Reisekostenpauschale 2020: Neue Auslandspauschalen veröffentlicht

Neue Reisekostenpauschale: Ab 1. Januar 2020 gelten bei den Reisekosten neue Auslandspauschalen. Dies gab das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 19. November 2019 bekannt. Vor allem für Buchhaltungs- und Personalabteilungen ist die Neuerung relevant. Denn: Auf Dienstreisen im Ausland gelten ab dem kommenden Jahr neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten.

Erst vor wenigen Tagen wurden die neuen Inlandspauschalen beim Verpflegungsmehraufwand bekannt. Nun folgen die Pauschalen für Auslandsreisen. Und wie jedes Jahr gibt es hier geringfügige aber entscheidende Änderungen. Dabei muss man zwischen zwei Arten von Dienstreisen unterscheiden.

  • Eintägige Dienstreise ins Ausland
  • Mehrtägige Dienstreise ins Ausland

Bei der eintägigen Dienstreise ist alles noch recht überschaubar. Denn hier gilt immer der Pauschalbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.

Wenn es um die mehrtägigen Dienstreisen im Ausland geht, wird es komplizierter. Für die korrekte Berechnung müssen hier 3 Punkte berücksichtigt werden, wie im BMF-Schreiben "Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen" festgehalten:

  • Bei der Anreise (in das Ausland oder in das Inland) jeweils ohne Tätigwerden gilt der entsprechende Pauschbetrag des Ortes, den der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
  • Bei der Abreise (vom Ausland oder vom Inland) gilt der Betrag des letzten Tätigkeitsortes.
  • Für die Zwischentage (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) gilt in der Regel der entsprechende Betrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Reisekostenpauschale 2020: In manchen Staaten gibt es unterschiedliche Pauschalen

Im Vergleich zum Vorjahr gibt es in insgesamt 45 Ländern bzw. Regionen Änderungen bei den Pauschalen.

Bei 12 Ländern kam es dabei zu erheblichen Änderungen. So sind die Pauschbeträge für Übernachtungskosten in folgenden 10 Ländern deutlich gestiegen: Äthiopien, Bangladesch, Burkina Faso, Kroatien, Litauen, Mexiko, Namibia, Pakistan, Peru und Sudan. In Nigeria und Gabun sind sie stark gesunken.

Die höchsten Pauschbeträge für Übernachtungen gibt es für die US-Metropole San Francisco (314 Euro) und die ost-afrikanische Republik Dschibuti (305 Euro). Am anderen Ende der Skala liegen das unabhängige Fürstentum Andorra (45 Euro) und die türkische Millionenstadt Izmir (55 Euro).

Eine komplette Länder- und Regionenübersicht zu den Verpflegungspauschalen gibt es im BMF-Schreiben.

Bei den Auslandspauschalen gelten die gleichen Kürzungen wie bei den Inlandspauschalen:

  • 20 % für ein Frühstück
  • 40 % für ein Mittag- oder Abendessen

Der Verpflegungsmehraufwand wird immer dann gekürzt, wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter eine Mahlzeit stellt oder einen Dritten dazu veranlasst.

Was sind Auslandspauschalen?

Wie bei Geschäftsreisen im Inland haben Mitarbeiter auch auf beruflichen Reisen ins Ausland Anspruch auf eine pauschale Erstattung für den Verpflegungsmehraufwand, der ihnen auf Reisen entsteht. Da Geschäftsreisende in der Regel höhere Ausgaben bei der Verpflegung haben als zuhause, bekommen sie hier eine Unterstützung. In der Regel zahlt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter die gesetzliche Verpflegungspauschale zurück. Er ist dazu aber nicht verpflichtet. Wenn der Arbeitgeber die Kosten für die Verpflegung nicht begleicht, kann der Mitarbeiter diese als Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen.

HRworks hinterlegt die neuen Reisekostenpauschalen für Sie

Als Nutzer von HRworks müssen Sie nichts weiter tun. Die neuen Auslandspauschalen - ebenso wie die Inlandspauschalen - automatisch hinterlegt. Erledigen Sie Ihre Reisekosten noch nicht mit HRworks? Dann lernen Sie das Reisekostentool hier näher kennen.

Kind krank? 5 Tipps, wie Arbeitgeber helfen können

Wird ein Kind krank, ist das oft für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen schwierig. Denn Mitarbeiter wollen möglichst lange bei ihrem kränkelnden Nachwuchs zuhause bleiben. Chefs allerdings haben ein Interesse an einsatzbereiten Angestellten. Klingt nach einer Herausforderung? Ist es auch. Doch schon mit wenigen Maßnahmen können Unternehmen ein familienfreundliches Klima erzeugen - von dem sie am Ende sogar selbst profitieren.

Fieber, Husten, Übelkeit. Wenn Kinder krank werden, brauchen sie Betreuung. Am besten von den eigenen Eltern. Für Mamas und Papas, die einer geregelten Arbeit nachgehen, kann dies jedoch mitunter problematisch werden. Denn ihnen stehen pro Kalenderjahr nur begrenzt Kinderkrankentage zur Verfügung. Was aber wenn das Kind öfter krank ist? Viele Arbeitnehmer mit Kind stoßen dann an die Grenzen ihrer Belastbarkeit. Und das kann drastische Folgen haben.

Mit Mehrbelastung der Arbeitnehmer steigt Wunsch nach Kündigung

Laut der Studie “Jobzufriedenheit 2019” des Personaldienstleisters Manpower sucht rund jeder zehnte Arbeitnehmer in Deutschland eine Position, in der sich “Beruf und Familie besser vereinbaren lassen”. Das ist eine erschreckend hohe Zahl. Vor allem bei Arbeitgebern müssten die Alarmglocken angehen.

Zwar klingt “jeder zehnte Arbeitnehmer” recht harmlos. Doch in absoluten Zahlen sieht die Sache anders aus.

Dem Statistischen Bundesamt zufolge gab es im 3. Quartal 2019 grob 41,22 Millionen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in der Bundesrepublik. 10 Prozent davon würde bedeuten, dass aktuell über 4 Millionen Menschen in Deutschland ihre Stelle wechseln wollen. Das ist ungefähr die Einwohnerzahl von Kroatien. Oder anders gesprochen: In einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitern spielen aktuell 20 Kollegen mit dem Gedanken, die Firma zu verlassen. Nur weil Job und Familie nicht unter einen Hut zu bringen sind - ob nun gefühlt oder tatsächlich.

Wenn das Kind krank ist: Wann darf der Arbeitnehmer zuhause bleiben?

Damit Mütter oder Väter der Arbeit fern bleiben dürfen, müssen einige Voraussetzungen gegeben sein:

  • Das kranke Kind muss unter 12 Jahre sein
  • Der Arzt hat ein Attest ausgestellt
  • Die Betreuung des Kindes ist aus ärztlicher Sicht notwendig
  • Im Haushalt gibt es niemanden, der die Betreuung übernehmen könnte (etwa Oma und Opa, die im selben Haushalt wohnen)
  • Sowohl die Eltern als auch das Kind sind gesetzlich krankenversichert

Eltern im Berufsleben interessiert darüber hinaus, wie viele Tage sie der Arbeit fernbleiben dürfen. Hier kommt es auf den Familienstand sowie die Anzahl der Kinder an.

  • Bei verheirateten Paaren darf jedes Elternteil maximal zehn Tage pro Jahr und Kind zuhause bleiben.
  • Bei Alleinerziehenden sind es 20 Tage pro Kind.
  • Ab dem dritten Kind gibt es eine Obergrenze, die bei 25 Kinderkrankentagen pro verheiratetem Elternteil liegt.
  • Bei Alleinerziehenden sind es ab 3 Kindern 50 Tage.

Geregelt ist all das in § 45 Sozialgesetzbuch (SGB), fünftes Buch.

Kind krank: Wie sieht es mit der Vergütung aus?

