Digitalisierungstipps für kleine und mittlere Unternehmen

Kleine und mittlere Unternehmen nehmen bei der Digitalisierung nur langsam Fahrt auf. Dabei können bereits kleine Veränderungen ausreichen, damit ein Unternehmen digitaler Vorreiter wird.

Im deutschen Mittelstand ist die Digitalisierung zwar angekommen. Aber viele Potentiale bleiben weiter ungenutzt. Zu diesem Schluss gelangt man nach einem Blick auf aktuelle Studien und Umfragen zum Thema.

So haben laut Digitalreport 2021 des European Center for Digital Competitiveness vor allem Büros und der Dienstleistungsbereich großen Nachholbedarf, wenn es um die digitale Transformation geht. Nur 25 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass in diesen Bereichen die Digitalisierung und Vernetzung besonders schnell voranschreiten. Eine ernüchternde Zahl.

Die 9 Schritte für eine erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand

Damit die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen gelingt, braucht es nur ein bisschen Mut, Kommunikation und Überzeugungskraft. Wichtig ist vor allem, bei digitalen Transformationsprozessen strukturiert und systematisch vorzugehen.

Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie in unserem Gastbeitrag für das FAZ-Personaljournal. Jetzt lesen

Zum HRworks-Newsletter anmelden

Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Erhalten Sie regelmäßige Updates zu neuen Produkt-Funktionen, HR-Events oder wichtigen Gesetzesänderungen. Alle wichtigen Infos direkt in Ihrem Posteingang.

 

Die neuesten Beiträge der HRworks-Redaktion

Digitalisierungstipps für kleine und mittlere Unternehmen

Digitalisierungstipps für kleine und mittlere Unternehmen

Kleine und mittlere Unternehmen nehmen bei der Digitalisierung…
Was sind Culture Decks?

Was ist eigentlich ein Culture Deck?

Für Unternehmen werden Culture Decks immer wichtiger.…
Mahlzeitenzuschüsse als Benefit im Lockdown

Digitale Essensmarken: Attraktives Mitarbeiter-Benefit im Lockdown

Wie können Arbeitgeber die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter…

Was ist eigentlich ein Culture Deck?

Für Unternehmen werden Culture Decks immer wichtiger. Bekannt gemacht hat dieses HR-Werkzeug der Streamingdienst Netflix. Doch Culture Decks sind nicht nur etwas für Start-ups oder amerikanische Großkonzerne, sondern auch für den deutschen Mittelstand. Aus mehreren Gründen.

Inhaltsverzeichnis

1. Definition: Das ist ein Culture Deck

2. Netflix und die Geschichte des Culture Deck

3. Wie entsteht ein Culture Deck?

4. Was bewirkt ein Culture Deck?

5. Culture Deck: Was hinein gehört

6. Warum eine gesunde Unternehmenskultur so wichtig ist

7. Beispiele: Deutsche Unternehmen und ihre Culture Decks

1. Definition: Das ist ein Culture Deck

Ein Culture Deck ist die textliche und grafische Darstellung von Unternehmenswerten in Form einer Präsentation. Der Umfang eines Culture Decks kann höchst unterschiedlich ausfallen. So bestehen manche Culture Decks lediglich aus einigen wenigen Slides. Andere wiederum – wie etwa das berühmt gewordene Culture Deck von Netflix – können über hundert Slides enthalten. Auf den Slides selbst werden in der Regel bestimmte Aspekte wie die Mission, Vision, Werte, Kultur und Haltung eines Unternehmens kommuniziert.

Dabei richten sich Culture Decks nicht mehr nur ausschließlich an die eigene Belegschaft.

Viele Unternehmen, vor allem aus dem anglo-amerikanischen Raum, veröffentlichen ihre Decks ganz bewusst im Internet. Denn mit den Unternehmenswerten sollen nicht nur die eigenen Mitarbeiter erreicht werden, sondern auch Bewerber, Kunden und Geschäftspartner. Die Werte sind also von hoher Relevanz für das Employer Branding sowie für die gesamte Außendarstellung eines Unternehmens.

Culture Decks sind kein Nice-to-have

In der heutigen Unternehmenswelt gelten Culture Decks als Must-Have, mit denen man sich einen klaren Wettbewerbsvorteil verschaffen und sein Wachstum beschleunigen kann. So hat eine gesunde und moderne Unternehmenskultur, die gleichermaßen nach innen gelebt und nach außen kommuniziert wird, bereits viele Unternehmen erfolgreich gemacht, darunter Netflix, Hubspot oder UiPath.

Beim Software-Unternehmen UiPath etwa werden Eigenschaften wie Authentizität, Bescheidenheit und Verantwortungsbereitschaft gepflegt und gefördert. Außerdem werden Mitarbeiter ermutigt, ihre Ideen zu äußern, auch wenn es sich um fachfremde Bereiche handelt. Führungskräfte bekommen Coachings, um aktives Zuhören zu erlernen. 

2. Netflix und die Geschichte des Culture Deck

Das Culture Deck ist ein recht junges Phänomen in der Unternehmenswelt. Bekannt gemacht hat es der Streaming-Anbieter Netflix.

Dabei fing alles so ungünstig an.

Netflix hatte Anfang der 2000er, kurz nach dem Platzen der Dotcom-Blase, ein Drittel seiner damals rund 120-köpfigen Belegschaft entlassen müssen. Dabei entschied man sich, jenen Mitarbeitern zu kündigen, die nur durchschnittliche Ergebnisse erzielten. Die Leistungsträger behielt man im Unternehmen. 

In Folge setzte sich im Jahr 2001 Reed Hastings, Gründer von Netflix, mit seiner Chefrekruterin und Personalmanagerin Patty McCord zusammen, um aufzuschreiben, wofür das Unternehmen eigentlich steht, welche Kandidaten es in Zukunft anziehen möchte und wie der Umgang untereinander aussehen soll. 

Aus der Krise entsteht eine Kultur

Hastings und McCord verfassten damals den ersten Entwurf jenes Dokuments, das später als Netflix Culture Deck bekannt werden sollte. Jahrelang rankten sich Mythen und Legenden um das Culture Deck. Es wurde unter Verschluss gehalten und war nur für Netflix-Mitarbeiter einsehbar. Doch 2009 schließlich veröffentlichte Netflix das inzwischen auf 125 Slides angewachsene Deck. Seither inspiriert es Unternehmen in den USA und in aller Welt, wenn es darum geht, eine neue Firmenkultur zu etablieren. 

Sheryl Sandberg von Facebook sagte über das Netflix Culture Deck einmal, es handle sich dabei “möglicherweise um das wichtigste Dokument, das je im Silicon Valley verfasst wurde.” Bis heute (Februar 2021) wurde das Culture Deck über 20 Millionen Mal im Internet aufgerufen. 

Hier können Sie sich das Netflix Culture Deck ansehen

3. Wie entsteht ein Culture Deck?

Ein Culture Deck muss nicht aus einer Krise heraus geboren werden, so wie das bei Netflix der Fall war. Auch muss ein Unternehmen nicht so groß und populär sein wie der Streaming-Riese. Im Grunde kann jedes Unternehmen, egal in welcher Phase es sich befindet, ein Culture Deck erschaffen. Dazu braucht es vor allem den Willen, eine Unternehmenskultur bewusst zu gestalten. 

Bei der Entstehung eines Culture Deck sind federführend normalerweise die Geschäftsführung, HR sowie die Kommunikationsabteilung involviert. Was nicht heißt, dass es sich hier um eine Top-Down-Maßnahme handelt. Es müssen unbedingt auch Mitarbeiter in den Prozess einbezogen werden. Dies kann über interne Umfragen passieren, schriftliche Interviews oder über direkte Gespräche.

Das Miteinbeziehen der Belegschaft in den Entstehungsprozess ist essentiell, denn nur so kann ein Unternehmen sicherstellen, dass es den eigenen Angestellten keine künstlich auf dem Reißbrett entworfene Kultur aufzwingt.  Geschäftsführung, HR und Kommunikationsabteilung agieren hier lediglich organisierend und kuratierend. 

