EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung: Was Experten dazu sagen

Im Mai dieses Jahres sorgte ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zur Arbeitszeiterfassung für ein Raunen in deutschen Unternehmen. In Zukunft, so der Entschluss der europäischen Richter, sind alle Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Und zwar lückenlos.

Das “Personalmagazin” der Haufe-Gruppe beleuchtet deshalb in der aktuellen Ausgabe (10/2019) dieses brisante Thema von einer ganz besonderen Seite. Nicht Politiker oder Wirtschaftslenker, nicht Betriebsräte oder Arbeitsrechtler äußern sich in dem Beitrag, sondern Zeiterfassungs-Experten. Also jene Menschen, die sich von Berufswegen intensiv mit dem Thema Zeiterfassung auseinandersetzen.

Auch unser Produktmanager Christian W Hartmann wurde für den Beitrag befragt. Warum er in der “Zeiterfassung für alle”, wie sie das EuGH-Urteil vorsieht, einen ganz klaren Nachteil für Arbeitgeber erkennt, können Sie im aktuellen “Personalmagazin” nachlesen.

HR-Experte Zeiterfassung Personalmagazin

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Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital: Abschied vom gelben Schein

Im Rahmen eines geplanten Bürokratieabbaus der Bundesregierung sollen Arbeitnehmer bald keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform mehr bei Ihrem Arbeitgeber einreichen müssen.  Die Übermittlung soll künftig nur noch elektronisch per Meldeverfahren erfolgen. Somit können Arbeitsabläufe erheblich vereinfacht und Kosten gespart werden. Ein wegweisender Schritt auf dem Weg zur digitalen Verwaltung.

Dreifach informiert: Der Weg des gelben Scheins

Wer kennt das nicht Husten, Fieber, Heiserkeit - man ist krank und der Weg zum Arzt unausweichlich. Bisher erhält man dann beim Arzt die Krankmeldung für die Einreichung beim Arbeitgeber. Der gelbe Papierschein, offiziell die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung,  informiert über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Und das gleich in dreifacher Ausfertigung: Eine Kopie des AU-Scheins bekommt der Arbeitgeber. Eine muss der Arbeitnehmer postalisch an die Krankenkasse senden. Und ein Exemplar behält der Arbeitnehmer zu Dokumentationszwecken für sich. Bedeutet: Briefmarke, Umschlag und ein Gang zum Briefkasten. Klingt soweit einfach. 

Digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) soll bürokratischen Aufwand erheblich reduzieren

Was im Einzelfall nicht ins Gewicht fällt, mündet in Summe gesehen in einem immens hohen Bearbeitungsaufwand. Ein klarer Fall von Bürokratie. Hinsichtlich der voranschreitenden Digitalisierung, ist diese Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß. 

 

 "Überbordende Bürokratie belastet die Wirtschaft, hemmt Innovationen und schwächt den Wirtschaftsstandort Deutschland"

 

Die Einführung einer digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist eine der Maßnahmen des so genannten Bürokratieentlastungsgesetz III (BEG III) und flächendeckendes Ziel der Bundesregierung. Im Gesetzentwurf stellt Wirtschaftsminister Peter Altmaier (CDU) fest: “Überbordende Bürokratie belastet die Wirtschaft, hemmt Innovationen und schwächt den Wirtschaftsstandort Deutschland”. Mit Hilfe von Digitalisierung soll der Arbeitsaufwand reduziert und unnötige Bürokratie abgebaut werden. Der Entwurf sieht darüber hinaus eine Reihe an Instrumenten vor, welche Unternehmen jährlich um mehr als eine Milliarde Euro entlasten sollen. 

Keine Vorlagepflicht der AU mehr beim Arbeitgeber

Für den Arbeitnehmer ist das besonders interessant:  Demnach würde für den GKV-versicherten Mitarbeiter infolge eines elektronischen Meldeverfahrens die Pflicht entfallen, seine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorzulegen. 

Doch wer informiert dann wen? Geplant ist, dass die Krankenkassen den Arbeitgeber auf Abruf elektronisch über die AU informieren. Das heißt: Die Daten holt sich der Arbeitgeber direkt von der Krankenkasse und nicht mehr vom Arbeitnehmer. Für Beweis- und Dokumentationszwecke soll dieser jedoch weiterhin ein Recht auf den gelben Schein haben. Ob diese Option jedoch die geplante Entlastung konterkariert, bleibt abzuwarten. Bis das Gesetz in Kraft tritt, gilt vorerst weiterhin der alte Prozess.

Mit HRworks jetzt schon Krankmeldungen digitalisieren

Bereits heute können Sie mit der Universal HR Software Krankmeldungen online erfassen und verwalten. Als Form der Selbstverwaltung, dem Employee Self Service, kann sich der Arbeitnehmer selbst über das Mitarbeiterportal krankmelden. Der Vorgesetzte sowie die Personalabteilung werden hierüber automatisch via E-Mail informiert. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können einfach per PC, Tablet oder Smartphone hochgeladen werden. Dazu muss diese lediglich fotografiert und an die entsprechende Krankmeldung angehängt werden. Die AU liegt damit zeitnah im Personalbüro vor und ist automatisch der korrekten Krankmeldung zugeordnet.

