Bewerbermanagement

Der Workflow der Personaler

Bewerbermanagement ist ein Prozess: Anforderungsprofile müssen erstellt, Anzeigen gestreut, Kandidaten beurteilt werden. Das alles kostet Zeit und läuft oft chaotisch ab. Denn nicht nur Personaler treffen Entscheidungen, auch die Fachabteilungen wollen mitreden. Da kann es schnell unübersichtlich werden. Damit das Recruiting reibungslos über die Bühne geht und die sonstige Arbeit nicht zu kurz kommt, braucht es vor allem eins: die passende Software.

Mit Bewerbermanagement zum Top-Kandidaten

Bewerbermanagement – was ist das?

Bewerbungen auf Papier? Auch die gibt es noch. Doch in der Regel findet die Kommunikation mit Bewerbern heute elektronisch statt. Übersichtlicher sind die ganzen Prozesse der Personalbeschaffung dadurch nicht geworden. Das hat mehrere Gründe.

Manche Personaler drucken Unterlagen noch immer aus. Die per E-Mail eingegangenen Bewerbungen bilden dann Aktenstapel oder wandern per Hauspost durch die Büros. Das ist ineffektiv und nimmt unglaublich viel Zeit in Anspruch.

Aber selbst wenn die gesamte Abwicklung elektronisch erfolgt, heißt das noch lange nicht, dass weniger Arbeit anfällt. Stichwort Excel: Trotz Personalmarketing 2.0 setzen viele Büros auch weiterhin darauf. Doch das Programm ist alles andere als zeitgemäß.

Darüber hinaus beeinträchtigen weitere Faktoren den Workflow. Ein Beispiel: Wenn der Personaler die Unterlagen eines Bewerbers via E-Mail an eine Teamleiterin schickt und diese darauf antworten muss, fällt unnötige Arbeit an. Meistens bleibt es ja nicht bei einem einmaligen Austausch. Die Folge: Es entsteht ein lästiges Hin und Her. Sind mehrere Abteilungen in den Recruiting Prozess involviert, kann schnell das bürokratische Chaos ausbrechen.

Die Lösung für so ein Kuddelmuddel?

Ganz einfach: Eine HR Software! Und zwar eine mit einem durchdachten Bewerbermanagement. Dort werden alle Bewerbungen an einem Ort gesammelt, dort geben die Abteilungen ihr Feedback. Kein Ping Pong mit E-Mails mehr. Denn in der Software läuft alles zentral ab. Das trägt wesentlich zur Verbesserung der internen Arbeitsabläufe bei. Und auch der Austausch mit dem Bewerber erfährt dadurch eine ganz neue Qualität.

Bewerber wünschen sich eine unkomplizierte Candidate Journe

Was kann eine Bewerbermanagement Software?

Ein modernes und erfolgreiches Bewerbermanagement Tool muss ein Alleskönner sein. Alles andere wäre auch nicht effektiv. Der Personaler will eine Komplettlösung und nicht eine unzählige Einzelanwendungen.

Man kann das mit einem Smartphone vergleichen. Während der Konsument früher alles separat kaufen musste - Handy, Digitalkamera, MP3-Player, Auto-Navi - kriegt er heute alles in einem Gerät.

Das Gleiche gilt beim Bewerbermanagement. War der Personaler früher auf E-Mail-Postfächer angewiesen, auf Excel-Listen, PDF-Ordner und ein Programm für die Karriereseite, so kann er heute alles von einem Ort aus steuern. Gesetzt den Fall, er verfügt über die entsprechende HR Software.

Bewerbermanagement macht das Organisieren leichter

Das Mindeste, was eine Bewerbermanagement Software leisten muss, ist der schnelle Austausch von Informationen. Neben der Kommunikation mit dem Bewerber ist das die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Schnell reagieren und unkompliziert agieren - darauf kommt es im digitalen Zeitalter an!

Weiteres Kriterium eines Bewerbermanagementsystems ist eine benutzerfreundliche Oberfläche. Ist die Bedienung intuitiv? Gibt es einen direkten Vergleich der einzelnen Bewerber? Gehen Empfangsbestätigungen automatisch raus? Kann man schnell eine Zu- oder Absage verschicken?

Das alles steigert nicht nicht nur den Workflow, sondern auch den Spaß an der Arbeit!

Der Bewerbermanagement Prozess

Aus HR-Sicht kann man den Prozess des Bewerbermanagements grob in 5 Schritte unterteilen.

1. Stellenausschreibung

Am Anfang gilt es, ein Anforderungsprofil zu erstellen. Dabei stehen zwei Fragen im Vordergrund. Welche Stelle im Unternehmen will man besetzen? Und welche Qualifikation soll der Bewerber mitbringen? Sobald das klar ist, kann der Kollege oder die Kollegin aus der Personalabteilung eine entsprechende Stellenanzeige schalten - oder sich mit E-Recruiting Methoden im Internet nach den besten Talenten umschauen.

