Der kostenlose HRworks-Guide zum Thema Remote Work

Die Corona-Krise ist für alle Unternehmen eine Herausforderung. Inzwischen haben sich die meisten Firmen mit Remote Work angefreundet. Doch was müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Homeoffice beachten? Der neue HRworks Guide “Remote Rules” liefert praxistaugliche Antworten.

Es ist eine Trendumkehr im Rekordtempo: Noch vor wenigen Jahren setzten Firmen wie Google auf Wohlfühlatmosphäre am Arbeitsplatz. Die Mitarbeiter sollten mit Bällebad und Yoga-Programm, Kostenlos-Kantine und Ruheräumen dazu bewegt werden, mehr Zeit im Büro zu verbringen. Weltweit gab es Nachahmer dieser Philosophie.

Aufgrund der Corona-Krise gilt bei den Tech-Giganten im Silicon Valley (und bei unzähligen andere Firmen) nun die gegenteilige Devise: Die Mitarbeiter sollen ins Homeoffice, um eine Ausbreitung des Virus zu verhindern. Bei Twitter gilt seit Mai 2020 sogar die Policy, dass alle Mitarbeiter dauerhaft von Zuhause aus arbeiten dürfen - auch über die Corona-Zeit hinaus.

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Was man jetzt wissen muss, damit Remote Work im Unternehmen klappt, erfahren Sie im eBook “Remote Rules”.

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Das Remote-Prinzip bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Und dabei ist egal, ob Unternehmen in Zukunft grundsätzlich auf einen Firmensitz verzichten, oder nur einen Teil der Belegschaft aus dem Homeoffice arbeiten lassen. Alle Vorteile und Nachteile von Remote Work finden sich im eBook. Ein kleiner Auszug in aller Kürze:

3 Vorteile von Remote Work

  • Remote Work dient als Digitalisierungstreiber
  • Fachkräftemangel kann durch internationale Besetzung gelöst werden
  • Höhere Produktivität und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter

3 Nachteile von Remote Work

  • Isolation und fehlende Begegnungen auf dem Flur
  • Informationsfluss im Team oder Unternehmen oft suboptimal
  • Führungskräfte können auf Distanz Mitarbeiter schlechter einschätzen

Das kostenlose eBook “Remote Rules” steht ab sofort als Download zur Verfügung. Auf über 50 Seiten erfahren Sie darin alles Wissenswerte zum Thema Fernarbeit: welche Trends, Tools und Themen jetzt angesagt sind!

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Digitale Zeiterfassung: 3 Vorteile während einer Pandemie

Immer wieder kommt es in Produktionsbetrieben der Lebensmittelbranche zu Corona-Ausbrüchen. Mit teils verheerenden Folgen. In diesen Fällen ist eine digitale Zeiterfassung ganz besonders wichtig.

Die Schlachtindustrie, so das Handelsblatt, steht nach diversen Corona-Ausbrüchen vor einer Zeitenwende. Dabei geht es selbstverständlich um die Art und Weise der Fleischproduktion selbst sowie um die mitunter problematischen Arbeitsbedingungen in den jeweiligen Schlachtkonzernen. In diesem speziellen Fall kann man das Wort „Zeitenwende“ aber auch wörtlich nehmen.

Denn wie bekannt wurde, verfügten die meisten der vom Coronavirus geplagten Lebensmittelproduzenten - darunter Fleischbetriebe - über keine digitale Zeiterfassung. Und das, obwohl eine solche demnächst Pflicht wird.  Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte dazu bereits vergangenes Jahr geurteilt. Eine Entscheidung des deutschen Gesetzgebers steht bezüglich der verpflichtenden Zeiterfassung zwar noch aus. Jedoch kam ein deutsches Arbeitsgericht bereits zu dem Schluss, dass eine detaillierte Zeiterfassung für Betriebe de facto schon jetzt verpflichtend ist.

Die Zeiterfassung spielt gerade in Zeiten von Corona eine wichtige Rolle, weil sich dadurch genauestens dokumentieren lässt, welche Mitarbeiter sich wann und wie lange im Betrieb aufhalten. Infektionsketten wären mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung beziehungsweise Zeitdokumentation besser nachzuvollziehen.

3 Vorteile einer digitalen Zeiterfassung während einer Pandemie

  • Durch eine digitale Zeiterfassung lassen sich Menschenansammlungen vermeiden: Die Mitarbeiter müssen sich dann nicht mehr zwingend am Mitarbeitereingang vor einem Tablet drängen, um sich dort anzumelden. Stattdessen können die Angestellten per Smartphone Arbeitsbeginn und -ende festhalten.
  • Bei Verdachtsfällen können in einem digitalen Zeiterfassungssystem auch spezielle Quarantäne-Zeiten eingetragen werden: Waren Kollegen mit einem Mitarbeiter in Kontakt, der nachweislich infiziert ist, müssen sie in Quarantäne. Um den Überblick zu bewahren hilft es, dies in einer Zeitmanagement Software zu dokumentieren.
  • Datenschutzkonforme Speicherung von Verdachtsfällen oder Infektionen in der Belegschaft: Wenn bei einem Virus-Ausbruch mit Behörden kooperiert werden muss, stehen alle wichtigen Personendaten schnell zur Verfügung.

Wichtig auch: Ohne eine digitale Zeiterfassung oder eine Personalmanagement Software, kann der Arbeitsschutz nicht kontrollieren, ob Arbeitszeiten auch wirklich eingehalten werden. Denn nur wenn vereinbarte Arbeitszeiten eingehalten werden – etwa bei schichtwechselnden Teams – können Infektionsketten präventiv unterbunden werden.

Finden Sie hier weitere Informationen zum Thema Zeiterfassung und erhalten Sie unter anderem Einblicke in die Arbeitszeiterfassung und eine kurze Übersicht der gängigen Zeiterfassungssysteme.