Geht es jedoch um die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber, kommt ein anderes Gesetz zum Tragen. Und zwar § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Dieser Paragraf, der die Vergütungsfortzahlung regelt, lässt allerdings Interpretationen zu, da es darin nicht explizit um kranke Kinder von Arbeitnehmern geht, sondern lediglich um eine “vorübergehende Verhinderung”, und auch kein eindeutiger Zeitraum erwähnt wird. Ohnehin schließen viele Arbeitgeber in Arbeitsverträgen den Vergütungsanspruch laut § 616 BGB dezidiert aus. In diesem Fall zahlt die gesetzliche Krankenkasse, wie in § 45 SGB festgehalten.

Was also können Arbeitgeber tun, um berufstätige Eltern mit kranken Kindern zu unterstützen?

Kind krank: 5 Tipps, was Sie als Arbeitgeber tun können

 

  • Verständnis zeigen

Wenn einer Ihrer Mitarbeiter wegen eines kranken Kindes nicht zur Arbeit kommen kann, zeigen Sie Verständnis. Erstmal geht es nicht um Vorschriften, Verträge, Abmachungen und Pflichten, sondern um soziale Kompetenz. “Hoffentlich geht’s Max bald wieder besser” klingt eben anders als “du hast dieses Jahr nur noch Anspruch auf zwei Kinderkrankentage”.

  • Flexibel bleiben

Wenn Sie als Vorgesetzter merken, dass Ihre Mitarbeiter Familie und Beruf nicht unter einen Hut kriegen, bieten Sie Alternativen an. Das können zum Beispiel Teilzeit- oder Gleitzeitmodelle sein. Auch eine phasenweise Stundenreduktion oder die Möglichkeit, Arbeitsstunden nachzuholen, erweisen sich oft als sinnvoll. Oft nimmt ein Arbeitnehmer dieses Angebot gar nicht an, ist aber dankbar für die Option.

  • Betriebskita anbieten

Nicht jedem Unternehmen ist es möglich, eine eigene Betriebskita zu unterhalten. Aber wenn Ihre Firma “Familienfreundlichkeit” groß schreibt, könnte eine betriebliche Kinderbetreuung auf Ihrer mittelfristigen Roadmap stehen. Frischgebackene Eltern sind oft froh, wenn Arbeit und Kindertagesstätte nicht weit voneinander entfernt sind. Noch besser: die Kita befindet sich in der eigenen Firma! Wenn das Kind dann mal krank wird, ist man als Elternteil zumindest schnell zur Stelle.

  • Homeoffice ermöglichen

Wie man es nun auch nennt: Homeoffice, Remote Work, mobiles Arbeiten. Eltern kleiner Kinder sind immer dankbar, wenn ihr Arbeitgeber das Arbeiten von zuhause ermöglicht. Schließlich muss man nicht in jedem Krankheitsfall eines Kindes 24/7 beim Kind sein. Oft reicht es schon aus, wenn Mama oder Papa zuhause bleiben und von da ihre Arbeit erledigen.

  • Übertragen von Tagen gewähren

Auch gibt es die Möglichkeit, die in § 45 BGB geregelten zehn Fehltage pro Kind auf den Ehepartner zu übertragen. In manchen Familien ist es oft besser, wenn die Mama beim Kind zuhause bleibt. Ist dies der Fall, kann eine Mutter ihren Arbeitgeber bitten, mit dem Arbeitgeber des Ehemannes eine Übertragung der gesetzlichen Fehltage zu vereinbaren. So hätte die Mutter dann Anspruch auf 20 Fehltage pro Kind und Jahr. Der Vater hingegen dürfte dann nicht mehr zuhause bleiben, wenn sein Kind krank ist.

Diese 5 Maßnahmen tragen alle zu einer besseren Unternehmenskultur bei. Ob Sie als Arbeitgeber nur eine oder mehrere der angeführten Punkte umsetzen - Sie stärken damit definitiv Ihr Employer Branding und positionieren sich als familienfreundliche Arbeitgebermarke.

HRworks bietet Krankheit eines Kindes als Abwesenheits-Option

Als Anwender von HRworks können Sie Ihrem Arbeitgeber ohne großen Aufwand Bescheid sagen, wenn Ihr Kind krank ist. Dazu wählen Sie einfach unter “Zeitwirtschaft” die Funktion Abwesenheiten an und erstellen eine Krankmeldung. Sie werden direkt gefragt, ob Sie sich selbst krank melden möchten oder ob es sich um die Krankheit eines Kindes handelt. Sie können Ihrem Teamleiter beziehungsweise Vorgesetzten auch gleich eine kleine Nachricht schreiben, die dieser mitsamt der Krankmeldung erhält.

HR Herbstmessen 2019 punkten mit beachtlicher Zuschauerkulisse: Ausgezeichnetes Ergebnis für HRworks

Eine erfolgreiche Herbstsaison für HRworks: Neben der Themenvielfalt überzeugte auch der hohe Anteil an Fachbesuchern. Er ermöglichte eine Vernetzung verschiedenster Experten für einen interdisziplinären Austausch zu Organisationsmodellen, HR Prozessen und die Zukunft der Arbeitswelt. Besonders angetan waren die Besucher der HR Herbstmessen 2019 vom Anbietermarkt für HR Digitalisierung. Angebote wie HR Software wurden hier äußerst stark nachgefragt.

Von West nach Süd. Trotz eines prächtigen Herbstwetters, strömten etliche HR-Entscheider und -Interessierte verschiedenster Branchen auf die renommierten Messen. Auf einem Top-Niveau sorgten die Zukunft Personal Europe in Köln, sowie die Personalmesse München für gute Stimmung bei Ausstellern und Besuchern. Als Personalsoftware Spezialist war HRworks auf beiden HR Herbstmessen 2019 vertreten. Hier stand der Dialog mit dem Fachpublikum im Mittelpunkt beider Messeformate - mit hervorragendem Ergebnis.

 

“Wir haben viele Einblicke hinter die Kulissen verschiedenster Personalabteilungen und -prozesse bekommen. In den Gesprächen konnten wir neue Anforderungen für unsere Universal HR Software identifizieren. Die Bedürfnisse der Besucher spiegeln dabei mehrheitlich und punktgenau die Vorstellungen einer Personalabteilung von morgen. Und genau hier hören wir zu, damit sich die vielfältigen Zukunftsthemen von HR auch in der eingesetzten Technologie wiederfinden.”

 

Nico Keller, Account Manager HRworks

 

Top-Thema Digitalisierung sorgt für Besucherrekord in Köln

 

Im Oktober zeigte sich die Zukunft Personal Europe in Köln gewohnt abwechslungsreich und sorgte mit einem umfangreichem Rahmenprogramm für ein fachlich hohes Niveau. Mit über 20.000 Teilnehmern verzeichnete das

führende Expoevent bei den HR Herbstmessen 2019 einen neuen Besucherrekord. Der Fokus lag in diesem Jahr wieder auf den relevanten Highlight-Themen - gewohnt facettenreich und ansprechend. Zwei Tage lang ging es mit klarem Konzept um die Schwerpunkte Recruiting, Digital Learning und Future of Work.

 

“Wer einen Eindruck bekommen möchte, wo wir heute in Sachen HR stehen und wohin die Reise geht, ist auf der Zukunft Personal genau richtig. Allen voran die digitalen Trends und Innovationen. Wegweisend, inspirativ - da darf Cloud HR Software nicht fehlen!”, 

 

Frank Reinhardt, Verkaufsleiter HRworks

HR Herbstmessen 2019

Im Trend der HR Herbstmessen 2019: Fortschritt durch smarte Technologien

Spürbarer Fortschritt, smarte Technologien und zukunftsfähige Konzepte prägten das Bild der HR Herbstmessen 2019. Die Digitalisierung ist für HR dabei einerseits der Hebel für die Veränderung in den Personalabteilungen, andererseits auch Katalysator für den Stellenwert von HR innerhalb der Organisationen. Erfolgreicher digitaler Wandel braucht also ein effektives Zusammenspiel. Eine riesige Chance für Personalabteilungen, sich jetzt klar zu positionieren und insbesondere durch den technologischen Support die neu gewonnenen Ressourcen zielgerichteter und strategischer zu nutzen. 