2. Kandidatenauswahl

Wenn die Bewerbungen eintrudeln, steht der nächste Schritt an: Lebensläufe und Anschreiben lesen. In dieser Phase führen viele Recruiter zudem ein intensives Pre-Screening durch. Sie prüfen die Angaben in den Bewerbungen auf ihre Richtigkeit und holen zusätzlich Informationen über die Kandidaten im Internet ein. Hier kommt es bereits zu einem Vorentscheid. Denn bringt ein Background Check unvorteilhafte Eigenschaften zum Vorschein, wird eine Bewerbung meist umgehend aussortiert.


3. Interview

Im Vorstellungsgespräch lernt das Unternehmen alle Kandidaten, die es in die engere Auswahl geschafft haben, näher kennen. Das geschieht heute oft in mehreren Steps: Vor dem persönlichen Dialog setzen immer mehr Unternehmen auf Vorab-Gespräche via Skype oder andere Videodienste. Nur wenn sich ein Kandidat hier wacker schlägt, hat er die Chance, weiterzukommen. Der nächste Schritt wäre dann die Teilnahme an einem Assessment Center oder das direkte Interview mit dem Recruiter, Abteilungsleiter beziehungsweise Firmenchef.

4. Zu- und Absagen

“Leider müssen wir Ihnen mitteilen...” Im gesamten Bewerbungsmanagement Prozess steht jetzt der wohl emotionalste Schritt an. Sofern sich das Unternehmen nämlich auf einen Bewerber festgelegt hat, gilt es für den Recruiter, die entsprechenden Mails zu verschicken. Für viele abgelehnte Bewerber ist der Tag nach einer solchen Nachricht erst einmal gelaufen.

Vom Bewerbermanagement profitiert auch der Bewerber selbst

5. Onboarding

Umso mehr Freude herrscht beim erfolgreichen Kandidaten. Sobald er seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hat, kann der Onboarding-Prozess beginnen. Schließlich endet das Bewerbermanagement ja nicht mit der Zusage. Stattdessen klärt die Personalabteilung den Mitarbeiter oft bereits vor dem ersten Tag über viele Prozesse und Richtlinien auf. Der Neo-Arbeitnehmer kann von zuhause oder unterwegs auch schon Formulare ausfüllen. Beispielsweise mit Angaben zu seiner Anschrift, Bankverbindung und Sozialversicherung.

Die Funktionen einer Bewerbermanagement Software

Eine Software sollte die Verwaltung der Bewerber vereinfachen. Des Weiteren muss sie die Kommunikation mit dem Bewerber erleichtern und zum Employer Branding beitragen.

Was sind also die einzelnen Funktionen in einem Bewerbermanagement Tool?

Überblick

Mit einer entsprechenden Software hat man als Human Resources Manager stets alle relevanten Bewerberdaten im Blick: Beruflicher Werdegang, schulische und akademische Ausbildung, Sprachen, Zeugnisse, Foto. Für den direkten Vergleich von mehreren Kandidaten kann man PDF Dokumente auch nebeneinander darstellen.

Benachrichtigungen

Der Personaler will alle Neuigkeiten und Infos möglichst schnell.

Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass er sämtliche Fortschritte im Bewerbungsprozess im Auge behält.

Die Generation Z mag es bei Bewerbungen übersichtlich

Berechtigungen

Ein Administrator entscheidet, welcher Mitarbeiter was sehen und tun kann. Dadurch ist die Rollenverteilung klar. Denn: Nicht jeder im Unternehmen ist in den Recruiting Prozess eingebunden.

Bewertung

Berechtigte Kollegen können die Qualifikationen eines Bewerbers bewerten. Kommentare wie “Bringt viel Erfahrung mit!” oder “Beherrscht leider keine Fremdsprachen” sind somit für alle sichtbar, die in den Recruiting Prozess involviert sind.

Stellenportal

Ein gutes E-Recruiting Tool bietet auch die Möglichkeit zur Stellenausschreibung. Direkt aus der Software heraus kann der Recruiter die firmeneigene Karriereseite pflegen und benötigt dafür keine gesonderten IT Kenntnisse. Auch wichtig: In Zeiten von “Google for Jobs” sollte die Bewerbermanagement Software sämtliche Stellenanzeigen für Suchmaschinen optimieren.

Datenschutz

Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Frühjahr 2018 müssen Unternehmen personenbezogene Daten besser schützen. Tun sie das nicht, drohen hohe Bußgelder. Vor allem für Human Resources Abteilungen ist dies wichtig. Denn dort hat man ständig mit sensiblen Daten von Bewerbern zu tun.

Ein gutes Bewerbermanagementsystem bietet einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an und ermöglicht es einem Unternehmen auf geradezu simple Art und Weise, diesem zuzustimmen.

