Aufgrund der Corona-Pandemie finden seit Anfang des Jahres kaum noch Dienstreisen statt. Die Lage ist einfach zu fragil. Mit anderen Worten: Es gibt weniger Spesen abzurechnen. Doch deswegen muss Ihre Auslagenerstattung nicht brach liegen. Als HRworks-Anwender können Sie in der Software neben den Reisekostenspesen nämlich auch zahlreiche andere Auslagen abrechnen und erstatten.
Ohne Geschäftsreise keine Reisekosten – von einem rein administrativen Standpunkt aus betrachtet, ist das eine echte Entlastung. Vorgesetzte müssen keine Dienstreisen planen, Mitarbeiter keine antreten und Buchhalter nichts abrechnen. Logisch also, dass in vielen Abteilungen nun die Frage aufkommt, wie man mit entsprechenden Reisekosten-Tools (wie etwa dem von HRworks) nun umgehen soll.
Insellösungen, mit denen man lediglich Reisekosten abrechnen kann, sind in der Corona-Zeit in der Tat obsolet geworden. Doch HRworks ist mehr als Reisekosten. Sie können die Software für gleich eine ganze Reihe von HR- und Verwaltungsprozessen nutzen. Etwa für die Zeiterfassung, die Erfassung von Projektzeiten, das Bewerbermanagement samt Onboarding, sowie für die Verwaltung von digitalen Personalakten.
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Die Belegmappe in HRworks für die Auslagenerstattung nutzen
Sollten in Ihrem Betrieb aktuell keine oder weniger Geschäftsreisen anstehen, dann nutzen Sie HRworks einfach zum Abrechnen von anderen Auslagen als Reisespesen. Ein praktisches Beispiel: Wenn einer Ihrer Mitarbeiter Fachliteratur auf Firmenkosten bestellt, kann er die entsprechenden Belege dafür in der Belegmappe sammeln und darüber abrechnen. Im Grunde haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, alle Auslagen, die mit ihrer Tätigkeit als Arbeitnehmer zu tun haben, über die Belegmappe zu regeln.
Hier einige Möglichkeiten, wofür Ihre Mitarbeiter die Belegmappe nutzen können
Fachliteratur: Abrechnung von Fachbüchern
Bürobedarf: Drucker, Heftklammern, Schreibmaterial oder auch Portokosten
Firmenwagen: Spritbelege für den dienstlichen oder privaten Gebrauch
Weiterbildungskosten: Wenn Mitarbeiter Geld vorstreckt
ÖPVN: Ebenfalls, wenn Mitarbeiter sein privates Geld vorstreckt
In der FLOW-Oberfläche von HRworks Auslagen ganz einfach abrechnen
Mitarbeiter, die Auslagen über HRworks abrechnen möchten, gehen dazu in der FLOW-Oberfläche zuerst ins Reisemanagement. Dort klicken sie auf das Plus-Symbol und wählen die Belegmappe aus. Hier werden sämtliche Belege oder Rechnungen gesammelt. Dann schließt die Mitarbeiter die Erfassung ab und im nächsten Schritt übernimmt die Buchhaltung die Prüfung und Erstattung der Auslagen.
Im Jahr 2020 haben viele Unternehmen gelernt, neu zu denken. Gezwungenermaßen. Homeoffice-Strukturen mussten geschaffen, Kommunikations-Tools eingeführt werden. Auch für Personaler waren die ersten Corona-Monate eine ganz besondere Herausforderung. Jetzt gilt es, die gewonnenen Erkenntnisse in kluge Personalarbeit umzusetzen. HR-Expertin Nadia Grötsch von SiebenWunder fasst die 7 HR-Trends zusammen, die 2021 wichtig werden.
Unternehmen, deren Mitarbeiter auch daheim arbeiten können, dürfen sich glücklich schätzen. Leiden sie doch viel weniger unter den Folgen der Pandemie. Doch für die Heim- beziehungsweise Fernarbeit braucht es unternehmensweite Lösungen. Für Arbeitgeber wird es vor allem um die Frage gehen: Was brauchen meine Mitarbeiter um gut remote arbeiten zu können? Und wie sorge ich kontinuierlich für den Zusammenhalt der Teams? Die Herausforderung für HR lautet also: Flexibilität ermöglichen, steuern und mit Kreativität sowie Gespür für die Mitarbeiter umsetzen. Dabei handelt es sich immerhin um eine Kernkompetenz von Personalern, die aktuell gefragter ist als je.
2. Mitarbeiterbindung in Distanz und Präsenz
Daran schließt sich direkt diese Frage an: Wie lässt sich eine motivierende und einzigartige Unternehmenskultur aufrechterhalten, wenn das Büro nicht mehr wie gewohnt als “heilige Halle” genutzt werden kann? Hört der Mitarbeiter lange nichts von seinem Arbeitgeber (von Arbeitsanweisungen abgesehen) und den Kollegen, geht der „soziale Kitt“ verloren. Bei manchen Kollegen stellt sich dann die Frage, ob sie nicht vielleicht bei der Konkurrenz zu besseren Konditionen anheuern sollten. Mit geschickten Kampagnen und Ideen lässt sich die Bindung festigen und auch über Distanzen ein Zusammengehörigkeitsgefühl entwickeln.
3. Digital HR mit Anspruch
Ohne digitale Werkzeuge geht es nicht mehr: Wer Personalarbeit heute im Büro und morgen daheim macht, weiß das. Es gibt zum Glück eine große Vielfalt technologischer Hilfsmittel für HR. Die müssen Personaler stets im Blick behalten und immer wieder hinterfragen, wie man Prozesse schlank und automatisch machen kann. Erst dann ist nämlich Zeit für die wichtigen Dinge: Mitarbeiterbindung, intelligentes Recruiting sowie die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur.