 

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Anwender-Tag im neuen HRworks Schulungszentrum Frankfurt

Anwender-Tag: Das Forum für alle Anwender der universalen HR Software

Nach erfolgreichem Auftakt im Frühjahr steht HRworks Nutzern im Herbst ein weiteres Treffen bevor. Beim Anwender-Tag können unsere Kunden sowohl die Software und ihre Funktionen besser kennenlernen, als auch sich mit anderen HRworks Anwendern austauschen. Eine Gelegenheit, spannende Einblicke in die HR Praxis zu gewinnen. In kompakter Form werden bei dem eintägigen Event Neuerungen vermittelt, Neuigkeiten zu den einzelnen Funktionen vorgestellt und aktuelle Themen im Bereich der digitalen Personalarbeit diskutiert. 

Best-Practice liefert Inspiration für die HRworks-Community

Aufgrund des positiven Feedbacks nach dem letzten Anwender-Tag, können sich Kunden auch im Oktober wieder auf zwei spannende Best-Practice Vorträge freuen. Außerdem wird ein Blick  auf die Aufgaben und Herausforderungen der nächsten Jahre im digitalen HR Alltag gewährt. Von Anwendern für Anwender ist dabei nicht nur ein Thema, das den Austausch zwischen aktiven HRworks Nutzern und Systemverantwortlichen aus unterschiedlichen Branchen fördert. Es weckt offensichtlich auch großes Interesse: Seit dem letzten Jahr hat sich die Zahl der Interessenten verdoppelt.

Anwender-Tag im neuen HRworks Schulungszentrum Frankfurt

Verbesserung durch ständige Weiterentwicklung

Der Anwender-Tag ist die perfekte Gelegenheit, über die Zukunft von HR zu sprechen. Zugleich bietet er auch eine Chance, die Teilnehmer für die Personalarbeit von morgen fit zu machen. Außerdem sind nützliche Impulse und ein ständiger Dialog mit den Anwendern Basis für die nächsten Entwicklungsschritte unserer HR Software. Die Anforderungen und Bedürfnisse der Personalabteilungen über eine HR Anwendung abzubilden und dabei ein immer noch besseres Produkt bereitzustellen, ist unser oberstes Ziel. Bestes Beispiel: Die neue intuitive Benutzeroberfläche Flow. Hier trifft Ästhetik auf einfache Navigation und Responsive Web Design.

Mehrwert durch universale HR Software

Sie sind bereits HRworks Kunde? Lernen Sie auf dem Anwender-Tag am 24.Oktober, welche bisher ungenutzten Funktionen und neuesten Weiterentwicklungen der universalen HR Software Ihre Personalarbeit zusätzlich vereinfachen. Und welche Vorteile Ihnen der Einsatz von nur einer Anwendung bringt. Bilden Sie mit HRworks den gesamten Mitarbeiter Lifecycle ab. Vom Onboarding und der Pflege der Stammdaten der Mitarbeiter, über die elektronische Personalakte, die Zeitwirtschaft, das Reisemanagement und Corporate Benefits,bis hin zum Offboarding. Lassen Sie sich von den Praxisbeispielen Ihrer Fachkollegen inspirieren und tauschen Sie sich zu den Herausforderungen und Lösungsansätzen des HR Alltags aus. 

Hier anmelden:

Anwender-Tag 2019 Frankfurt

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HR Software Vergleich: Wie Sie die beste Lösung finden

In den letzten Jahren wurden in Deutschland viele HR-Start-ups gegründet. Überraschen kann das nicht. Denn immer mehr Unternehmen brauchen eine Lösung, um ihr Personalwesen zu digitalisieren. Nach einem HR Software Vergleich landen Personaler oft bei solchen Start-up-Produkten. Doch diese sind meist Insellösungen. Für Firmen kann das schnell teuer werden.

Es ist schon ein bemerkenswerter Anstieg. Existierten im Jahr 2015 noch insgesamt 69 HR-Start-ups, sind es im Jahr 2019 bereits 219. Das berichtete unlängst das  “Personalmagazin“, das sich bei den Zahlen auf den “HR Start-up Monitor“ der Hochschule der Medien Stuttgart bezog.

Obwohl dieses Jahr im Gegensatz zu 2015 auch Start-ups aus Österreich und der Schweiz in die Berechnung miteingeflossen sind, ist das Wachstum aussagekräftig. Denn die meisten Start-ups befinden sich nach wie vor in Deutschland.

HR Tools Vergleich: Start-ups bieten oft keine Komplettlösungen

Blickt man nur auf die Zahlen, so sagen diese außer einem wachsenden Markt noch nichts aus. Richtig interessant wird es erst, wenn man die 219 aktuellen HR-Start-ups genauer unter die Lupe nimmt. Denn da zeigt sich, auf welche Nischen sich diese Unternehmen spezialisiert haben:

  • 40 Prozent (Personalauswahl- und marketing)
  • 36 Prozent (Organisations- und Personalentwicklung)
  • 12 Prozent (Personalverwaltung und -organisation)
  • 8 Prozent (Compensation und Benefits)
  • 5 Prozent (Betriebliches Gesundheitsmanagement)

Welchen Service die HR-Start-ups im Detail bieten, verrät der “Monitor” nicht. Allerdings kann man davon ausgehen, dass lediglich die Kategorie “Personalverwaltung- und organisation” Start-ups umfasst, die Komplettlösungen anbieten.

Aber alles der Reihe nach.