Der intelligente Einsatz von Universal HR Software - und die Abkehr von zeitaufwändigen Prozessen - kann somit die Basis für diese neue Freiheit schaffen. Und: Der Workflow in HR-Abteilung unternehmensweit einheitlich und zeitgemäß abbilden. Die Besucher am HRworks Stand zeigten besonders Interesse an dem Funktionsumfang zum Mitarbeiter-Lifecycle. Hier vereint die unsere Software alle HR-relevanten Tools und Schnittstellen zentral und reicht dabei vom Bewerbermanagement über Onboarding, Zeitwirtschaft, Stammdaten bis zum Reisemanagement oder der Arbeitszeugniserstellung beim Offboarding.

 

“Mit unserem 360°-Ansatz der HR Funktionen trafen an unserem Stand Angebot und Nachfrage eins zu eins zusammen.”

 

Felix Heiny, Sales Manager HRworks

 

Besuchermagnet: Unsere Keynote in München 

Im November folgte der zweite Teil der HR Herbstmessen 2019 - die Personalmesse München. Neben einem anregenden und fachlichen Austausch am Messestand, galt das Interesse besonders der Keynote am zweiten Messetag.

HR Herbstmessen 2019 mit Keynote

Unter dem Titel Digitalisierung von HR - Erfahrungen aus 1.500 Kundenprojekten präsentierte HRworks Experte Nico Keller die Insights seiner täglichen Arbeit. Neben der anschaulichen Darstellung, wie unterschiedlich Digitalisierung mit HRworks erfolgen kann, bekräftigte er auch die zunehmende Bedeutung von Digital HR. Seine Empfehlung: Step by step zu digitalisieren und dort beginnen, wo der Schuh am stärksten drückt. Er appellierte außerdem, den Schritt in Richtung Digitalisierung einfach zu wagen. Mutig zu sein und vor allem eine transparente und klare Kommunikation mit den Mitarbeitern zu führen, um mit ihrer Unterstützung und der Akzeptanz die digitalen HR-Funktionen erfolgreich einzuführen. Die Herausforderung für Unternehmen ist es, Standardprozesse zu erkennen und zu definieren, nicht das Rad neu zu erfinden - schließlich haben in den letzten 20 Jahren bereits mehr als 1.500 Unternehmen erfolgreich den Weg mit HRworks beschritten. Es folgte ein intensiver Austausch über kundenindividuelle Anforderungen und Möglichkeiten der HR Software.

 

Fotobox: HRworks macht glücklich

HR Herbstmessen 2019 mit Team HRworks

Neben dem umfassenden Input auf den HR Herbstmessen 2019 sorgte eine Fotobox am HRworks-Messestand für fröhliche Gesichter und bot die Gelegenheit, einmal durchzuatmen. Kunden und Mitarbeiter posierten unter dem Motto “Nicht nur zufrieden. Glücklich” mit kleinen Logo-Fähnchen und bestätigten uns, dass HRworks sie glücklich macht.

 

Keine HR-Events mehr verpassen 

Auch im nächsten Jahr wird HRworks wieder auf den bedeutendsten Personalmessen vertreten sein. Wir freuen uns schon jetzt auf Ihren Besuch! Melden Sie sich hier zur nächsten HR Messe an und treffen Sie uns demnächst live! 

 

Verpflegungspauschale 2020: Neue Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand

Jetzt ist es fix: Die Inlandspauschalen für die Verpflegung steigen. Dies hat der Bundestag in der Sitzung am 7. November beschlossen. Für Geschäftsreisende ist dies eine gute Nachricht. Denn bei Auswärtstätigkeiten kommen Mitarbeiter in Zukunft günstiger an ihre Verpflegung. Damit Sie im Personalwesen und insbesondere bei den Reisekosten den Überblick behalten, fassen wir das Wichtigste zu der Verpflegungspauschale 2020 für Sie zusammen.

Wer ab 1. Januar 2020 als Arbeitnehmer eine Dienstreise unternimmt, bekommt höhere Beträge von seinem Arbeitgeber erstattet. Denn an diesem Tag tritt das neue “Jahressteuergesetz” in Kraft. Konkret bedeutet das: Arbeitnehmer, die für ihr Unternehmen auf Reisen gehen, können im Inland bald mehr Geld sparen. Schließlich werden durch die Verpflegungspauschale die Ausgaben gesenkt, die für Mitarbeiter auf beruflichen Reisen anfallen.

Wichtiger Hinweis: Wenn Unternehmen ihren Angestellten den Verpflegungsaufwand für eine dienstliche Abwesenheit nicht erstatten, können Mitarbeiter die Pauschbeträge in ihrer Steuererklärung geltend machen. Doch wie hoch fallen die angepassten Verpflegungsmehraufwendungen nun eigentlich aus?

Hier eine Übersicht der Verpflegungspauschale 2020

  • 14 € jeweils für den An- und Abreisetag
  • 14 € für jeden Aufenthalt, der länger als acht Stunden dauert
  • 28 € Verpflegungspauschale für jeden Aufenthalt, der 24 Stunden übersteigt

Vor der Verpflegungspauschale 2020 beliefen sich die Spesensätze für den An- und Abreisetag auf jeweils 12 €. Für eine auswärtige Tätigkeit, die 24 Stunden übersteigt, gab es bislang 24 €. In der Praxis könnte bei einer Dienstreise im Inland die Reisekostenabrechnung in Zukunft so aussehen:

Beispiel für Verpflegungsmehraufwand 2020

Herr Andritz von der Disrupt AG muss den Firmensitz in München für vier Tage verlassen. Denn von Montag bis Donnerstag findet in Würzburg eine Schulung für Führungskräfte statt. Er fährt am Montagmorgen mit seinem Auto nach Würzburg, hat dort drei Übernachtungen und fährt am Donnerstagabend wieder zurück nach München.

Für den Anreisetag (Montag) sowie den Abreisetag (Donnerstag) werden je 14 € an Verpflegungspauschale fällig. Den Dienstag und Mittwoch verbringt Herr Andritz ganztätig in Würzburg und erhält für diese Tage je 28 €. In Summe ergibt dies für vier Kalendertage eine individuelle Pauschale von 84 €. Vor der Verpflegungspauschale 2020 hätte der Mitarbeiter lediglich 72 € für seine Dienstreise bekommen.

Kürzungen bei der Verpflegungspauschale 2020 bleiben erhalten

Allerdings bleiben die bisherigen Kürzungen beim Verpflegungsmehraufwand bestehen. Wenn also der Dienstreisende unterwegs von seinem Arbeitgeber oder von einem Dritten eine Mahlzeit bezahlt bekommt, verringert sich die Pauschale. Bei einem Frühstück um 20 Prozent, bei einem Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent.

Auch für Berufskraftfahrer gibt es im Jahressteuergesetz 2020 eine Änderung. Diese können pro verbrachter Nacht im LKW nunmehr 8 € steuerlich absetzen.

Schon im August war die Höhe der neuen Pauschalen an die Öffentlichkeit gedrungen. Im “Entwurf des Jahressteuergesetzes 2020” wurden bereits jene Summen genannt, die nun vom Bundestag verabschiedet wurden. Es gab also vom Entwurf bis zum tatsächlichen Gesetz keine Abänderung der einzelnen Pauschalhöhen.

HRworks passt die Verpflegungspauschale 2020 automatisch an

Als Nutzer von HRworks müssen Sie keine Veränderungen an ihren Einstellungen vornehmen. Wir spielen die neuen Pauschalen in das System, sodass Sie pünktlich ab 01.01.2020 die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter mit den neuen Verpflegungspauschalen abrechnen können.