Wo mitarbeiterbezogene Daten erhoben werden, lassen sie sich auch auswerten. Die Menge der Daten wächst stetig (Big Data) und in der Verbindung mit anderen Daten Ihrer Organisation, zum Beispiel aus dem ERP- oder CRM-System, werden sie immer wertvoller. Alle verfügbaren Daten zu verknüpfen und auszuwerten sowie daraus Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen abzuleiten (evidenzbasiertes Personalmanagement), müssen HR-Manager 2021 ins Visier nehmen. Denn damit lassen sich Entscheidungen beispielsweise zur Personalplanung und Kompetenzentwicklung mit handfesten Zahlen untermauern. Wer sich bei der Auswertung von künstlicher Intelligenz (Smart Data) unterstützen lässt, kann sogar Entscheidungsprozesse automatisieren und ist weniger auf das Bauchgefühl der Führungskräfte angewiesen.
5. Recruiting überdenken und internationalisieren
Für das Recruiting bietet 2021 in zweierlei Hinsicht eine große Chance: Erstens, weil weniger eingestellt wird und deshalb weniger Einstellungsdruck herrscht. So kann man seine Strategien und Recruitingprozesse in Ruhe überdenken: Arbeiten wir zeitgemäß? Haben wir den Bewerber im Blick? Ist unser Personalmarketing effizient? Wie steht es um unsere Karriereseite und die Arbeitgebermarke? Schauen Sie sich um, welche Funktionen Ihr Bewerbermanagement-Tool beherrscht und wo Sie optimieren können. Die Investition in Ihre Recruiting-Strategie wird sich auszahlen. Ein anderer Aspekt ist, dass sich Fernarbeit immer mehr durchsetzt. Nutzen Sie diese Erkenntnis fürs Recruiting! Was spricht dagegen, in anderen Regionen Fachkräfte anzusprechen? Wechselnde Distanz- und Präsenzzeiten bekommen Sie hin. Viele Firmen haben es bereits vorgemacht. Nutzen Sie also das Fachkräftepotenzial anderer Gegenden und Länder.
6. Nachhaltige Arbeitswelt
„There is no Planet B”. Das Bewusstsein für die Endlichkeit der Ressourcen setzt sich in Gesellschaft und Politik mehr und mehr durch. So wünschen sich Mitarbeiter, dass auch der Arbeitgeber in Zukunft seinen Beitrag zu Umwelt- und Klimaschutz leistet. Das allerdings verlangt nach einer langfristigen Strategie und guten Ideen – der Startschuss dazu kann dabei durchaus von der Personalabteilung kommen. Denken Sie bei Green HR nicht nur an die Einsparung von Papier durch digitales Personalmanagement. Auch andere Fragen spielen eine Rolle: Mobilität (Dienstwagen oder ÖPNV, Elektromobilität und Ladeinfrastruktur), gesunde Arbeit, nachhaltige Versorgung der Belegschaft mit Speisen und Getränken, CO2-Kompensation. All das gehört zu einem soliden HR-Konzept. Umwelt und Mitarbeiter werden es Ihnen danken.
7. HR als Krisen- und Veränderungsmanager
Die Arbeitswelt verändert sich gerade rasant und das tut weh: Da knackt und wackelt es schon mal in der Organisation. In solchen Zeiten sind pragmatische Krisenmanager und Veränderungsprofis gefragt, sowie souveräne Gestalter des neuen Normalzustands. Die Veränderunge bietet allerdings auch eine immense Chance – nämlich die Personalabteilung im Unternehmen zu stärken. Zeigen Sie, dass Sie ruhig und zuverlässig mit der Krise umgehen können, Pläne in der Tasche haben, die Veränderung kreativ nutzen können. So stärken Sie Ihre Position im Unternehmen und können messbare Verbesserungen erreichen.
Nadia Grötsch ist Gründerin und Geschäftsführerin von SiebenWunder. Das Unternehmen ist auf digitale Personalarbeit spezialisiert und berät seine Kunden unabhängig bei der Auswahl und Einführung von HR-Software. Als erfahrene Personalerin kennt sie die Herausforderungen bei diesen Projekten aus erster Hand. Außerdem unterrichtet sie an der Ernst-Abbe-Hochschule in Jena „Digitales Personalmanagement”.
Wer sich auf die Suche nach einer passenden HR Software macht, kann schnell den Überblick verlieren. Damit Sie nicht mühselig suchen müssen, listen wir Ihnen die 9 Gründe (+ ein unschlagbares Argument) auf, warum HRworks genau richtig für Sie ist.
Grund 1: Ortsunabhängig nutzbar
Sie und Ihre Kollegen können HRworks von überall nutzen. Es spielt keine Rolle, ob man als User im Büro ist. Auch im Homeoffice ist die Software vollumfänglich nutzbar. Weiterer Vorteil: Sollte Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verfügen (oder sollten Mitarbeiter im Außendienst unterwegs sein) schafft HRworks die perfekte Verbindung zwischen den einzelnen Niederlassungen oder den Kollegen.
Grund 2: Unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis
Mit 6 Euro pro Nutzerlizenz/Monat weist HRworks eines der besten Preis-Leistungs-Verhältnisse auf dem HR-Software-Markt auf. Denn heutzutage zahlt man oft für Insellösungen, die lediglich eine einzige Funktion anbieten, denselben Preis. HRworks bietet Ihnen im Gegensatz gleich eine ganze Reihe an essentiellen HR-Funktionen.