Zeiterfassung mit HRworks:
Digital & DSGVO-konform.

Mit der digitalen Zeiterfassung von HRworks können Ihre Mitarbeiter Arbeitsstunden wie Pausen immer und überall erfassen. Ob via PC, Mac, Smartphone oder stationäres System – alles ist möglich.

 

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Der HRworks Guide Remote Rules

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HRworks bezieht neue Büros in Freiburg und Berlin

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Jetzt kostenloses eBook holen: HR im Homeoffice

Die Corona-Zeit hat das Personalwesen vor große Herausforderungen gestellt: Arbeitsorte mussten gewechselt, Strukturen verändert, Abläufe optimiert werden. Doch was bedeutet das konkret? In drei Interviews haben uns Personaler ihre ganz persönlichen Homeoffice-Geschichten erzählt. Und sie haben uns verraten, wie die Zukunft des Personalwesens aussehen könnte.

Im kostenlosen Interview-eBook schildern die drei Personaler aus Berlin, Freiburg und Hannover, wie sie die Krise in ihren Unternehmen erlebt haben. Wie gut klappte der Wechsel ins Homeoffice? Mit welchen Tools wurde gearbeitet? Ist die Produktivität eingebrochen? Wie wird HR in Zukunft funktionieren? 

Lernen Sie von den langjährigen und erfahrenen HR-Experten, wie Personalarbeit im Homeoffice funktionieren kann.

 

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Corona-Serie Teil 11: Wie ein HR-Manager die Krise erlebt

Durch die Corona-Pandemie wurde in HR-Abteilungen einiges durcheinander gewirbelt. Torsten Meyering, Teamleiter HR bei virtual minds in Freiburg, erzählt im Interview, wie es ihm und seinen Kollegen in den vergangenen Wochen erging. Im Homeoffice vermisst er vor allem eine essentielle Sache, die es nur im Gemeinschaftsbüro gibt.

Herr Meyering, durch Corona mussten viele HR-Manager und Personaler ins Homeoffice wechseln. Wie haben Sie den plötzlichen Umbruch erlebt?
Torsten Meyering: Das Team und ich haben uns frühzeitig mit verschiedenen Szenarien auseinandergesetzt und dabei auch einen möglichen Lockdown ins Auge gefasst. Wir waren also nicht unvorbereitet. Die Situation war trotzdem herausfordernd, weil es galt, für eingespielte Routinen und das Tagesgeschäft einen digitalen Ersatz zu finden.

Wie waren die ersten Tage im Homeoffice?
Die waren quasi durchgehend mit Video-Konferenzen mit verschiedenen Mitarbeitern und Teams ausgefüllt, um Fragen zur Situation, Arbeitsorganisation und dem weiteren Vorgehen zu besprechen. Gleichzeitig war ich aber auch begeistert von der Flexibilität und Kreativität unserer Teams. So wurden zum Beispiel innerhalb kürzester Zeit Gaming-Server eines unserer Tochterunternehmen dafür umgerüstet, ein virtuelles Büro mit Video-Chaträumen einzurichten.

Hatten Sie vor Corona schon Erfahrungen im Homeoffice? Wenn ja, was war damals anders?
Der bisher größte Unterschied war, dass nur ich oder eine Kollegin im Homeoffice war. Da sich ein Teil der Belegschaft nach wie vor im Büro befand, ist natürlich einiges an Informationsfluss aus Flurgesprächen verloren gegangen. Das war für die inhaltliche Einbindung in Meetings und Diskussionen bei bestimmten Themen nicht optimal.

Apropos Meetings. Wie lief die Kommunikation im Homeoffice?
Anfangs haben wir eine große Bandbreite verschiedener Kommunikationskanäle bereitgehalten – Telefon, Mail, aber auch Chats, Videokonferenzen, Discord-Channel und mehr – um alle Mitarbeiter zu erreichen. Ich musste auf allen Kanälen präsent sein und in verschiedenen Formaten kommunizieren und informieren. Es hat einige Zeit gedauert, bis sich dann einige zentrale Kommunikationswege etabliert haben.

Corona hat, wie Sie sagen, die Art und Weise der Kommunikation beeinflusst. Wie lief denn die Kommunikation über Corona mit den Kollegen?
Zu Beginn haben sich organisatorische und arbeitsrelevante Fragen stark auch mit privaten und gesellschaftlichen Themen vermischt. Durch die Vielzahl von Informationen und behördlichen Maßnahmen gab es viel Unsicherheit bei den Mitarbeitern, die es mit aufzufangen und abzufedern galt.

Was waren für Sie die größten Herausforderungen während der Corona-Zeit im Homeoffice?
Unser klassischer Onboarding-Prozess konnte nicht wie gewohnt stattfinden. Einige neue Mitarbeiter konnten nicht nach Deutschland einreisen und arbeiten seither aus ihren Heimatländern. Das erschwert natürlich eine schnelle und reibungslose Integration neuer Kollegen, die ihr Team zunächst nur virtuell kennenlernen können.

Eine weitere Herausforderung war, dass jeder Mitarbeiter die Corona-Zeit in einer anderen Lebenssituation erlebt und ihr mit entsprechend anderen Voraussetzungen begegnet. Wir haben viel mit unseren Mitarbeitern über ihre individuellen Bedürfnisse gesprochen, um gemeinsam Lösungen für die dringlichsten Probleme zu schaffen.

Waren Sie, war Ihr Unternehmen gut auf die “Zwangs-Digitalisierung” vorbereitet?
Wir sind ein Tech-Unternehmen aus der Digitalbranche, daher haben wir uns schnell auf die Situation einstellen können. Innerhalb von zwei Tagen waren wir technisch und organisatorisch auch im Remote-Modus voll arbeitsfähig.

