News zur HRworks Flow Oberfläche

Von Low zu Flow: Benutzeroberfläche von HRworks

HRworks ist heute eines der beliebtesten Mitarbeiterportale Deutschlands. Hunderttausende Anwender erledigen mit der Cloud-Lösung täglich ihre Reisekosten, Urlaube und Krankmeldungen. Nun bekommt unser Tool eine neue Benutzeroberfläche (GUI). Sie heißt Flow und ist die inzwischen 4. Generation. Zeit für einen Rückblick.

Das Jahr 1998. Frankreich wird im eigenen Land Fußball-Weltmeister. In Deutschland geht die Ära Kohl zu Ende. Das beliebteste Mobiltelefon heißt Nokia 5110. Celine Dion dominiert mit “My Heart Will Go On” wochenlang die Charts. Und im schönen Freiburg beginnt die Erfolgsgeschichte von HRworks.

Die erste GUI: Wolkig mit Aussicht auf Reisekosten

Anfangs ist HRworks ein reines Reisekosten-Tool. Die Aufmachung ist simpel. Man könnte heute von einer Low-Version sprechen, da es wirklich nur wenige Funktionen gibt. Das Besondere jedoch an der Plattform: Sie ist als Software as a Service (SaaS) konzipiert und damit eine der ersten Cloud-Lösungen auf dem deutschen Markt.

Heute ist die Cloud jedem ein Begriff. Aber anno 1998 stellt das ohne Übertreibung ein Novum dar. Während Software-Anwendungen zu jener Zeit in der Regel über ein Trägermedium ausgeliefert werden, in Form von Disketten oder CD-Roms, kann man das Reisekosten-Tool von HRworks über den Browser ansteuern. Ohne dafür ein Programm auf dem eigenen Rechner installieren zu müssen.

Wie fortschrittlich das Cloud-Prinzip zum damaligen Zeitpunkt ist, kann man an der medialen Berichterstattung ablesen. Denn erst zehn Jahre später, im September 2008, berichtet das Nachrichtenmagazin “Der Spiegel” zum ersten Mal über die Cloud-Technologie. In besagtem Artikel muss die Redaktion den Lesern noch die Funktionsweise der Cloud erklären. Da heißt es unter anderem: “Die Rechenarbeit, das Speichern, Verwalten – große Teile davon laufen auf externen Servern, sozusagen auf einer Datenwolke, die über den Kunden schwebt. Im Englischen ist deshalb von ‘Cloud Computing’ die Rede.”

Von der ersten GUI existiert nur noch dieses Bild

 

Die erste grafische Benutzeroberfläche (im Fachjargon GUI, für “graphical user interface”) von HRworks mutet aus heutiger Sicht archaisch an: dicke Schrift, starke Rahmen bei Eingabefeldern, die Dropdown-Pfeile in 3D-Optik. Was heute altbacken wirkt, ist zu jener Zeit State-of-the-Art. Schließlich sieht das damals erscheinende Windows 98 ganz ähnlich aus. Intern wird diese allererste Nutzeroberfläche übrigens Krallen-GUI genannt, weil einige Buttons optisch an Krallen erinnern.

Software im Wandel: Der Weg zum HR Tool

Nach dem erfolgreichen Start bekommt HRworks stetig mehr Funktionen. Das Produkt wächst, wird umfassender. Kunden können nun neben ihren Reisekosten auch Abwesenheiten regeln und Arbeitsmittel verwalten. Des Weiteren kommen Schnittstellen zu Lohn- und Finanzbuchhaltungsprogrammen hinzu. Infolgedessen wird auch eine neue Benutzeroberfläche notwendig: 2002 geht die sogenannte “blaue GUI” an den Start.

Die sogenannte "blaue GUI" war lange im Einsatz

 

Die “blaue GUI” ist nicht nur grafisch ein entscheidender Schritt nach vorne, sondern auch was die Benutzerfreundlichkeit beziehungsweise Usability angeht. Optisch in den Firmenfarben blau und gelb gehalten, verfügt diese Oberfläche nämlich über einen Menübaum sowie Tabs. Bei den Reisekosten und Abwesenheiten können Personalbüros, die HRworks nutzen, zunehmend auf lästige Excel Dateien verzichten.

 

Ab 2010 verzichtet die Benutzeroberfläche auf die blaue Hintergrundfarbe

 

Im Jahr 2010 existieren zwei Benutzeroberflächen parallel: die alte blaue Version sowie die neue SC-Version. SC steht in diesem Fall nicht für den Sport-Club Freiburg – der bei HRworks viele Anhänger hat – sondern für Smart Client. Dabei handelt es sich um ein Baukasten- respektive Komponentensystem, mit dessen Bestandteilen Entwickler eine Software zusammensetzen.