Grund 3: Perfekte Lösung für Klein- und Mittelbetriebe
Klein- und Mittelbetriebe wollen (und brauchen) oft schnell eine Lösung.
Im Gegensatz zu Großkonzernen, wo erst Gremien und Räte tagen müssen, können KMUs ziemlich flott eine neue Software einführen. Und HRworks ist hierfür der beste Partner. Innerhalb kürzester Zeit richten unsere Consultants die Software auch in Ihrem Betrieb ein. Ganz nach den Anforderungen des Geschäftsführers oder des Personalverantwortlichen.
Grund 4: Kundenfeedback wird in HRworks umgesetzt
Als HRworks-Nutzer können Sie direkt in der Benutzeroberfläche Feedback hinterlassen und Wünsche äußern. Unser Produktteam meldet sich dann umgehend bei Ihnen. In den meisten Fällen werden Kundenwünsche oder Anforderungen relativ schnell umgesetzt und stehen dann in der Software zur Verfügung. Bei komplexeren Themen kann es etwas länger dauern. Auf jeden Fall erhalten Sie umgehend eine Antwort.
Grund 5: Regelmäßige Events zum Vernetzen mit anderen HR-Profis
Mehrmals pro Jahr veranstaltet HRworks Events, die Sie zum Netzwerken nutzen können. Außerdem gibt es bei diesen Terminen spannende Vorträge zu den Themen HR, Digitalisierung und Arbeitswelt. Zudem erfahren Sie auf diesen Events, beispielsweise dem regelmäßig stattfindenden Anwender-Tag, welche Neuerungen es bei HRworks gibt.
Grund 6: Support durch unsere Consultants
Wissen Sie einmal nicht weiter, stehen Ihnen unsere Consultants mit Rat und Tat zur Seite. Gerade in den ersten Wochen, wenn Sie die Software neu in Ihrem Unternehmen einführen, gibt es oft Fragen. Die Kollegen sind immer zur Stelle, um Ihnen in Sachen Software den bestmöglichen HR-Alltag zu ermöglichen.
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Grund 7: Das beste Reisekosten-Tool auf dem deutschsprachigen Markt
Seit mehr als 20 Jahren ist HRworks das Tool schlechthin, wenn es um das Reisemanagement geht. Und wer einmal dabei ist, bleibt. Zehntausende zufriedene Nutzer wickeln regelmäßig ihre Dienstreisen mit HRworks ab. Vom Reiseantrag bis zur Reisekostenabrechnung – alles aus einem Guss. Sowohl für Personaler als auch für Mitarbeiter.
Grund 8: Umfassendes Rollen- und Berechtigungskonzept
Wer darf was sehen? Eine wichtige Frage, die in jedem Unternehmen beantwortet werden muss. Denn Vorgesetzte haben naturgemäß mehr Berechtigungen als ihre Mitarbeiter, Geschäftsführer mehr Berechtigungen als einzelne Vorgesetzte. Vergeben Sie in HRworks Rollen und Berechtigungen so, wie es für Ihr Unternehmen passt.
Grund 9: Alles auf einen Blick
Besonders beliebt – und das bestätigen uns Kunden immer wieder – ist die Vogelperspektive, die HRworks bietet. Als Geschäftsführer oder Personaler bewahren Sie mit unserer Software stets den Überblick: Krankmeldungen, Urlaubstage, Arbeitszeiten, Bewerbungen, Personalakteneinträge, Führerscheinkontrollen, Compliance Dokumente, Arbeitsmittel, usw. Ein Hin und Her zwischen mehreren Tools und Programmen ist mit HRworks nicht mehr nötig.
Das unschlagbare Argument:
HRworks ist ein Tool für alles & für alle
HRworks ist einerseits ein Tool für alles, weil Sie damit alle relevanten Aufgaben und Prozesse im Personalwesen managen können. Von der Arbeitszeugniserstellung bis zur Zeiterfassung. Vom Onboarding eines Mitarbeiters bis zu dessen Offboarding. Sie haben schnellen Zugriff auf Urlaubstage, Krankenstand, Gehaltsdokumente und vieles mehr.
HRworks ist andererseits auch ein Tool für alle, weil vom Werkstudenten bis zum Geschäftsführer alle die Software nutzen können. Ob ein Mitarbeiter im Innen- oder Außendienst arbeitet, spielt keine Rolle. Auch ob ein Kollege sich im Office oder im Homeoffice befindet, macht keinen Unterschied.
Jetzt HRworks kennenlernen
Diese 9 Gründe (sowie das unschlagbare Argument) können einen Praxistest nicht ersetzen. Besuchen Sie daher eines unserer Webinare. Dort bekommen Sie eine kostenlose Vorführung in HRworks.
Die Corona-Zeit hat das Personalwesen vor große Herausforderungen gestellt: Arbeitsorte mussten gewechselt, Strukturen verändert, Abläufe optimiert werden. Doch was bedeutet das konkret? In drei Interviews haben uns Personaler ihre ganz persönlichen Homeoffice-Geschichten erzählt. Und sie haben uns verraten, wie die Zukunft des Personalwesens aussehen könnte.
Im kostenlosen Interview-eBook schildern die drei Personaler aus Berlin, Freiburg und Hannover, wie sie die Krise in ihren Unternehmen erlebt haben. Wie gut klappte der Wechsel ins Homeoffice? Mit welchen Tools wurde gearbeitet? Ist die Produktivität eingebrochen? Wie wird HR in Zukunft funktionieren?
Lernen Sie von den langjährigen und erfahrenen HR-Experten, wie Personalarbeit im Homeoffice funktionieren kann.