Zum HRworks-Newsletter anmelden

Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Erhalten Sie regelmäßige Updates zu neuen Produkt-Funktionen, HR-Events oder wichtigen Gesetzesänderungen. Alle wichtigen Infos direkt in Ihrem Posteingang.

4. Was bewirkt ein Culture Deck?

Jedes Unternehmen hat eine Kultur. Egal ob es diese bewusst geschaffen hat oder nicht. Henrik Kniberg, seines Zeichens Organisationsberater und Agile Coach, bringt es wie folgt auf den Punkt: “Kultur ist das Zeug, das Leute tun, ohne es zu merken.” Kultur ist somit etwas, was allgegenwärtig ist, aber nicht wirklich bewusst praktiziert wird. Kommen neue Mitarbeiter in ein Unternehmen, bekommen sie ziemlich schnell ein Gefühl dafür “wie der Hase läuft”. Das ist dann die Kultur dieses Unternehmens. 

 


Kultur ist das Zeug,

das Leute tun,

ohne es zu merken.

 

Um es konkreter zu machen sind hier einige Fragen zu den Kommunikations-, Arbeits-, Organisations- und Verhaltensweisen, die in Summe definieren, wie es um die Kultur in einem Unternehmen bestellt ist:

  • Wie sprechen die Mitarbeiter? 
  • Wie begegnen sie sich?
  • Ermutigen sie einander?
  • Werden Veränderungen und Innovationen als etwas Positives wahrgenommen? 
  • Werden Arbeits- und Pausenzeiten genauestens gemessen?
  • Tauschen sich die Fachbereiche aus? 
  • Sind Ideen willkommen?
  • Werden schnell Schuldige gesucht?
  • Dürfen Fehler gemacht werden? 
  • Gibt es vertrauliche Ansprechpartner?
  • Existieren flache Hierarchien?
  • Neigen Führungskräfte zur Bevormundung?
  • Wird Micromanagement praktiziert?
  • Können sich Mitarbeiter weiterentwickeln?
  • Steuern das Unternehmen auf ein Ziel zu?
  • Gilt der Kunde als König?

In dem Buch “Keine Regeln”, das die Business-Denkerin Erin Meyer mit Netflix-Gründer Reed Hastings über die Netflix-Kultur geschrieben hat, liefert Meyer eine gute Zusammenfassung dessen, was mit Kultur im unternehmerischen Umfeld gemeint ist und was eine solche bewirkt: “Eine Unternehmenskultur kann ein matschiges Marschland sein, in dem man nie festen Boden unter den Füßen hat, weil die Sprache unbestimmt ist und die Definitionen unvollständig und mehrdeutig sind. Noch schlimmer ist es, wenn die – bekundeten – Werte kaum mit dem tatsächlichen Verhalten der Mitglieder der Organisation übereinstimmen.”

Es braucht also eine bestimmte Unternehmenskultur (im Gegensatz zu einer unbestimmten) und die definierten Werte müssen im Unternehmen auch gelebt und praktiziert werden. Mit anderen Worten: Es braucht ein starkes, gut designtes Culture Deck. 

5. Culture Deck: Was hinein gehört

Ein Culture Deck liegt in der Regel als Präsentation vor. Dabei kann der Umfang stark variieren. So besteht das Culture Deck von Dell lediglich aus 18 Slides, jenes von Spotify dagegen aus 86. Die Decks können in der Aufmachung kreativ (Google) oder konservativ (NASA) sein.

Eine gesunde Kultur ist für Unternehmen jeder Größe und Branche wichtig. Es spielt keine Rolle, ob es sich um Start-ups, Großkonzerne, Mittelständler, Sportvereine oder Kleinbetriebe handelt. Denn allen Unternehmen ist gemein, dass sie ihre Ziele erreichen wollen. Was mit einer gesunden Unternehmenskultur besser und vermutlich auch schneller klappt. 

Diese Aspekte sollten in ein Culture Deck:

  • Mission und Vision des Unternehmens
  • Haltung und Werte des Unternehmens
  • Unternehmensgeschichte
  • Gewünschtes Verhalten sämtlicher Mitarbeiter
  • Erwartungen an Führungskräfte und Mitarbeiter
  • Transparenz
  • Ausgabenmentalität
  • Inklusivität
  • und etliche andere Aspekte, die für das Unternehmen von Relevanz sind

 

6. Warum eine gesunde Unternehmenskultur so wichtig ist

In vielen mittelständischen Unternehmen existieren zwar Werte und Haltungen, die festgeschrieben und an die Belegschaft kommuniziert wurden. Doch das alleine macht noch keine gesunde Unternehmenskultur aus. Das Zauberwort heißt hier “Alignment”, was mit “Ausrichtung”, “Übereinstimmung” oder auch “Angleichung” übersetzt werden kann. Denn wie bereits weiter oben beschrieben: Eine Kultur, die nur auf dem Blatt existiert, aber nicht gelebt wird, bleibt ein Lippenbekenntnis. 

Um die gewünschte Unternehmenskultur und das Mitarbeiterverhalten anzugleichen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Die richtigen Leute rekrutieren: Stellen Sie nur Personen ein, die zu Ihrer gewünschten Unternehmenskultur passen. Dafür eignet sich neben dem klassischen Bewerbungsinterview ein sogenanntes Cultural Fit, bei dem die Mitarbeiter des Unternehmens die Bewerber in ungezwungener Runde kennenlernen. Auf diese Weise wird schnell klar, ob jemand auch menschlich zum Unternehmen passt.
  • Unternehmenswerte anpassen: Zeiten ändern sich. Und damit auch die Ausrichtung von Unternehmen. Werte, die vor drei oder vier Jahren definiert wurden, sind womöglich nicht mehr hilfreich für die Organisation, wie sie heute existiert. Daher sollten Unternehmen in regelmäßigen Abständen Reviews durchführen.
  • Alle müssen die Werte teilen: Egal, ob Praktikant oder Führungskraft. Eine Unternehmenskultur muss von allen Mitarbeitern gelebt werden. Gelten die Werte nur für eine bestimmte Gruppe, entsteht ein Zwei-Klassen-Unternehmen, was den inneren Zusammenhalt, der so wichtig für den Erfolg ist, massiv gefährden kann. 
  • Kulturelle Adaption messen: Ob Unternehmenswerte auch gelebt und angenommen werden, kann man messen. Mithilfe von regelmäßigen (anonymen)  Mitarbeiterumfragen ist es HR möglich, sich ein Bild von der Stimmung im Unternehmen zu verschaffen. Hier können Personalverantwortliche ganz gezielt Fragen stellen, die sich auf die Unternehmenskultur beziehen.

7. Beispiele: Deutsche Unternehmen und ihre Culture Decks

In Deutschland verfügen bereits einige Unternehmen über öffentlich einsehbare Culture Decks. Nicht alle davon stehen in der Form einer Präsentation mit Slides zur Verfügung.

Paessler: Vertrauen, Exzellenz und Agilität

Paessler ist ein Unternehmen, das 1997 in der Metropolregion Nürnberg gegründet wurde. Mit seinen rund 300 Mitarbeitern schafft Paessler Lösungen im Bereich IT-Infrastruktur-Monitoring für KMU.

Procurement by Burda: Unternehmertum, Innovation, Zusammenarbeit, Freude

Die seit 2017 existierende Einkaufsabteilung des Burda-Konzerns besteht aus 30 Mitarbeitern an den Standorten München und Offenburg.

Solvemate: Teamwork, Transparenz, Commitment

Solvemate wurde 2015 in Berlin gegründet und entwickelt Chatbots zur Automatisierung des Kundenservice. Das Start-up zählt rund 40 Mitarbeiter.

Fazit: Culture Decks machen Unternehmen erfolgreicher

Culture Decks sind im 21. Jahrhundert für Unternehmen von großer Bedeutung. Sie tragen maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei, indem sie die Belegschaft auf eine gemeinsame Vision und Mission einschwören und die nötigen Schritte dafür aufzeigen. Und zwar auf eine Art und Weise, die niemand sonst nachahmen kann.

