Arbeitszeiterfassung

Vom Stundenzettel bis zum Smartphone

Ein paar letzte E-Mails am Abend. Eine Telefonkonferenz nach Feierabend von unterwegs. Die Grenzen zwischen Job, Pausen und Privatleben sind fließend: Treiber Digitalisierung macht es möglich. Wie passen da Arbeitszeiterfassung und der Wunsch nach maximaler Freiheit überhaupt zusammen? Eine verlässliche und korrekte Dokumentation der Arbeitszeit scheint wichtiger denn je. Denn die Arbeitszeit nimmt einen wichtigen Einfluss auf Gesundheit und Wohlbefinden des Mitarbeiters. Was kann Arbeitszeiterfassung heute bereits im Arbeitsalltag für diesen leisten? Welchen Mehrwert stiftet sie auf Arbeitgeberseite? Eine Übersicht gibt es in diesem Beitrag. 

Zeiterfassung Arbeitszeiten

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Unter Arbeitszeiterfassung versteht man den Vorgang der Erfassung von Daten der Zeiten der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Um die Arbeitsdauer von Arbeitnehmern zu dokumentieren, hat der Arbeitgeber dabei verschiedenste Möglichkeiten der Ausgestaltung. Ob elektronisch oder handschriftlich: Wie die Arbeitszeiterfassung erfolgt, ist dem Arbeitgeber überlassen. Heute messen viele Unternehmen bereits automatisiert, wie lange und in welchem Zeitraum, die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden erbringen. Die Projektzeiterfassung ist hiervon gesondert zu betrachten und steht losgelöst von der Arbeitszeiterfassung.

Warum Arbeitszeiterfassung?

Grundsätzlich regelt der Arbeitsvertrag für jeden Mitarbeiter die Bezahlung für eine erbrachte Arbeitsleistung. Die Zeiterfassung macht somit Sinn für beide Parteien, Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber. Beide Seiten können so nachhalten, wann und zu welcher Zeit wie viel gearbeitet wurde. Der Arbeitgeber kann die An- oder Abwesenheiten des Mitarbeiters überblicken. Dieser kann dagegen kontrollieren, ob die Abrechnung richtig erfolgt ist. Zum Beispiel, ob man Überstunden oder Urlaubszeiten korrekt berücksichtigt.

Mehr als nur Stechuhr: Möglichkeiten um Arbeitszeiten zu erfassen

Die Art der Arbeitszeiterfassung hängt von verschiedenen Einflüssen ab. Dabei bestimmen Faktoren wie Unternehmensgröße und die verschiedenen Arbeitszeitmodelle maßgeblich, welche Zeiterfassungsart geeignet ist. Seit einigen Jahrensetzt sich zunehmend die elektronische Erfassung, beispielsweise mittels automatischer Chipkarten durch. Auch Fingerprint-Scanner oder die Erfassungsmöglichkeiten per Smartphone lösen die altbewährten Erfassungsmethoden mehr und mehr ab. 

Die gängigsten Zeiterfassungsarten sind: Stundenzettel, Excel-Tabelle, Kiosksystem und die Online-Zeiterfassung.

Arten der Arbeitszeiterfassung

Zeiterfassung mit Stundenzettel

Seit vielen Jahren etabliert, ist der kostengünstige, klassische Papier-Stundenzettel. Hier erfasst man die Arbeitsdauer mittels Vorlage. Der Verwaltungsaufwand für die händische Bearbeitung und anschließender Weiterverarbeitung ist jedoch sehr groß, die Form nicht mehr zeitgemäß. Möchte der Mitarbeiter Korrekturen vornehmen oder hat Rückfragen, ist dies zeitaufwändig und unflexibel. Die Stundenzettel müssen Unternehmen zudem für bestimmte Fristen im Rahmen der Dokumentationspflicht aufbewahren. Sie können verloren gehen. Die Folge: Akten und Papier stapeln sich. Aus diesem Grund löst die elektronische Variante der Zeiterfassung zunehmend die Papierversion ab.

Arbeitszeiterfassung mit Excel-Tabelle

In vielen Unternehmen werden noch Excel-Tabellen geführt. Analog zum Stundenzettel wird hier zunächst eine Vorlage erstellt. Diese wird dann anschließend manuell mit den Arbeitszeitdaten durch den Mitarbeiter befüllt. Hierin liegt eine große Fehleranfälligkeit und das Problem der unübersichtlichkeit. Insbesondere wenn die Daten später in andere Systeme übertragen werden. Voraussetzung für den Einsatz als Zeiterfassungsart ist zudem der Zugang zur Excel-Datei aller Mitarbeiter.

