Digitale Personalakte

Weniger Ordner, mehr Ordnung

Eine digitale Personalakte ist ein wichtiger Schritt in Richtung der Digitalisierung der Human Resources Abteilungen. Während manche Unternehmen auf Excel oder ähnliche Tabellenprogramme bauen, entscheiden sich die meisten HR Abteilungen für eine HR Management Software. Schließlich ist das Ziel der digitalen Archivierung der Personaldokumente von Mitarbeitern, alle Akten zentral in einer Cloud und übersichtlich zu verwalten.

Die digitale Personalakte - dank ihr gehören große Aktenschränke der Vergangenheit an

Die Digitalisierung als Anlass für eine Digitale Personalakte

Viele Personalmanager wünschen sich in Zeiten der Digitalisierung ein papierloses Büro. Immerhin wird somit der Workflow routinierter Aufgaben erleichtert. Allerdings sorgen Personaler sich gleichzeitig vor der Einführung einer elektronischen Personalakte.

Denn: Im Human Resources Bereich gehen Personalmanagern die Aufgaben nie aus. Das Anlegen, Verwalten und Aktuellhalten der Personalakten nimmt viel Zeit in Anspruch. Dabei könnte diese für andere Bereiche im Personalwesen sinnvoller eingesetzt werden.

Viele stellen sich den Prozess des Umzugs, Einscannens, Importieren der elektronischen Personaldokumente als hohen Zeit- und Arbeitsaufwand vor. Immerhin muss alles von der Papierform in digitale Dokumente umgewandelt werden. Doch sind diese Ängste begründet?

Digitale Personalakte: Einführung

Anfangs sollte eine digitale Personalakte Software ausgewählt werden. Bei dieser Auswahl sollte einiges beachtet werden.

Um den Einstieg zu erleichtern, beinhalten gute Tools Hilfe für den Import und die automatische Kategorisierung der Personaldokumente. Diese Kategorien sollten angepasst an das bisherige papierbasierte System frei wählbar sein. Dadurch kann die analoge Personalakte ohne Organisationverlust unkompliziert digitalisiert werden. Tipp: Achten Sie bei der Wahl eines Tools auf die Möglichkeit der revisionssicheren Archivierung!

Eine digitale Personalakte digitalisiert den bisherigen Workflow

Bestenfalls bietet sich ein All-In-One Tool an, in dem auch die Bearbeitung anderer Personaleraufgaben erfolgen können.

Kurz gesagt: Ein Tool mit breitgefächerten Anwendungsbereichen ist besonders praktisch. Die verschiedenen Funktionen kommunizieren miteinander, sodass der Personalabteilung doppelte Arbeit erspart wird.

Nachdem der Personaler ein HR Portal ausgewählt hat, folgt die digitale Personalakte Einführung und das Einpflegen der bisher papierbasierten Akten in das Tool.

Eine digitale Akte anzulegen ist meist mit dem Scannen vieler Dokumente verbunden. Anschließend werden diese bestenfalls in einer Cloud hochgeladen. Ferner ordnet der Personaler sie der jeweiligen Person und Kategorie zu. Somit sind Vertragsunterlagen, Weiterbildungszertifikate und weitere Personaldaten jederzeit standortunabhängig verfügbar.

Einführung der elektronischen Personalakte: Was sind die ersten Schritte?

Zu beachten ist, dass es sich um vertrauliche, personenbezogene Daten handelt. Darum sollte ein genaues Rollen- und Berechtigungskonzept etabliert sein. Sprich: Es ist genau einseh- und festlegbar, wer wann auf welche Dokumente Einsicht hat. Schlussendlich beinhaltet die Einführung einer digitalen Personalakte somit folgende Prozesse:

  1. Digitale HR-Software auswählen, Dokumentenmanagement integriert.
  2. Dokumente scannen und importieren.
  3. Unterlagen den passenden Mitarbeitern und Kategorien zuordnen.
  4. Rollen- und Berechtigungen festlegen.
  5. Die Vorteile der digitalen Personalakte genießen!

Somit profitiert das Personalmanagement von der Digitalisierung. Doch welche Gründe für eine digitale Personalakte gibt es überhaupt?

Warum sollten Sie die elektronische Personalakte einführen?

Da die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement eine langfristige Änderung des Workflows beinhaltet, stellen sich viele Unternehmen die Frage: Warum sollten sie die elektronische Personalakte einführen? Es gibt mehrere Gründe für eine digitale Personalakte. Zum einen wird der Workflow verbessert, indem Routineaufgaben übersichtlich, schnell und unkompliziert erledigt werden können. Dies führt zu einer effizienteren Personalarbeit.

Einige Personalmanagement Systeme bieten den HR Managern die Möglichkeit des Employee Self Service. So laden Mitarbeiter Dokumente selbst hoch. Diese befinden sich automatisch in der Ablage von den Anwendern. Somit ist dem Personaler Arbeit abgenommen.

Für eine elektronische Personalakte gibt es viele gute Gründe

Weitere Gründe

Zudem kann sich der HR Manager an das Einstellen verschiedener Dokumente erinnern lassen. Aufgrund des Rollen- und Berechtigungssystems lässt sich der Datenschutz verbessern. So ist dank des automatischen Führens eines Protokolls immer dokumentiert, wer auf welche Personaldokumente Zugriff hat. Die Digitalisierung unterstützt und vereinfacht so den Datenschutz der elektronischen Akte. Auch die Dokumentenfreigabe kann individuell geregelt werden.

Personaladministratoren gewinnen zudem an Zeit, da Aufwand und Prozesskosten durch beschleunigte Abläufe gesenkt werden. Diese gewonnene Zeit nutzen die meisten Personaler für andere Bereiche. Beispielsweise konzentrieren sich viele Unternehmen auf die Prozesse der Personalentwicklung.