 

Die neuesten Beiträge der HRworks-Redaktion

Meet the Team: Tom aus dem Customer Success Team

Meet the Team: Tom, vom Dualen Studenten zum Customer Success Manager

Nach seinem Dualen Studium arbeitet Tom festangestellt…
Bei Borussia Mönchengladbach treibt man die Digitalisierung voran (Foto: Christian Verheyen/Borussia)

Mit diesen 3 Strategien treibt Borussia Mönchengladbach die Digitalisierung voran

Seit knapp zwei Jahren forciert Anna Hoenika die Digitalisierung…
Reisekosten 2021: Sachbezüge und Pauschalen

Reisekosten 2021: Neue Sachbezugswerte und Auslandspauschalen

Zum Jahreswechsel gibt es auch diesmal wieder Anpassungen…

Digitale Essensmarken: Attraktives Mitarbeiter-Benefit im Lockdown

Wie können Arbeitgeber die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter während des Lockdowns steigern? Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine davon sind Mahlzeitenzuschüsse. Damit kann ein Unternehmen alle glücklich machen – essen muss schließlich jeder. Lesen Sie hier über digitale Essensmarken und was es mit Benefits generell auf sich hat.

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Welche Formen von Benefits gibt es überhaupt?

3. Welche Benefits für welche Mitarbeiter?

4. Mitarbeiterbindung stärken durch Digitale Essensmarken

5. Digitale Essensmarken: Geldwerter Vorteil

1. Einleitung

Das mit der Mitarbeiterzufriedenheit ist oft eine Krux. Wie soll man sie gewährleisten, geschweige denn steigern? In Zeiten, da bei etlichen Arbeitnehmern Selbstentfaltung und Work-Life-Balance Vorrang haben, tun sich viele Vorgesetzte schwer, den richtigen Motivationshebel zu finden.

Vor allem die ab 1980 geborenen – also die Vertreter der Generationen Y und Z – sind durch klassische Alphamännchen-Benefits wie Dienstwagen, Firmenhandy und Corner Office immer seltener zu beeindrucken. Dies belegt Umfrage nach Umfrage. Auch ein Blick in die Medienlandschaft zeigt dies eindringlich. Hier einige Schlagzeilen aus jüngerer Zeit:

  • Was Arbeitnehmern wichtig ist: Kultur schlägt Gehalt (manager-magazin.de)
  • Junge Frauen suchen Jobs mit Sinn und Stabilität (derstandard.at)
  • Führungspositionen immer unbeliebter: Kaum jemand will Chef werden (merkur.de)
  • Warum sich die Deutschen mehr Freizeit wünschen (faz.net)
  • Kampf um Generation Y: Entfaltung schlägt Dienstwagen (handelsblatt.com)

2. Welche Formen von Benefits gibt es überhaupt?

Jeder Mitarbeiter ist anders. Daher kann man auch trotz bestimmter gesellschaftlicher Trends keine allgemeinen Schlüsse ziehen. Es gibt nach wie vor sehr viele Arbeitnehmer, die ein höheres Gehalt allemal einer besseren Unternehmenskultur vorziehen würden.

Belegschaften sind heterogene Gebilde – verschiedene Mitarbeiter freuen sich also über die verschiedensten Benefits. Dabei gibt es mehrere Formen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Die Benefits lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen:

  • Immaterielle Benefits: Dazu zählen u.a. Achtung und Lob durch Führungskräfte, eine positive Unternehmenskultur sowie die Möglichkeit zur Mitbestimmung fachlicher Ziele.
  • Materielle Benefits: Hierunter fallen z.B. die klassische Gehaltserhöhung, das Jobticket oder ein Dienstwagen für die private Nutzung.

Ob ein Benefit nun als Incentive (Anreiz zu besserer Leistung) oder als Gratifikation (Belohnung für exzellente Leistungen) eingesetzt wird, mag zwar aus arbeitspsychologischer Sicht unterschiedlich zu bewerten sein. Welche Corporate Benefits Arbeitnehmer jedoch auch wirklich wollen, ist eine ganz andere Frage.

3. Welche Benefits für welche Mitarbeiter?

Nun wäre für Arbeitgeber jene Belohnung am effizientesten, die sich quasi nach dem Gießkannenprinzip für alle im Betrieb gleichermaßen realisieren ließe. Der Arbeitgeber hätte dadurch einen überschaubaren, ja geringen Aufwand. Allerdings ist dies nicht mit jedem Benefit machbar.

So würde sich zwar jeder Mitarbeiter über eine dicke Gehaltserhöhung freuen, doch für den Arbeitgeber wäre dies ausgesprochen unökonomisch. Es fallen zusätzliche Lohnnebenkosten an, also Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung. Diese möchte ein wirtschaftlich denkender und agierender Arbeitgeber tunlichst vermeiden. Allerdings kann ein zu sparsamer Ansatz auch Unmut bei den Mitarbeitern hervorrufen. Denn Arbeitgeber, die nur äußerst selten Gehaltserhöhungen gewähren, gelten als unattraktiv. Unternehmer müssen also immer behutsam abwegen, wann und wem sie Gehaltserhöhungen zusagen.

Doch neben Gehaltserhöhungen gibt es zahlreiche weitere Hebel, die sich für die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung eignen. Bei diesen anderen Mitarbeiterbenefits müssten allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, damit sie ihre Wirkung auch entfalten. Sprich: damit sie die Mitarbeiter auch tatsächlich zufriedenstellen.

Im Corona-Lockdown lassen sich zudem viele Benefits ohnehin nicht realisieren oder bringen kaum Vorteile, darunter:

  • Kinderbetreuung
  • Firmenwagen
  • Sport- und Fitnessangebote
  • Hund im Büro
  • Fahrtkostenzuschuss

4. Mitarbeiterbindung stärken durch Digitale Essensmarken

Eines der wirksamsten Benefits – gerade in Lockdown-Zeiten – sind Mahlzeitenzuschüsse. Warum? Ganz einfach aus dem Grund, weil jeder Mitarbeiter essen muss. Es gibt also niemanden, der von einem Mahlzeitenzuschuss nicht Gebrauch machen könnte. Mit einem vom Arbeitgeber gewährten Mahlzeitenzuschuss – etwa in Form von digitalen Essensmarken – kann der Mitarbeiter in der Mittagspause beim Essen Geld sparen. Der Kollege holt sich in der Mittagspause eine Mahlzeit, ein paar Lebensmittel oder Snacks aus dem Supermarkt und fotografiert im Anschluss einfach den Rechnungsbeleg per Smartphone ab.

Den abfotografierten Beleg kann Ihr Mitarbeiter dann über die mobile Ansicht von HRworks als Beleg einreichen.

5. Digitale Essensmarken: Geldwerter Vorteil

Bei digitalen Essensmarken handelt es sich um einen geldwerten Vorteil. Dieser stellt eine attraktive Alternative zu einer Gehaltserhöhung dar. Der Mitarbeiter erfährt durch diesen Sachbezug eine spürbare finanzielle Entlastung in seinem Alltag. Für den Arbeitgeber wiederum bleibt der Essenszuschuss bis zu einem bestimmten Betrag steuerfrei.

Neue Sachbezugswerte seit Anfang 2021

Seit Januar 2021 gelten höhere Sachbezugswerte. Dies wirkt sich konkret auf Mitarbeiter aus, die digitale Essensmarken bzw. Mahlzeitenzuschüsse erhalten. Aktuell liegt der Maximalwert nun bei 6,57 Euro. Der Betrag selbst setzt sich zusammen aus dem zu versteuernden Sachbezugswert von 3,47 Euro und dem steuerfreien Zuschuss von höchstens 3,10 Euro.