Das war der HRworks Anwender-Tag Frankfurt 2019

Anwender-Tag Frankfurt 2019: Am 24. Oktober lud HRworks zu seinem zweiten Anwender-Tag in diesem Jahr in die eigene Niederlassung Frankfurt ein. Ein Tag voller offener, inspirierender und praxisbezogener Austauschmöglichkeiten, der vor allem eines brachte: viel wertvollen Input aus dem HR Alltag von Anwendern und Kennern von HRworks. Voneinander lernen - miteinander Digital HR gestalten, war hier die Devise. Daneben standen Vorträge zu Neuerungen der Universal HR Software sowie Best Practice Einblicke auf der Agenda.

 

Anwender-Tag Frankfurt 2019: Erfahrungen teilen. Ideen geben. Know-how mitnehmen.

Aktive Teilnahme und großes Interesse an Digital HR. Die begehrten Plätze in der Frankfurter HRworks-Niederlassung waren innerhalb weniger Tage ausgebucht. Knapp 80 Teilnehmer waren der Einladung gefolgt und nahmen an dem Anwender-Tag Frankfurt teil, um sich über Erfahrungen mit HRworks auszutauschen. Hier drehte sich einen Tag lang alles um das Thema HR Digitalisierung.

Nach der Begrüßung eröffnete das HRworks Team das Event. Im ersten Fachvortrag erhielten die Gäste dann einen praxisbezogenen Einblick in die HR Funktionen der Universalen HR Software. Hier demonstrierte HRworks Experte Nico Keller den digitalen Recruiting Prozess vom Stellenportal über das Onboarding bis hin zum Arbeitsvertrag. Durch die Vorstellung eines ganzheitlichen Bewerbermanagements konnte gezeigt werden, wie man Bewerbungsunterlagen übersichtlich mit HRworks verwaltet, Informationsflüsse steuert und damit den täglichen, administrativen Aufwand in der Personalabteilung maßgeblich reduziert.

 

Optimierung der HR Prozesse ist erfolgsentscheidend

Neben der großen Bandbreite der Themen rund um Digital HR bildeten zwei Best Practice Kundenvorträge den Höhepunkt vom Anwender-Tag Frankfurt 2019. Eindrucksvoll berichteten die Referenten über die verschiedenen Herangehensweisen bei der Einführung und Umsetzung von HRworks.

So präsentierte Andrea Krebs, HR Leitung der Gödde GmbH, wie das Personalmanagement durch den Einsatz einer digitalen Personalakte für mehr Transparenz bei den Mitarbeitern sorgt und gleichzeitig einen Baustein der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie bildet.

Das war der HRworks Anwender-Tag Frankfurt 2019

Den zweiten Best Practice Vortrag hielt Eva Jung, Office & HR Manager der Sovendus GmbH. Neben Zeitwirtschaft sowie Personal- und Reisemanagement nutzt das Unternehmen auch die Funktion Lohn & Gehalt.

 

"HRworks ist aus dem HR Alltag nicht mehr wegzudenken. Mit der Software ist für uns eine automatische und workflow-basierte Personalverwaltung mit Zugriffsrechten möglich."

- Eva Jung, Office & HR Manager bei Sovendus

 

Im Anschluss an den Vortrag nutzten die Teilnehmer die Gelegenheit zum regen Wissens- und Erfahrungsaustausch, sowie zur offenen Diskussionsrunde mit der HR Managerin.

Die HRworks-Consultants standen übrigens auf dem Anwender-Tag Frankfurt 2019 für Gespräche zu den individuellen Anforderungen der Anwender an die Digitalisierung ihrer Prozesse zur Verfügung. Und neben den technologischen Einblicken konnten viele neue Ideen und Impulse gesammelt werden.

 

Anwender-Tag Frankfurt 2019: Miteinander digitale HR Zukunft gestalten

Am Ende waren sich die Anwender einig: Gemeinsam von anderen lernen, ein Format das funktioniert. HR zusammen zukunftsfähig zu machen, der gemeinsame Nenner.

Das war der HRworks Anwender-Tag Frankfurt 2019

“Unser bedeutendster Erfolgsfaktor sind die anwesenden Kunden. Denn die Fachvorträge von Anwendern für Anwender und die praxisbezogene Ausrichtung durch die Erfahrungsberichte aus den Unternehmen sind das Herzstück von HRworks. Das bildet für uns die Basis, um auch zukünftig immer genau die Funktionen und Services der Universal HR Software zu bieten, die HR benötigt, um noch schneller, effizienter und smarter zu werden."

Christian W Hartmann, Produktmanager bei HRworks

HRworks ist mehr als HR

Auf der Mission, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre HR neu zu denken, zu optimieren und up to date zu bleiben, sind in Zukunft noch weitere Eventformate von HRworks geplant.

Hier geht’s weiter:

FLOW-UP-Event am 22. Januar 2020 in Frankfurt
Das Event, bei dem Anwender alles über die neue Benutzeroberfläche von HRworks erfahren, war in nur wenigen Tagen ausgebucht. Zusätzlich zum 23. Januar gibt es daher nun einen Termin am 22. Januar! Erhalten Sie Einblicke in die neue Oberfläche namens FLOW und tauschen Sie sich mit unseren Experten im Workshop aus. Jetzt anmelden!

 

 

24 Geschenke, die Ihre Mitarbeiter wirklich schätzen

Bald ist wieder Weihnachten. In den Supermärkten liegen bereits Baumkuchen, Spekulatius und Christstollen in den Regalen. Für Vorgesetzte und Geschäftsführer bedeutet die Vorweihnachtszeit aber nicht nur Zuckerschlecken: Was soll man den eigenen Mitarbeitern dieses Jahr schenken? Die Flasche Wein gab es ja schon letztes Mal! Falls Sie auch noch nach Geschenken für Ihre Kollegen suchen und noch nicht wissen, was Sie kaufen sollen: Hier bekommen Sie 24 Ideen für Geschenke, die Ihren Mitarbeitern wirklich Freude bereiten.

Wer im Internet nach Geschenkideen für seine Mitarbeiter sucht, erhält sehr viele Treffer. Dutzende Seiten - meist von Online-Shops - werben mit Produkten, die sich gut als Geschenk eignen würden. Und in der Tat liefern einem diese Listen oft richtig gute Ideen. Doch vielleicht geht es Ihnen wie so vielen anderen: Die meisten Geschenkideen, die man im Internet findet, sind entweder zu gewöhnlich oder zu ausgefallen.

Gewöhnliche Geschenke haben Ihre Mitarbeiter aber schon mehr als ein Mal in ihrem Leben erhalten:

  • Flasche Rotwein
  • Schachtel Pralinen
  • Edler Füller

Und mit einem Erlebnisgeschenk à la Jochen Schweizer will man seine Mitarbeiter ja auch nicht überfordern. Denn Tandemsprünge, Indoor-Surfen und Quad-Touren sind nicht jedermanns Sache. Was also schenken?

Steuerfreie Geschenke für Mitarbeiter: Das sind die Regelungen

Bevor wir jedoch unsere 24 Geschenkideen verraten, ein paar wichtige Fakten. Ein Chef hat nämlich mehrere Möglichkeiten, seinen Mitarbeitern Geschenke zu machen. Diese lassen sich in drei Kategorien gliedern:

  • Sachbezüge
  • Aufmerksamkeiten
  • Geldgeschenke

Mit Sachbezügen sind Geschenke gemeint, für die es keinen speziellen Anlass gibt. Bis zu einem monatlichen Betrag von 44 € bleiben diese steuer- und sozialversicherungsfrei.

Aufmerksamkeiten hingegen beziehen sich auf einen persönlichen Anlass. Dazu zählen zum Beispiel Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes. In diesen Fällen darf ein Chef 60 € pro Anlass verschenken, ohne dass Steuern oder Abgaben fällig sind.

Unsere Universal HR Software ermöglicht Geschäftsführern und Vorgesetzten übrigens die monatliche Vergabe von Amazon-Gutscheinen.

