Personalcontrolling – Das Instrument der HR

Definition, Instrumente und Ziele

Die Planung und Steuerung der personalwirtschaftlichen Prozesse im Bezug auf die Unternehmensziele nennt man Personalcontrolling. Doch nicht immer gibt es dafür eine eigene Abteilung. Mitunter wird das Personalcontrolling zwischen dem Unternehmenscontrolling und dem Personalmanagement aufgeteilt.

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Was ist Personalcontrolling? Gibt es eine genaue Definition?

Um eine genaue Definition zu finden, reisen wir einige Jahre in die Vergangenheit.

1930. Weltwirtschaftskrise. Um sich der angespannten Wirtschaftsdynamik anzupassen, entwickeln immer mehr Unternehmen eine erste Art des Controllings. Kennzahlen im Rechnungswesen dienen der Kontrolle des aktuellen Zustands der Firma. Außerdem sind sie wertvolle Indikatoren für zukünftige Entscheidungen

Erst gegen Ende 70er Jahre entdeckt man die Vorteile des Controllings in der Personalarbeit. Durch das Erheben erster Kennzahlen des Personalbereiches gelang der Durchbruch. Die Kapazitäten im Human Resources konnten gezielter und gewinnbringender eingesetzt werden. Dazu kam, dass Angestellte anhand Ihrer Kompetenzen gezielt gefördert werden konnten. 

Kurzum: Personalentwicklung = Zufriedene Mitarbeiter.

Definiert wird Personalcontrolling als Planung, Steuerung und Kontrolle der personalwirtschaftlichen Prozesse. 

Es gilt: 

Planung = Definition von Vorgaben und Zielgrößen

Steuerung = Einsatz geeigneter Aktivitäten, um Ziele zu erreichen

Kontrolle = Soll-Ist Vergleich

Außerdem bietet das Personalcontrolling neben qualitativen und quantitaven Kennzahlen auch Ansätze in die strategische, wie auch operative Richtung. 

Strategisches Controlling

  • Langfristige Betrachtung der Mitarbeiter als Human Resources
  • Strategische Ziele des Unternehmens bezogen auf personalwirtschaftliche Prozesse
  • Steuerung der Personalentwicklung
  • Planung und Kontrolle von (Erfolgs-) Potentialen
  • Wichtig für die Effektivität des Personalbereiches  

Operatives Controlling

  • Kurzer bis mittelfristiger Ansatz für personalwirtschaftliche Entscheidungen
  • Personalkosten und Erfolg der Personalführung
  • Überprüfung der Effizienz von Personalplanung, Personalentwicklung und übergreifendes Personalmanagement und der gesamten Personalarbeit
  • Kennzahlen des operativen Personalcontrollings werden langfristig wenn möglich übertragen auf zukünftige Prozesse (strategisches Controlling)

Welche Ziele verfolgt Personalcontrolling im Einzelnen?

Wie bereits erwähnt, liegt der Fokus des Personalcontrollings in der Planung, Steuerung und Kontrolle des Personalwesens. Jedoch gibt es Unterziele, die zur Erreichung der übergeordneten Personalcontrolling Ziele beitragen. Dazu zählen unter anderem die Informationsversorgung, Früherkennung von Problemen, Evaluation, sowie Integration und Koordination. Also: Ziel ist es, die richtigen Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen zur optimalen Zeit an der richtigen Stelle möglichst kostengünstig, effizient und effektiv einzusetzen.

Welche Schritte führen zu einem erfolgreichen Personalcontrolling?

Um Personalcontrolling erfolgreich im laufenden Personalwesen und dem Unternehmensplan einzubinden, lohnt es sich, bei jedem Ansatz eine geregelte Struktur zu verfolgen. 

  1. Zukünftiges Ziel definieren
  2. Bestimmung der Maßnahmen
  3. Interne Kommunikation im Unternehmen
  4. Umsetzung des Ziels
  5. Feststellen durch Personalcontrolling, ob Ziel erreicht wurde
  6. Eventuelle Kurskorrektur
Das Personalcontrolling ist ein Teil des Controllings und Arbeitet mit den Kennzahlen des HR

Wie wichtig ist Personalcontrolling?