HRworks bietet Mahlzeitenzuschüsse per Smartphone App

Um Ihren Mitarbeitern Gutes zu tun, ist kein großer Verwaltungsaufwand mehr nötig. Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern in HRworks einfach Mahlzeitenzuschüsse. Für Ihre Kollegen bedeutet das bis zu 6,57 Euro mehr Netto pro Tag. Diese Form der digitalen Essensmarken macht Unternehmer glücklich und Angestellte satt. Testen Sie die HR Software noch heute!

 

Die neuesten Beiträge der HRworks-Redaktion

Meet the Team: Julia, Buchhalterin bei HRworks

Regelmäßig stellen wir in der Rubrik "Meet the Team"…
Remote Leadership: So geht Führung aus dem Homeoffice

Remote Leadership: 5 Tipps für erfolgreiches Führen aus dem Homeoffice

Homeoffice-Beraterin Teresa Hertwig von GetRemote begleitet…
Auslagenerstattung mit HRworks

Auslagenerstattung mit HRworks: So funktioniert’s!

Aufgrund der Corona-Pandemie finden seit Anfang des…

Meet the Team: Tom, vom Dualen Studenten zum Customer Success Manager

Nach seinem Dualen Studium arbeitet Tom festangestellt im Customer Success Team von HRworks. Wie er seine Studienzeit erlebt hat, was man als Dualer Student alles vermittelt bekommt und was ihm an seiner Arbeit am meisten Spaß bereitet, erzählt er hier.

Hallo Tom, du hast vor kurzem dein Duales Studium bei HRworks abgeschlossen. Glückwunsch! Jetzt bist du fester Mitarbeiter. Was hat sich seither geändert?

Vielen Dank! Direkt nach Abschluss des Studiums im September bin ich in eine neue Abteilung gestartet, dadurch hat sich auch mein Aufgabenbereich grundsätzlich geändert. Zusätzlich bin ich jetzt auch stärker und mit mehr Verantwortung in Projekte außerhalb des Tagesgeschäfts eingebunden.

Warum hast du dich damals für HRworks entschieden?

Der gesamte Bewerbungsprozess, nachdem ich mich online beworben hatte, lief sehr schnell und unkompliziert. Ivana (meine Recruiterin damals) hat hier hervorragend kommuniziert. Das hat bei mir sofort für ein gutes Gefühl gesorgt. Auch das Team hat mich bei meinem Probearbeiten sehr gut aufgenommen. Wichtig war mir außerdem, dass ich die Perspektive hatte, schnell eigene Projekte und Verantwortung zu übernehmen.

Wie lief das Duale Studium bei dir ab?

Das Studium (B.A. International Business Management an der ISBA Freiburg) umfasste insgesamt sechs Semester auf drei Jahre verteilt, also die ganz normalen Eckdaten eines Bachelor-Studiums. Die jeweiligen Semester waren jedoch in Praxis- und Theoriephasen von jeweils drei Monaten unterteilt. Das heißt, ich war drei Monate ununterbrochen hier bei HRworks, und anschließend drei Monate in der Hochschule für die Vorlesungen und Prüfungen. Diese Aufteilung hat mir ermöglicht, mich immer zu hundert Prozent auf die gerade anstehende Aufgabe zu fokussieren.

Was schätzt du an den Kollegen besonders?

Die Kollegen sind alle richtig gut in ihrem Job, haben immer ein offenes Ohr und helfen gerne, was insbesondere in meiner Anfangszeit wichtig war. Außerdem ist die Stimmung im Team immer sehr gut, jeder ist hier für einen Spaß zwischendurch zu begeistern.

Du arbeitest im Customer Success Team. Was macht dir an deinem Job besonders Spaß, was sind die Herausforderungen?

Die Kommunikation mit unseren Kunden und das Erarbeiten von Lösungen, damit unsere Kunden HRworks erfolgreich einsetzen können. Leider kann nicht alles immer direkt umgesetzt beziehungsweise gelöst werden. Da gilt es dann dranzubleiben und dem Kunden für die Zwischenzeit eine gute Alternative aufzuzeigen.

Welchen Rat würdest du zukünftigen Dualen Studenten geben?

Seid neugierig und fragt bei allem nach, was euch noch unklar ist. Wir beantworten alle Fragen gerne, schließlich haben wir selbst alle einmal angefangen. Wichtig ist, dass ihr euch nicht scheut, proaktiv die Kollegen anzusprechen. Dann steht eurer Karriere nichts mehr im Weg.

Karriere bei HRworks

Wenn du dich für ein Duales Studium bei HRworks interessierst, bewirb dich jetzt! Als Dualer Student bekommst du bei uns spannende Einblicke in die Prozesse und Abläufe eines mittelständischen Unternehmens, kannst dich mit Ideen einbringen und – wie einst Tom – bereits während deines Studiums verantwortungsvolle Aufgaben übernehmen.

 

Die neuesten Beiträge der HRworks-Redaktion

Sales Manager Yves von HRworks

Meet the Team: Yves, Sales Manager bei HRworks

In der Rubrik "Meet the Team" stellen wir ab sofort…
HR Trends 2021

Das werden die 7 wichtigen HR Trends 2021

Im Jahr 2020 haben viele Unternehmen gelernt, neu zu…
In eigener Sache

In eigener Sache: Eigentümerwechsel und neuer CEO bei HRworks

Thomas Holzer, der Gründer und Inhaber von HRworks,…

Mit diesen 3 Strategien treibt Borussia Mönchengladbach die Digitalisierung voran

Seit knapp zwei Jahren forciert Anna Hoenika die Digitalisierung beim Fußball-Bundesligisten Borussia Mönchengladbach. Hier erzählt sie, mit welchen drei Strategien der Transformationsprozess gelingt.

Bildcredit: Christian Verheyen/Borussia

Inhaltsverzeichnis

Strategie 1: Kurze Entscheidungswege

Strategie 2: Interne Influencer

Strategie 3: Moderne Unternehmenskultur

1. Digitalisierungs-Strategie: Kurze Entscheidungswege

Insbesondere während der Corona-Krise hat die Digitalisierung in der deutschen Wirtschaft an Bedeutung gewonnen – so auch im Sportbusiness.

Wir bei Borussia Mönchengladbach haben uns jedoch bereits im Jahr 2018 dazu entschlossen, die Vielzahl an digitalen Themen rund um den Club in einer eigenen Abteilung zu bündeln. Anfang des Jahres fiel dann die Entscheidung, unseren Fachbereich ab Sommer 2020 organisatorisch umzugestalten. Daraus entstanden ist unsere heutige Direktion „Digitale Transformation und Innovation“, für die mittlerweile zehn Personen arbeiten.

Neben meinem Bereich „Digitale Unternehmens- und Kulturentwicklung“ gibt es die Bereiche „Daten- und Systemmanagement“ sowie „E-Sports“. Durch die vorgenommene Umstrukturierung berichtet unser Direktor nun direkt an die Geschäftsführung. Seitdem sind die Entscheidungswege für Projektfreigaben kürzer geworden, sodass wir digitale Themen mit noch mehr Durchschlagskraft implementieren können.

Außerdem haben wir nun die Möglichkeit, in allen wichtigen Runden vertreten zu sein und somit auf allen Hierarchieebenen digital „mitdenken“ zu können. Die Nähe zu den Entscheidern erachten wir als größten Vorteil der neuen Struktur, denn die Digitalisierung muss von oben vorgelebt werden.

2. Digitalisierungs-Strategie: Interne Influencer

Unsere Aufgaben und Projekte ziehen sich durch alle Bereiche des Clubs, weshalb wir uns als Querschnittsdirektion verstehen. Unser Ziel ist es, alle Bereiche sukzessive zu digitalisieren und ihnen Zugang zu entscheidungsrelevanten Daten zu verschaffen.

Rechnen wir aus der oben genannten Struktur den Bereich „E-Sports“ sowie die Softwareentwickler aus der Betrachtung heraus, bleiben nur noch zwei Personen übrig, die das Projektmanagement von Digitalisierungsthemen des gesamten Clubs vorantreiben. Da ist es nachvollziehbar, dass nicht alle Themen gleichzeitig mit der gleichen Priorität bearbeitet werden können.