Darüber hinaus sparen Unternehmen Kosten für die aufwendige Aufbewahrung, Führung und Bearbeitung eines papiergebundenen Archivs. Des Weiteren sinken die Ausgaben für Druck- und Papiermaterial, während mit einer elektronischen Akte gleichzeitig die Umwelt geschont wird. Im Übrigen ist auch der räumliche Platzgewinn nicht zu unterschätzen. Während Papierakten bislang in Aktenschränken gelagert wurden, lässt sich die digitale Personalakte nun zentral in digitaler Form verwalten.

Digitale Personalakte: Inhalt

In einer Personalakte, digital oder papierbasiert, fasst der Arbeitgeber alle für ihn relevanten, personenbezogenen Dokumente eines Arbeitnehmers zusammen. Die gesammelten Dokumente müssen mit dem Arbeitsverhältnis unmittelbar zu tun haben.

Es gibt keine genaue Vorschrift zu Form und Inhalt der E Akte. Informationen zu Krankheitsgründen haben aber beispielsweise nichts in der elektronischen Personalakte zu suchen, während Krankheitsbescheinigungen ihre Berechtigung haben. In der Praxis werden allerdings folgende Personaldaten in eine digitale Personalakte gepflegt:

Die digitale Personalakte kann Vieles beinhalten
  • Schriftwechsel
  • Steuerunterlagen
  • Studienbescheinigungen
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Dokumente zu Vollmachten
  • Weiterbildungsmaßnahmen und deren Zertifikate
  • Zugehörigkeit zum Betriebsrat
  • Zusätzliche Vereinbarungen zum Arbeitsverhältnis

Welche Dokumente dürfen nicht in der Personalakte festgehalten werden?

Explizite ärztliche Unterlagen, beispielsweise von einem Betriebsarzt, haben nichts in der elektronischen Personalakte zu suchen. Verboten sind Notizen über politische, religiöse und sexuellen Interessen. Auch Informationen zu Facebook oder weiteren Profilen auf sozialen Medien sind kein erlaubter Bestandteil der Akte. Wer Daten über Krankheitstage, Abwesenheiten oder psychologische Gutachten speichern möchte, benötigt von dem Arbeitnehmer eine ausdrückliche Zustimmung für die Sicherung in der Akte.

Die elektronische Personalakte unterstützt das Personalmanagement - Kündigung

Was bei der digitalen Personalakte beachtet werden muss

Wie auch die papierbasierte Personalakte sicher in einem Aktenschrank gelagert werden sollte, muss man auch den Zugang zu den digitalen Personalakten sorgsam überwachen. In Zeiten der Digitalisierung sind personenbezogene Daten durch ein oder mehrere Verfahren verschlüsselt. Ebenfalls gelten Richtlinien bezüglich Datenschutz.

Selbstverständlich ist auch bei der Digitalen Personalakte Datenschutz enorm wichtig. Im Grunde genommen sollte der Personenkreis, der in die digitale Personalakte einsehen darf, so klein wie möglich gehalten werden.

Dementsprechend haben Vorgesetzte und die Buchhaltung in der Regel lediglich eine Teileinsicht. Durch die Rollen- und Berechtigungsvergabe wird genau festgelegt, wer auf welche Dokumente Zugriff hat. Der Mitarbeiter selbst hat jederzeit das Recht, Einsicht in seine digitale Akte zu verlangen. Dem muss die Führungskraft nachkommen.

Elektronische HR Dokumente, die für das Personalmanagement eingestzt werden, müssen geschützt werden. - Digitale Personalakte - Kündigungsfristen

Rechtliches

Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Frühjahr 2018 müssen Unternehmen personenbezogene Daten besser schützen. Tun sie das nicht, drohen hohe Bußgelder. Vor allem für Human Resources Abteilungen ist dies wichtig. Denn dort hat man ständig mit sensiblen Daten von Bewerbern zu tun.

Wie bereits erwähnt, hat der Mitarbeiter laut §83 BetrVG das Recht, ohne Angaben von Gründen Einsicht in seine Akte zu verlangen. Außerdem darf er sich vor Ort Kopien und Notizen der Unterlagen in der Personalakte machen. Im Ernstfall hat der Arbeitnehmer das Recht auf die Entfernung bestimmter Inhalte der Akte. Des Weiteren darf er seiner digitalen Personalakte eine persönliche Gegendarstellung beifügen.

Digitale Personalakte – Datenschutz

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt vor, wie mit sensiblen Daten umgegangen werden muss. Des Weiteren folgt eine Antwort auf die mitunter wichtigsten Fragen: Wie lange darf man Dokumente archivieren? Wer darf die Akten einsehen und bearbeiten?

  • Wie bereits erwähnt, müssen die Personalakten sicher elektronisch verschlüsselt sein.
  • Zugriff sollten lediglich wenige Personen haben. Die Personalabteilung darf die Akten nur an Personen freigeben, die ein berechtigtes, arbeitsgebundenes Interesse haben.
  • Personenbezogene Informationen und Dokumente müssen revisionssicher hinterlegt sein.
  • Der Arbeitnehmer muss schriftlich einwilligen.
  • Es gilt das Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Sprich: Mitarbeiter müssen der digitalen Erfassung ihrer Daten und Unterlagen erst zustimmen.
  • Die Personalakte sollte laut §195 BGB mindestens drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses archiviert werden.
  • Einige Unterlagen haben eine gesonderte gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Insbesondere Lohnsteuer- und Sozialversicherungsdokumente sind hiervon betroffen. Die Fristen für die Archivierung personalaktenrelevanter Dokumente beträgt hier zwischen sechs und zehn Jahren.

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