Wie bereits erwähnt, ist die neue Nutzeroberfläche optisch verschlankt. Auf Hintergrundfarben wird nun verzichtet, bunte 3D-Icons kommen zum Einsatz. Außerdem hat das neue Interface kürzere Ladezeiten, da nur noch die notwendigen Elemente geladen werden und nicht das gesamte Programm.

HRworks Benutzeroberfläche: Von 3D-Look zu Flat-Design

Die Software reift in den kommenden Jahren zum ganzheitlichen HR-Tool. Mehrere Funktionen kommen hinzu, darunter Bewerbermanagement, Corporate Benefits, Zeiterfassung, Zeugniserstellung und die digitale Personalakte.

Ab 2015 gibt es zusätzlich zur Desktop-Variante eine Web App, damit Benutzer auch via Smartphone und Tablet von unterwegs ihre Aufgaben erledigen können. 2018 erhält HRworks eine optische Auffrischung und erstrahlt seither in zeitgemäßem Flat-Design.

2018 erfolgt die Umstellung auf Flat-Design

 

Nun steht der nächste große Relaunch an: 2019 bekommt HRworks die mittlerweile 4. Benutzeroberfläche.

Flow: HR-Arbeit wird zum digitalen Universal-Erlebnis

Die 4. grafische Benutzeroberfläche von HRworks trägt erstmals einen eigenen Namen, und zwar Flow. Der Name ist Programm. Denn in Flow können Anwender völlig intuitiv und mit weniger Befehlen durch die Funktionen navigieren. Was einen besseren und schnelleren Workflow zur Folge hat.

In einer Beta-Version haben Anwender bereits die Möglichkeit, in der Mitarbeiter-Rolle Reisekostenabrechnungen zu erstellen sowie Abwesenheiten zu vermerken. Großer Fortschritt: Flow hat nicht mehr verschiedene Ansichten, sondern ist responsiv. Das heißt, dass neben der Desktop-Version keine eigene Web App mehr notwendig ist. Denn die Anwendung passt sich auf mobilen Endgeräten automatisch der Displaygröße an. Weiters ist in Flow das parallele Arbeiten in mehreren Tabs möglich und Links können an Kollegen verschickt werden, die dann an der gleichen Stelle weiterarbeiten können.

Noch flacher: Ab 2019 gibt es die Flow-Oberfläche

 

Kunden können die Flow-Oberfläche bereits testen. Seit Juni steht eine Beta-Version zur Verfügung, die man über den regulären HRworks-Zugang erreicht. Dazu können Anwender entweder auf die entsprechende Schaltfläche im Dashboard klicken oder sie sich unter Stammdaten/Einstellungen einfach selbst freischalten. Über den Sommer und Herbst werden nach und nach mehr Funktionen zur Verfügung stehen.

 

Testen Sie jetzt selbst HRworks mit der Flow GUI kostenlos und unverbindlich:

Produktmanager im Interview: “Benutzeroberfläche Flow wird in allem besser sein”

Mit Flow bekommt HRworks eine neue Benutzeroberfläche. Für unsere Kunden wird die tägliche Arbeit dadurch noch einfacher. Aktuell arbeitet ein ganzes Team an Entwicklern und Produktmanagern mit Hochdruck daran, Flow in die richtige Form zu bringen. Dabei geht es nicht nur um ein ansprechendes und zeitgemäßes Design, sondern auch um eine bessere Navigation.  Zum Beispiel können Anwender in Zukunft mit weniger Klicks durch das Menü steuern und so Aufgaben schneller erledigen. Die neue Ästhetik und die verbesserte Usability sorgen für ein modernes „Look and Feel“ – mit der Folge, dass der Workflow in HR Abteilungen spürbar optimiert wird. Christian W Hartmann, Leiter Produktmanagement bei HRworks, begleitet den Relaunch seit der ersten Stunde. Im Interview erzählt er, was Anwender nun erwartet.

Danke, Christian, dass du dir für dieses Gespräch Zeit genommen hast. Der Wechsel auf die neue Benutzeroberfläche ist sicher kein Zuckerschlecken.

(lacht) Für uns nicht, für unsere Kunden schon.

Lass uns gleich in medias res gehen: Was können unsere Kunden von der neuen Nutzeroberfläche erwarten?

Sie sind schneller in der Bedienung. Das war von Anfang an unser zentrales Anliegen. Von vielen Treffen mit Personalern und HR-Profis weiß ich, dass es immer etwas zu tun gibt. Mit der neuen Nutzeroberfläche wollen wir den Anwendern ein Stück Arbeit abnehmen. 