Dass die Kategorien “Betriebliches Gesundheitsmanagement” sowie “Compensation und Benefits” lediglich Partikularlösungen sind, liegt auf der Hand. Unter “Personalauswahl- und marketing” wiederum fallen HR-Start-ups, die sich auf Recruiting, Bewerbermanagement und Stellenanzeigen spezialisieren.

Der Bereich “Personal- und Organisationsentwicklung” hingegen meint Start-ups, die Lösungen für Performance Management und Employee Engagement bieten, als auch Feedbackschleifen und -systeme zur Verfügung stellen.

HR Software Vergleich: Was spricht gegen Einzel-Tools?

Was spricht nun gegen solche Einzel-Tools? Zum einen wäre da die intransparente Preispolitik. Man erfährt auf den Webseiten der neuen HR-Start-ups oft nicht auf den ersten Blick, was deren Produkte kosten. Zum anderen handelt es sich bei diesen Human Resources Programmen oft um unwirtschaftliche Lösungen. Aber warum?

Ein Rechenbeispiel.

Nehmen wir an, Firma X benötigt digitale Lösungen für die Personalverwaltung, für Corporate Benefits, für das Bewerbermanagement und für die Zeiterfassung.

Nun könnte Firma X hergehen und 4 Einzellösungen wählen, auf die sie bei einer Recherche im Internet gestoßen ist.

Folgendes Szenario:

Start-up 1 bietet eine Software für die Personalverwaltung für 8 Euro pro User/Monat, Start-up 2 eine Lösung für Corporate Benefits für 4 Euro, Start-up 3 ein digitales Bewerbermanagement für 5 Euro und Start-up 4 eine Zeiterfassung ebenfalls für 5 Euro.

Sagen wir, Firma X hat 120 Mitarbeiter. Dann würden mit den 4 Einzellösungen der jeweils 4 HR-Start-ups monatliche Kosten von 2.640 Euro anfallen. Hier eine Einzelaufstellung:

  • 120 Mitarbeiter x 8 Euro (Personalverwaltung)
  • 120 Mitarbeiter x 4 Euro (Corporate Benefits)
  • 120 Mitarbeiter x 5 Euro (Bewerbermanagement)
  • 120 Mitarbeiter x 5 Euro (Zeiterfassung)

Auf das Geschäftsjahr übertragen würde das einen Betrag von 31.680 Euro ergeben. Ein ganz schöner Batzen Geld.

Zwar handelt es sich dabei nicht um eine Summe, die mittelständische Betriebe nicht bezahlen könnten. Aber erfolgreiche Unternehmen zeichnen sich eben auch dadurch aus, dass sie intelligent wirtschaften, unnötige Ausgaben schnell identifizieren und sinnvolle Sparmaßnahmen in die Tat umsetzen.

Im direkten HR Software Vergleich muss man also feststellen: Mehrere Einzellösungen sind nicht die Lösung.

Doch was ist die Alternative? Kostenlose Tools, sogenannte Freemium- Angebote, existieren zwar, sind allerdings auf wenige Nutzer beschränkt und verfügen in der Regel über keinen persönlichen Kunden-Support. Um sich zu finanzieren, setzen diese Dienste außerdem oft auf Werbung. Für Nutzer höchst unangenehm: die aggressiven Einblendungen stören den Workflow ganz erheblich.

Keine Einzel-Tools, keine Freemium-Angebote. Was nun?

Eine solide Option stellen sogenannte Komplett- beziehungsweise All-in-One-Lösungen dar. Diese verfügen über mehrere Funktionen beziehungsweise Module, kosten aber selten mehr als Einzellösungen von diversen HR-Start-ups.

Für Unternehmen rechnet sich das nicht nur finanziell, sondern hat auch einen weiteren, ganz entscheidenden Vorteil. Man hat als Nutzer alles in einer Anwendung. Für den Arbeitsalltag eine Erleichterung. Denn man muss nicht permanent zwischen verschiedenen Prozessen für das Personalmanagement, die Zeiterfassung oder das Onboarding umher switchen. Was in Zeiten des digitalen Büros ein echter Segen ist.

Eine Universal HR Software, die sich bewährt hat

HRworks ist eine geeignete Lösung für Ihr ganzes Unternehmen. Sowohl Geschäftsführung und Personalabteilung als auch Buchhaltung, IT, Außendienst und sonstige Kollegen profitieren von unserer Software.

Wickeln Sie all Ihre Aufgaben in einem Tool ab - von A wie Arbeitszeugnisse bis Z wie Zeiterfassung. Mit unserer Universal HR Software reduzieren Sie den Arbeitsaufwand in der Personalverwaltung, entlasten Ihre Mitarbeiter und sparen im Gegensatz zu HR-Einzel-Tools an Geld. Mit über 20 Jahren Erfahrung zählen wir zu den bewährtesten Anbietern von HR-Lösungen.

Mit HRworks zahlen Sie bei einer Firmengröße von 120 Mitarbeitern nicht 31.680 Euro jährlich (wie im Beispiel oben), sondern lediglich 8.640 Euro. Pro Nutzer sind das 6 Euro pro Monat. Die Ersparnis beläuft sich also insgesamt auf 23.040 Euro. Eine Summe, die auch in einem wachsenden und erfolgreichen Unternehmen einen Unterschied machen kann. Übrigens: Das t3n-Magazin kürte uns im HR Software Vergleich zur besten Komplettlösung!

Interessiert? Lernen Sie jetzt unsere Komplettlösung kennen. Unverbindlich und kostenlos.