Zeiterfassung mit Kiosksystem

Wird ein Kiosksystem verwendet, dann erfolgt die Erfassung stationär am Terminal über eine Zeiterfassungssoftware. Solche Systeme finden sich meist an zentralen Standorten, wie zum Beispiel dem Empfang eines Unternehmens. Sie dienen hier oft gleichzeitig der Zutrittskontrolle. Die Verifizierung des Mitarbeiters kann dabei beispielsweise über PIN oder RFID-Karten erfolgen. Sämtliche Arbeitszeitendaten werden in einem persönlichen Zeitkonto dokumentiert und entsprechen den gesetzlichen Vorschriften. Zeiterfassungssysteme wie diese entlasten die Personalabteilungen.

Online-Zeiterfassung

Bei der Online Zeiterfassung stempelt der Mitarbeiter Beginn und Ende seiner Arbeitszeit sowie seine Pausen direkt am Rechner ein. Alternativ kann die Arbeitsdauer auch jederzeit unterwegs via Smartphone erfasst werden. 

Die webbasierte Zeiterfassung bietet viele Möglichkeiten von Form und Umfang der Arbeistzeiterfassung. So können hier auch individuelle Arbeitsplanregeln vom Arbeitgeber definiert werden. Die Zeiterfassungart wird je Mitarbeiter und Organisationseinheit zugewiesen. Employee Self Service ermöglicht zudem eine nutzerfreundliche Bedienung für den Mitarbeiter und erleichtert den Verwaltungsaufwand in den Personalabteilungen. Für Reportingzwecke bieten die Zeiterfassungssysteme heute verschiedene Exportfunktionen, die für das Personalcontrolling relevant sind.  

Arbeitszeiterfassung: Mit oder ohne Stechuhr? EuGH schreibt Zeiterfassung vor!

Vorteile der Arbeitszeiterfassung

Das eher antiquiert empfundene Image der Arbeitszeiterfassung erlebt derzeit ihr Revival. Heute herrschen Prinzipien wie: Work-Life-Balance, New Work und der Wandel von Unternehmenskulturen.

Hier kann die Zeiterfassung ein wichtiges Indiz für die Bestimmung des Wohlfühlfaktors in einem Unternehmen darstellen. In vielen Branchen herrscht Vertrauensarbeitszeit und damit ein hohes Maß an Flexibilität. Vorherrschende Auffassung ist, Arbeitszeiten zu dokumentieren würde diese Flexibilität einschränken.

Dem gegenüber kann hierin vielmehr der notwendige Rahmen gesehen werden, der ein modernes Arbeiten überhaupt erst ermöglicht. Arbeitszeiterfassung und ortsunabhängiges, flexibles Arbeiten schließen sich also nicht aus.

Die Zeiterfassung bringt damit entscheidende Vorteile mit sich: 

Schlanker Prozess und effizienter Workflow

Umso mehr Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, desto wichtiger ist ein schlanker Prozess in der Personalabteilung. Das betrifft sämtliche Arbeiten rund um die Aufgaben der Zeitwirtschaft. Um Personalkosten (eher Arbeitszeit oder Arbeitsaufwand) zu sparen, dienen (nutzen Unternehmen) moderne Zeiterfassungssysteme. Online-Tools berechnen zudem verlässlich und automatisiert die Arbeitsdauer und Überstunden. 

Zukünftig kann die Zeiterfassung den Mitarbeiter unterstützen, seine Arbeit effizient und zielgerichtet zu gestalten. Und damit weg von dem Vorurteil, die Zeiterfassung diene dem Arbeitgeber lediglich als reines Kontrollinstrument.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Transparenz

Für den Mitarbeiter als auch Arbeitgeber herrscht Transparenz hinsichtlich der geleisteten Arbeitsstunden. Hierzu zählen unter anderem Überstunden, Minusstunden oder auch zuschlagspflichtige Zeiten. Auch die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen kann mit Hilfe der Arbeitszeiterfassung gewährleistet werden. Die Personalplanung gestaltet sich einfacher, da der Zeitaufwand für eine Aufgabe realistisch eingeschätzt werden kann. Gleichzeitig können Abläufe optimiert und einer Überarbeitung der Mitarbeiter vorgebeugt werden. 

Auch die Arbeitsformen, die sich im Zuge von New Work entwickelt haben, treten immer mehr in den Fokus der Arbeitszeiterfassung. Die Rolle des Mitarbeiters weicht hier der Kontrolle durch den Arbeitgeber hin zur Eigenverantwortung für die Arbeitszeit. Insbesondere das Thema Home-Office profitiert hiervon. Das Vorurteil,  die Selbstorganisation des Mitarbeiters im Home-Office wäre nicht so produktiv, wie die Arbeit im Büro, begenet man durch die Erfassung von Arbeitszeiten. 

Verlässliche Kennzahlen

Die systematische Zeiterfassung liefert für Unternehmen alle relevanten Daten. Hierzu zählen die geleisteten Arbeitsstunden für die Entgeltabrechnung oder auch die Verrechnung von Projektstunden. 