Was war der Anstoß zur neuen Benutzeroberfläche?

Unsere Kunden haben schon länger gesagt, dass die Benutzeroberfläche nicht mehr zeitgemäß ist. Dabei muss man aber unterscheiden. Zum Produkt selbst sagen die Anwender: tolle Software! Die Basis ist also sehr gut. Aber die Oberfläche ist einfach in die Jahre gekommen. Daher unterziehen wir sie jetzt einer Verjüngungskur.

Welcher Gedanke stand bei der Überarbeitung im Vordergrund?

Die alte Benutzeroberfläche wurde zunehmend unübersichtlich. Es gab teilweise bis zu 4 Stufen im Hierarchiebaum, durch die man navigieren musste. Das ist auch völlig normal: Wenn eine Software viel können soll, dann braucht sie Menübäume. Allerdings konnten wir diese Tiefe bei der neuen Flow-Oberfläche halbieren. Die neue Technologie macht es zudem möglich, dass beispielsweise bei der Reisekosten-Funktion neue Tabs automatisch geöffnet werden. 

Außer in den Menübäumen – wo werden Kunden unmittelbar Veränderungen wahrnehmen?

Bisher gab es viele Elemente, bei denen etwas auf- oder zugeklappt wurde, der User musste hoch- oder runterscrollen. Das hat Zeit und Nerven gekostet und fällt in der neuen Benutzeroberfläche völlig weg.

Der Produktmanager ist von der Funktionalität der neuen Nutzeroberfläche überzeugt

Kannst du uns noch ein paar weitere Vorteile nennen?

Gerne. Die vermutlich wichtigste Neuerung für unsere täglichen Anwender ist wohl diese: Man sieht nur noch den Teil des Menübaums, den man für die aktuelle Funktion gerade braucht. Keine Ablenkungen mehr, keine überfrachteten Ansichten. Ein weiteres Plus ist, dass man die Flow-URLs einfach als Link versenden kann. Zum Beispiel an einen Kollegen, der in einer anderen Niederlassung sitzt. Der kann dann an exakt der gleichen Stelle weitermachen, egal um welche Funktion es sich handelt.

Noch weitere Änderungen?

Ja, natürlich! Die neue Benutzeroberfläche ist vollständig im Flat-Design gestaltet und weist eine moderne Kacheloptik auf. Dadurch entsteht ein Minimalismus, der die Navigation ungeheuer erleichtert. Auf den Kacheln finden sich Buttons, wie etwa Plus-Zeichen, die man aus anderen Software-Umgebungen kennt, und die einem sagen: Hier kannst du etwas hinzufügen. Zahlen und Beträge werden nun farbig dargestellt. Die Ansicht auf dem Desktop ist nun identisch mit jener auf mobilen Endgeräten.

 

„Der erste Eindruck: Alle freuen sich auf Flow“

Wie waren die ersten Reaktionen auf die Flow-Oberfläche, oder wie manche Kollegen hier im Haus sagen: die Flowberfläche?

Wir haben die neue “Flowberfläche” bereits auf unserem Anwender-Tag in München vorgeführt. Das war im Mai. Und ich kann ehrlich sagen: Die Reaktion war durch die Bank positiv. Der Eindruck, den meine Kollegen und ich aus München mitgenommen haben: Alle freuen sich darauf! 

Was kommt nun auf unsere Kunden zu?

Ganz einfach: Jeder der möchte, kann Flow ausprobieren. Man braucht auch keine Sorge haben, dass man sich nicht zurecht findet. Erstens, weil alles extrem übersichtlich dargestellt wird. Und zweitens können Kunden über einen Zurück-Button jederzeit wieder in die vertraute Oberfläche wechseln.

Wird es Skeptiker geben? Anwender, die von Flow verwirrt sind? Und warum müssen die deiner Meinung nach keine Angst haben?

Ich lehne mich aus dem Fenster und sage: Das wird nicht passieren. Flow wird in allem besser sein. Unsere Kunden werden in allen Funktionen effizienter unterwegs sein. Ganz einfach, weil man sie visuell viel schneller erfasst. 

Letzte Frage. Was meinst du: Wie schnell wird man sich als User an die neue Oberfläche gewöhnen?

Es gibt keine Gewöhnungszeit. Die Navigation geschieht völlig intuitiv. Weil wir uns als Gesellschaft mittlerweile ständig im Internet bewegen, haben wir bestimmte Strukturen und Abläufe durch zigtausende Anwendungen gelernt. Wie sehr man die schon verinnerlicht hat, werden unsere Kunden beim Umgang mit Flow sofort merken. 

 

JETZT TESTEN ODER WEITER INFORMIEREN!