Personalakten, die sich über Jahre angesammelt haben. Für viele HR-Manager ist das der Albtraum schlechthin. Denn der Übergang vom analogen zum digitalen Zeitalter erfordert es, ganze Berge von Ordnern und Papier in elektronischer Form aufzubereiten. Ein Kraftakt, vor dem viele zurückschrecken. Nicht so die Kanzlei “Dr. Dienst & Partner”. Diese hat den Schritt in Richtung E-Akte gewagt.
Die Gruppe “Dr. Dienst & Partner” ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen. An elf Standorten arbeiten in der Gruppe “Dr. Dienst & Partner” inzwischen 250 Mitarbeiter in der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Laut Dr. Julia Schneider, geschäftsführende Partnerin in der Kanzlei, war deshalb die Einführung eines Personalmanagement-Systems nötig. Denn wie bisher – mit Personalunterlagen in Papierform – konnte es bei dieser Firmengröße nicht weitergehen.
Wunsch nach Veränderung
“Es kam in der Partnerschaft immer stärker der Wunsch auf, Informationen quasi auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben”, sagte Schneider unlängst im Gespräch mit Berater Alexander Sieben von der Kanzleientwicklung “Sieben & Partner”, die den Modernisierungsprozess begleitet hat. “Folglich haben wir die Idee zur Einführung einer digitalen Personalakte entwickelt.” Doch mit welcher HR Software man die Personalakten digitalisieren würde, war anfangs unklar.
“Bei der Auswahl haben wir sowohl auf die Bedienerfreundlichkeit, auf Look & Feel, aber natürlich auch auf die möglichen Funktionalitäten und Ausbaustufen geschaut.”
Dr. Julia Schneider
Schließlich hat sich “Dienst & Partner” für die Universal HR Software von HRworks entschieden. Dabei ging es nicht ausschließlich darum, Papier zu digitalisieren. Man wollte ganz generell einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunft tun. Dr. Julia Schneider: “Mit dem neuen System wollen wir zeigen, dass wir Teil der neuen Zeit sind und uns nicht darauf ausruhen, eine überaus erfolgreiche, renommierte, überregional aufgestellte Kanzlei zu sein. Mir kommt es darauf an, dass wir mit diesem Schritt eine völlig neue Qualität erreichen.”
Das Einscannen der Personalakten haben Dr. Schneider und ihre Kollegen schließlich in mehrere Schritte unterteilt. Zuerst wurden die rund 80 Personalakten für den Standort Koblenz digitalisiert. Über den Ablauf sagt die Steuerberaterin: “Wir haben einen Prozess aufgesetzt, der so abgesichert war, dass unsere Akten nachweislich revisionssicher digitalisiert wurden.”
Nicht nur Personalakten digitalisieren
Die Akten bewahrt die Kanzlei weiterhin auch zusätzlich in Papierform im Archiv auf. Doch laut Dr. Schneider dürfte dies reine Formsache sein. “Ich bin mir sicher, dass wir da nie mehr wirklich ran müssen”, so die Geschäftsführerin.
Für “Dienst & Partner” ist HRworks also ein hilfreiches Instrument bei der Verwaltung digitaler Personalakten. Doch will man bei der Kanzlei an dieser Stelle nicht Halt machen. Auch auf anderen Gebieten soll die Universal HR Software zum Einsatz kommen.
“In der nächsten Ausbaustufe wollen wir den gesamten Bewerbungsprozess digitalisieren.”
Julia Schneider zufolge geht es vor allem darum, Geschwindigkeit in den Bewerbungsprozess zu bringen. Zudem werden beim digitalen Bewerbermanagement mit HRworks sämtliche Anforderungen der DSGVO erfüllt – ein wichtiger Faktor bei der softwarebasierten Arbeit mit Bewerbungen. So erinnert HRworks beispielsweise an die fristgerechte Löschung der Bewerberdaten.
Über die Einführung von HRworks in der Kanzlei “Dienst & Partner” kann Julia Schneider nur Gutes berichten: “Wir sind froh, dass wir uns zu diesem Schritt entschieden haben, denn wir sehen ganz klar die positiven Effekte, was Geschwindigkeit, Effizienz und Qualitätssicherung angeht.”
Mit HRworks gehören Aktenschränke der Vergangenheit an
In der digitalen Personalakte können Sie Unterlagen zu Ihren Mitarbeitern übersichtlich speichern. Damit schaffen Sie nicht nur Platz in Ihrem Büro, sondern schützen auch sensible Daten. Denn in HRworks sind Personalakten nur für autorisierte Kollegen einsehbar, während Unterlagen in Papierform auch schon mal in falsche Hände geraten können. Wenn auch Sie Ihre Personalakten digitalisieren möchten, probieren Sie HRworks einfach unverbindlich aus!
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Im Rahmen eines geplanten Bürokratieabbaus der Bundesregierung sollen Arbeitnehmer bald keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform mehr bei Ihrem Arbeitgeber einreichen müssen. Die Übermittlung soll künftig nur noch elektronisch per Meldeverfahren erfolgen. Somit können Arbeitsabläufe erheblich vereinfacht und Kosten gespart werden. Ein wegweisender Schritt auf dem Weg zur digitalen Verwaltung.