Welche HR-Aufgaben und Prozesse lassen sich Ihrer Meinung nach am besten von Zuhause bewerkstelligen?
Einige administrative Themen wie Stammdatenpflege, vorbereitende Payroll-Aufgaben oder auch konzeptionelle Strategieentwicklung. In bestimmten Bereichen wie etwa bei Mitarbeitergesprächen müssen wir aber in den direkten persönlichen Austausch gehen. Digitale Tools wie Video-Konferenzen können hier zwar unterstützen, aber gerade bei sensiblen und persönlichen Themen ist es eigentlich unverzichtbar, atmosphärische Schwingungen zu spüren, Körpersprache zu sehen. Selbst über einen Bildschirm ist das nur sehr eingeschränkt möglich.

Welche Ihrer Aufgaben konnten Sie im Homeoffice besser erledigen als im Büro, welche schlechter?
Aufgaben und Themen, die Konzentration und Ruhe erfordern. Kalkulationen, Vertragserstellung oder Arbeitsrecht-Recherchen lassen sich sehr gut im Homeoffice erledigen. Auch Fleißarbeiten wie Stammdatenpflege oder Anpassungen in unserer technischen Infrastruktur gehen sehr gut von zu Hause.

Für alle Aufgaben und Bereiche, für die der direkte Austausch mit der Belegschaft ein wichtiger Faktor ist, ist das Homeoffice eher nachteilig. Keine Stimmungen aus den Teams direkt einfangen oder wichtige Impulse aus Flurgesprächen mitnehmen zu können, ist ein echtes Defizit.

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Hat Ihr Arbeitgeber durch Corona eine neue Sicht auf das Thema Homeoffice entwickelt?
Wir waren unabhängig davon dabei, ein neues Homeoffice-Konzept zu entwickeln. Das wurde nun natürlich beschleunigt.

Herr Meyering, bevorzugen Sie persönlich die Arbeit im Büro oder im Homeoffice?
Ich fände eine flexibel handhabbare Kombination aus beidem ideal. Der direkte persönliche Kontakt ist für meine Arbeit unverzichtbar. Klassische administrative Rountinetätigkeiten lassen sich aber mindestens ebenso gut aus dem Homeoffice erledigen – umso mehr, wenn sich dabei gleichzeitig auch Pendlerzeitaufwand reduzieren lässt. Unter dem Strich wird daher auch unsere HR-Arbeit künftig mehr Remote-Elemente enthalten.

Können Sie sich vorstellen, dass Ihr Unternehmen auf ein physisches Büro verzichtet und nur noch online zusammenarbeitet?
Nein. Auch, weil der persönliche Austausch fester Teil unserer Unternehmenskultur und ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterbindung ist. Direkter sozialer Kontakt, Flurgespräche, Kaffeepausen, gemeinsame Unternehmungen finden vor Ort statt – das lässt sich nicht digital substituieren.

Die 2001 gegründete virtual minds AG (Freiburg) vereint namhafte Digital- und Mediatechnologieanbieter unter ihrem Dach und gehört seit Jahren zu den europäischen Top-Playern im digitalen Werbemarkt. Zu den Kunden der Technologieholding zählen große deutsche Verlags- und TV-Häuser und ihre Vermarktungsunits, internationale Agenturgruppen sowie zahlreiche Top-Werbungtreibende. virtual minds ist eine 100%-ige Tochter der ProSiebenSat.1 Group.

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Wenn Ihre Mitarbeiter aufgrund der Corona-Krise ins Homeoffice wechseln, braucht es eine effiziente HR Software. Zeiterfassung, Krankmeldung und Urlaubsanträge - alles auch von Zuhause möglich. Damit werden HR-Abteilung und Mitarbeiter gleichermaßen entlastet.

 

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Corona-Serie Teil 10: Warum Ihr Unternehmen einen Pandemieplan braucht

Im Umgang mit Corona können Unternehmen vieles falsch machen. Vor allem dann, wenn es um eine sichere Rückkehr der Mitarbeiter vom Homeoffice an den Arbeitsplatz geht. Wie mit der neuen Situation umgehen? Wie sich verhalten? Da die Corona-Krise noch länger andauern wird, sollte jedes Unternehmen einen eigenen Pandemieplan entwerfen.

Immer öfter ist von Pandemieplänen die Rede. Für die EU. Für Deutschland und die Bundesländer. Und ja, auch für Unternehmen. Durch die Corona-Krise wurde offensichtlich, dass die meisten Institutionen und Firmen nicht auf den Ernstfall vorbereitet sind. Entweder, weil kein entsprechender Pandemieplan existiert oder dieser in einem unauffindbaren Ordner abgelegt wurde. Mit anderen Worten: Pandemiepläne waren etwas für den Sankt-Nimmerleins-Tag.

Nun gilt es umzudenken. Denn nach Wochen im Homeoffice kehren in vielen Betrieben die Mitarbeiter wieder an ihre regulären Arbeitsplätze zurück. Dort haben sie es mit Sitznachbarn zu tun und mit Kollegen, die sich für Meetings in enge Räume zusammendrängen. Arbeitnehmer kommen sich also wieder näher. Im Kampf gegen Corona stellt dies ein nicht unerhebliches Risiko dar. Und aus genau diesem Grund braucht jedes Unternehmen einen Pandemieplan.

Was ist eine Pandemie?

Bei einer Pandemie handelt es sich um die länder- oder kontinenteübergreifende Ausbreitung einer ansteckenden Krankheit. Auslöser einer Pandemie (oder einer Epidemie, die örtlich begrenzt auftritt) ist meistens einer der vier folgenden Krankheitserreger:

  • Viren
  • Bakterien
  • Pilze
  • Parasiten

Im Falle von Corona haben wir es mit einem neuartigen Virus zu tun, das auch als SARS-CoV-2 bezeichnet wird und welches die Atemwegserkrankung Covid-19 auslöst. Gefährlich ist das Coronavirus deshalb, weil die Bevölkerung keine entsprechende Grundimmunität hat. Da Corona von Experten als hoch infektiös eingestuft wird und die Menschen über keine speziellen Abwehrkräfte dagegen verfügen, kommt es nicht selten zu schweren Krankheitsverläufen. Abgesehen von den vielen tragischen Einzelschicksalen bedeutet dies für Gesundheitssysteme in aller Welt eine enorme Belastung.