Eine komplexe und zeitintensive Auswertung von Arbeitszeiten ist nicht mehr notwendig. Und auf umständliches Führen von Listen und Excel-Tabellen kann verzichtet werden. Das schont einerseits die Kapazitäten in der Personalabteilung andererseits sind alle Daten objektiv und verlässlich erfasst. So wird beispielsweise überprüft, ob die zulässigen Arbeits- und Ruhezeiten eingehalten werden.  

Demgegenüber wird kritisiert, dass die Einführung einer Arbeitszeiterfassung sich bei mangelnder Kommunikation auch nachteilig auswirken kann.  Viele Arbeitnehmer empfinden die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung als Kontrollinstrument ihrer Arbeitgeber. Das ist dann der Fall, wenn man die Einführung ohne umfangreiche Einbindung der Mitarbeiter durchführt. Dem eigentlich autonomen Mitarbeiter werden seine Anwesenheiten im Arbeitsalltag - so scheint es - als Indikator seiner Produktivität verstanden. Schnell entwickeln sich hier Misstrauen und Unmut. Das Vertrauen in den Arbeitgeber, als auch Betriebsklima können dadurch nachhaltig gestört werden. 

Basis Arbeitszeitgesetz: Was ist zur Arbeitszeiterfassung gesetzlich geregelt?

Muss an Sonn- und Feiertagen gearbeitet werden und welche Rechte gelten für Pausenzeiten? Der rechtliche Rahmen und die Grenzen der Zeiterfassung sind mitunter schwer zu differenzieren. Die Arbeistzeiterfassung ist noch nicht zwingend und vollumfänglich vorgeschrieben und ausgestaltet. 

Die gesetzliche Grundlage für die Arbeitszeiterfassung bildet das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Der Umgang mit den erhobenen Daten, hingegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). 

Übersicht: Was das ArbZG definiert:

  • die zeitliche Höchstdauer der täglichen Arbeitszeit
  • die zeitliche Lage der Arbeitszeit
  • die Gewährung von Ruhepausen und Ruhezeiten
  • sowie die Beschränkung der Arbeit an Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen

Darüber hinaus bildet es auch die Rahmenbedingungen für flexible Zeiten ab. Das ArbZG liefert alle grundlegenden Bestimmungen, die branchenübergreifend allgemeingültig sind. Es sieht außerdem auch branchenspezifische Spezialregelungen vor, die den Unternehmen eine gewisse Flexibilität einräumen und Ausnahmen zulassen. 

Das ArbZG dient dazu, die Gesundheit der Arbeitnehmer schützen. Gleichzeitig soll dem Arbeitgeber aber die notwendige Flexibilität zugesichert werden, um wettbewerbsfähig zu sein. Zum Beispiel in Form von intelligenten und spezifischen Arbeitszeitmodellen.

In Deutschland finden sich die gesetzliche Regelungen für die Erfassung von Arbeitszeiten in § 16 II Arbeitszeitgesetz. Danach ist der Arbeitgeber nur verpflichtet, Zeiten zu dokumentieren, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen. Gemeint sind Überstunden. Der Arbeitgeber kann diese Pflicht jedoch jederzeit dem Arbeitnehmer übertragen. Die Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitdokumentationen beträgt zwei Jahre.

Wer ist zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Auch das Mindestlohngesetz verpflichtet geringfügig Beschäftigte, sowie Arbeitnehmer von Branchen mit erhöhter Gefahr der Schwarzarbeit, zur Arbeitszeiterfassung. Gemeint sind hier unter anderem Baugewerbe, Gebäudereinigung, Paketdienste oder Gaststätten- und Hotelgewerbe. Hier werden Start, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit abzüglich Pausen erfasst. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber für die Dokumentation der Arbeitszeit verantwortlich.

Regelungen zur Arbeitszeiterfassung nach Mindestlohngesetz

Diese Pflicht kann er jedoch dem Arbeitnehmer übertragen. Innerhalb von sieben Tagen muss die Erfassung erfolgen und zwei Jahre muss diese aufbewahrt werden.

EuGH Arbeitgeber in den EU-Staaten: Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18 Mai 2019), verpflichtet die Arbeitgeber, die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter umfänglich dokumentieren. 

“Der Europäische Gerichtshof stellt fest, dass ohne ein System, mit dem die tägliche Arbeitszeit eines jeden Arbeitnehmers gemessen werden kann, weder die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden und ihre zeitliche Verteilung noch die Zahl der Überstunden objektiv und verlässlich ermittelt werden kann, so dass es für die Arbeitnehmer äußerst schwierig oder gar praktisch unmöglich ist, ihre Rechte durchzusetzen.”

Nach dem Urteil muss die Richtlinie im nächsten Schritt noch durch den nationalen Gesetzgeber umgesetzt werden. Denkbar ist, dass im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit der Arbeitnehmer verpflichtet wird, seine Arbeitszeit zu erfassen. Das EuGH-Urteil gibt hierfür lediglich den Rahmen vor.

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