Dreifach informiert: Der Weg des gelben Scheins
Wer kennt das nicht Husten, Fieber, Heiserkeit – man ist krank und der Weg zum Arzt unausweichlich. Bisher erhält man dann beim Arzt die Krankmeldung für die Einreichung beim Arbeitgeber. Der gelbe Papierschein, offiziell die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, informiert über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Und das gleich in dreifacher Ausfertigung: Eine Kopie des AU-Scheins bekommt der Arbeitgeber. Eine muss der Arbeitnehmer postalisch an die Krankenkasse senden. Und ein Exemplar behält der Arbeitnehmer zu Dokumentationszwecken für sich. Bedeutet: Briefmarke, Umschlag und ein Gang zum Briefkasten. Klingt soweit einfach.
Digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) soll bürokratischen Aufwand erheblich reduzieren
Was im Einzelfall nicht ins Gewicht fällt, mündet in Summe gesehen in einem immens hohen Bearbeitungsaufwand. Ein klarer Fall von Bürokratie. Hinsichtlich der voranschreitenden Digitalisierung, ist diese Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß.
“Überbordende Bürokratie belastet die Wirtschaft, hemmt Innovationen und schwächt den Wirtschaftsstandort Deutschland”
Die Einführung einer digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist eine der Maßnahmen des so genannten Bürokratieentlastungsgesetz III (BEG III) und flächendeckendes Ziel der Bundesregierung. Im Gesetzentwurf stellt Wirtschaftsminister Peter Altmaier (CDU) fest: “Überbordende Bürokratie belastet die Wirtschaft, hemmt Innovationen und schwächt den Wirtschaftsstandort Deutschland”. Mit Hilfe von Digitalisierung soll der Arbeitsaufwand reduziert und unnötige Bürokratie abgebaut werden. Der Entwurf sieht darüber hinaus eine Reihe an Instrumenten vor, welche Unternehmen jährlich um mehr als eine Milliarde Euro entlasten sollen.
Keine Vorlagepflicht der AU mehr beim Arbeitgeber
Für den Arbeitnehmer ist das besonders interessant: Demnach würde für den GKV-versicherten Mitarbeiter infolge eines elektronischen Meldeverfahrens die Pflicht entfallen, seine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorzulegen.
Doch wer informiert dann wen? Geplant ist, dass die Krankenkassen den Arbeitgeber auf Abruf elektronisch über die AU informieren. Das heißt: Die Daten holt sich der Arbeitgeber direkt von der Krankenkasse und nicht mehr vom Arbeitnehmer. Für Beweis- und Dokumentationszwecke soll dieser jedoch weiterhin ein Recht auf den gelben Schein haben. Ob diese Option jedoch die geplante Entlastung konterkariert, bleibt abzuwarten. Bis das Gesetz in Kraft tritt, gilt vorerst weiterhin der alte Prozess.
Mit HRworks jetzt schon Krankmeldungen digitalisieren
Bereits heute können Sie mit der Universal HR Software Krankmeldungen online erfassen und verwalten. Als Form der Selbstverwaltung, dem Employee Self Service, kann sich der Arbeitnehmer selbst über das Mitarbeiterportal krankmelden. Der Vorgesetzte sowie die Personalabteilung werden hierüber automatisch via E-Mail informiert. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können einfach per PC, Tablet oder Smartphone hochgeladen werden. Dazu muss diese lediglich fotografiert und an die entsprechende Krankmeldung angehängt werden. Die AU liegt damit zeitnah im Personalbüro vor und ist automatisch der korrekten Krankmeldung zugeordnet.
So gelingt auch Ihre Digitalisierung: Jetzt HRworks unverbindlich und kostenlos testen!
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In den letzten Jahren wurden in Deutschland viele HR-Start-ups gegründet. Überraschen kann das nicht. Denn immer mehr Unternehmen brauchen eine Lösung, um ihr Personalwesen zu digitalisieren. Nach einem HR Software Vergleich landen Personaler oft bei solchen Start-up-Produkten. Doch diese sind meist Insellösungen. Für Firmen kann das schnell teuer werden.
Es ist schon ein bemerkenswerter Anstieg. Existierten im Jahr 2015 noch insgesamt 69 HR-Start-ups, sind es im Jahr 2019 bereits 219. Das berichtete unlängst das “Personalmagazin“, das sich bei den Zahlen auf den “HR Start-up Monitor” der Hochschule der Medien Stuttgart bezog.
Obwohl dieses Jahr im Gegensatz zu 2015 auch Start-ups aus Österreich und der Schweiz in die Berechnung miteingeflossen sind, ist das Wachstum aussagekräftig. Denn die meisten Start-ups befinden sich nach wie vor in Deutschland.
HR Tools Vergleich: Start-ups bieten oft keine Komplettlösungen
Blickt man nur auf die Zahlen, so sagen diese außer einem wachsenden Markt noch nichts aus. Richtig interessant wird es erst, wenn man die 219 aktuellen HR-Start-ups genauer unter die Lupe nimmt. Denn da zeigt sich, auf welche Nischen sich diese Unternehmen spezialisiert haben:
40 Prozent (Personalauswahl- und marketing)
36 Prozent (Organisations- und Personalentwicklung)
12 Prozent (Personalverwaltung und -organisation)
8 Prozent (Compensation und Benefits)
5 Prozent (Betriebliches Gesundheitsmanagement)
Welchen Service die HR-Start-ups im Detail bieten, verrät der “Monitor” nicht. Allerdings kann man davon ausgehen, dass lediglich die Kategorie “Personalverwaltung- und organisation” Firmen umfasst, die Komplettlösungen anbieten.
Aber alles der Reihe nach.
Dass die Kategorien “Betriebliches Gesundheitsmanagement” sowie “Compensation und Benefits” lediglich Partikularlösungen sind, liegt auf der Hand. Unter “Personalauswahl- und marketing” wiederum fallen HR-Start-ups, die sich auf Recruiting, Bewerbermanagement und Stellenanzeigen spezialisieren.