 


Wir fördern zugleich den abteilungsübergreifenden

Austausch und die Bereitschaft, über den eigenen

Fachbereich hinaus zu denken.

 

Durch die „Internen Influencer“ gelingt es uns, Impulse zur Digitalisierung bidirektional auszutauschen und diese nicht einseitig vorzugeben. Wir fördern zugleich den abteilungsübergreifenden Austausch und die Bereitschaft, über den eigenen Fachbereich hinaus zu denken.

Zudem merken wir, dass das Einbeziehen der jeweiligen Kollegen dazu führt, unsere Akzeptanz im Unternehmen zu steigern und unsere Arbeit somit zielführender ausüben zu können. Um unser digitales Mindset dennoch in alle Abteilungen tragen zu können, haben wir in jedem Fachbereich digital-affine Mitarbeiter identifiziert, die uns bei unserer digitalen Transformation maßgeblich unterstützen können.

Diese „Internen Influencer“ kennen die Herausforderungen ihrer alltäglichen Arbeit am besten und helfen uns dabei, hierfür maßgeschneiderte, digitale Lösungen zu finden. Wir selbst erfüllen hierbei zumeist eine beratende sowie koordinative Funktion, prüfen, ob die technische Lösung in unsere Gesamtarchitektur passt, und überlassen den Experten die fachliche Beurteilung und gegebenenfalls auch die operative Umsetzung.

3. Digitalisierungs-Strategie: Moderne Unternehmenskultur

Die Institutionalisierung der „Internen Influencer“ zeigt, dass uns sehr viel daran liegt, das gesamte Unternehmen bei der digitalen Transformation einzubeziehen. Wir sehen es nicht als zielführend an, isoliert digitale Lösungen zu etablieren und diese den anderen aufzuerlegen. Stattdessen wollen wir vielmehr eine offene Unternehmenskultur als großes Ganzes erschaffen.

So arbeiten wir derzeit zum Beispiel daran, ein internes Schulungskonzept aufzusetzen, in dem MitarbeiterInnen anderen KollegenInnen in bestimmten Bereichen ihr Fachwissen vermitteln. Von einer Excel-Schulung durch unsere Buchhaltung bis hin zu einem Photoshop-Kursus mit unserem Clubfotografen oder eine Ernährungsberatung mit unserem Ökotrophologen sind hier verschiedene Facetten denkbar.

Auch wenn dies kein klassisches Digitalisierungsthema ist, wollen wir mit Hilfe solcher Maßnahmen unterschiedliche Anreize setzen, um die KollegenInnen zu ermutigen über den Tellerrand und die alltägliche Arbeit hinauszuschauen. Ein offenes Mindset sehen wir als enorm hilfreich an, um unsere Projekte erfolgreich implementieren zu können.

Zum HRworks-Newsletter anmelden

Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Erhalten Sie regelmäßige Updates zu neuen Produkt-Funktionen, HR-Events oder wichtigen Gesetzesänderungen. Alle wichtigen Infos direkt in Ihrem Posteingang.

Uns ist bewusst, dass dieser kooperative Ansatz durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen wird und viel Arbeit bedeutet. Dennoch sind wir als Fußballclub mit
ausgeprägtem Teamgeist davon überzeugt, dass es uns mit dem kollaborativen Ansatz gelingen wird, mittelfristig in die Köpfe der KollegenInnen zu kommen und ein nachhaltig digitales Mindset zu etablieren.

Allein aufgrund unserer Struktur und Unternehmensgröße von 250-300 Mitarbeitern haben wir das Privileg, viele Ansprüche, Wünsche und Bedürfnisse der KollegenInnen berücksichtigen und diese gemeinsam diskutieren zu können. Für ein größeres Unternehmen oder gar einen Konzern würde ein solches Vorgehen vermutlich nur bedingt funktionieren und man müsste die Digitalisierung hier sicherlich etwas autarker vorantreiben als wir es derzeit tun.

Anna Hoenika von Borussia MönchengladbachVereinslogo Borussia Mönchengladbach

Anna Hoenika ist seit April 2019 Projektmanagerin für digitale Unternehmens- und Kulturentwicklung bei Borussia Mönchengladbach. In dieser Funktion bündelt sie alle digitalen Themen rund um den Club. Dazu zählen sowohl externe Themen, wie beispielsweise die Steigerung des Fan-Engagements, als auch interne Themen, wie etwa die Vereinfachung und Digitalisierung von Prozessen. Damit einher geht die Implementierung von Maßnahmen zum Etablieren einer modernen Unternehmenskultur.

 

Die neuesten Beiträge der HRworks-Redaktion

Der HRworks Guide Remote Rules

Der kostenlose HRworks-Guide zum Thema Remote Work

Die Corona-Krise ist für alle Unternehmen eine Herausforderung.…

HRworks bezieht neue Büros in Freiburg und Berlin

An gleich zwei Standorten ziehen die Mitarbeiter des…
Digitalle Zeiterfassung ist gerade in Pandemiezeiten wichtig

Digitale Zeiterfassung: 3 Vorteile während einer Pandemie

Immer wieder kommt es in Produktionsbetrieben der Lebensmittelbranche…

Reisekosten 2021: Neue Sachbezugswerte und Auslandspauschalen

Zum Jahreswechsel gibt es auch diesmal wieder Anpassungen bei den Sachbezugswerten und Auslandspauschalen. Die neuen Beträge gelten ab dem 1. Januar 2021 und sind unter anderem für die korrekte Abrechnung von Reisekosten wichtig.

Der deutsche Gesetzgeber passt die Sachbezugswerte regelmäßig an die Preisentwicklung an. Wie in der “Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung und der Unfallversicherungsobergrenzenverordnung” des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales festgelegt, ändern sich die Höhen der Sachbezüge abermals zum 1. Januar 2021. Bei den Verpflegungsmehraufwendungen ändert sich ab Januar nur etwas bei Auslandsreisen, wie an anderer Stelle vom BMF bekanntgegeben.

Was hat sich geändert?

Der monatliche Sachbezugswert für Mahlzeiten beziehungsweise Verpflegungen steigt gegenüber 2020 um 5 Euro. Statt 258 Euro gelten ab 2021 nunmehr 263 Euro pro Monat. Der Sachbezugswert für freie Unterkunft steigt um 2 Euro von bisher 235 Euro auf 237 Euro pro Monat.

Bei Sachbezügen handelt es sich um geldwerte Einnahmen des Arbeitnehmers. Weil aber Geld nicht direkt ausbezahlt wird, erwächst dem Arbeitnehmer ein sogenannter geldwerter Vorteil. Im Falle der Sachbezugswerte für die Verpflegung ist das dann relevant, wenn Mitarbeiter kostenlos oder verbilligt Mahlzeiten von ihrem Arbeitgeber gestellt bekommen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter seine Mahlzeit im Betrieb (z.B. in der Firmenkantine) konsumiert, oder in einer Gaststätte während einer Auswärtstätigkeit. Die Sachbezugswerte gelten für arbeitstägliche Mahlzeiten.

Für Dienstreisen hingegen bekommt der Mitarbeiter in aller Regel eine Verpflegungspauschale. Diese muss jedoch im Falle von konsumierten Mahlzeiten gekürzt werden. Und zwar um 20 Prozent für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag. bzw. Abendessen.

Zum HRworks-Newsletter anmelden

Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Erhalten Sie regelmäßige Updates zu neuen Produkt-Funktionen, HR-Events oder wichtigen Gesetzesänderungen. Alle wichtigen Infos direkt in Ihrem Posteingang.