Natürlich kann ein Geschäftsführer oder Vorgesetzter seinen Mitarbeitern auch Geschenke machen, die die oben genannten Beträge übersteigen. Dann allerdings muss der Arbeitgeber eine pauschale Lohnsteuer von 30 Prozent übernehmen. Damit wird der beschenkte Arbeitnehmer von der Steuerlast befreit. Die pauschale Besteuerung ist bis 10.000 € pro Jahr und Mitarbeiter möglich. Alle Beträge, die darüber hinaus gehen, sind individuell zu versteuern.

Aber nun zu den anfangs versprochenen Geschenkideen!

24 Geschenkideen, die Ihre Mitarbeiter wirklich schätzen

 

1. Schokolade von Zotter

Der österreichische Schokoladenhersteller bietet Geschmacksrichtungen an, die es nirgendwo sonst gibt. Algen-Karamell-Ananas, Paranussnougat-Urwaldpfeffer oder Rosa-Kokos mit Fischgummi - wenn Sie für eine Taste Explosion bei Ihren Mitarbeitern sorgen wollen, sind Sie hier genau richtig.

zotter.at

2. Schreibtisch-Ventilator

Die nächste Hitzewelle kommt bestimmt. Doch bevor Sie einen Standventilator fürs Großraumbüro anschleppen, der mit Orkanstärke bläst und wichtige Papierunterlagen vom Schreibtisch weht, wäre vielleicht eine Nummer kleiner angesagt. Mini-Ventilatoren gibt es inzwischen von etlichen Herstellern und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht heiß laufen.

3. Noise-Cancelling-Kopfhörer

Wenn Kommunikation in Ihrem Büro nicht immer erforderlich ist, dann belohnen Sie Ihre Kollegen doch mit schicken Kopfhörern. Die beste Arbeit geschieht oft dann, wenn sich Denker und Grübler in ihre eigene Gedankenwelt zurückziehen. Mit Musik auf den Ohren kommen die Ideen womöglich noch schneller.

4. Full Focus Planner

Das geniale Notizbuch von Michael Hyatt liegt gerade stark im Trend und hat schon vielen Angestellten und Unternehmern zu mehr Produktivität und Erfolg verholfen. Für jeweils 3 Monate können Ihre Mitarbeiter auf diese Weise Projekte planen und ihre To-Do’s organisieren.

fullfocusplanner.com

5. Kopfmassagestab

Auszeit gefällig? Dann sofort Draht auf den Kopf! Denn nichts bringt schnellere Entspannung als ein Kopfmassagestab. Wenn bei Ihnen im Büro mal wieder Überstunden angesagt sind, können Ihre Mitarbeiter mit dem Stab einfach Ihre Verspannungen selbst wegmassieren.

6. Cast Puzzle von Hanayama

Die legendären Knobelspiele aus Metall lassen einen nicht mehr los. Sobald man eines der Metallpuzzles in Händen hält, kann man nicht mehr aufhören. Insgesamt gibt es sechs Schwierigkeitsgrade: Fun, Easy, Normal, Hard, Expert und Grand Master. Allerdings ist das einfachste Level schon recht kompliziert. Was den Spielspaß allerdings nicht im geringsten mindert.

hanayama-toys.com

7. Escape Room

Rätselspaß gibt es auch in größerer Form: Schenken Sie Ihren Kollegen Gutscheine oder Tickets für einen Escape Room! Solche Abenteuerräume existieren mittlerweile in den meisten deutschen Städten.

8. Weleda Set

Welche Mitarbeiterin mag kein Weleda? Eben. Daher können Sie als Chef oder Chefin kaum was falsch machen, wenn Sie Ihre weibliche - und vielleicht auch Ihre männliche - Belegschaft mit Kosmetika verwöhnen.

9. Segway Tour

Wer es einmal getan hat, will es sofort wieder tun: Auf Segways durch die Gegend rollen und dabei Stadt und Land erkunden. Nach einem Segway-Ausflug kommen Ihre Kollegen vom Fahrtwind erfrischt wieder ins Büro.

10. Audible-Abo

Ihre Arbeitnehmer haben lange Anfahrtswege? In diesem Fall können Sie Ihren Kollegen Audible-Abos spendieren. Ein paar spannende oder lehrreiche Geschichten für unterwegs verkürzen die gefühlte Anfahrtszeit.

11. Vinyl

Wenn Sie wissen, dass einer Ihrer Mitarbeiter LPs sammelt, überraschen Sie ihn mit einer Schallplatte. Musikliebhaber freuen sich ganz besonders darüber. Allerdings müssen Sie als Chef in diesem Fall Ihren Mitarbeiter und seine Geschmäcker recht gut kennen.

Geschenke Mitarbeiter steuerfrei

12. Evernote-Abo

Ihre Mitarbeiter geben vermutlich einiges an Geld für Abo-Dienste aus. Eine Meditations-App hier, eine Spotify-Mitgliedschaft da - und schwupps sind wieder etliche Euro weg. Bezahlen Sie Ihren Mitarbeitern einfach ein Abo - so können diese Kosten sparen. Ein Premium-Abo von Evernote kostet 84 €. Da viele Menschen gerne gut organisiert sind - privat wie beruflich - können Sie mit einem solchen Geschenk jemandem eine große Freude machen.

evernote.com

13. Ein personalisiertes Video

Manchmal bewirkt man mit einer kleinen Geste mehr als mit teuren Geschenken. Daher: Nehmen Sie mit Ihrem Smartphone ein kurzes Video auf, in dem Sie sich für die Leistungen Ihres Mitarbeiters bedanken. Ihr Kollege wird sich an diese ganz persönliche Botschaft noch in Jahren gerne zurückerinnern.

14. Digital-Abo

In vielen Branchen ist es wichtig, tagesaktuell informiert zu sein. Doch digitale Abonnements für Zeitschriften und Magazine - gerade aus dem angelsächsischen Raum - sind oft kostspielig. Übernehmen Sie die Kosten für Ihre Kollegen und schenken Sie Jahresabos von Washington Post, Economist oder Wall Street Journal. Toller Nebeneffekt: Ihre Kollegen sind immer top-informiert!

15. Amazon-Gutschein

Ein Gutschein für alles! Wenn Sie Amazon-Gutscheine schenken, können Sie wirklich gar nichts falsch machen. Denn damit haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, sich die Dinge, die sie wirklich wollen, einfach selbst zu besorgen. In HRworks haben Sie übrigens die Möglichkeit, Amazon-Gutscheine monatlich oder zu bestimmten Anlässen zu verschenken.

amazon.de

16. Ether Cards

Eine Geschenkkarte der besonderen Art: Mit sogenannten Ether Cards können Sie Ihren Mitarbeitern sogar zu Reichtum verhelfen. Laden Sie die Karten einfach mit der digitalen Währung Ether auf und verschenken diese an Ihre Kollegen. Eine Karte im Wert von 10 € kann nach einigen Wochen schon das Doppelte wert sein.

17. Ein schönes Buch

Es gibt Bücher und Bücher. Die einen kosten wenige Euro und sind bald zerfleddert, die anderen kosten ein halbes Vermögen und sind durchaus eine Wertanlage. Etwa die Bücher aus dem TASCHEN-Verlag. Es muss ja nicht gleich der Sonderband von Neo Rauch im Wert von 1000 € sein. Auch in der Spanne von 50 bis 500 € gibt es wertige Schmöker in den Bereichen Kunst, Fotografie und Reise.

taschen.com

18. Masterclass

Von den Besten der Besten lernen? In einer sogenannten Masterclass geht das. Auf der namensgleichen Webseite plaudern die Top-Performer aus den verschiedensten Bereichen aus dem Nähkästchen. So gibt etwa Oscar-Preisträger Hans Zimmer Einblicke in das Komponieren von Soundtracks, Ökonom Paul Krugman erklärt die Zusammenhänge der Weltwirtschaft und Garry Kasparow bringt einem bei, wie man Meister im Schachspiel wird. Der volle Zugang zu allen Kursen kosten rund 200 € pro Jahr.

masterclass.com

19. Regionale Geschenke

Auch mit Gutscheinen für Freizeit-Aktivitäten werden Arbeitnehmer glücklich. Gerade für internationale Kollegen, die Sie an Ihrem Standort halten wollen, eignen sich regionale Geschenke. Ein Wochenende auf dem Bio-Bauernhof, Hotel-Gutscheine für ein beliebtes Urlaubsziel in Ihrer Nähe, Tickets für Thermen oder bestimmte Freizeit- oder Erlebnisparks.