 

Neue Nutzeroberfläche: Das können Ihre Mitarbeiter in Flow schon tun

Noch befindet sich die neue HRworks-Nutzeroberfläche in der Beta-Phase. Doch schon jetzt können Nutzer in “Flow” etliche Funktionen testen. Wie das geht? Ganz einfach: Ihre Mitarbeiter müssen dafür lediglich einen Button anklicken, um in die neue Umgebung zu wechseln.

Eine Software muss viel können. Sie muss aber auch gut aussehen. Deshalb stecken Tech-Firmen viel Energie in die Entwicklung von sogenannten GUIs, also grafischen Benutzeroberflächen, die Software-Anwendungen überhaupt erst bedienbar machen. Darüber hinaus sorgen GUIs für eine ansehnliche Optik. 

Auch bei HRworks stecken wir viel Hirnschmalz in die Weiterentwicklung von Ästhetik, Design und Navigation unseres Produkts. Aktuell arbeiten mehrere Entwickler an einer neuen Nutzeroberfläche namens Flow, die nach und nach um alle Funktionen erweitert wird und die Arbeit in den Human Resources Abteilungen auf ein neues Level heben soll. 

Testen Sie die neue Nutzeroberfläche!

Schon jetzt erhalten unsere Kunden einen Vorgeschmack auf die neue Oberfläche. HRworks-User, die keine Vorgesetzten oder Adminstratoren sind, haben in ihrem Zugang die Möglichkeit, in die neue Nutzerumgebung zu wechseln. Das geht schnell und ohne großen Aufwand. 

Ihre Mitarbeiter haben zwei Möglichkeiten, in die Flow-Oberfläche zu gelangen. Entweder ist bereits ein Flow-Element im Dashboard ihres HRworks-Zugangs sichtbar. In diesem Fall einfach auf “Flow-Oberfläche öffnen” klicken und schon befindet man sich in der kommenden Benutzeroberfläche. 

 

So schaltet man Flow in HRworks selber frei

 

Oder man geht den Weg über “Stammdaten” und “Einstellungen”. Dort kann man als HRworks-Nutzer die Flow-Umgebung eigenständig freischalten. Befinden sich Ihre Mitarbeiter in Flow, stehen ihnen aktuell drei Funktionsblöcke zur Verfügung: Zeitwirtschaft, Reisemanagement und Personalbereich.

Was heißt das konkret?

Ihre Mitarbeiter können bereits einige Aufgaben in der neuen Ansicht von HRworks erledigen. Beispielsweise Urlaubsanträge. Egal, ob via Desktop oder Smartphone - die Kollegen haben die Möglichkeit, ihre gewünschten Urlaubszeiten in Flow einzutragen. Sie als Vorgesetzter oder Administrator genehmigen diese dann wie bisher in der herkömmlichen Oberfläche von HRworks.

Auch in Sachen Reisemanagement stehen Ihren Kollegen bereits einige Funktionen zur Verfügung. Mitarbeiter legen einfach eine Reise an und laden die entsprechenden Belege (Hotelrechnung, Spritgeld, Bewirtungsbeleg, Zugticket, etc.) in digitaler Form in HRworks hoch. Dazu öffnet man lediglich HRworks auf dem Smartphone und fotografiert die Belege noch an Ort und Stelle oder zu einem späteren Zeitpunkt ab. 

Weitere Vorab-Funktion: Im Personalbereich können Ihre Mitarbeiter bereits Dokumente zum Compliance Management einsehen.

Und noch etwas können Ihre Mitarbeiter in Flow tun: Feedback geben! Wenn Ihre Kollegen einen Verbesserungsvorschlag haben, Ideen oder Wünsche für Funktionen oder Unterfunktionen äußern möchten, haben Sie direkt in Flow die Möglichkeit dazu. Im Dashboard befindet sich das entsprechende Fenster dazu.

Jetzt einloggen, ausprobieren und Feedback geben!

 

Büroeröffnung des dritten Standorts - Showtime in Frankfurt

Mit Keynote und einem kleinen Empfang begrüßten am 15. August 2019 Thomas Holzer, Geschäftsführer HRworks, und sein Team rund 50 Gäste zur Büroeröffnung im neuen Frankfurter Office.

Die eigenen Räumlichkeiten, die von den HRworks Consultants erst kürzlich im Juli bezogen wurden, sollen zukünftig zentraler Treffpunkt für die HR Schulungen in Frankfurt sein. Neben modernsten Meeting- wie Rückzugsmöglichkeiten bietet das Büro auch ausreichend Platz für eigene Veranstaltungen und ein gemeinsames Arbeiten mit Wohlfühlgarantie!

 

HRworks Büroeröffnung Frankfurt

 

Seit Gründung in Freiburg 1998, entwickelt der Software Anbieter sein HR Portfolio kontinuierlich weiter und ist in den vergangenen Jahren auf über 50 Mitarbeiter, auf mittlerweile drei Büros in Deutschland gewachsen.

"Der Umzug in die Barckhausstraße ist zudem ein wichtiger Schritt, um weitere Mitarbeiter an Bord zu holen. Auch das Schulungsangebot für die Kunden kann so noch gezielter und serviceorientierter ausgebaut werden”, so Holzer.