Warum es eine betriebliche Pandemieplanung braucht

Kurz gesagt geht es darum, als Unternehmen für den Pandemiefall gerüstet zu sein. Viele Betriebe merken in der aktuellen Krise, dass sie keine Vorbereitungen für den Ernstfall getroffen haben. Jetzt werden sich manche fragen: “Aber die Reproduktionszahl nimmt doch wieder ab! Brauchen wir da wirklich einen Pandemieplan?”

Die klare Antwort lautet: Ja. Denn laut Robert-Koch-Institut und anderen Fachleuten sind eine zweite und womöglich dritte Corona-Welle nicht auszuschließen. Und selbst wenn das jetzige Coronavirus in Schach gehalten oder gar besiegt werden kann – die nächste Viruswelle kommt bestimmt. Spätestens dann werden Unternehmen dankbar sein, Zeit und Energie in eine seriöse Pandemieplanung investiert zu haben.

Checkliste: Betriebliche Pandemieplanung

Für den Pandemie-Fall ist ein durchdachter Pandemieplan nötig. Sowohl für die Erstellung des Plans als auch für den Ernstfall selbst, müssen organisatorische und personelle Entscheidungen getroffen werden.

Folgende Fragen und Punkte gilt es auszuarbeiten:

  • Welche Kollegen sollen die Erstellung des Pandemieplans verantworten?
  • Welche allgemein-gültigen und welche firmen-spezifischen Punkte müssen in den Pandemieplan aufgenommen werden?
  • In welchem Zeitfenster soll der Pandemieplan fertiggestellt werden?
  • In welchen Abständen soll der Pandemieplan evaluiert werden, um ihn gegebenenfalls an eine neue Firmengröße bzw. einen neuen Betriebsstandort anzupassen?
  • Mit welchen Auswirkungen auf Personal, Organisation, Umsatz, Gewinn, etc. ist im Pandemiefall zu rechnen?
  • Wer kann zu Homeoffice-Regelungen Auskunft geben?
  • Wer ist für die Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln zuständig?
  • Welche Kollegen müssen zuerst informiert werden, wenn sich ein Mitarbeiter mit einem ansteckenden Krankheitserreger infiziert hat?
  • Wie sollen sich Kollegen in Büros, gemeinschaftlichen Aufenthaltsräumen und im Flur verhalten?
  • Kann der erforderliche Mindestabstand im Pandemiefall in allen Räumlichkeiten eingehalten werden?
  • Gibt es die Möglichkeit, direkt nach Betreten des Arbeitsplatzes die Hände mit Seife zu waschen?
  • Müssen Mitarbeiter selbst für ihren Mundschutz sorgen oder stellt der Arbeitgeber welche zur Verfügung?
  • Wer gehört zur Grundbesetzung, die den Betrieb im Pandemiefall aufrecht hält?
  • Welche Projekte und Aufgaben werden im Pandemiefall unterbrochen, welche müssen weitergeführt werden?
  • Besteht die Möglichkeit, Kunden finanziellen Aufschub zu gewähren?
  • Ist das eigene Unternehmen systemrelevant oder nicht?
  • Gibt es ein Konzept für eine mögliche Arbeitnehmerüberlassung?
  • Existieren Vorlagen, um kurzfristig die Einwilligung der Mitarbeiter zur Kurzarbeit einzuholen?
  • Wie werden Informationen ausgetauscht und über welche Wege soll generell die Kommunikation im Pandemiefall stattfinden?
  • Unter welchen Bedingungen kann eine Rückkehr der Mitarbeiter an den Arbeitsplatz nach Abklingen einer Pandemiewelle vollzogen werden?

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Diese Informationsquellen zu Covid-19 sollten Sie kennen

Webseiten mit Informationen zu SARS-CoV-2 und Covid-19

Robert-Koch-Institut
https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/nCoV.html

Bundesgesundheitsministerium
https://www.bundesgesundheitsministerium.de/coronavirus.html
https://www.zusammengegencorona.de/informieren/

Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung
https://www.infektionsschutz.de/coronavirus/

PDFs des Bundesamts für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe

Ratgeber für Notfallvorsorge und richtiges Handeln in Notsituationen (68 Seiten)
Download PDF

Handbuch Betriebliche Pandemieplanung (179 Seiten)
Download PDF

Mitteilungsfunktion: So informieren Sie Ihre Kollegen

HRworks verfügt über eine Mitteilungsfunktion, mit der Sie schnell sämtliche Mitarbeiter in Ihrem Betrieb erreichen. Informieren Sie die Kollegen über Neuigkeiten, Veränderungen und Wissenswertes. Lesen Sie in der Reportage, welchen Unterschied HRworks beim Chemieunternehmen Coventya macht.

 

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Arbeitgeber können jetzt einen Corona Bonus auszahlen

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In der Corona-Krise möchten viele Unternehmen ihre Beschäftigten mit Sonderzahlungen belohnen. Das hat auch der Gesetzgeber erkannt. Laut einem Erlass des Bundesfinanzministeriums dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern daher nun höhere Zuwendungen als sonst zukommen lassen.

Für die meisten Angestellten bedeutet die Corona-Zeit eine Mehrfachbelastung. Sie müssen sowohl für ihre Arbeitgeber da sein, als auch für ihre Kinder. In systemrelevanten Branchen müssen sie zudem oft Überstunden leisten und sich – etwa als Beschäftigter im Gesundheitssystem – in Ansteckungsgefahr begeben. Diesen enormen Kraftakt dürfen Arbeitgeber nun steuerfrei honorieren.

