HR Programm - Mitarbeiter unkompliziert digital managen

Das HR Programm
Mitarbeiter digital managen

Ein HR Programm vereinfacht Routineaufgaben im HR Management

Was ist ein HR Programm und wofür braucht man es?

Darüber sind sich Personaler ohne HR Programm einig: Ein Übermaß an administrativen Aufgaben und die unübersichtliche Zettelwirtschaft bereiten Probleme. Dementsprechend ist sie anfällig für Fehler und raubt viel Zeit, die für andere Aspekte des Personalmanagements eingesetzt werden könnte. Die typische Verwaltung der administrative Aufgaben erfolgt meist schriftlich: Excel dient der Bearbeitung von Stundenzetteln, Mitarbeiter reichen ihre Urlaube unübersichtlich auf Urlaubsanträgen ein, Gehaltsabrechnungen werden ausgedruckt per Post versandt. Ferner kommen noch viele andere alltägliche Aufgaben des HR Managements hinzu. All dies kostet Zeit, Nerven und schlussendlich Geld. Einfacher und professioneller geht die Verwaltung solcher (alltäglichen) Aufgaben mit einem HR Programm. Aber was genau ist das und was sollten Personaler bei der Wahl des richtigen HR Programms beachten?

Im Grunde genommen ist eine HR System Definition festzusetzen nicht schwierig. Hierbei handelt es sich um eine HR Software, die der Erfassung, Verwaltung und Bearbeitung personenbezogener Daten der Mitarbeiter eines Unternehmens dient.

Warum aber ein HR Programm einführen?

Die meisten Personaler setzen auf ein HR Programm online, da sie so standortübergreifend auf alle Daten Zugriff haben. Digitale, cloudbasierte HR Management Systeme erleichtern und automatisieren somit das Tagesgeschäft eines HR Managers, indem es ihnen nun möglich ist, allgemeine Routineaufgaben von überall zu bearbeiten.  

Je größer die Bandbreite eines HR Programms ist, desto mehr profitiert die Personalabteilung. Verschiedene Bereiche der Arbeit sind miteinander verknüpft und kommunizieren automatisch miteinander. So landen Bewerbungsunterlagen direkt in der digitalen Akte und Abwesenheiten sind gleich mit den Kalendern synchronisiert.

Gute HR Programme verbinden Mitarbeiter und Personaler über die Cloud
Mit einem HR Tool das Bewerbermanagement regeln

In einem HR Programm alle Prozesse verwalten

Kurz gesagt: Ein HR Programm begleitet einen Mitarbeiter von der Bewerbung, über die Zeitwirtschaft, bis hin zum Arbeitszeugnis. Ein umfangreiches HR Tool stellt sich so als Standardwerkzeug für Mitarbeiter und HR Manager dar. Es unterstützt alle Recruiting- und HR Prozesse digital. Das HR Programm unterstützt Personaler, wie auch Mitarbeiter zu jeder Zeit: von der Einstellung bis hin zum Offboarding.

Bewerbermanagement, digitale Onboarding und Compliance

Anfänglich ist es möglich, eine Stellenanzeige in einem guten HR Programm direkt zu erstellen. Angepasst an das firmeneigene CD schafft das Tool Onlineanzeigen, in denen der Personaler alle wichtigen Voraussetzungen für die Stelle angibt. In einigen HR Programmen gibt es die Möglichkeit für Bewerber, ihren Xing oder LinkedIn Account zu verknüpfen. Bevor die Stellenanzeige online geht, unterstützt das HR Programm online den Personaler, indem es SEO optimierte Vorlagen liefert.

Um einen unkomplizierten und professionellen Workflow zu garantieren, verwalten HR Manager Bewerbungen mithilfe des HR Programms Stellenanzeigen digital. Da an solch einem Entscheidungsprozess nicht alleinig der Personaler selbst beteiligt ist, ist es möglich, eingegangene Bewerbungen mit Vorgesetzten und Abteilungsleitern zu teilen. Synchronisationen mit dem E-Mail Account verhelfen, den Prozess zu vereinfachen. So schreibt der HR Manager direkt in der HR Software per Mail mit dem Bewerber und kann die nächsten Schritte zum Vorstellungsgespräch planen.

Schließlich erhält der Bewerber eine Zusage. Bevor er als neuer Mitarbeiter begrüßt wird, folgt mitunter ein komplizierter Onboarding Prozess. Mit einem HR Programm erledigt der neue Mitarbeiter die Eingaben und Angaben zu seiner Person einfach digital selbst.

Der Mitarbeiter nimmt der Personalverwaltung mit einem HR Programm Arbeit ab

Das heißt, der Mitarbeiter gibt von Zuhause aus seine Stammdaten, seine Bankverbindung und seine Angaben zur Versicherung digital an. Währenddessen prüft das HR Programm bestenfalls direkt auf Richtigkeit.

Auch Arbeitsrichtlinien, Bestimmungen zum Datenschutz und firmeninterne Regeln werden dem Mitarbeiter direkt in Form von Compliance Dokumenten digital vorgelegt. Der neue Mitarbeiter kann sie so ausgiebig lesen, digital speichern und bestätigen. Das HR Programm sollte sämtliche Vorgänge dokumentieren und in einem Dokumentenverlauf speichern. So ist ein transparenter Datenschutz gewährleistet.