 

Empfang Büroeröffnungsfeier Frankfurt

Networking im Westend

Ein idealer Rahmen für die feierliche Einweihung und einen regen Austausch unter den Gästen: Von A wie Aperol bis Z wie Zauberer gab es hier einiges zu entdecken: Bei sanften House Beats von DJ Aquino aus dem Frankfurter Club Velvet, Tandoori Spießen und dem ein oder anderen Gin Tonic lernten sich die Gäste bei der Büroeröffnung kennen und ließen sich von den Consultants vor Ort in die spannende Welt der Cloud entführen. Das HRworks Team war ebenso begeistert! Consultant Leon Sittel freut sich: 

“Ein perfekter Startschuss für unseren dritten Standort in Deutschland. Außerdem hatten wir einen kurzweiligen Abend der richtig Spaß gemacht hat. Die Besucher sind interessierter denn je an smarten HR Lösungen und vor allem bereit den Schritt der Digitalisierung mit uns zu gehen, ein besseres Feedback kann man sich nicht wünschen.”

Und einig waren sich alle: Ein Wiedersehen ist garantiert!

Sie wollen HRworks auch kennenlernen und live erleben? Von Büroeröffnung bis Anwendertag oder Expertentreffen auf einer der Leitmessen für HR, hier anmelden und keine Veranstaltung mehr verpassen!

 

 

Gehaltsabrechnung online zustellen hilft sparen: Unternehmen verschenken noch viel Potenzial

Wir leben in Zeiten von Smartphones, Tablets und ständig fortschreitender Digitalisierung. Wenn es allerdings um Lohn und Gehalt geht, nutzen viele Unternehmen noch nicht den Schritt in Richtung digitale Gehaltsabrechnung oder Gehaltsabrechnung online.

Verwunderlich, denn das Sparpotenzial ist groß: Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeiter liegt es im vierstelligen Bereich. Ausschöpfen lässt sich das Sparpotenzial einer Gehaltsabrechnung online mit HRworks dabei ganz bequem: per Drag & Drop und automatisierter Zustellung. Wie sich dabei das konkrete Sparpotenzial online gegenüber papierbasiert errechnet zeigt die verlinkte Vergleichsrechnung.

Mehrheit der Unternehmen stellen Gehaltsabrechnung für Arbeitnehmer noch immer papierbasiert zu und nicht online

Gehaltsabrechungen werden heute noch mehrheitlich per Post und nicht online zugestelltWohl wenige Unternehmen erstellen Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung noch ganz analog. Heute unterstützen bereits gängige Programme die Prozesse zur Berechnung von Lohn und Gehalt in der HR Abteilung oder im Lohnbüro der Arbeitgeber. Somit erhalten Arbeitnehmer nach der Entgeltabrechnung vom Brutto auch das richtige Netto. Dennoch - 2018 nutzten unter fünf Prozent der Unternehmen die verfügbaren Sparpotenziale. So lautet die Bilanz der Veröffentlichung eines führenden deutschen Herstellers für Software zum Abrechnen von Lohn und Gehalt. Daraus folgt, dass mit 95 Prozent also fast alle Unternehmen auf die anschließende automatische Zustellung nach Erstellung der Lohnabrechnung verzichteten.

Verwunderlich, da sich diese nach der Gehaltsabrechnung online als abschließender Prozessschritt anbietet. Für die Erstellung und Verteilung der Dokumente nutzte die Mehrzahl der Arbeitgeber jedoch unverändert Papier, Umschlag und Briefmarke. Zwölf Monate im Jahr erledigten die Lohnbuchhalter also Routinearbeiten und verschenkten Geld für Porto. Dabei gibt es keine gesetzliche Regelung, die vorschreibt Lohn- oder Gehaltsabrechnungen gedruckt zuzustellen. Gesetzlich ist der Arbeitgeber nur verpflichtet dem Arbeitnehmer eine nachvollziehbare Berechnung des Gehalts darzulegen. Eine Übersicht die zeigt, wieviel Lohnsteuer und sonstige Abgaben das Programm im Monat abzieht und an das Finanzamt übermittelt. Dies darf allerdings auch elektronisch erfolgen.

Gehaltsabrechnung online an Arbeitnehmer zustellen und sparen

Lohnabrechnung online zuweisung der gehaltsabrechnungenIm Workflow nach Erstellung der Gehaltsabrechnung, die ohnehin ansteht, finden Sparfüchse das größte Potenzial, um die Gehalsabrechnung online zuzustellen. Innerhalb der Funktion Lohn und Gehalt von HRworks lässt es sich ausschöpfen und das mit nur wenigen Klicks! Dabei erledigen sich die meisten Aufgaben fast von alleine. Sobald Ihr Steuerberater oder Buchhalter die Lohnabrechnung abgeschlossen hat, folgen nur noch zwei Schritte und Ihre Arbeitnehmer erhalten deren Abrechnung digital. 

Der erste Schritt ist der Export der einzelnen Abrechnungen als PDF-Dateien mit eindeutigen Namen. Im zweiten Schritt lädt ein Mitarbeiter mit Administrator-Rechten in HRworks die Dateien per Drag & Drop ins Programm hoch. Durch die eindeutigen Dateinamen weist HRworks Dokumente wie Gehaltsabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung oder Sozialversicherungsnachweis automatisch dem passenden Mitarbeiter zu. Fertig!