Corona Bonus: Das galt bisher bei Zuwendungen

Steuerfreie Zuwendungen sind begrenzt. Aktuell liegt die monatliche Freigrenze für Sachzuwendungen bei 44 Euro. Des Weiteren sind steuer- und abgabenfreie Aufmerksamkeiten in Höhe von 60 Euro möglich, wenn ein besonderer Anlass vorliegt - dazu zählen beispielsweise Geburtstage, Hochzeiten und Firmenjubiläen.

Doch in der Corona-Krise ist vieles anders.

So hat das Bundesfinanzministerium jetzt in einem Erlass eine Ausnahme von der Regel erlaubt. Konkret: Im Zeitraum vom 1. März 2020 bis 31. Dezember 2020 dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Sonderleistungen bis zu 1.500 Euro steuerfrei gewähren. Und zwar zusätzlich zu den regulär erlaubten Zuwendungen. Mit anderen Worten: Steuerbefreiungen, Bewertungserleichterungen und -vergünstigungen sowie Pauschalbesteuerungsmöglichkeiten bleiben von der neuen Regelung unberührt.

Die Unterstützung von bis zu 1.500 Euro, auch Corona Bonus genannt, kann als Geldleistung oder in Form von Sachbezügen fließen. Für den Arbeitgeber ist die Zahlung nicht nur steuer-, sondern auch sozialversicherungsfrei. Wichtig ist, dass der Bonus zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet wird und die steuerfreien Zahlungen im Lohnkonto aufgezeichnet werden.

Der Erlass des Bundesfinanzministeriums im Wortlaut (PDF)

Gutscheine schenken und Mitarbeiter binden

Steuerfreie Gutscheine für Ihre Mitarbeiter? In HRworks geht das ganz einfach. Denn per Mausklick lassen sich Amazon-Gutscheine für die Kollegen generieren. Der beschenkte Mitarbeiter kann den Gutscheincode dann sofort in seinem persönlichen Amazon-Account einlösen.

 

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In Corona-Zeiten gelten zusätzliche Arbeitsschutz Standards

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Corona-Serie Teil 8: Das sind die Corona Arbeitsschutz Standards

Nach mehreren Wochen im Homeoffice kehrt Deutschland langsam zur Normalität zurück. Doch die Arbeitswelt nach Corona ist eine andere als vor Corona. Heißt konkret: Bei der Rückkehr an den regulären Arbeitsplatz gilt es, die Corona Arbeitsschutz Standards einzuhalten. Sie sollen das gemeinschaftliche Arbeiten sicherer machen.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat dieser Tage einige Verhaltensregeln zusammengefasst, die dabei helfen sollen, eine Übertragung mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 am Arbeitsplatz zu verhindern. Das Dokument auf der Webseite des Ministeriums umfasst allerdings sechs Seiten mit kleiner Schriftgröße und eignet sich nicht zum Aushang in Firmengebäuden.

HRworks hat deshalb die wichtigsten Punkte für Sie in einem übersichtlichen, zweiseitigen PDF zusammengefasst. Einfach ausdrucken und im Betrieb aushängen! Hier gibt es den kostenlosen Download “Corona Arbeitsschutz Standards”.


3 häufig gestellte Fragen zu den Corona Arbeitsschutz Standards

  • Wie lange werden die neuen Arbeitsschutzregeln gültig sein?

Die zusätzlichen Hygiene- und Infektionsschutzvorgaben gelten bis auf Weiteres. Wichtig: Diese neuen Standards variieren nicht von Bundesland zu Bundesland, sondern gelten bundesweit. Für eine mögliche zweite oder dritte Infektionswelle des Coronavirus könnte der Gesetzgeber weitere Maßnahmen beschließen.

  • Für welche Branchen gelten die Corona Arbeitschutz Standards?

Unabhängig von der Branche gelten die neuen Hygiene- und Infektionsschutzvorgaben überall dort, wo Menschen auf engem Raum miteinander zu tun haben. Das betrifft sowohl geschlossene Räume als auch offene Flächen.

  • Was geschieht bei einem Verstoß gegen die Corona Arbeitsschutz Standards?

Laut dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales sind alle Betriebe dazu angehalten, die Corona Arbeitsschutz Standards einzuhalten. Bei Verstößen drohen Bußgelder. Die Berufsgenossenschaften werden die Einhaltung der Regeln stichprobenartig überprüfen.

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Kommunikation im Homeoffice

Corona-Serie Teil 5: Tipps für die Kommunikation im Homeoffice

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Homeoffice und Kurzarbeit bestimmen gerade die Arbeitswelt

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In der Krise bricht vielen Unternehmen das Geschäft…

Corona-Serie Teil 7: Onboarding aus dem Homeoffice

Ab sofort informiert Sie HRworks zu allen Auswirkungen der Corona-Krise auf die Arbeitswelt. Darunter Themen wie Arbeitsrecht, Homeoffice und Lohnfortzahlung.

Wie geht es im Homeoffice mit dem Onboarding weiter? Diese Frage stellen sich Recruiter seit Ausbruch der Coronavirus-Pandemie. Denn wenn es eine Tätigkeit im Personalwesen gibt, die man bisher nicht von Zuhause erledigen konnte oder wollte, dann war es die Einführung eines neuen Mitarbeiters in den Betrieb. Allerdings muss auch das Onboarding in Corona-Zeiten weitergehen.

Der Arbeitsmarkt durchlebt gerade eine starke Veränderung. Ganze Belegschaften ziehen ins Homeoffice um, etliche Arbeitgeber melden Kurzarbeit für Ihre Mitarbeiter an, viele Betriebe setzen sich erstmals ernsthaft mit dem Thema Digitalisierung auseinander. Im Personalwesen kann all dies zu Hürden und Hindernissen führen.