Ein HR Programm unterstützt den Bewerbungsprozess
Mit einem digitalen HR Programm gehören große Aktenlager der Vergangenheit an

Elektronische Personalakte und Personalentwicklung

Die Angaben und beigefügten Dokumente des neuen Mitarbeiters werden durch den Personaler automatisch den Stammdaten und dem Dokumentenkorb übermittelt. Dadurch spart sich der HR Manager wieder mühevolles Abtippen und Einscannen. Mit einem HR Programm legen sie innerhalb weniger Minuten eine elektronische Personalakte an. Nachträglich können auch neue Dokumente hochgeladen werden, die dem Mitarbeiter zugewiesen werden.

Vertrauliche Informationen, wie zum Beispiel die Lohn- und Gehaltsverwaltung, gibt der HR Programm Administrator nur bestimmten Personen frei. Im Grunde genommen ist es den Administratoren möglich, einzelnen Mitarbeitern oder Vorgesetzten auch nur bestimmte Berechtigungen und Funktionen freizuschalten.

Verschiedene Berechtigungseinstellungen für Mitarbeiter in einem HR Programm

So ist gewährleistet, dass Mitarbeiter in ihrer Anwendung nur die Anwendungsgebiete nutzen können, die sie auch benötigen. Überdies ist es möglich, dem Vorgesetzten eine Einsicht in den Gehaltsverlauf zu gewähren. Vorher war dies mit langen Wegen und Anträgen bei der Finanzbuchhaltung verbunden. Das HR Management und die Administratoren haben die Kontrolle über die Rollen- und Berechtungsvergaben.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels spielt auch die Mitarbeiterbindung eine wichtige Rolle. Personalentwicklungsfunktionen, wie das Führen von Mitarbeitergesprächen, Kompetenz- und Skillmanagement oder auch Alternativen zur klassischen Gehaltserhöhung, wie Mahlzeitenzuschüsse oder steuerfreie Gutscheine bietet ein gutes HR Programm an.

Ein HR Programm entlastet auch bei Zeiterfassung, Reisekosten, Urlaubsverwaltung und Krankheiten

Was früher die Stundenzettel waren, die Personaler in die Excel-Tabelle übertrugen, ist mit einem modernen HR Programm automatisiert. Die Mitarbeiter können sich beim Kommen und Gehen ein- und ausstempeln. Dies vermerkt das Tool automatisch in der Personalakte und sorgt somit für unmittelbare Transparenz. Zudem ist es möglich, ein Kiosksystem in Form eines Tablets bei dem Unternehmenseingang aufzustellen.  Währenddessen werden Kosten für das Einrichten eines teuren Terminals gespart.

Fall der Mitarbeiter erkrankt, möchte er seinem Arbeitgeber und seinem Team Bescheid geben. Dies kann er von Zuhause über das Smartphone in dem HR Programm machen. Wird eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangt, kann dies von dem Personaler direkt gemeldet werden. 

Abwesenheiten mit einem HR Programm übersichtlich verwalten

Das HR Programm ersetzt die unübersichtliche, papierbasierte Urlaubsplanung. Mitarbeiter beantragen ihren Urlaub digital, was einen transparenten, schnellen, elektronischen Genehmigungsworkflow garantiert. Ein übersichtlicher Teamkalender verhindert das Freistellen von zu vielen Mitarbeitern gleichzeitig. So müssen Mitarbeiter nicht in der Personalabteilung nach dem Stand ihres Urlaubskontos fragen. Sie haben selbst einen transparenten Überblick über ihre Urlaubstage.

Eine unterstützende Software mit vielen Tools bietet somit nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch der Personalverwaltung Komfort.

Reisekosten und Urlaubsanträge werden über ein HR Programm gemanaged
Mit einem HR Programm von HRworks können alle wichtigen HR Aspekte digital verwaltet werden

HR Management neu definieren

Ein gutes HR Programm bietet nicht nur eine Funktion, sondern mehrere, die miteinander kommunizieren. Sprich: Je mehr Funktionen in einem Tool vorhanden sind, desto mehr profitiert das Unternehmen von der HR Software.

Durch die aktuelle Anpassung und Implementierung der gesetzlichen Richtlinien, sind Sie  als Personaler bei einem guten HR Programm immer auf der sicheren Seite. Gesetzliche Vorgaben, wie z. B. das Bundesurlaubsgesetz, sind hinterlegt und Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.

Der Employee Self Service Ansatz nimmt dem Personaler Arbeit ab. Das ESS sorgt für Teilhabe und Verantwortung der einzelnen Mitarbeiter. Die gewonnene Zeit kann der HR Manager in andere Aufgaben in der Personalverwaltung investieren. Weiterhin wird durch die zeitgleiche Übertragung der Daten und Informationen wird die Transparenz im gesamten Unternehmen erhöht. Noch ein Vorteil: Manche HR Programme können mit dem Mail- und Kalenderprogramm verknüpft werden.

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