20. CleanCar Gutschein

Was wirklich jeder gut gebrauchen kann, sind Gutscheine für eine Autoreinigung. Umso besser, wenn das Auto nicht nur von außen, sondern auch von innen gereinigt wird. CleanCar bietet diesen Service und findet sich mittlerweile in immer mehr deutschen Städten.

cleancar.de

21. BahnCard 25 oder 50

Vergünstigungen mag jeder, vor allem wenn es um richtig praktische Dinge wie das Pendeln oder Reisen geht. Eine BahnCard eignet sich dafür ganz besonders. Denn bei diesem Geschenk profitiert sogar Ihr Arbeitgeber, weil dadurch auch Dienstreisen günstiger werden. Und der beschenkte Arbeitnehmer kann sich an Wochenenden in Zukunft ein paar Kurztrips mehr gönnen.

bahn.de

22. Konzert-Tickets

Sie wissen nicht, ob Ihr Mitarbeiter Klaviermusik, Big Band Jazz oder Popmusik mag? Macht nichts. Schenken Sie doch einfach einen Gutschein von Eventim oder einem anderen Ticketanbieter und Ihr Kollege kann seine Veranstaltung selbst wählen.

eventim.de

Auch Gutscheine fürs Konzert kommen bei vielen Mitarbeitern gut an

23. Art Night

Malen für Erwachsene ist seit geraumer Zeit schwer in Mode. Nutzen Sie diesen Umstand und beschenken Sie Ihre Kollegen mit Gutscheinen für eine Art Night. Für zwei bis drei Stunden können Ihre Mitarbeiter sich dabei kreativ austoben.

artnight.com

24. Eine handgeschriebene Karte

Eine Karte, von Hand geschrieben. Mehr persönlicher Ausdruck geht kaum. Denn wer nimmt sich heute noch Zeit, ein paar herzliche Zeilen für einen Mitarbeiter zu verfassen. Völlig ohne Tastatur. Ihr Kollege wird dieses Geschenk ziemlich sicher sehr schätzen!

Steuerfreie Gutscheine für Ihre Mitarbeiter mit HRworks

Als Software bieten wir Vorgesetzten und Geschäftsführern die Möglichkeit, steuerfreie Gutscheine zu verschenken. Bis zu einer Freigrenze von 44 €/Monat fallen keine Steuern oder Abgaben an. Diese Form des Geschenks können Sie auch an Weihnachten Ihren Mitarbeitern machen. Zu persönlichen Anlässen wie Hochzeit oder Firmenjubiläum können Sie Ihren Mitarbeitern sogar Sachbezüge im Wert von 60 € steuerfrei gewähren. In HRworks geht dies ganz einfach - indem Sie per Mausklick Amazon-Gutscheine generieren. Ihr Mitarbeiter kann den Gutscheincode dann sofort in seinem persönlichen Amazon-Account einlösen.

Alle Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Hersteller bzw. Herausgeber. Amazon.de sowie alle anderen im Beitrag genannten Marken sind nicht Sponsor dieses Artikels.

Abwesenheiten in FLOW: So können Ihre Mitarbeiter Urlaube beantragen

Urlaub im Herbst? Warum nicht! Auch wenn sich die meisten Beschäftigten am liebsten im Frühjahr, Sommer oder Winter eine Auszeit gönnen, kann man auch in den kühlen Monaten gut entspannen. Etwa auf einem Städtetrip oder beim Urlaub in den Bergen. Wer in seinem Job HRworks als Personal- und Zeitwirtschaftstool nutzt, hat mittlerweile die Option, seine Abwesenheiten in der neuen Oberfläche FLOW zu verwalten.

Übers Wochenende nach Madrid oder ein Ausflug in die Alpen? Wer es gerne ruhig hat, der reist dann, wenn selbst die Nachsaison vorbei ist. Zwischen Anfang Oktober und Weihnachten bieten sich Urlaubern nämlich oft die besten Möglichkeiten, um fernab vom Touristentrubel schöne Fleckchen zu erkunden. Keine endlosen Schlangen vor Museen oder lange Wartezeiten in Restaurants - so sieht echter Urlaub aus!

Auch wenn die meisten Beschäftigten ihren Herbst- und Weihnachtsurlaub für dieses Jahr bereits beantragt haben, gibt es für HRworks-Anwender eine Neuerung. Ab sofort können diese ihre Urlaubswünsche nicht nur in der gewohnten Oberfläche bearbeiten, sondern auch in FLOW, der neuen Benutzeroberfläche von HRworks. Wie man in das neugestaltete Interface gelangt, erfahren Sie hier.

Alle freien Tage auf einen Blick - mit dem Urlaubskonto

Die “Abwesenheiten” in FLOW finden sich unter dem Menüpunkt “Zeitwirtschaft”. Genauso übrigens wie die Funktion “Krankmeldungen”, die wir bereits neulich an dieser Stelle erläutert haben.  Wählt man nun im Menübaum “Abwesenheiten” aus, so öffnet sich rechts das entsprechende Dashboard.

Was als Erstes ins Auge sticht, ist das Urlaubskonto. Denn hier wird farblich dargestellt, wie der diesjährige Urlaub des Mitarbeiters verplant beziehungsweise aufgeteilt ist. Neben den bereits genehmigten Urlaubstagen finden sich hier auch die noch verfügbaren Tage sowie Urlaubswünsche, die beantragt aber noch nicht genehmigt wurden. Außerdem kann der Mitarbeiter sehen, welche seiner Urlaubsanträge sich noch in Erfassung befinden. Das sind jene Urlaubsanträge, die er noch nicht fertig ausgefüllt oder zur Genehmigung an seinen Vorgesetzten weitergeleitet hat.

Abwesenheiten in Flow

Unterhalb des Urlaubskontos sind alle Abwesenheiten nochmals einzeln aufgelistet. Der Mitarbeiter sieht dort jeden Urlaubsantrag sowie den dazugehörigen Status. Hier kann der Mitarbeiter auch weitere Aktionen vornehmen. Er hat die Möglichkeit, bereits genehmigte Urlaube zu stornieren, beantragte Urlaube zu ändern und in Erfassung befindliche Urlaube fertigzustellen. Im großen Fenster rechts davon, das den Namen “Jahresurlaub” trägt, können Mitarbeiter ihre jeweiligen Anträge bearbeiten.

Abwesenheiten in FLOW umfassen auch Mutterschutz und Elternzeit

Wenn man eine neue Abwesenheit im Urlaubskonto erstellt, hat man mehrere Möglichkeiten. Denn zu den “Abwesenheiten” zählen nicht nur Urlaube und Ferien, sondern auch anderweitige Beschäftigungspausen wie Mutterschutz, Kuraufenthalte oder Elternzeit. Auch der Überstundenabbau lässt sich über die Maske verwalten und theoretisch sogar ein Sabbatical. Egal also auf welche Weise ein Mitarbeiter seinem Arbeitgeber fernbleibt - er kann dies in HRworks eintragen und von seinem Vorgesetzten genehmigen lassen.

FLOW verbindet das Nützliche mit dem Schönen

Wenn Sie HRworks bisher nur vom Hörensagen kennen oder interessehalber mal in unsere Software reinschnuppern wollen, dann holen Sie sich einen kostenlosen Testzugang. Probieren Sie die erfolgreiche Universal HR Software einfach selbst aus! Auch die neue Benutzeroberfläche FLOW steht Ihnen im Demo-Account zur Verfügung.