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Onboarding auch im Büro eine Challenge

Schon unter normalen Vorzeichen ist die Einführung und Einarbeitung eines neuen Kollegen eine Herausforderung. Ein schlechtes Onboarding kann aus einem engagierten schnell einen gleichgültigen Mitarbeiter machen. Laut einer Studie des Human Capital Institutes denken rund 15 Prozent der Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag über eine Kündigung nach.

Die Mitarbeiterbindung beginnt allerdings nicht erst an Tag 1, sondern schon beim Preboarding. Auch hier müssen Personaler und Führungskräfte gegen hohe Absprungszahlen ankämpfen. Mehreren Umfragen zufolge kündigen bereits vor dem ersten Arbeitstag zwischen 25 und 30 Prozent der rekrutierten Neulinge. Unter diesen Gesichtspunkten spielt also das Preboarding eine ganz entscheidende Rolle im Personalmanagement.

7 Tipps für das Onboarding aus dem Homeoffice

Gerade zu Corona-Zeiten ist die Ausgestaltung des Onboardings ausgesprochen wichtig. Weil der direkte Kontakt fehlt, sollten die folgenden 7 Punkte mehr als ohnehin schon berücksichtigt werden.

  • Vorlaufzeit nutzen

Ab Unterzeichnung des Arbeitsvertrags gilt es für Personaler, Kontakt mit den neuen Mitarbeitern zu halten. In dem Zeitfenster bis zum ersten Arbeitstag (dabei kann es sich um wenige Tage oder mehrere Wochen handeln) kann man den neuen Kollegen bereits auf seine erste Zeit im Unternehmen vorbereiten.

Dabei gilt: Nicht mit Informationen, To-Do's und Schulungsplänen erschlagen. Das könnte den Neuling abschrecken. Stattdessen schon mal erwähnen, mit welchen Kollegen er in seiner ersten Arbeitswoche zu tun haben wird. Auch kleinere administrative Aufgaben lassen sich in der Vorlaufzeit erledigen, etwa das Einholen von Steuer- und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.

  • Einarbeitung planen

Die fachliche und technische Einarbeitung des neuen Kollegen will gut vorbereitet sein. Neue Systeme, neue Prozesse, neue Arbeitsabläufe – das kann selbst den gewieftesten Newbie schnell überfordern. Um dem neuen Mitarbeiter eine reibungslose Einarbeitung bieten zu können, müssen schon im Vorhinein Zugänge, E-Mailadressen, Rollen- und Bereichtigungskonzepte ausgearbeitet werden.

Außerdem braucht es für die ersten Tage/Wochen einen Schulungs- bzw. Einarbeitungsplan, damit auch Personaler und Vorgesetzte wissen, an welchem Punkt sich der neue Kollege gerade im Einarbeitungsprozess befindet.

  • Orientierung bieten

Neben der fachlichen Seite gilt es, dem neuen Kollegen auch das Unternehmen näherzubringen. Und zwar nicht nur in Form eines Organigramms. Wer ist für was zuständig? Wer sind die wichtigsten Ansprechpartner? In welche Teams/Abteilungen ist der Betrieb aufgegliedert? Wie sieht es mit flachen Hierarchien und agilem Arbeiten aus? Antworten auf diese und ähnliche Fragen verschaffen einem neuen Kollegen Sicherheit und den nötigen Überblick.

  • Menschen kennenlernen

Damit ein Mitarbeiter, der seinen Job im Homeoffice startet, sich von Beginn an besser im Unternehmen zurechtfindet, sollte er mit den neuen Kollegen ins Gespräch kommen. Aber wie geht das? Gemeinsame Pausen, in denen man sich näher kennenlernt, gibt es im Homeoffice nicht. Hier gilt es, kreativ zu sein.

Der neue Mitarbeiter könnte zum Beispiel an Videocalls anderer Abteilungen teilnehmen. Nicht, um dort einen inhaltlichen Beitrag zu leisten, sondern einfach nur um zu sehen, wer die Kollegen sind und an welchen Projekten sie gerade arbeiten. Für die Zeit im Homeoffice bietet sich zudem ein Pate oder Mentor an. Ein Kollege, der in den ersten Tagen und Wochen als fester Ansprechpartner dient.

  • Wissen aufbauen

Durch Gespräche und Meetings bekommt der neue Kollege zwar einen ersten Einblick in Abläufe und Aufgaben. Um in die Tiefe der Materie einzutauchen, braucht es allerdings firmeninterne Wikis, Dokumentationen oder andere Wissensressourcen, die dem Neuling dabei helfen, seinen Arbeitsbereich besser zu verstehen.

  • Eigeninitiative fördern

Ein Arbeitgeber will, dass sein Mitarbeiter so schnell wie möglich im Tagesgeschäft „funktioniert“. Um das zu erreichen, sollte man dem Kollegen von Beginn an zur Eigeninitiative ermutigen. Sich Informationen beschaffen, Vorschläge machen, erste Projekte anstoßen. Auch ist es hilfreich, dem neuen Mitarbeiter zu signalisieren, dass er jederzeit nachfragen kann, falls etwas unklar ist. Selbstverständlich müssen dann auch die alten Kollegen mitmachen und Geduld zeigen. Für ein Unternehmen ist das auch eine Chance, die eigene Firmenkultur durch Taten zu vermitteln, anstatt sie von der Praxis losgelöst zu predigen.

  • Feedback einholen

Selbstverständlich gehören auch regelmäßige Mitarbeitergespräche in die Einarbeitsungszeit. Gerade in Homeoffice-Zeiten ist es schwierig, die jeweilige Stimmung und Gefühlslage des Mitarbeiters abzuschätzen. Denn im Büro erlebt man den Kollegen hautnah und bekommt dadurch auch viel non-verbales Feedback. Arbeitet der neue Kollege im Homeoffice, sollten die Mitarbeitergespräche daher noch engmaschiger stattfinden als im Büro. Im ersten Monat empfiehlt sich eine Taktung von ein Mal pro Woche. Den Abstand zwischen den Feedback-Runden kann man danach immer weiter ausbauen.