Entgeltabrechnung einmal automatisch zugestellt - immer und überall für den Arbeitnehmer verfügbar

Gehaltsabrechnungen lassen sich dank HRworks bequem von zu Hause aus öffnen Auch die Mitarbeiter profitieren von mehr Komfort. Denn Einmal zugestellt sind die Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer immer und überall verfügbar. Auf Wunsch lassen sich die Dokumente zu Hause öffnen und ausdrucken. Braucht der Arbeitnehmer einen Gehaltsnachweis unterwegs, so lässt er sich einfach vom Mobiltelefon aufrufen. Durch die digitale Verfügbarkeit der Gehaltsabrechnung online steigt der Komfort, gleichzeitig sinkt der Zeitaufwand. Anfragen in der Lohnbuchhaltung, ob Dokumente nochmals ausgedruckt und zugesendet werden könnten, entfallen komplett. Denn: die Dokumente sind ja immer im Zugriff des Arbeitnehmers.

Auch die Archivierung der Löhne, Gehälter oder sonstiger Dokumente auf Papier und im Aktenordner wird überflüssig. Denn die Datei liegen zeitlich unbegrenzt und sicher in der Cloud. Ändern sich während des Arbeitsverhältnisses Daten des Mitarbeiters wie Adresse, Lohnsteuerklasse oder Familienstand wird auch dieses Handling für alle komfortabler. Mit Hilfe von Employee Self Service erledigt der Mitarbeiter eigenständig alle abrechnungsrelevanten Details bequem von zu Hause oder unterwegs. Einmal geändert sind diese anschließend für alle berechtigten Personen im HR System verfügbar. Mühseliges Übertragen von Papier oder von einem Programm ins andere entfällt.

Mehr erfahren zum Thema Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Interessieren Sie sich für weitere neue Funktionen in HRworks? Dann schauen Sie sich doch das Video zu den wichtigsten Neuerungen an.

Testen Sie HRworks kostenlos und unverbindlich!

 

Zukunft Personal Europe 2019: Vom 17. - 19. September für Sie dabei!

Pünktlich zum 20-jährigen Jubiläum öffnet im September die führende Messe für HR und Arbeitswelt Zukunft Personal Europe 2019 wieder Ihre Pforten und in alter Tradition ist HRworks dabei! 

Zukunft Personal Europe 2019: Die Arbeitswelt in permanentem Beta-Status

Das diesjährige Motto der Zukunft Personal Europe lautet "leading in permanent beta". Wie kann der Wandel von analog zu digital, von HR Verwaltung hin zu HR Management in der heutigen Arbeitswelt gestaltet werden? Arbeiten 4.0 scheint sich in einem permanenten Beta-Status zu befinden, was neue Möglichkeiten und Chancen für eine völlig neue Arbeitskultur eröffnet. Insights und Best-Practice-Beispiele sollen hier Impulse wie Handlungsempfehlungen für die eigenen HR Prozesse liefern. An insgesamt drei Tagen stehen dafür über 450 Speaker, jede Menge Workshops, Diskussionsrunden und vor allem Networking auf dem Programm. Dazu präsentiert HRworks am Stand E.17 in Halle 3.2 den Besuchern, welchen Beitrag der Einsatz einer intelligenten und gleichzeitig intuitiv zu bedienenden HR Software Lösung für verschiedenste Unternehmensgrößen und -formen bieten kann.

Themen die HR morgen bewegen, beantwortet HRworks schon heute

Begriffe der Arbeitswelt: Transformation, Change und Personalarbeit 4.0.
HR Abteilungen sind, wenn es um digitale Transformation geht, heute doppelt gefordert. Einerseits geht es um die Befähigung der Mitarbeiter, die digital qualifiziert in die zukünftige Arbeitswelt starten sollen. Auf der anderen Seite müssen sämtliche HR-Prozesse wertschöpfend digitalisiert werden. Diese disruptiven Veränderungen benötigen zwei wesentliche Dinge: ein gewisses Maß an Mut und einen starken Partner, da sich die Veränderungen für Personaler und Entscheider oft als Herausforderung gestalten. 

Routinen automatisieren und Zeit gewinnen

Als universale HR Software bietet HRworks für alle HR-Prozesse eine Vielzahl an Funktionen, die das operative Tagesgeschäft optimal unterstützen, entlasten und somit für mehr Zeit in der HR Abteilung sorgen. HRworks trägt somit maßgeblich zur Gestaltung der Arbeitswelt von morgen bei.

 

Jetzt zur Zukunft Personal Europe 2019 mit HRworks kostenlos anmelden

Jetzt zur Zukunft Personal Europe 2019 anmelden, HRworks-Experten vor Ort treffen und kostenlose Tagestickets sichern!

Weitere Infos zur Messe finden Sie auf der offiziellen Website Zukunft Personal Europe.

 

Von Low zu Flow: Benutzeroberfläche von HRworks

HRworks ist heute eines der beliebtesten Mitarbeiterportale Deutschlands. Hunderttausende Anwender erledigen mit der Cloud-Lösung täglich ihre Reisekosten, Urlaube und Krankmeldungen. Nun bekommt unser Tool eine neue Benutzeroberfläche (GUI). Sie heißt Flow und ist die inzwischen 4. Generation. Zeit für einen Rückblick.

Das Jahr 1998. Frankreich wird im eigenen Land Fußball-Weltmeister. In Deutschland geht die Ära Kohl zu Ende. Das beliebteste Mobiltelefon heißt Nokia 5110. Celine Dion dominiert mit “My Heart Will Go On” wochenlang die Charts. Und im schönen Freiburg beginnt die Erfolgsgeschichte von HRworks.