Personalcontrolling ist ein wichtiges Instrument. Allerdings nicht nur für die Personalarbeit selbst. Sondern auch für das gesamte Unternehmenscontrolling und mitunter das Rechnungswesen. Nichtsdestotrotz stehen viele Personalmanager dem Controlling des Personalwesens skeptisch gegenüber. 

Warum? Sooft wird angenommen, dass damit ein hoher Arbeitsaufwand verbunden ist. Dies sollte natürlich abgewägt werden. Wer Personalcontrolling ernsthaft betreibt, hat zwar einen gesteigerten Arbeitsaufwand, allerdings zahlt sich dieser auch aus! Wenn alle an einem Strang ziehen, kann mit Personalcontrolling Großes erreicht werden!

Tipp: Überdies hilft eine Personalsoftware bei der Verwaltung und Bündelung verschiedener Bereiche des Personalcontrollings. Funktionen, die miteinander kommunizieren und Daten automatisch übernehmen sind so besonders hilfreich. Wichtig für das Personalcontrolling ist das Bewerbermanagement, das Skill Management und die Zeiterfassung gemeinsam mit der Abwesenheitsverwaltung. Dabei liefern einige Tools sogar eine übersichtliche Auswertung der Zahlen und Berichterstattung. Diese wird als Grundlage für künftige Entscheidungen im Personalcontrolling genutzt. 

Welche Instrumente des Personalcontrolling gibt es?

Um die oben genannten Ziele des Personalcontrollings zu erreichen, gibt es verschiedene Instrumente. Da die Human Resources Abteilungen oft von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aufgebaut sind, unterscheiden sich auch die verwendeten Instrumente. Allerdings erweisen sich manche von ihnen als besonders effektiv:

Balanced Scorecard

Die Human Resource Balanced Scorecard wird genutzt, um die Effizienz zu messen. Wenn verschiedene Bereiche miteinbezogen werden, ensteht ein einheitliches Grundkonzept.  Somit bereitet man einen künftigen Weg für die Personalarbeit vor. Betrachtet wird die Balanced Scorecard aus der Lern-, Mitarbeiter-, Qualitäts-, Wirtschaftlichkeits- und Wissensperspektive.

Humankapitalbewertung

Im Fall einer Humankapitalbewertung werden die Angestellten rein wirtschaftlich bewertet. Allerdings können die genauen Kosten und Werte der Beschäftigten nur geschätzt werden. Darum ist die Humankapitalbewertung mit Unsicherheiten verbunden. 

Ziel der Humankapitalbewertung ist, das Personal eines Unternehmens wirtschaftlich zu bewerten und zu erfassen. In diesem Sinne greifen die meisten Unternehmen bei der Bewertung auf qualitative Kriterien, wie Fachkenntnisse, Flexibilität, Innovationsfähigkeit und Betriebs- oder Technologiekenntnisse zurück.

Leistungs- und Potenzialbeurteilung

Unter dem Strich verwendet das Personalcontrolling diese Daten für die Planung der Personalentwicklung. Anhand subjektiver Einschätzungen werden noch nicht bewiesene Fähigkeiten von Angestellten prognostiziert. Nicht selten wird hier von einem erfolgsorientierten Vergütungssystem Gebrauch gemacht. Meist wird nach einem Portfoliomodell bewertet.

Personalcontrolling liefert HR Kennzahlen

Personalportfolio

Das Personalportfolio hängt mit der Leistungs- und Potenzialbeurteilung zusammen. Beschäftigte werden in Stars, Arbeitstiere, Problemfälle und Leistungsschwache eingeteilt. Folglich wird ersichtlich, wie ausgewogen die Kompetenzen der Belegschaft verteilt sind. Dementsprechend können Maßnahmen, wie zum Beispiel die Suche nach Nachwuchskräften, eingeleitet werden. Mitarbeiter mit niedrigem Potenzial und niedriger Leistung zählen als Leistungsschwach. Demgegenüber sieht man Beschäftigte mit hohem Potenzial und niedriger Leistung als Problemfälle. Dementsprechend erfasst die Führungskraft bestenfalls, warum bislang eine niedrige Leistung erbracht wird. Niedriges Potenzial und hohe Leistung deuten auf Arbeitstiere hin, deren Potenzial durch Weiterbildungsmaßnahmen erhöht werden kann. Angestellte mit hohem Potenzial und einer ebenso hohen Leistung, sollten auf jeden Fall im Unternehmen gehalten werden.