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Wenn Ihre Mitarbeiter aufgrund der Corona-Krise ins Homeoffice wechseln, braucht es eine effiziente HR Software. Zeiterfassung, Krankmeldung und Urlaubsanträge - alles auch von Zuhause möglich. Damit werden HR-Abteilung und Mitarbeiter gleichermaßen entlastet.

 

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In Teil 2 klären wir Sie über die aktuellen Reisebestimmungen…

Corona-Serie Teil 6: So klappt es mit der Arbeitnehmerüberlassung

Durch die Corona-Pandemie bekommen es manche Unternehmen zum ersten Mal mit dem Thema Arbeitnehmerüberlassung zu tun. Einige Konzerne setzen bereits darauf. Denn neben Kurzarbeit ist die Arbeitnehmerüberlassung ein probates Mittel, um Mitarbeitern nicht kündigen zu müssen. Was mit der Überlassung von Arbeitnehmern genau gemeint ist und wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem sechsten Teil unserer Corona-Serie.

Aktuell herrscht in einigen Branchen krisenbedingt Arbeitsmangel. In anderen Branchen dagegen boomt es geradezu. Aus diesem Grund erleichtert der Gesetzgeber nun die Leihe von Personal an Fremdunternehmen. Geregelt ist dies im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Während bisher eine Erlaubnis für Arbeitgeber nötig war, um eigenes Personal zu verleihen, so geht dies in der Corona-Krise unbürokratisch und vor allem erlaubnisfrei.

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Nach Einschätzung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) ist dies aufgrund einer Ausnahmeregelung im AÜG möglich. Dort heißt es in § 1 Abs. 3 Nr. 2a, dass die Arbeitnehmerüberlassung keine Erlaubnis erfordert, „wenn die Überlassung nur gelegentlich erfolgt und der Arbeitnehmer nicht zum Zweck der Überlassung eingestellt und beschäftigt wird“. Das Bundesarbeitsministerium hat auf seiner Webseite bereits eine Auslegungshilfe veröffentlicht, damit Arbeitgeber wissen, unter welchen Bedingungnen sie ihre Arbeitnehmer einem anderen Unternehmen überlassen dürfen.

3 Voraussetzungen zur erlaubnisfreien Arbeitnehmerüberlassung laut BMAS:

  • Die betroffenen Arbeitnehmer müssen der Überlassung zustimmen.
  • Der Arbeitgeber darf nicht dauerhaft als Arbeitnehmerüberlasser tätig sein.
  • Die Arbeitnehmerüberlassung ist zeitlich auf die aktuelle Krise beschränkt.

Wie sieht das nun in der Praxis aus? Ein aktuelles Beispiel: McDonald's musste aufgrund der aktuellen Beschränkungen die Speisebereiche in seinen Filialen schließen. Dadurch sind weniger Mitarbeiter im Einsatz. Anstatt aber die aktuell nicht benötigten Mitarbeiter freizustellen, hat der Burgerbrater einen strategischen Deal mit Aldi geschlossen. Denn beim Discounter werden deutschlandweit gerade Aushilfen gesucht, weil man mit der Arbeit aufgrund der erhöhten Nachfrage kaum nachkommt. Eine Win-Win-Situation: Mitarbeiter einer angeschlagenen Branche bleiben weiterhin beschäftigt, boomende Branchen bekommen schnell Unterstützung.

Hier eine Auswahl an Branchen, die von der Corona-Krise profitieren beziehungsweise getroffen werden.

Diese Branchen könnten Arbeitnehmer überlassen

  • Hotellerie
  • Gastronomie
  • Einzelhandel
  • Luftfahrt
  • Tourismus
  • Messebetreiber und Veranstalter
  • Sportbranche

Branchen, die Arbeitnehmer übernehmen könnten

  • Landwirtschaft
  • Gesundheitswesen
  • Lebensmittelhandel und -hersteller
  • Apotheken und Drogeriemärkte
  • Pharma und Biotech
  • Telekommunikation
  • Paketbranche

Regeln Sie Ihre Arbeitnehmerüberlassung mit HRworks

Wenn Sie krisenbedingt Ihre Arbeitnehmer verleihen möchten, können Sie dies in HRworks dokumentieren. Holen Sie über das Compliance Management die Einwilligung Ihrer Mitarbeiter ein. In der Abwesenheitsverwaltung haben Sie die Möglichkeit, „Arbeitnehmerüberlassung“ als Abwesenheitsart einzutragen.

 

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In unserem ersten Beitrag fassen wir die 3 wichtigsten…

Corona-Serie Teil 5: Tipps für die Kommunikation im Homeoffice

Wenn die ganze Abteilung, ja die ganze Firma ins Homeoffice wechselt, ändert sich zwangsläufig die Art der Kommunikation. Mit spürbaren Folgen. Hat man mit einem Kollegen gerade noch in der Kantine ungezwungen über ein anstehendes Projekt geplaudert, so ist jetzt ein Telefonanruf oder Videocall nötig. Wie Sie Aufgaben, Prozesse und Meetings im Homeoffice geregelt bekommen, fassen wir hier für Sie zusammen.

„My Home Is My Office“ - so lautet dieser Tage das unfreiwillige Motto vieler Arbeitnehmer. Im heimischen Büro läuft allerdings vieles anders: die Kollegen fehlen, die übliche Infrastruktur ebenso und auch die Arbeitsabläufe müssen neu eingeübt werden. Insbesondere die Kommunikation im Team kann eine Herausforderung sein.

 

Tipps für Kommunikationskanäle

  • E-Mail

Trotz anderer Möglichkeiten bleibt die E-Mail im Homeoffice der Kommunikationskanal schlechthin. In den meisten Büros und Abteilungen werden wichtige Informationen auf diesem Weg geteilt. Allerdings gilt es zu bedenken, dass E-Mails im Homeoffice nicht in allen Situationen das geeignete Kommunikationsmittel sind.

