HR Tools: Darauf gilt es bei der Wahl einer Personalsoftware zu achten

HR Tools

So finden Sie mit Ihrem Unternehmen die
passende Personalsoftware

HR Tools für den Mittelstand
– Personalmanagement Software erfolgreich einführen

Talente rekrutieren, Mitarbeiter weiterentwickeln, arbeitsrechtliche Fragen klären und sich um Personalverwaltung und -einsatz kümmern. Die Arbeit im Bereich Human Resources ist vielfältig.

Ab einer gewissen Mitarbeiterzahl sind Personalmanagement Lösungen deshalb unentbehrlich. Damit auch mittelständische Unternehmen zukunftsfähig bleiben, sollten sie den Einsatz moderner HR Tools für das Personalmanagement prüfen.

Denn HR-Lösungen helfen Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Recruiting oder Reisekostenabrechnung zu optimieren. Tägliche Routineaufgaben, die Personalabteilungen bisher mit Excel erledigen werden digitalisiert. Außerdem wird die Kommunikation und Teamarbeit im Unternehmen vereinfacht.

Projektteam bilden & Zeit für die Einführung des HR Tools einplanen

Bilden Sie ein Projektteam und holen Sie die Personalverantwortlichen mit ins Boot. Schließlich werden Sie das Tool später intensiv nutzen. Den Aufwand für die Projektbeteiligten halten Sie überschaubar, wenn Sie rechtzeitig mit der Organisation der Einführung beginnen. Setzen Sie eine realistischen Zeitrahmen für die Auswahl und die Implementierung.

Nach der Einführung bemerken Personalverantwortliche die Benefits einer HR Software sofort. Administrative Aufgaben nehmen weniger Zeit in Anspruch. Verwaltungsprozesse werden durch automatische Workflows ersetzt. HR Verantwortliche haben dadurch mehr Zeit für die eigentliche, strategische und gestalterische, Personalarbeit und das Recruitment.

Anforderungen definieren & Auswahlkriterien zusammenfassen

Unterschiedliche HR Tools vergleichen Sie am besten, wenn Sie Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen zuvor zusammenfassen. Prüfen Sie zunächst sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen. Überlegen Sie sich, welche Bereiche durch HR Tools unterstützt werden können. “Employee Self-Service” entlastet Human Resources Mitarbeiter. Aber auch die Verwaltung von Abwesenheiten oder die Abrechnung der Reisekosten könnte vielleicht automatisiert werden. Cloud-Lösungen bieten allen Beteiligten höheren Komfort, da sie jederzeit, überall und mit jedem Device erreichbar sind. Arbeiten Sie mit einem Kriterienkatalog. So vermeiden Sie Fehler und Ihre bisherigen Prozesse sind auch zukünftig in der neuen HR Software untergebracht.

HR-Tools vergleichen & Demoversionen testen

Haben Sie Ihre Auswahlkriterien festgelegt, können Sie mit dem Vergleich der Personalmanagement Lösungen starten. Viele Anbieter bieten außerdem kostenlose Demoversionen an. So können Sie den Funktionsumfang der HR-Lösungen, die Benutzerfreundlichkeit und den Import Ihrer Daten gleich testen. Weitere Auswahlkriterien sind z.B. die Preise und Kosten oder die angebotene Schnittstellen zu Finanz- bzw. Lohnbuchhaltungssystemen. Prüfen Sie außerdem, ob die Software stetig weiterentwickelt wird und Kundenfeedbacks in die Entwicklung einfließen.

Einführung erfolgreich abschließen

Entscheiden Sie sich für das System, das Ihre Prozesse nicht nur abbildet, sondern nutzen Sie auch die Chance Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Sind alle Daten in nur einem HR Tool hinterlegt, können Arbeitsschritte intelligent verknüpft werden (z.B. beim Talent Management, Recruiting des Bewerbermanagement und des Onboarding). Smarte Workflows auf der Platform erinnern automatisch an wichtige Aufgaben und Plausibilitätsprüfungen im Hintergrund sorgen für Zuverlässigkeit in den Daten. So können Human Resource Verantwortliche administrative Personalmanagement Aufgaben effizient erledigen und haben mehr Zeit für das Recruitment in der Personalentwicklung. 

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