Überblick Sachbezugswerte 2021 im Inland

  • Monatswert für Verpflegung: 263 Euro
  • Monatswert für Unterkunft und Miete: 237 Euro

Sachbezugswerte Verpflegung 2021

Die 263 Euro für die Verpflegung setzen sich aus folgenden Werten zusammen:

  • Frühstück: 1,83 Euro (55 Euro Monat)
  • Mittagessen: 3,47 Euro (104 Euro Monat)
  • Abendessen: 3,47 Euro (104 Euro Monat)

Sachbezugswerte Unterkunft 2021

Die 237 Euro sind pro Kalendertag 7,90 Euro

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland

Bei den Verpflegungspauschalen im Inland ändert sich 2021 nichts. Es gelten die gleichen Pauschbeträge wie 2020, die da wären:

  • Eintägige Dienstreise ab Dauer von 8 Stunden: 14 Euro
  • Mehrtägige Dienstreise (An- und Abreisetag): je 14 Euro
  • Mehrtägige Dienstreise (voller Zwischentag): je 28 Euro

Übernachtungspauschale für Dienstreisen im Inland

Auch hier ist die Höhe unverändert auch in 2021 gültig. Weiterhin gelten pro Übernachtung 20 Euro.

Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für Dienstreisen im Ausland

Ab 1. Januar 2021 ändern sich die Pauschbeträge für mehr als 20 Länder. Die komplette Auflistung finden Sie hier.

 

Reisekostenabrechnung mit HRworks

Die Abrechnung von Reisekosten ist ein notwendiges Übel. Sowohl die reisenden Mitarbeiter als auch die Kollegen in der Buchhaltung könnten gut und gerne darauf verzichten. Mit HRworks spart Ihr Unternehmen beim Spesenmanagement Zeit und Nerven. Die Abrechnung erfolgt schnell und unkompliziert in der Cloud. Mehr als 1.800 Unternehmen setzen bereits auf HRworks.

 

Die neuesten Beiträge der HRworks-Redaktion

9 Gründe, warum HRworks die beste HR Software ist

Wer sich auf die Suche nach einer passenden HR Software…
FLOW auf allen mobilen Endgeräten

Ab 1. Juli 2020: FLOW-Oberfläche ersetzt Web App

Die Entwickler- und Produktteams von HRworks arbeiten…
Das Set-Up beim Anwender-Tag "Digital Edition"

Virtuelles Event: So lief der Anwender-Tag “Digital Edition”

Wegen Corona wäre der HRworks-Anwender-Tag beinahe…

Meet the Team: Julia, Buchhalterin bei HRworks

Regelmäßig stellen wir in der Rubrik “Meet the Team” Mitarbeiter von HRworks vor. Heute begegnen wir Julia aus der Buchhaltung. Julia war lange als Freelancerin für HRworks tätig, bis sie im August 2020 in eine Vollzeit-Anstellung wechselte. Im Interview verrät sie, wie ihr Arbeitsalltag aussieht, wo sie Ausgleich findet und was Top-Athletin Gesa Krause sowie Deutsche Doggen damit zu tun haben.

Hallo Julia. Gleich zum Einstieg eine sportliche Frage: Wie viel Kilometer hast du heute schon zurückgelegt?

Bis ins Büro sind das morgens leider gar nicht mehr so viele. Die Strecke von zuhause bis ins neue Office ist deutlich kürzer als früher. Dafür fahre ich dann auf dem Heimweg regelmäßig über den ein oder anderen Freiburger Hausberg.

Im Büro sieht man dich oft in deiner Fahrrad-Kluft, wenn du kommst oder gehst. Du bist aber nicht nur auf dem Bike viel unterwegs, stimmt’s?

Das stimmt. Das Biken ist mein alternatives Ausdauertraining. Vor einigen Jahren habe ich das Laufen für mich entdeckt. Meine Lieblingsstrecke sind die 1500 Meter auf der Bahn.

Was machst du bei HRworks?

Ich arbeite in der Buchhaltung/Verwaltung. Hier bin ich unter anderem für das Prüfen, Buchen und Abrechnen der Reisekosten unserer Mitarbeiter zuständig. Dazu nutze ich natürlich HRworks. Des Weiteren erstelle ich die Rechnungen an unsere Kunden für die monatliche Miete, für Dienstleistungen und Beratungen. Einmal die Woche haben wir unseren FiBu-Tag, da werden dann alle Eingangsrechnungen gebucht und bezahlt.

Wie nutzt du HRworks in deinem Arbeitsalltag?

Ich habe HRworks täglich im Einsatz. Überwiegend in der Admin-Rolle, aber auch als Mitarbeiterin. Der erste Blick richtet sich morgens auf das Dashboard und dann arbeite ich meine Aufgaben ab, wie zum Beispiel das Prüfen der Mahlzeitenbelege unserer Mitarbeiter. Als Mitarbeiterin nutze ich Funktionen wie “Gehaltsdokumente abrufen”, “Antrag auf mobiles Arbeiten stellen” oder “Mitarbeitergespräche beantragen”. Mit den HRworks-Neuigkeiten halte ich mich als Admin auf dem neuesten Stand.

Zurück zur Freizeit: Machst du neben dem Sport noch andere Dinge für den Ausgleich?

Direkt nach dem Sport kommt meine Leidenschaft für Hunde. Ich engagiere mich seit einigen Jahren im Tierschutz und trainiere dort mit Hunden. Aktuell mit einer Deutschen Dogge. Den Riesen nehme ich auch regelmäßig zum Laufen mit. Wobei ich etwas frustriert bin, wenn er einen und ich dafür immer zwei Schritte machen muss.

Hast du einen Buchhalter-Witz auf Lager?

Mir will einfach keiner einfallen.

Zum Abschluss: Wenn du drei Wünsche frei hättest, welche wären das?

Als Buchhalterin: Nie wieder eine Mehrwertsteuersenkung. Als Sportlerin: Einen Mädelsabend mit Gesa Krause und Malaika Mihambo. Persönlich: Dass ich mit Corona hoffentlich die erste und letzte Pandemie erlebt habe.

 

Karriere bei HRworks

Wenn du gerne mit Julia zusammenarbeiten möchtest, bewirb dich jetzt! Bei HRworks sind wir immer auf der Suche nach klugen Köpfen, Enthusiasten und Sympathieträgern. Auf unserer Karriereseite findest du alle weiteren Infos sowie den Link zu den aktuellen Jobangeboten.

 

Die neuesten Beiträge der HRworks-Redaktion

Die Mehrwertsteuersenkung hat Auswirkungen auf die Reisekosten

Mehrwertsteuersenkung: Was das für die Reisekosten bedeutet

Ab 1. Juli 2020 ändern sich die Mehrwertsteuer-Sätze…
Kostenloses eBook: HR im Homeoffice

Jetzt kostenloses eBook holen: HR im Homeoffice

Die Corona-Zeit hat das Personalwesen vor große Herausforderungen…
Torsten Meyering ist Teamleiter HR bei virtual minds in Freiburg

Corona-Serie Teil 11: Wie ein HR-Manager die Krise erlebt

Durch die Corona-Pandemie wurde in HR-Abteilungen einiges…

Remote Leadership: 5 Tipps für erfolgreiches Führen aus dem Homeoffice

Homeoffice-Beraterin Teresa Hertwig von GetRemote begleitet Unternehmen seit drei Jahren beim Umstieg von einer Präsenzkultur hin zum mobilen Arbeiten. Hier gibt sie 5 Tipps für erfolgreiches Führen aus dem Homeoffice.

Inhaltsverzeichnis

Tipp 1: Die Angst vor Kontrollverlust akzeptieren

Tipp 2: Eine gleiche Erwartungshaltung schaffen

Tipp 3: Die gute alte E-Mail ablösen und die richtigen Remote Tools nutzen

Tipp 4: Bewusst soziale Interaktionen herstellen

Tipp 5: Gefahr der 2-Klassen-Gesellschaft minimieren

 

1. Die Angst vor Kontrollverlust akzeptieren

Corona hat viele Unternehmen dazu gezwungen, was vorher undenkbar war. Homeoffice für nahezu alle Mitarbeiter zu ermöglichen, war der einzige Weg, um die Geschäftsfähigkeit auch während der Krise aufrecht zu erhalten.