Ist zum Beispiel ein schneller Austausch von Informationen erforderlich, taugen E-Mails nur bedingt. Denn a) wird die E-Mail vom Empfänger womöglich nicht sofort gelesen und b) bleiben einige E-Mails im „Äther“ hängen und erscheinen erst dann im Vorschaufenster, wenn man den Refresh/Aktualisieren-Button klickt.

Als Kommunikationsweg für Grundsätzliches eignet sich das Format E-Mail jedoch auch im Homeoffice sehr wohl. Unbedingte Voraussetzung für die Kommunikation im Homeoffice: Die Kollegen sollten weiter ausschließlich ihre Firmen-Email-Adresse nutzen!

  • Telefon

Es gibt drei Möglichkeiten, wie man im Homeoffice telefonieren kann: über sein privates Telefon, über ein vom Unternehmen bereitgestelltes Firmenhandy oder über IP-Telefonie. Letztere Methode ist die mit Abstand geeignetste, wenn man im Team arbeitet.

Denn bei IP-Telefonie – auch Voice over IP (VoIP) genannt – sind keine eigenen Endgeräte zum Telefonieren mehr notwendig. Die Kollegen im Homeoffice müssen nur die entsprechende VoIP-Software downloaden und können loslegen. Unternehmen, die bereits vor der Corona-Krise über eine digitale Telefonanlage verfügten, benötigen für den Wechsel ins nicht einmal eine Rufnummernportierung.

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  • Videocall

Im Homeoffice steht vor allem ein Kommunikationsmittel ganz oben: die Videotelefonie. Damit sich Teams auch in Corona-Zeiten austauschen und Entscheidungen fällen können, sind Videokonferenzen gerade an der Tagesordnung. Auf dem Markt gibt es verschiedene Tools, sowohl kostenlose wie kostenpflichtige.

Egal, für welches Tool sich ein Unternehmen entscheidet – wichtig ist der Datenschutz! Ein schönes Bild kann heute so gut wie jede Videochat-Software übertragen. Doch bei der Datensicherheit können sich die einzelnen Anbieter voneinander erheblich unterscheiden. Unternehmen sollten daher unbedingt ihren Datenschutzbeauftragten in die Entscheidung miteinbeziehen, welches Tool im Homeoffice verwendet werden soll.

  • Chat

E-Mails sind oft träge. Daher braucht es im Homeoffice auch ein einfaches Chat-Tool. Mitarbeiter müssen sich schnell und unkompliziert verständigen können. Ein Messengerdienst eignet sich dann besonders, wenn es um kleinere Abstimmungen geht. Denn nicht immer ist ein Anruf oder ein Videocall die beste Alternative zur E-Mail.

  • Geteilte Ablagen und Dokumente

Das Motto lautet hier „Zugriff für alle“. Damit ist nicht gemeint, dass jeder Mitarbeiter auf sensible Daten oder Dokumente Zugriff bekommen soll. Aber um eine Abteilung, um ein Team im Homeoffice handlungsfähig zu machen, ist eine geteilte Ablage erforderlich. Dazu ist es nötig, sämtliche Unterlagen strukturiert und übersichtlich in der Cloud abzulegen. Alle Teammitglieder bzw. alle die an einem Projekt mitwirken, müssen schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen haben.

 

Regeln für die Kommunikation im Homeoffice

 

  • Persönlicher Austausch

Im Homeoffice ist es wichtig, weiterhin Kontakt mit den Kollegen zu pflegen. Dazu zählt nicht nur der Austausch über Geschäftliches. Auch für private Plaudereien muss – in Maßen – Zeit sein. Gerade während der Corona-Krise, in der Menschen kaum noch Kontakt zueinander haben, ist dies besonders wichtig. Das setzt auch Energien für die Arbeit frei!

  • Geräuschkulisse

Da man im Homeoffice viel Zeit am Telefon oder im Videochat verbringt, sollte man auf den Lärmpegel im Hintergrund achten. Das Baby, das schreit. Der Lebensgefährte, der im Nachbarzimmer einen Schrank aufbaut. Der Hund, der den Paketboten anbellt.

Selbst wenn man bestimmte Geräusche selbst nicht als störend empfindet, können Kollegen davon genervt sein. Um auf Nummer sicher zu gehen: einfach bei Telefonaten oder Videochats auf das eigene Mikrofon auf stumm schalten, wenn man nicht selbst spricht. So werden die Kollegen nicht gestört.

  • Gepflegtes Auftreten

Es kann zwar verlockend sein, das Homeoffice mit Schlabberklamotten und ungewaschenen Haaren zu bestreiten. Doch damit macht man weder sich noch andere glücklich. Bei Remote Work sollte man genauso auf sein Äußeres achten, wie sonst auch. Und das nicht nur oben rum.

Auch in einer Videokonferenz kann es vorkommen, dass man aufstehen muss – etwa um Unterlagen zu holen. Wenn dann die Unter- oder Jogginghose im Bild auftaucht, kann man nur hoffen, dass sämtliche Kollegen über ausreichend Humor und Toleranz verfügen.

  • Arbeitszeiten einhalten

Im Homeoffice verschwimmen naturgemäß Arbeits- und Freizeit. Weil der Weg zur Arbeit am Morgen sowie der Weg nach Hause am Abend wegfällt, dehnen manche Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten aus. Sie fangen früher an und/oder hören später auf. Das mag dem ein oder anderen Chef zwar ganz gut gefallen. Doch können diese Überstunden an ganz anderer Stelle zu Schwierigkeiten führen – nämlich in der eigenen Familie. Auch für die Kollegen gilt: Kontaktieren Sie diese innerhalb der gewohnten Arbeitszeiten.

 

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