EuGH-Urteil zur Zeiterfassung: 3 Easy Steps, die Ihnen jetzt helfen

Treibt Sie das Thema Zeiterfassung um? Dann sind Sie aktuell nicht alleine. Seit nämlich die Richter des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019 beschlossen haben, dass Unternehmen in Zukunft die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren müssen, herrscht in vielen Firmen Unruhe. Als HRler oder Geschäftsführer sind Sie womöglich verunsichert und fragen sich, wie es nun weitergehen soll. Doch kein Grund zur Panik! Wir haben da ein paar Tipps.

Das Wichtigste vorweg: Noch ist die verpflichtende Zeiterfassung nicht Gesetz. Nach dem Urteilsspruch der EuGH-Richter liegt es aktuell an den Mitgliedstaaten der EU, die sogenannte Arbeitszeitrichtlinie in nationales Recht umzusetzen. Wann das in Deutschland der Fall sein wird, steht zwar noch nicht fest. Doch man sollte davon ausgehen, dass dies eher früher als später passiert.

Demnach machen sich Entscheider in kleinen und mittelständischen Betrieben bereits jetzt Gedanken, wie sie den neuen Anforderungen entsprechen können. Denn die Wahrheit ist: In vielen Unternehmen sind Stundenzettel und Stechuhr noch gang und gäbe. Bisher mussten sie laut dem deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ja lediglich Überstunden dokumentieren. Für eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung sind diese Firmen schlicht und ergreifend nicht gewappnet. Neben technischem Know-How und einer digitalen Infrastruktur fehlt es dabei oft auch an einem Konzept, wie man die bald zwingende Arbeitszeiterfassung im eigenen Unternehmen realisieren kann.

Weiter unten haben wir 3 simple und nachvollziehbare Schritte zusammengefasst, die Sie bei diesem Entscheidungsprozess unterstützen. Zuerst aber eine ganz grundsätzliche Definition:

Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung ist die systematische und lückenlose Aufzeichnung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Sie steht im Gegensatz zur Vertrauensarbeitszeit, bei der die Arbeitsstunden der Mitarbeiter nicht dokumentiert oder aufgezeichnet werden. Mit der Einführung der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung wird die Vertrauensarbeitszeit faktisch abgeschafft.

Die entscheidende Frage ist nun: Wie sollen sich kleine und mittelständische Unternehmen in der Praxis auf die kommende Pflichterfassung vorbereiten? Wenn man sich in der HR-Welt umhört, herrscht aktuell hektische Betriebsamkeit. Dabei braucht es nur 3 einfache Schritte, um eine tragfähige Lösung zu finden.

Diese drei Fragen müssen Sie sich stellen:

1. Was brauche ich?

Am Anfang steht die Analyse. Bei dieser Bestandsaufnahme sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Wie viele Mitarbeiter hat mein Unternehmen?
  • Auf wie viele Standorte ist die Belegschaft verteilt?
  • Gibt es Kollegen, die regelmäßig oder sogar ausschließlich im Home Office arbeiten?
  • Welche verschiedenen Arbeitspläne sind im Einsatz?
  • Wie geht meine Firma aktuell mit Über- und Unterstunden um?
  • Welche Art von Zeiterfassung (Online, QR Code, Kiosk) ist für mein Unternehmen am besten geeignet?

Bei der Analyse sollten Sie nicht in zu engen Bahnen denken. Denn: Haben Sie beispielsweise Mitarbeiter, die oft auf Geschäftsreise sind, so wäre ein reines Zeiterfassungssystem eher suboptimal. In diesem Fall würde eine Lösung in Frage kommen, mit der Sie nicht nur die Arbeitszeiten Ihrer Kollegen aufzeichnen, sondern auch die entstandenen Reisekosten abrechnen können.

2. Was gibt es überhaupt?

Wissen Sie, welchen Bedarf es gibt, folgt der nächste Schritt: die Produktauswahl. Auf dem Markt existieren allerdings nicht gerade wenige Lösungen, was die Sache recht unübersichtlich machen kann. Nutzen Sie daher für den Vergleich beispielsweise eine Checkliste oder lesen Sie Erfahrungsberichte von Anwendern.

Fokussieren Sie sich bei der Suche auf die drei wichtigsten Aspekte:

  • Welches Tool erfüllt die Anforderungen meines Betriebes am ehesten?
  • Wie sieht es mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis aus?
  • Deckt es neben der digitalen Zeiterfassung noch weitere Funktionen ab, die in meinem Unternehmen gebraucht werden. Etwa Bewerbermanagement, Reisekostenabrechnung oder Abwesenheitsverwaltung.

Und natürlich sollten Sie bei der Anschaffung den wichtigsten Punkt berücksichtigen: Sinnvoll ist nur eine Lösung, die ganz im Zeichen der Digitalisierung steht!

3. Wie klappt die Umsetzung?

Haben Sie Ihr Produkt gefunden, kommt es auf gute Kommunikation an. Und zwar in zweierlei Hinsicht:

  • Lassen Sie sich Ihr neues Produkt unbedingt gut erklären! Nichts wäre schlimmer als ein Zeiterfassungssystem, das Sie nicht verstehen oder das Ihnen nicht ganz geheuer ist. Eine Einschulung von Hersteller-Seite ist insofern ein Muss.
  • Und kommunizieren Sie die neue Form der Zeiterfassung auch unbedingt an Ihre Kollegen. Ob als kurze Präsentation oder Praxis-Test bleibt dabei Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass jeder Kollege auf dem gleichen Wissensstand ist.

Und natürlich darf die Praxis nicht zu kurz kommen! Sprich: Eine Testphase über einige Tage/Wochen mit einem neuen Software-System hat sich in solchen Fällen bewährt.

Die Zeiterfassung von HRworks: Digital. Minimal. DSGVO-konform.

Entscheiden Sie sich jetzt für das digitale Zeiterfassungssystem von HRworks. Unsere Software verbindet neueste Technologie mit höchster Datensicherheit. Eigene Zeiterfassungsgeräte sind damit nicht mehr nötig. Ihre Mitarbeiter können Arbeitsstunden und Pausen einfach via Browser oder Web App erfassen. Doch auch über ein stationäres System mit Kiosk-Systemen an den Firmeneingängen ist die Zeiterfassung möglich. Sie können also selbst wählen, wie die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen erfolgen soll.

Personalsoftware Vergleich: Welches HR-Tool hat die Nase vorn?

Es gibt sie zuhauf, die digitalen Lösungen für das Human Resources Management. Kleine Lösungen und große, günstige und teure. Dabei zeichnet sich seit einigen Jahren ein Trend ab: Sogenannte Einzel-Tools werden immer beliebter. Doch stellt man einen Personalsoftware Vergleich an, zeigt sich rasch, welche Form des Personalmanagements heutzutage am effektivsten ist.

Wer heute an das Jahr 2000 zurückdenkt, der kann sich ein Schmunzeln oft nicht verkneifen. Was waren das für umständliche Zeiten damals! Ging man außer Haus, nahm man oft etliche (manchmal auch zu viele) Gegenstände mit, darunter Mobiltelefon, Digitalkamera, mp3-Player, Portemonnaie, Kalender und Notizblock. Schweres Gepäck für die täglichen Wege.

Heute sind all diese Dinge in einem Gerät vereint: dem Smartphone. Kamera, Musiksammlung, Kontakte - All in One! Und wer will, kann mit dem Smartphone auch an der Supermarktkasse zahlen. Kurzum: Im Gegensatz zu den vielen Einzelteilen früher ist das Smartphone eine spürbare Erleichterung.

Personalsoftware Vergleich: Es geht nur mit einer Komplettlösung

HRworks ist quasi das Smartphone unter den HR Lösungen. Einzel-Tools, etwa für das Bewerbermanagement oder die digitale Zeiterfassung, sind damit obsolet. Nicht nur das: Mehrere Insellösungen wären heutzutage sogar eine Behinderung und würden Effizienz sowie Effektivität eines Unternehmens massiv beeinträchtigen. Worauf kommt es beim Personalsoftware Vergleich also an?