Der Bereich “Personal- und Organisationsentwicklung” hingegen meint Start-ups, die Lösungen für Performance Management und Employee Engagement bieten, als auch Feedbackschleifen und -systeme zur Verfügung stellen.
HR Software Vergleich: Was spricht gegen Einzel-Tools?
Zum einen wäre da die intransparente Preispolitik. Man erfährt auf den Webseiten der neuen HR-Start-ups oft nicht auf den ersten Blick, was deren Produkte kosten. Zum anderen handelt es sich bei diesen Human Resources Programmen oft um unwirtschaftliche Lösungen. Aber warum?
Ein Rechenbeispiel.
Nehmen wir an, Firma X benötigt digitale Lösungen für die Personalverwaltung, für Corporate Benefits, für das Bewerbermanagement und für die Zeiterfassung.
Nun könnte Firma X hergehen und 4 Einzellösungen wählen, auf die sie bei einer Recherche im Internet gestoßen ist.
Folgendes Szenario:
Start-up 1 bietet eine Software für die Personalverwaltung für 8 Euro pro User/Monat, Start-up 2 eine Lösung für Corporate Benefits für 4 Euro, Start-up 3 ein digitales Bewerbermanagement für 5 Euro und Start-up 4 eine Zeiterfassung ebenfalls für 5 Euro.
Sagen wir, Firma X hat 120 Mitarbeiter. Dann würden mit den 4 Einzellösungen der jeweils 4 HR-Start-ups monatliche Kosten von 2.640 Euro anfallen. Hier eine Einzelaufstellung:
120 Mitarbeiter x 8 Euro (Personalverwaltung)
120 Mitarbeiter x 4 Euro (Corporate Benefits)
120 Mitarbeiter x 5 Euro (Bewerbermanagement)
120 Mitarbeiter x 5 Euro (Zeiterfassung)
Auf das Geschäftsjahr übertragen würde das einen Betrag von 31.680 Euro ergeben. Ein ganz schöner Batzen Geld.
Zwar handelt es sich dabei nicht um eine Summe, die mittelständische Betriebe nicht bezahlen könnten. Aber erfolgreiche Unternehmen zeichnen sich eben auch dadurch aus, dass sie intelligent wirtschaften, unnötige Ausgaben schnell identifizieren und sinnvolle Sparmaßnahmen in die Tat umsetzen.
Im direkten HR Software Vergleich muss man also feststellen: Mehrere Einzellösungen sind nicht die Lösung.
Doch was ist die Alternative? Kostenlose Tools, sogenannte Freemium- Angebote, existieren zwar, sind allerdings auf wenige Nutzer beschränkt und verfügen in der Regel über keinen persönlichen Kunden-Support. Um sich zu finanzieren, setzen diese Dienste außerdem oft auf Werbung. Für Nutzer höchst unangenehm: die aggressiven Einblendungen stören den Workflow ganz erheblich.
Keine Einzel-Tools, keine Freemium-Angebote. Was nun?
Eine solide Option stellen sogenannte Komplett- beziehungsweise All-in-One-Lösungen dar. Diese verfügen über mehrere Funktionen beziehungsweise Module, kosten aber selten mehr als Einzellösungen von diversen HR-Start-ups.
Für Unternehmen rechnet sich das nicht nur finanziell, sondern hat auch einen weiteren, ganz entscheidenden Vorteil. Man hat als Nutzer alles in einer Anwendung. Für den Arbeitsalltag eine Erleichterung. Denn man muss nicht permanent zwischen verschiedenen Prozessen für das Personalmanagement, die Zeiterfassung oder das Onboarding umher switchen. Was in Zeiten des digitalen Büros ein echter Segen ist.
Eine Universal HR Software, die sich bewährt hat
HRworks ist eine geeignete Lösung für Ihr ganzes Unternehmen. Sowohl Geschäftsführung und Personalabteilung als auch Buchhaltung, IT, Außendienst und sonstige Kollegen profitieren von unserer Software.
Wickeln Sie all Ihre Aufgaben in einem Tool ab – von A wie Arbeitszeugnisse bis Z wie Zeiterfassung. Mit unserer Universal HR Software reduzieren Sie den Arbeitsaufwand in der Personalverwaltung, entlasten Ihre Mitarbeiter und sparen im Gegensatz zu HR-Einzel-Tools an Geld. Mit über 20 Jahren Erfahrung zählen wir zu den bewährtesten Anbietern von HR-Lösungen.
Mit HRworks zahlen Sie bei einer Firmengröße von 120 Mitarbeitern nicht 31.680 Euro jährlich (wie im Beispiel oben), sondern lediglich 8.640 Euro. Pro Nutzer sind das 6 Euro pro Monat. Die Ersparnis beläuft sich also insgesamt auf 23.040 Euro. Eine Summe, die auch in einem wachsenden und erfolgreichen Unternehmen einen Unterschied machen kann. Übrigens: Das t3n-Magazin kürte uns im HR Software Vergleich zur besten Komplettlösung!
Interessiert? Lernen Sie jetzt unsere Komplettlösung kennen. Unverbindlich und kostenlos.
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Wir leben in Zeiten von Smartphones, Tablets und ständig fortschreitender Digitalisierung. Wenn es allerdings um Lohn und Gehalt geht, nutzen viele Unternehmen noch nicht den Schritt in Richtung digitale Gehaltsabrechnung oder Gehaltsabrechnung online.