Dieser Sprung ins kalte Wasser mag bei der ein oder anderen Führungskraft erstmal eine Angst vor Kontrollverlust hervorrufen. Kein Wunder. Über Jahrzehnte haben Führungskräfte gelernt, über Anwesenheit und Kontrolle zu führen. Gerade das Management steht durch mobiles Arbeiten vor einer doppelten Herausforderung: Sich selbst neu im Homeoffice zu organisieren und gleichzeitig die Produktivität und den Zusammenhalt des Teams zu gewährleisten.

Ich habe diesen Kontrollverlust ebenfalls verspürt, als ich mein damaliges Team vor über fünf Jahren ins Homeoffice geschickt habe. Deshalb: Seien Sie bei Angst vor Kontrollverlust nachsichtig mit sich, denn das ist total menschlich!

2. Eine gleiche Erwartungshaltung schaffen

Der Nummer-1-Grund, woran Homeoffice meist scheitert, sind unterschiedliche Erwartungen innerhalb eines Teams oder eines Unternehmens. Wie schnell muss ich beispielsweise auf eine E-Mail antworten? Darf ich im Homeoffice zwischendurch meinen Einkauf machen und dafür abends länger arbeiten? Wie machen wir sichtbar, ob und wann wir erreichbar sind? Nichts ist selbstverständlich, solange wir keine Leitlinien dazu definiert haben.

Wir müssen implizite Verhaltensweisen also explizit machen. Dazu erstelle ich gemeinsam mit Teams und ihrer Führungskraft einen remote Teamkodex, in dem die Spielregeln für die mobile Zusammenarbeit gemeinsam festgelegt werden.

Dieses Regelwerk – also die Do’s und Dont’s im Homeoffice zu kennen – schafft Vertrauen im Team. Und genau das ermöglicht auch der Führungskraft, die Angst vor Kontrollverlust zu überwinden. Diese Homeoffice-Leitlinien dürfen dann im Tagesgeschäft getestet, immer wieder hinterfragt und angepasst werden.

Der ultimative Guide
zu Remote Work

  • Was bei Remote Work zählt

  • Know-How für HR

  • Tipps & Tools für die Produktivität

3. Die gute alte E-Mail ablösen und die richtigen Remote Tools nutzen

E-Mail-Ping-Pong und häufiges CC-Setzen führen meist zu überfluteten Posteingängen. Daher empfehle ich für die interne Kommunikation ein Kollaborations-, sowie ein Aufgabenmanagement Tool einzuführen. Wer alles aus einer Hand bevorzugt, ist mit der Microsoft-365-Familie am besten beraten.

Microsoft Teams ermöglicht eine interne Konversation im Chat-Format, bietet eine Video und Telefonfunktion und vor allem eine Transparenz über die Erreichbarkeit der Mitarbeiter über den jeweiligen Status. Dieser kann aktiv gepflegt werden und wird automatisch mit den Terminen im Outlook-Kalender synchronisiert. Der Microsoft Planner erleichtert zusätzlich das Aufgabenmanagement und ermöglicht Führungskräften einen transparenten Einblick in den Status der aktuellen Aufgaben des Teams, ohne aktiv nachfragen zu müssen.

Entgegen vieler Befürchtungen sind auch kreative Prozesse durchaus remote möglich. Dazu gibt es virtuelle Whiteboards oder auch virtuelle Post-It-Boards, die Abstimmungen und Themensammlungen erleichtern. All diese Tools helfen, ja. Aber vor allem muss jedem Mitarbeiter klar sein, wann ein Tool benutzt wird und auch warum. Hier dürfen ebenfalls Verhaltensregeln zum Umgang mit Tools im Teamkodex festgehalten werden.

4. Bewusst soziale Interaktionen herstellen

In meinen Workshops berichtet so gut wie jedes Team vom fehlenden sozialen Austausch im Homeoffice. Hier dürfen wir uns bewusst machen, dass soziale Interaktion nicht automatisch passiert – diese muss bewusst geschaffen werden. Auch wenn sich das zu Beginn vielleicht etwas künstlich anfühlt.

Dazu dürfen Führungskräfte Möglichkeiten für persönlichen Austausch schaffen. Das können regelmäßige virtuelle Kaffeepausen, virtuelle After-Work-Drinks sein – oder auch das Starten von Meetings mit der Frage nach dem persönlichen Befinden, bevor es zu den eigentlichen Agenda-Punkten geht. Auch kleine Rituale wie das Nutzen von Smileys in der schriftlichen Kommunikation können dabei helfen, die fehlende Tonalität der Stimme auszugleichen und damit aufkommenden Missverständnissen vorzubeugen.

Zudem sehe ich die Videonutzung in Meetings als obligatorisch. Audio reicht einfach nicht aus. Denn nur per Video werden Gestik, Mimik und Körperhaltung sichtbar. Uns trotz räumlicher Distanz weiterhin regelmäßig sehen zu können, trägt definitiv positiv zum Teamgefühl bei. Da jedes Video-Tool mittlerweile die Funktion eines virtuellen Hintergrunds bietet, ist damit auch die Frage nach dem Einblick in die Privatsphäre hinfällig.

5. Gefahr der Zwei-Klassen-Gesellschaft minimieren

Jedes Unternehmen und Team hat Homeoffice-Gegner und -Befürworter. Das ist total ok. Nicht jeder Mitarbeiter muss im Homeoffice arbeiten wollen. Hier dürfen Führungskräfte darauf achten, dass keine zwei Lager entstehen. Das Ziel sollte sein, eine Kultur und Struktur der Zusammenarbeit zu schaffen, bei der es ganz egal ist, ob vom Büro, Homeoffice oder jeglichem anderen Ort aus gearbeitet wird.

Zu guter Letzt noch ein kleiner Appell: Homeoffice ist kein Nice-to-have mehr wie noch vor einem Jahr! Unternehmen, die mobiles Arbeiten zukünftig nicht anbieten, werden einen großen Nachteil auf dem Arbeitsmarkt haben. Die Frage ist also nicht, ob Homeoffice bleibt, sondern wie es nachhaltig und langfristig im Unternehmen etabliert werden kann, und wie Mitarbeiter und Führungskräfte für diese neue Art des Arbeitens befähigt werden können.

 

Teresa Hertwig von GetRemote  GetRemote Logo

Teresa Hertwig ist Beraterin, Trainerin und Coach. Als Gründerin und Inhaberin der Agentur GetRemote unterstützt sie Unternehmen dabei, Homeoffice und Remote Work erfolgreich einzuführen. Dabei kennt Hertwig beides: Theorie und Praxis. So hat sie bei einem ihrer früheren Arbeitgeber das mobile Arbeiten initiiert und als Führungskraft gemanagt. Die erfolgreiche Unternehmerin wurde bereits in diversen Medien vorgestellt, darunter Der Spiegel, Süddeutsche Zeitung, Die Welt und t3n.

 

Die neuesten Beiträge der HRworks-Redaktion

Unternehmen brauchen einen Pandemieplan

Corona-Serie Teil 10: Warum Ihr Unternehmen einen Pandemieplan braucht

Im Umgang mit Corona können Unternehmen vieles falsch…
Arbeitgeber können jetzt einen Corona Bonus auszahlen

Corona-Serie Teil 9: Jetzt Corona Bonus auszahlen

In der Corona-Krise möchten viele Unternehmen ihre…
Produkt-Info HRworks

Produkt-Info: HRworks bekommt Kurzarbeit-Funktion

Die HR Software von HRworks wird um eine entscheidende…

Auslagenerstattung mit HRworks: So funktioniert’s!

Aufgrund der Corona-Pandemie finden seit Anfang des Jahres kaum noch Dienstreisen statt. Die Lage ist einfach zu fragil. Mit anderen Worten: Es gibt weniger Spesen abzurechnen. Doch deswegen muss Ihre Auslagenerstattung nicht brach liegen. Als HRworks-Anwender können Sie in der Software neben den Reisekostenspesen nämlich auch zahlreiche andere Auslagen abrechnen und erstatten.