Die erste GUI: Wolkig mit Aussicht auf Reisekosten

Anfangs ist HRworks ein reines Reisekosten-Tool. Die Aufmachung ist simpel. Man könnte heute von einer Low-Version sprechen, da es wirklich nur wenige Funktionen gibt. Das Besondere jedoch an der Plattform: Sie ist als Software as a Service (SaaS) konzipiert und damit eine der ersten Cloud-Lösungen auf dem deutschen Markt.

Heute ist die Cloud jedem ein Begriff. Aber anno 1998 stellt das ohne Übertreibung ein Novum dar. Während Software-Anwendungen zu jener Zeit in der Regel über ein Trägermedium ausgeliefert werden, in Form von Disketten oder CD-Roms, kann man das Reisekosten-Tool von HRworks über den Browser ansteuern. Ohne dafür ein Programm auf dem eigenen Rechner installieren zu müssen.

Wie fortschrittlich das Cloud-Prinzip zum damaligen Zeitpunkt ist, kann man an der medialen Berichterstattung ablesen. Denn erst zehn Jahre später, im September 2008, berichtet das Nachrichtenmagazin “Der Spiegel” zum ersten Mal über die Cloud-Technologie. In besagtem Artikel muss die Redaktion den Lesern noch die Funktionsweise der Cloud erklären. Da heißt es unter anderem: “Die Rechenarbeit, das Speichern, Verwalten - große Teile davon laufen auf externen Servern, sozusagen auf einer Datenwolke, die über den Kunden schwebt. Im Englischen ist deshalb von ‘Cloud Computing’ die Rede.”

Von der ersten GUI existiert nur noch dieses Bild

 

Die erste grafische Benutzeroberfläche (im Fachjargon GUI, für “graphical user interface”) von HRworks mutet aus heutiger Sicht archaisch an: dicke Schrift, starke Rahmen bei Eingabefeldern, die Dropdown-Pfeile in 3D-Optik. Was heute altbacken wirkt, ist zu jener Zeit State-of-the-Art. Schließlich sieht das damals erscheinende Windows 98 ganz ähnlich aus. Intern wird diese allererste Nutzeroberfläche übrigens Krallen-GUI genannt, weil einige Buttons optisch an Krallen erinnern.

Software im Wandel: Der Weg zum HR Tool

Nach dem erfolgreichen Start bekommt HRworks stetig mehr Funktionen. Das Produkt wächst, wird umfassender. Kunden können nun neben ihren Reisekosten auch Abwesenheiten regeln und Arbeitsmittel verwalten. Des Weiteren kommen Schnittstellen zu Lohn- und Finanzbuchhaltungsprogrammen hinzu. Infolgedessen wird auch eine neue Benutzeroberfläche notwendig: 2002 geht die sogenannte “blaue GUI” an den Start.

Die sogenannte "blaue GUI" war lange im Einsatz

 

Die “blaue GUI” ist nicht nur grafisch ein entscheidender Schritt nach vorne, sondern auch was die Benutzerfreundlichkeit beziehungsweise Usability angeht. Optisch in den Firmenfarben blau und gelb gehalten, verfügt diese Oberfläche nämlich über einen Menübaum sowie Tabs. Bei den Reisekosten und Abwesenheiten können Personalbüros, die HRworks nutzen, zunehmend auf lästige Excel Dateien verzichten.

 

Ab 2010 verzichtet die Benutzeroberfläche auf die blaue Hintergrundfarbe

 

Im Jahr 2010 existieren zwei Benutzeroberflächen parallel: die alte blaue Version sowie die neue SC-Version. SC steht in diesem Fall nicht für den Sport-Club Freiburg - der bei HRworks viele Anhänger hat - sondern für Smart Client. Dabei handelt es sich um ein Baukasten- respektive Komponentensystem, mit dessen Bestandteilen Entwickler eine Software zusammensetzen.

Wie bereits erwähnt, ist die neue Nutzeroberfläche optisch verschlankt. Auf Hintergrundfarben wird nun verzichtet, bunte 3D-Icons kommen zum Einsatz. Außerdem hat das neue Interface kürzere Ladezeiten, da nur noch die notwendigen Elemente geladen werden und nicht das gesamte Programm.

HRworks Benutzeroberfläche: Von 3D-Look zu Flat-Design

Die Software reift in den kommenden Jahren zum ganzheitlichen HR-Tool. Mehrere Funktionen kommen hinzu, darunter Bewerbermanagement, Corporate Benefits, Zeiterfassung, Zeugniserstellung und die digitale Personalakte.

Ab 2015 gibt es zusätzlich zur Desktop-Variante eine Web App, damit Benutzer auch via Smartphone und Tablet von unterwegs ihre Aufgaben erledigen können. 2018 erhält HRworks eine optische Auffrischung und erstrahlt seither in zeitgemäßem Flat-Design.

2018 erfolgt die Umstellung auf Flat-Design

 

Nun steht der nächste große Relaunch an: 2019 bekommt HRworks die mittlerweile 4. Benutzeroberfläche.

Flow: HR-Arbeit wird zum digitalen Universal-Erlebnis

Die 4. grafische Benutzeroberfläche von HRworks trägt erstmals einen eigenen Namen, und zwar Flow. Der Name ist Programm. Denn in Flow können Anwender völlig intuitiv und mit weniger Befehlen durch die Funktionen navigieren. Was einen besseren und schnelleren Workflow zur Folge hat.