Das Sparpotenzial ist groß: Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeiter liegt es im vierstelligen Bereich. Ausschöpfen lässt sich das Sparpotenzial einer Gehaltsabrechnung online mit HRworks dabei ganz bequem: per Drag & Drop und automatisierter Zustellung. Wie sich dabei das konkrete Sparpotenzial online gegenüber papierbasiert errechnet zeigt die verlinkte Vergleichsrechnung.
Mehrheit der Unternehmen stellen Gehaltsabrechnung für Arbeitnehmer noch immer papierbasiert zu und nicht online
Wohl wenige Unternehmen erstellen Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung noch ganz analog. Heute unterstützen bereits gängige Programme die Prozesse zur Berechnung von Lohn und Gehalt in der HR Abteilung oder im Lohnbüro der Arbeitgeber. Somit erhalten Arbeitnehmer nach der Entgeltabrechnung vom Brutto auch das richtige Netto. Dennoch – 2018 nutzten unter fünf Prozent der Unternehmen die verfügbaren Sparpotenziale. So lautet die Bilanz der Veröffentlichung eines führenden deutschen Herstellers für Software zum Abrechnen von Lohn und Gehalt.Daraus folgt, dass mit 95 Prozent also fast alle Unternehmen auf die anschließende automatische Zustellung nach Erstellung der Lohnabrechnung verzichteten.
Verwunderlich, da sich diese nach der Gehaltsabrechnung online als abschließender Prozessschritt anbietet. Für die Erstellung und Verteilung der Dokumente nutzte die Mehrzahl der Arbeitgeber jedoch unverändert Papier, Umschlag und Briefmarke. Zwölf Monate im Jahr erledigten die Lohnbuchhalter also Routinearbeiten und verschenkten Geld für Porto. Dabei gibt es keine gesetzliche Regelung, die vorschreibt Lohn- oder Gehaltsabrechnungen gedruckt zuzustellen. Gesetzlich ist der Arbeitgeber nur verpflichtet dem Arbeitnehmer eine nachvollziehbare Berechnung des Gehalts darzulegen. Eine Übersicht die zeigt, wieviel Lohnsteuer und sonstige Abgaben das Programm im Monat abzieht und an das Finanzamt übermittelt. Dies darf allerdings auch elektronisch erfolgen.
Gehaltsabrechnung online an Arbeitnehmer zustellen und sparen
Im Workflow nach Erstellung der Gehaltsabrechnung, die ohnehin ansteht, finden Sparfüchse das größte Potenzial, um die Gehalsabrechnung online zuzustellen. Innerhalb der Funktion Lohn und Gehalt von HRworks lässt es sich ausschöpfen und das mit nur wenigen Klicks! Dabei erledigen sich die meisten Aufgaben fast von alleine. Sobald Ihr Steuerberater oder Buchhalter die Lohnabrechnung abgeschlossen hat, folgen nur noch zwei Schritte und Ihre Arbeitnehmer erhalten deren Abrechnung digital.
Der erste Schritt ist der Export der einzelnen Abrechnungen als PDF-Dateien mit eindeutigen Namen. Im zweiten Schritt lädt ein Mitarbeiter mit Administrator-Rechten in HRworks die Dateien per Drag & Drop ins Programm hoch. Durch die eindeutigen Dateinamen weist HRworks Dokumente wie Gehaltsabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung oder Sozialversicherungsnachweis automatisch dem passenden Mitarbeiter zu. Fertig!
Entgeltabrechnung einmal automatisch zugestellt – immer und überall für den Arbeitnehmer verfügbar
Auch die Mitarbeiter profitieren von mehr Komfort. Denn Einmal zugestellt, sind die Lohnabrechnungen für den Arbeitnehmer immer und überall verfügbar. Auf Wunsch lassen sich die Dokumente zu Hause öffnen und ausdrucken. Braucht der Arbeitnehmer einen Gehaltsnachweis unterwegs, so lässt er sich einfach vom Mobiltelefon aufrufen. Durch die digitale Verfügbarkeit der Gehaltsabrechnung online steigt der Komfort, gleichzeitig sinkt der Zeitaufwand. Anfragen in der Lohnbuchhaltung, ob Dokumente nochmals ausgedruckt und zugesendet werden könnten, entfallen komplett. Denn: die Dokumente sind ja immer im Zugriff des Arbeitnehmers.
Auch die Archivierung der Löhne, Gehälter oder sonstiger Dokumente auf Papier und im Aktenordner wird überflüssig. Denn die Datei liegen zeitlich unbegrenzt und sicher in der Cloud. Ändern sich während des Arbeitsverhältnisses Daten des Mitarbeiters wie Adresse, Lohnsteuerklasse oder Familienstand wird auch dieses Handling für alle komfortabler. Mit Hilfe von Employee Self Service erledigt der Mitarbeiter eigenständig alle abrechnungsrelevanten Details bequem von zu Hause oder unterwegs. Einmal geändert sind diese anschließend für alle berechtigten Personen im HR System verfügbar. Mühseliges Übertragen von Papier oder von einem Programm ins andere entfällt.
Mehr erfahren zum Thema Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
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Vierzigtausend Euro, fünfzig oder sechzig… jeder möchte für seine Arbeit gut bezahlt werden. Berufserfahrene, aber auch Absolventen streben anspruchsvolle Stellen mit konkreten Gehaltsvorstellungen an. Verschiedene Gehaltsmodelle machen den Personalverantwortlichen den Alltag nicht einfacher. Fix und variabel, mit Provision, aber ohne Bonus. Dazu noch das Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder das dreizehnte Gehalt. Außerdem gehört ein Firmenwagen oder ein Handy zu den Arbeitsmitteln, die auch der privaten Nutzung dienen und weitere Kosten verursachen. Zählen die dann auch zum Gesamtgehalt? Egal, wie Ihre Gehaltsmodelle aufgebaut sind oder Sie diese zusammensetzen möchten, der Jahresgehaltsassistent unterstützt Sie dabei.