Ohne Geschäftsreise keine Reisekosten – von einem rein administrativen Standpunkt aus betrachtet, ist das eine echte Entlastung. Vorgesetzte müssen keine Dienstreisen planen, Mitarbeiter keine antreten und Buchhalter nichts abrechnen. Logisch also, dass in vielen Abteilungen nun die Frage aufkommt, wie man mit entsprechenden Reisekosten-Tools (wie etwa dem von HRworks) nun umgehen soll.

Insellösungen, mit denen man lediglich Reisekosten abrechnen kann, sind in der Corona-Zeit in der Tat obsolet geworden. Doch HRworks ist mehr als Reisekosten. Sie können die Software für gleich eine ganze Reihe von HR- und Verwaltungsprozessen nutzen. Etwa für die Zeiterfassung, die Erfassung von Projektzeiten, das Bewerbermanagement samt Onboarding, sowie für die Verwaltung von digitalen Personalakten.

Zum HRworks-Newsletter anmelden

Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Erhalten Sie regelmäßige Updates zu neuen Produkt-Funktionen, HR-Events oder wichtigen Gesetzesänderungen. Alle wichtigen Infos direkt in Ihrem Posteingang.

Die Belegmappe in HRworks für die Auslagenerstattung nutzen

Sollten in Ihrem Betrieb aktuell keine oder weniger Geschäftsreisen anstehen, dann nutzen Sie HRworks einfach zum Abrechnen von anderen Auslagen als Reisespesen. Ein praktisches Beispiel: Wenn einer Ihrer Mitarbeiter Fachliteratur auf Firmenkosten bestellt, kann er die entsprechenden Belege dafür in der Belegmappe sammeln und darüber abrechnen. Im Grunde haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, alle Auslagen, die mit ihrer Tätigkeit als Arbeitnehmer zu tun haben, über die Belegmappe zu regeln.

Hier einige Möglichkeiten, wofür Ihre Mitarbeiter die Belegmappe nutzen können

  • Fachliteratur: Abrechnung von Fachbüchern
  • Bürobedarf: Drucker, Heftklammern, Schreibmaterial oder auch Portokosten
  • Firmenwagen: Spritbelege für den dienstlichen oder privaten Gebrauch
  • Weiterbildungskosten: Wenn Mitarbeiter Geld vorstreckt
  • ÖPVN: Ebenfalls, wenn Mitarbeiter sein privates Geld vorstreckt

In der FLOW-Oberfläche von HRworks Auslagen ganz einfach abrechnen

Mitarbeiter, die Auslagen über HRworks abrechnen möchten, gehen dazu in der FLOW-Oberfläche zuerst ins Reisemanagement. Dort klicken sie auf das Plus-Symbol und wählen die Belegmappe aus. Hier werden sämtliche Belege oder Rechnungen gesammelt. Dann schließt die Mitarbeiter die Erfassung ab und im nächsten Schritt übernimmt die Buchhaltung die Prüfung und Erstattung der Auslagen.

 

Die neuesten Beiträge der HRworks-Redaktion

In Corona-Zeiten gelten zusätzliche Arbeitsschutz Standards

Corona-Serie Teil 8: Das sind die Corona Arbeitsschutz Standards

Nach mehreren Wochen im Homeoffice kehrt Deutschland…
Nicht im Büro? Auch dann klappt es mit dem Onboarding

Corona-Serie Teil 7: Onboarding aus dem Homeoffice

Ab sofort informiert Sie HRworks zu allen Auswirkungen…
Zeiterfassung schon jetzt Pflicht

Arbeitsgericht urteilt: Einführung von Zeiterfassung schon jetzt Pflicht

Im Mai 2019 hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH)…

Meet the Team: Yves, Sales Manager bei HRworks

In der Rubrik “Meet the Team” stellen wir ab sofort Teammitglieder von HRworks vor. Den Start macht unser sympathischer Sales-Kollege Yves. Seit März verstärkt er HRworks am Berliner Standort – nicht nur mit seiner Vertriebsexpertise, sondern auch mit seiner guten Laune.

Lieber Yves, danke für deine Zeit. Vielleicht gleich mal zu deinem Namen. Der ist gar nicht so ungewöhnlich, aber trotzdem sprechen ihn viele Leute falsch aus. Was waren denn die ungewöhnlichsten Lautschöpfungen, die dir bisher untergekommen sind?

Da kamen schon viele Kreationen zustande, die besten sind Effes und Jeves. Viel interessanter ist, dass mein Vorname oft als weiblich interpretiert wird. Dann ist die Schreibweise meist Eve oder Ive. Zum Glück habe ich aber noch meinen zweiten Vornamen: Ricardo.

Was genau machst du bei HRworks?

Ich bin Sales Manager. Das heißt, ich spreche mit potentiellen Kunden darüber, ob sich die Einführung einer HR-Software lohnt. Regelmäßig halte ich auch Präsentationen, in denen ich Geschäftsführern und Entscheidern die Vorteile und Funktionen von HRworks erläutere.

Und was macht dir an deinem Job ganz besonders Spaß?

Der Team-Spirit, den wir bei HRworks leben, begeistert mich jeden Tag auf’s Neue. Besonders Spaß macht es, gemeinsam herauszufinden, welchen Schmerz der Kunde in seiner alltäglichen Arbeit empfindet, die Prozesse gemeinsam mit HRworks zu optimieren und den Arbeitsalltag der Menschen zu erleichtern.

Du nutzt ja unsere Software auch selbst in deinem Arbeitsalltag. Etwas überspitzt formuliert: Ohne welche Funktion von HRworks könntest du nicht leben?

Der Firmenkalender beziehungsweise die Teamübersicht. Da wir über mehrere Standorte verteilt sind, und viele Kollegen auch aus dem Homeoffice oder mobil arbeiten, sehe ich da auf einen Blick, wer aktuell anwesend, abwesend, auf Dienstreise oder im Büro ist.

Zum Ausgleich von der Arbeit schraubst du gerne an Autos herum. Zwei Fragen: Wie kommt’s? Und an welchen Autos?

Gute Frage. Das Interesse kam, nachdem ich meinen Führerschein gemacht habe. Grundsätzlich finde ich Autos, die älter sind als ich, erst richtig interessant. Privat schraube ich mit meinen Freunden an unterschiedlichsten Projekten. Dabei ist das Schönste daran, sich gemeinsam den Kopf zu zerbrechen und eine passende Lösung zu finden.

Trotz deines großen Auto-Enthusiasmus kommst du mit der S-Bahn zur Arbeit…

Der Berliner Berufsverkehr ist unerträglich. Persönlich wäre das für mich kein positiver Start in den Arbeitstag.

Abschließende Frage: Wenn du mit einer berühmten Persönlichkeit, lebend oder tot, einen Tag verbringen könntest, wer wäre das?

Notorious B.I.G. Ich finde seine Musik einzigartig und hätte gern gewusst, wie es weitergehen würde – wenn er noch am Leben wäre.

Karriere bei HRworks

Wenn du gerne mit Yves zusammenarbeiten möchtest, bewirb dich jetzt! Bei HRworks sind wir immer auf der Suche nach klugen Köpfen, Enthusiasten und Sympathieträgern. Auf unserer Karriereseite findest du alle weiteren Infos sowie den Link zu den aktuellen Jobangeboten.

 

Die neuesten Beiträge der HRworks-Redaktion

Arbeitnehmerüberlassung in Corona-Zeiten

Corona-Serie Teil 6: So klappt es mit der Arbeitnehmerüberlassung

Durch die Corona-Pandemie bekommen es manche Unternehmen…
Kommunikation im Homeoffice

Corona-Serie Teil 5: Tipps für die Kommunikation im Homeoffice

Wenn die ganze Abteilung, ja die ganze Firma ins Homeoffice…
Homeoffice und Kurzarbeit bestimmen gerade die Arbeitswelt

Corona-Serie Teil 4: Fragen & Antworten zur Covid-19-Kurzarbeit

In der Krise bricht vielen Unternehmen das Geschäft…