In einer Beta-Version haben Anwender bereits die Möglichkeit, in der Mitarbeiter-Rolle Reisekostenabrechnungen zu erstellen sowie Abwesenheiten zu vermerken. Großer Fortschritt: Flow hat nicht mehr verschiedene Ansichten, sondern ist responsiv. Das heißt, dass neben der Desktop-Version keine eigene Web App mehr notwendig ist. Denn die Anwendung passt sich auf mobilen Endgeräten automatisch der Displaygröße an. Weiters ist in Flow das parallele Arbeiten in mehreren Tabs möglich und Links können an Kollegen verschickt werden, die dann an der gleichen Stelle weiterarbeiten können.

Noch flacher: Ab 2019 gibt es die Flow-Oberfläche

 

Kunden können die Flow-Oberfläche bereits testen. Seit Juni steht eine Beta-Version zur Verfügung, die man über den regulären HRworks-Zugang erreicht. Dazu können Anwender entweder auf die entsprechende Schaltfläche im Dashboard klicken oder sich unter Stammdaten/Einstellungen einfach selbst freischalten. Über den Sommer und Herbst werden nach und nach mehr Funktionen zur Verfügung stehen.

 

Testen Sie jetzt selbst HRworks mit der Flow GUI kostenlos und unverbindlich:

Verpflegungsmehraufwand 2020: Bundeskabinett beschließt höhere Verpflegungspauschalen

Die Bundesregierung hat diverse Erleichterungen für Steuerzahler beschlossen. Darunter fallen nicht nur klassische Steuersenkungen, sondern auch Möglichkeiten der Absetzbarkeit. Bei letzteren ist unter anderem eine Erhöhung beim Verpflegungsmehraufwand 2020 vorgesehen. Was übertragen bedeutet: Speisen und Getränke werden auf Dienstreisen günstiger.

Der Entwurf des Jahressteuergesetzes 2020 sieht höhere Inlandspauschalen für Auswärtstätigkeiten vor. Konkret geht es um diese Beträge: Beschäftigte, die länger als acht Stunden unterwegs sind, bekommen in Zukunft 14 Euro statt 12 Euro. Die gleiche Pauschale gilt für An- und Abreisetage. Geht eine Dienstreise länger als 24 Stunden, steigt der Pauschbetrag von 24 auf 28 Euro.

Auch für Berufskraftfahrer gibt es eine Vereinfachung. Diese können nun pro Kalendertag 8 Euro steuerlich absetzen, wenn sie die Nacht im Fahrzeug verbracht haben. Bisher mussten LKW-Fahrer ihre tatsächlich entstandenen Kosten einreichen, wobei sie lediglich einen Schätzbetrag von 5 Euro als Werbungskosten geltend machen konnten.

Wann Bundestag und Bundesrat das Gesetz verabschieden, steht noch nicht fest. Laut der Tageszeitung “Die Welt” werden die Änderungen jedoch mit großer Wahrscheinlichkeit pünktlich zum Jahreswechsel 2020 in Kraft treten.

Verpflegungsmehraufwand 2020 - Reisekostenpauschalen in der HR Software -

Verpflegungsmehraufwand 2020: Ein Beispiel mit den neuen Pauschalen

Tritt ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise an, um einen Kunden zu besuchen, könnte die Berechnung der neuen Pauschalen so aussehen.

Tag 1: Anreise am Nachmittag (14 Euro)
Tag 2: 24-stündige Abwesenheit (28 Euro)
Tag 3: Abreise am Vormittag (14 Euro)

Der Mitarbeiter erhält von seinem Arbeitgeber also insgesamt 56 Euro für die Verpflegung bei beruflichen Reisen im Inland.

Die üblichen Kürzungen beim Verpflegungsmehraufwand bleiben bestehen. Diese sind dann nötig, wenn der Mitarbeiter entweder vom Arbeitgeber oder von einem Dritten Mahlzeiten zur Verfügung gestellt bekommt. Wenn der Mitarbeiter etwa ein Frühstück erhält, fallen 20 Prozent der Pauschale weg. Bei einem Mittagessen oder Abendessen wird der Betrag um je 40 Prozent gekürzt.

Bekommt besagter Mitarbeiter an Tag 2 ein Hotelfrühstück, das der Arbeitgeber bezahlt, erhält er statt den 28 Euro lediglich 22,40 Euro. Also um 20 Prozent bzw. 5,60 Euro weniger.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand überhaupt?

Der Verpflegungsmehraufwand ist auch als Reisekostenpauschale bekannt. Sinn und Zweck dieser Spesen ist es, Mitarbeitern auf Dienstreisen eine günstige Verpflegung zu ermöglichen. Denn in der Regel ist das Leben unterwegs teurer als zuhause. Man geht öfter auswärts essen und kann nicht auf Vorrat kochen. Für diesen Mehraufwand bekommt der Arbeitnehmer entweder die oben genannten Pauschalen von seinem Arbeitgeber erstattet. Oder der Arbeitnehmer macht sie nachträglich in der Einkommensteuererklärung geltend.

HRworks passt die Verpflegungspauschalen 2020 automatisch an

Als Nutzer von HRworks müssen Sie nichts weiter tun. Denn die neuen Pauschalen werden im System automatisch angepasst. Sobald also die neuen Beträge beim Verpflegungsmehraufwand in Kraft treten, sind diese in den Reisekostenabrechnungen integriert.