Jahresgehaltsassistent: Retter vor dem rechnerischen Wahnsinn
Ein typisches Alltagsbeispiel: Ein neuer Kollege soll laut Arbeitsvertrag 40.000 € brutto im Jahr verdienen. Der Arbeitgeber gewährleistet außerdem bei allen Angestellten das Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Wie berechnen Sie die Zahlungen, damit das vereinbarte Jahresgehalt unverändert bleibt? Ganz einfach – mit dem Jahresgehaltsassistenten. Dieser hilft Ihnen, anhand aller eingetragenen kontinuierlichen Zahlungen das Monatsgehalt des Mitarbeiters so zu berechnen, dass der jährliche Bruttobetrag konstant bleibt. Sie tragen das Jahresgehalt im System ein und lassen sich den monatlichen Betrag (1/12) ausrechnen. Alle zusätzlichen Zahlungen beeinflussen den monatlichen Betrag, jedoch nicht die Summe für das gesamte Jahr.
Aufwand war gestern – so gehen Sie heute vor
Alle monatlichen Zahlungen beginnen im von Ihnen ausgewählten Monat. Andere Zahlungsintervalle gehen von diesem Monat aus. Tragen Sie beispielsweise halbjährliche Zahlungen im Februar ein, die für Januar und Juli relevant sind, wird der erste Betrag im Juli ausgezahlt. Für jede nicht monatliche Zahlung legen Sie auch den Monat fest, in dem der Betrag ausgezahlt werden soll (z. B. Mai für das Urlaubsgeld und November für das Weihnachtsgeld). Bei jeder Zahlung können Sie die entsprechende Lohnart, sei es der Bonus, Provision oder Urlaubsgeld, gezielt auswählen.
Die Berechnung des dreizehnten Gehalts ist ebenfalls ein Kinderspiel. Der Jahresgehaltsassistent bietet Ihnen die Möglichkeit, statt einer absoluten Summe eine Anzahl an Monatsgehältern einzugeben. So teilt das System den Jahresbetrag nicht nur in dreizehn vergleichbare Monatsgehälter, sondern berücksichtigt dabei auch alle weiteren Zahlungen. Sie können sich weder verrechnen noch den vereinbarten Jahresbetrag überschreiten.
Jetzt testen oder weiter informieren!
Testen Sie jetzt den Jahresgehaltsassistenten und lernen Sie auch weitere Funktionen für die gesamte Lohn- und Gehaltsverwaltung kennen. Interessieren Sie sich für weitere neue Funktionen in HRworks? Dann schauen Sie sich doch das Video zu den wichtigsten Neuerungen an.
Kaum ein Unternehmen kommt noch ohne professionelle Bewerbermanagement Software aus. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Im sogenannten War for Talents, also dem Ringen um die besten Köpfe, zählt vor allem Schnelligkeit. Nur wenn im Unternehmen die Arbeitsabläufe fließen, klappt es mit den Wunschkandidaten. In HRworks haben Administratoren deshalb ab sofort die Möglichkeit, den digitalen Recruiting- und Onboardingprozess noch weiter zu optimieren. Und zwar mit dem Arbeitsvertrag Generator.
Die Wahrheit ist doch die: Arbeitsverträge weichen im Grunde nicht groß voneinander ab. Zwar bewerben sich Kandidaten auf verschiedene Positionen, erhalten unterschiedliche Gehälter und werden befristet oder unbefristet eingestellt – aber der meiste Inhalt eines Arbeitsvertrags ist immer gleich. Etwa die Angaben zu Krankheit, Urlaub oder Verschwiegenheitspflicht.
Drastische Zeitersparnis durch den Arbeitsvertrag Generator
HRworks ermöglicht es seinen Nutzern nun, beliebig viele Vorlagen für Arbeitsverträge zu erstellen und zu verwalten. Beispielsweise für befristete oder unbefristete Arbeitsverhältnisse, für Werkstudenten, für Teilzeit- oder Vollzeitstellen. Sind die Daten von neuen Mitarbeitern bereits im System hinterlegt, lässt sich ein entsprechender Arbeitsvertrag blitzschnell erzeugen. Doch wie geht das?
Der Ablauf ist denkbar einfach: In die Arbeitsvertragsvorlagen kann man nämlich diverse Textbefehle integrieren. Das bedeutet für Nutzer der Bewerbermanagement Software eine massive Zeitersparnis. Denn dadurch ist kein manuelles Übertragen von persönlichen Daten mehr nötig.
Individuelle Arbeitsverträge im Handumdrehen erstellen
Konkret bedeutet das: Die entsprechenden Textbefehle – etwa “Eintrittsdatum”, “Austrittsdatum” oder “Jahresgehalt” – werden vom Personaler in einer odt-Datei gesetzt. Das Dokument wird anschließend in HRworks hochgeladen. Will man als Personaler nun individuelle Arbeitsverträge erstellen, kann man den Vorgang per Mausklick für den entsprechenden Kandidaten starten.
Den fertigen Arbeitsvertrag kann der Administrator nun als PDF herunterladen, ausdrucken und dem neuen Mitarbeiter per Post zusenden. Oder besser: Den Arbeitsvertrag einfach direkt aus HRworks via E-Mail an den künftigen Kollegen senden. Erhält man den unterzeichneten Vertrag wenige Tage später retour, kann man diesen in HRworks direkt mit dem Originalvertrag vergleichen.