Mitarbeiterbefragung

Im Mittelpunkt der Mitarbeiterbefragung stehen weiche Faktoren. Sie liefert Informationen über Empfinden, Arbeitszufriedenheit und Führungsstil der Vorgesetzten. Um ehrliche Antworten zu erhalten, sollten Befragungen anonym durchgeführt werden. Der Vergleich von vergangenen und neuen Befragungen zeigt die Entwicklung der allgemeinen Zufriedenheit der Beschäftigten.

Personalkennzahlen

Quantitative und messbare Zahlen. Arten und Beispiele von Kennzahlen beschreiben wir weiter unten. Damit die Personalkennzahlen gemessen und interpretiert werden können, lohnen sich Abweichungsanalysen und Benchmarks.

Personalrisikomanagement

Um sich gegen mögliche Probleme abzusichern, nutzt das Personalcontrolling das Personalrisikomanagement. Risiken, die durch die Beschäftigten entstehen könnten, sollten so frühzeitig eruiert werden. In der Personalabteilung gelten die folgenden vier Risikofelder als die häufigsten: 

  • Anpassungsrisiko
  • Austrittsrisiko
  • Demotivationsrisiko
  • Engpassrisiko
kennzahlen des controllings müssen erfasst werden

Was sind die häufigsten Kennzahlen im Personalcontrolling?

Welche Kennzahlen erfasst und verwendet werden, hängt von den Zielen des Personalmanagements in Zusammenhang mit denen des übergreifenden Unternehmenscontrollings ab.  

  • Altersstruktur

    Das Alter der Mitarbeiter als interne Personalkennzahl zu erfassen und zu gruppieren ist sinnvoll für eine langfristige Personalplanung. Denn: So kann man beispielsweise die Anzahl der Beschäftigten über 60 Jahren erheben. Somit kann geplant werden, wann wie viele neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen, um diejenigen zu ersetzen, die in die Rente eintreten. Das Personalcontrolling berechnet die Altersstruktur mit den jeweiligen Anteilen von verschiedenen Altersgruppen im Zusammenhang mit der Gesamtbelegschaft. 

Formel Rechnung Alterststruktur HR Kennzahl

  • Krankheitsquote

    Des Weiteren sind in der Personalführung Kennzahlen zu Krankheitstagen der Mitarbeiter wichtig. Die Krankheitsquote  unterstützt eine vorausschauende Kapazitätsplanung. Führungskräfte wissen so, welchen Puffer sie bei welchen Personalbeständen brauchen. So können sie zukünftige Projekte vorausschauender planen. Außerdem kann aus einer hohen Krankheitsquote auch eine potenzielle Unzufriedenheit oder Überlastung der Beschäftigten ausgelesen werden. Diese Quote berechnet sich aus der Zahl der Krankheitstage im Verhältnis zu Soll-Arbeitstagen.

Personalcontrolling - Definition, Instrumente und Ziele

  • Mitarbeiterproduktivität

    Die Produktivität kann mehr oder weniger mit der Wirtschaftlichkeiten eines Unternehmens gleichgestellt werden. Die Kennzahl der Mitarbeiterproduktivität errechnet sich aus dem Verhältnis von Gewinn, beziehungsweise Umsatz, zu der Anzahl der Beschäftigten. Folglich kommt der Gewinn/Umsatz pro Arbeitnehmer heraus. Kurzum: Wächst die Anzahl der Beschäftigten, während Gewinn beziehungsweise Umsatz gleich bleiben oder sinken, sinkt die Mitarbeiterproduktivität. Das Unternehmen verliert an Effizienz.