Testen Sie jetzt den Jahresgehaltsassistenten und lernen Sie auch weitere Funktionen für die gesamte Lohn- und Gehaltsverwaltung kennen. Interessieren Sie sich für weitere neue Funktionen in HRworks? Dann schauen Sie sich doch das Video zu den wichtigsten Neuerungen an.

Oder wollen Sie die Benutzeroberfläche von HRworks überhaupt einmal kennenlernen? In diesem Fall können Sie unsere Software testen. Kostenlos und völlig unverbindlich!

 

Neue Benutzeroberfläche „Flow“ in HRworks verfügbar

Seit dem letzten Relaunch ist einige Zeit vergangen. Nun steht der nächste bevor: Mit “Flow” bringen wir unseren Anwendern eine von Grund auf neu gestaltete Software Benutzeroberfläche (GUI). Diese macht nicht nur das Arbeiten im Personalwesen einfacher, sondern besticht durch zeitgemäßes Design und reduzierte Komplexität. Mit seinem aufgeräumten Layout, den logischen Strukturen und einer hohen Benutzerfreundlichkeit ist “Flow” ein Gewinn für jede HR-Abteilung.

Wie kann man den Workflow im Personalwesen optimieren? Diese Frage treibt uns bei HRworks täglich an. Zwei Dinge stehen dabei im Vordergrund: Die Digitalisierung von HR-Prozessen, die bisher analog vonstatten gingen. Sowie die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, die bereits digitalisiert sind. In der neuen Nutzeroberfläche kommen diese beiden Aspekte maximal zur Geltung.

Schöner, einfacher, intuitiver – das ist Flow

Simon Franz, Leiter Entwicklung bei HRworks, bringt es auf den Punkt:

“Mit Flow erkennt der User sofort und intuitiv, was er mit HRworks alles machen kann. Eine komplexe Anleitung ist nicht nötig.”

In der Tat ist die Navigation in der Flow-Oberfläche selbsterklärend.

Flow ist intuitiv und übersichtlich

 

Um diesen Effekt zu erreichen, haben Franz und sein Team die Software massiv verschlankt. Überflüssige Strukturen und veraltete Technologien wurden entfernt, störende Elemente eliminiert. Sehr gut sehen kann man das am Beispiel der Menüführung. Während es in der sogenannten Baumansicht bisher bis zu vier hierarchische Stufen gab, sind es in Flow nur noch zwei.

Weitere Vorteile, die Flow mit sich bringt:

  • Schnellere Bedienbarkeit
  • Gestaltung in modernem Flat-Design
  • Identische Oberfläche auf Desktop und mobilen Endgeräten
  • Gleichzeitiges Arbeiten in mehreren Tabs

Eine digitale Frischzellenkur – mit und für Kunden entwickelt

Dank der neuen Nutzeroberfläche können Angestellte im Personalwesen noch effizienter arbeiten. Ob im Recruiting oder bei der Urlaubsverwaltung, was die Zeiterfassung oder die Reisekostenabrechnung betrifft – Flow bringt auf jedem dieser Gebiete eine spürbare Leichtigkeit. Daher auch der Name: Flow. Die neue Nutzeroberfläche führt nämlich zu einem flüssigeren Workflow.

Ein ganz entscheidender Punkt: Die visuelle und funktionale Neugestaltung der Benutzeroberfläche wird den Kunden nicht einfach vorgesetzt. Vielmehr sind Anregungen, Wünsche und Feedback der HRworks-Nutzer systematisch in das Redesign miteingeflossen. All diese Erfahrungswerte kommen mit Flow zum Ausdruck.

Flow sieht auf Desktops und mobilen Endgeräten identisch aus

Flow schon jetzt bei den Reisekosten testen

Seit Juni können ausgewählte User bereits in die Flow-Ansicht wechseln und dort die Reisekostenfunktion nutzen. Ob man zu dieser Gruppe gehört, sieht man im Dashboard des eigenen Accounts. Ein Infobanner weist dort auf die neue Benutzeroberfläche hin. Aktuell gibt es diese Option nur für die Mitarbeiter-Rolle. In den kommenden Wochen und Monaten werden neben den Reisekosten sukzessive weitere Funktionen freigeschaltet – dann auch für Vorgesetzte und Administratoren.

Im Übrigen: Den allerersten Blick auf “Flow” konnten Kunden im Mai 2019 bei unserem Anwendertag in München erhaschen. Die Reaktionen waren durchweg positiv! Sichern Sie sich jetzt schon einen Platz für unseren nächsten Anwendertag in Frankfurt. Dieser findet am 24. Oktober 2019 statt. Bei dem Event wird es auch eine Keynote zur neuen Benutzerobefläche geben.