Datenschutz spielt auch im Bewerbermanagement eine Rolle

Und auch der sichere Umgang mit Bewerberdaten wird gewährleistet. Eine langfristige Speicherung von Bewerberdaten ist nämlich seit Einführung der DSGVO nur noch dann erlaubt, wenn der Kandidat einem solchen Vorgehen explizit zustimmt. Etwa, weil er im Falle einer Ablehnung bei zukünftigen Stellenausschreibungen kontaktiert werden möchte. Ein Bewerbermanagement Programm stellt hierfür die entsprechenden Datenschutzrichtlinien bereit.

Talent Pool

Es ist unvermeidbar: Hin und wieder müssen Recruiter auch guten Bewerbern eine Absage erteilen. Das ist vor allem dann schade, wenn der- oder diejenige gut ins Unternehmen gepasst hätte. In vielen Personalabteilungen setzt man daher seit geraumer Zeit auf einen Talent Pool.

Dabei handelt es sich um eine Datenbank, in der die Unterlagen von abgelehnten Bewerbern vorübergehend gespeichert werden. Sobald eine Stelle im Unternehmen frei wird, kann der Recruiter dann auf die zurückgestellten Kandidaten im Bewerbermanagementsystem zurückgreifen. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und Talentknappheit ist diese Methode extrem hilfreich.

Reminder

Damit HR Manager eine Bewerbung nicht aus den Augen verlieren, hat praktisch jedes Bewerbermanagementsystem eine integrierte Reminder Funktion. Diese stellt sicher, dass den gesamten Bewerbungsprozess über keine Aufgabe liegen bleibt. Dementsprechend zügig verläuft auch die Candidate Journey.

Die Bewerberin kann das Onboarding von zuhause starten

Onboarding

Erste Arbeitstage und -wochen waren früher mit viel Papierkram verbunden. Nicht nur musste ein neuer Mitarbeiter verschiedene Formulare ausfüllen und Angaben zu seinen Steuer- oder Sozialversicherungsdaten machen. Auch bekam er es mit vielen Leitfäden und Handbüchern zu tun, um den Job besser kennenzulernen.

Durch die Digitalisierung geht das alles online. Im Onboarding Prozess, dem letzten Abschnitt des Bewerbermanagements, kann die Eingliederung des neuen Kollegen schon kurz nach Unterzeichnen des Arbeitsvertrags beginnen.

Warum es ohne
Bewerbermanagement Software nicht geht

Wer heute auf eine gute Personalsoftware mit Bewerbermanagement verzichtet, hat einen klaren Wettbewerbsnachteil.

Denn Umfragen belegen, dass Top-Kandidaten eine kurze und schnelle Candidate Journey bevorzugen. Das heißt: Geht es dem Young Professional also zu langsam, wendet er sich womöglich ab und bewirbt sich ausgerechnet bei der Konkurrenz.

Eine Software Lösung steigert also nicht nur die Effizienz innerhalb eines Unternehmens, sie trägt auch zu einer besseren Außenwahrnehmung bei.

Weitere Pro-Argumente für Bewerbermanagement:

  • Durch die schnelleren Prozesse kann ein Unternehmen Zeit sparen.
  • Im Umgang mit Bewerbern wird die Time-to-Hire verkürzt - das trägt zur Arbeitgebermarke bei.
  • Insbesondere stark wachsende Firmen, die mehrere Stellen auf einmal besetzen müssen, erfahren beim Prozess der Personalbeschaffung spürbare Entlastung.
  • Das Bewerbermanagement verläuft für Recruiter und Fachabteilungen gleichermaßen transparent.
  • Der Prozess gestaltet sich bei allen Bewerbern einheitlich.
  • Software vereinfacht die Durchsuchung des Bewerberpools.
  • Abgelehnte Kandidaten bleiben, wenn gewünscht, in einem Talent Pool.
  • Integrierter Datenschutz bietet mehr Sicherheit.
  • Stellenanzeigen können direkt aus der Software heraus erstellt werden.

HR Systeme sind heute günstig wie nie. Und auch die Handhabung ist denkbar einfach. Über SaaS-Modelle (Software as a Service) müssen Unternehmen nicht mehr in eine aufwendige IT-Struktur investieren, sondern bekommen via Cloud Computing Zugriff auf verschiedene Dienste.

In den meisten Fällen können Recruiter ein Bewerbermanagement kostenlos testen.

HRworks ist eine All in One Lösung

Bringen Sie Ihre Personalabteilung auf die Höhe der Zeit! HRworks bietet ein modernes und effizientes Bewerbermanagement, das alle wichtigen Funktionen an einem Ort vereint. Schalten Sie eine Stellenanzeige, die von Google gefunden und auch auf mobilen Endgeräten gelesen werden kann. Damit Sie in Zukunft die besten Talente für Ihr Unternehmen gewinnen!

HRworks ist nicht nur Pionier im Bereich der cloudbasierten Reisekostenabrechnung, sondern auch einer der Marktführer unter den “Software as a Service” (SaaS)-Lösungen in Deutschland. Jeden Tag verwenden über 1.500 Unternehmen und mehr als 170.000 Anwender HRworks.

Überzeugen Sie sich selbst! In der kostenlosen Testversion bekommen Sie einen ersten Überblick.

Bitte warten...