Formel Rechnung Mitarbeiterproduktiviät HR Kennzahl

  • Soll- und Netto-Personalbedarf

    Der Nettopersonalbedarf ist der Unterschied zwischen dem künftigen, gewollten und dem derzeitigen Personalbestand. Die Budgetplanung des Controllings ermittelt den Soll-Personalbestand. Je nachdem, ob die Differenz positive oder negative Zahlen aufweist, müssen Abteilungen Angestellte entlassen oder neu einstellen. 

Personalcontrolling - Definition, Instrumente und Ziele

  • Personalbestand

    Als Indikator für die generelle Geschäftsentwicklung dient der Personalbestand. Es ist sinnvoll, den Personalbestand nach Abteilungen oder Geschäftsfeldern aufzuteilen. So sieht man, welche Bereiche wachsen und welche schrumpfen. Der Personalbestand muss nicht berechnet, sondern schlicht erfasst werden. 

  • Personalbeschaffungskosten

    Ein wichtiges Instrument für das Personalwesen sind die Personalbeschaffungskosten. Sie sind ein Indikator für die Effizienz des Personalauswahlprozesses oder die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber. Ehe die interne Cost-per-hire ermittelt werden kann, muss festgelegt werden, was zu diesem Prozess überhaupt zählt. Die meisten Betriebe zählen die Kosten für das Einlernen, die Stellenanzeige und die indirekten Kosten der Bewerbungsgespräch dazu. Zur Berechnung wird die Summe aller Personalbeschaffungskosten durch die Neuzugänge geteilt. Allerdings zählen als Neuzugang nur Beschäftigte, die über die Probezeit hinaus bei dem Unternehmen angestellt bleiben.

Formel Rechnung Personalbeschaffungskosten HR Kennzahl

  • Personalkosten

    Im Grunde genommen sind hier sämtliche Kosten zusammengefasst, die durch den Einsatz von Angestellten entstehen. Als Personalkennzahlen sind diese Kosten am aussagekräftigsten, wenn sie langfristig erhoben werden, um Vergleiche ziehen zu können.

  • Überstundenquote

    Als Indikator für die Auslastung der Beschäftigten kann die Überstundenquote für einzelne Abteilungen oder auch für das gesamte Unternehmen berechnet werden. In diesem Sinne sollte das Personalcontrolling hier eng mit den Führungskräften und dem Personalmanagement zusammenarbeiten. Denn: Ein hoher Wert spricht für eine hohe Auslastung und einen hohen Druck, den Mitarbeiter verspüren. Man berechnet die Überstundenquote aus der Summe der Überstunden im Verhältnis zu den normalen Arbeitsstunden.

Personalcontrolling - Definition, Instrumente und Ziele

Was kann qualitativ und was quantitativ erfasst werden?

Wie beim Unternehmenscontrolling und dem dazugehörigen Rechnungswesen erfasst man auch beim Personalcontrolling Daten. Allerdings geht es hier um die Mitarbeiter als Menschen (qualitativ), wie auch als zählbare Arbeitnehmer (quantitativ). Darum unterscheiden sich die Arten der Kennzahlen zu denen des klassischen, internen Unternehmenscontrolling. Als Besonderheit zählen im Personalbereich qualitative Messungen.

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Interessant für die Arbeit des Personalcontrollers ist die Erfassung und Interpretation von qualitativen und quantitativen Daten.

Qualitativ

Quantitativ

Mitarbeiterbefragungen (möglichst anonymisiert, für ehrliches Feedback)Personalkosten
LeistungsbereitschaftMitarbeiterzahlen
MitarbeiterzufriedenheitKapazitäten
Soziale KompetenzenPersonalstrukturen
BetriebsklimaFluktuation
Innovationskraft bzw. - bereitschaftMitarbeiterauslastung
Emotionale Bindung zum UnternehmenAltersstruktur
FührungsverhaltenArbeitsmodelle
Fachliche FähigkeitenBetriebszugehörigkeit
......

Somit werden aus diesen Personalkennzahlen Schlüsse gezogen, die zukünftige Entscheidungen, beispielsweise in der Personalplanung, der Personalentwicklung oder der Personalführung, lenken können.

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