steht. Versuchen Sie daher bei jeder Absage, sich ein wenig in Ihr Gegenüber hineinzuversetzen. Und drücken Sie Wertschätzung aus. Dann dürften Sie automatisch den richtigen Ton treffen.

Ein Muster kann beim Formulieren von Absageschreiben hilfreich sein

Die Tonalität einer Absage ist auch immer vom Adressaten abhängig. Einem 20 Jahre alten dualen Studenten, der am Anfang seines Berufslebens steht, kann man in einer Absage durchaus schreiben: “Lassen Sie den Kopf nicht hängen”. Bei einem Architekten, der fünfzehn Jahre Praxiserfahrung mitbringt und sich auf eine Führungsposition in einem Planungsbüro bewirbt, wäre eine solche Antwort äußerst unpassend.

Faustregel: Schreiben Sie mit Gefühl, aber nicht gefühlig! Dann machen Sie selbst jene Bewerber glücklich (oder zumindest nicht unglücklich), denen Sie eine Absage erteilen müssen.

Muster für Bewerbungsabsagen per E-Mail

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Laden Sie das PDF "Muster für Bewerbungsabsagen" herunter, indem Sie rechts auf das Bild klicken.

Absage Bewerbung: So formulieren Personaler Absageschreiben richtig (mit Muster)

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