6 Gründe, warum eine All-in-One-Lösung besser ist

  • Sie müssen Personendaten nur ein Mal eintragen (und nicht in jedem Tool erneut anlegen)
  • Alle Abteilungen und Kollegen arbeiten mit der gleichen Anwendung (was eine bessere Kommunikation für das Unternehmen bedeutet)
  • Eine Komplettlösung ist per se günstiger (als viele Partikularlösungen zusammen)
  • Wenn Sie Verbesserungsvorschläge haben, können Sie diese einem Anbieter mitteilen (und müssen nicht an mehrere Tool-Hersteller schreiben)
  • Mit einer Komplettlösung finden sich Mitarbeiter schneller zurecht, als wenn sie mehrere Tools gleichzeitig oder hintereinander erlernen müssten (weswegen keine Mehrfach-Einschulungen notwendig sind)
  • Es kommt praktisch nicht zu Schnittstellen-Problemen, weil Sie bereits alle relevanten Aufgaben innerhalb ein und desselben Tools abwickeln können
    Der Anschaffungsprozess ist eine einmalige Angelegenheit. Bei Einzel-Tools müssen Sie hingegen mehrere Bedarfsanalysen und Entscheidungsprozesse durchlaufen.

5 Probleme, die bei HR-Einzellösungen oft auftreten

  • Sie haben zwar eine Lösung für die Zeiterfassung und können nachvollziehen, wann Ihre Mitarbeiter jeden Morgen im Büro ankommen und wann sie wieder gehen. Doch fehlt Ihnen die Möglichkeit, auch Urlaube und andere Abwesenheiten (wie etwa Krankheitstage), digital abzubilden.
  • Zwei Ihrer Kollegen, nennen wir sie Tim Horn und Robert Vogt, melden sich fast zeitgleich krank. Da Ihre aktuelle Lösung jedoch nur die Urlaubsplanung beherrscht, müssen Sie die Krankmeldungen auf althergebrachtem Wege managen. Sprich: Sie schreiben zwei Antwortmails an die Kollegen Horn und Vogt, tragen die Krankmeldungen in Ihrem Dienstplan ein und falls die Krankheiten länger andauern, müssen Sie noch die gelben AU-Scheine entgegennehmen und archivieren.
  • In einer Abteilung Ihres Unternehmens wird eine Stelle frei. Auf die Jobanzeige melden sich mehrere gute Bewerber. Was tun Sie? Womöglich haben Sie ein geeignetes Tool für das Bewerbermanagement und können die eingehenden Unterlagen dort sichten, sortieren und an die entsprechende Abteilung weiterleiten. Doch wie geht es weiter, sobald die Stelle besetzt wird? Dann müssen Sie, wenn Sie lediglich über ein Talent-Tool beziehungsweise Bewerbermanagement verfügen, den neuen Mitarbeiter in Ihrem eigentlichen Personalsystem eintragen. Wenn Sie die Personalakte dann noch von Hand führen oder in einem wieder gesonderten System verwalten, wird es recht unübersichtlich.
  • Zwei Ihrer Kollegen gehen auf Dienstreise. Als Personaler haben Sie das in Ihrem Tool notiert. Doch wie rechnen Sie die Reisekosten ab, die im Rahmen dieses Business-Trips entstehen? Kann Ihre Lösung außer Abwesenheiten auch Reisekosten?
  • Sie haben zwar eine HR-Lösung, die sie an die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter erinnert. Allerdings können Sie über selbiges Tool keine Corporate Benefits gewähren. Heißt: Sie müssen für die jeweiligen Kollegen jedes Mal ein Geschenk kaufen - was einen zusätzlichen Zeitaufwand bedeutet - oder Sie benötigen ein extra Tool für Corporate Benefits.

HRworks ist die beste Komplettlösung im Personalsoftware Vergleich!

Laut t3n, dem führenden Magazin für digitale Wirtschaft und eBusiness, kommt in Sachen All-in-One keine Software an HRworks heran. Im direkten Personalsoftware Vergleich von 19 Anbietern schnitt unsere Universal HR Software am besten ab. Das Magazin klopfte die Software-Hersteller auf folgende Funktionen ab: Zeitwirtschaft, Personalentwicklung, Digitale Personalakte, Recruiting, Personalabrechnung, Mobile App, Reisekostenmanagement. Mit dem Ergebnis, dass nur HRworks all diese Features in einer Universal-Anwendung anbietet.

 

 

Warum Usability bei HR Software so wichtig ist

Produkte müssen heute selbsterklärend sein. Anders ausgedrückt: Sie sollen eine hohe Usability haben. Gleich nach dem Kauf wollen Kunden ihr neu erworbenes Gut verwenden können, ohne langes Studium der Anleitung. Smartphones, KI-Assistenten und Apps haben vorgemacht, wie es geht - und damit Verbrauchern eine niedrige Frustrationstoleranz beim Umgang mit technischen Produkten beigebracht. Nicht nur im B2C-Bereich, auch im B2B-Sektor werden sich solche benutzerfreundlichen Produkte in Zukunft durchsetzen. Für HR Software ist das ganz besonders wichtig.

“Wo war nochmal dieser Button?” Täglich stellen sich unzählige Nutzer von Software-Anwendungen Fragen wie diese. Sie klicken sich durch mehrere Menüs und Untermenüs mit dem Ergebnis, dass sie nicht dorthin finden, wo sie eigentlich hin wollen. Fast wie bei einem Labyrinth.

Für Unternehmen, die Software-Lösungen bereitstellen, ist dies ärgerlich. Denn Kunden sollen in ihrem privaten oder beruflichen Alltag ja eine Erleichterung spüren, wenn sie solche Produkte verwenden. Die Ware, die Software, das Programm soll sich dem Kunden völlig intuitiv erschließen.

Usability ist nicht gleich Usability

Doch genau zwischen diesem privaten und beruflichen Alltag herrscht eine Diskrepanz. In ihrer Freizeit sind Menschen mittlerweile selbsterklärende Produkte gewohnt, seien es nun Smartphones, KI-Assistenten oder Bluetooth-Lautsprecher. Eine Gebrauchsanweisung gibt es oft nicht mehr, weil der Nutzer instinktiv erfasst, was als nächstes zu tun ist.

Bei Anwendungen im Business-Bereich sieht die Sache anders aus. Diese sind weit komplexer und können nicht so schnell und spielerisch erlernt werden wie Produkte, die der reinen Unterhaltung dienen. Es existiert eben ein Unterschied zwischen Spotify, iPhone und Playstation auf der einen Seite und Logistik-Software, Steuererklärungsprogrammen und Warenwirtschaftssystemen auf der anderen. Zwar werden letztere nie die Leichtigkeit von Entertainment-Plattformen oder Freizeitangeboten aufweisen, dennoch wird ein Thema in diesem Bereich immer wichtiger: Usability.

Steve Krug, User Experience-Profi und Autor des Klassikers “Don’t make me think!”, definiert Usability so: “Wenn etwas nutzerfreundlich ist - ganz gleich ob Website, Fernbedienung oder eine Drehtür - bedeutet es, dass eine Person mit durchschnittlicher (oder sogar unterdurchschnittlicher) Fähigkeit und Erfahrung versteht, wie man das Ding benutzt, um etwas zu erreichen, ohne dass dabei der Aufwand größer als der Nutzen ist.”

Usability und Software-Ergonomie steigern die Effizienz

Der Titel von Krugs Buch “Don’t make me think!” kann dabei als erstes Gesetz der Usability gelten: “Ich will nicht denken müssen!” Usability kann mit Benutzerfreundlichkeit übersetzt werden und beschreibt lediglich, wie leicht die Bedienbarkeit einer Anwendung ist. Weit gefasster ist der Begriff “User Experience”, der das komplette Erlebnis beschreibt, das ein User auf einer Webseite hat. Hier zählt neben der reinen Bedienbarkeit auch Look & Feel dazu.

Dazu muss man sagen: Usability ist nicht exakt messbar. Es gibt keine Kennzahl, keinen Wert, der eine hohe oder niedrige Usability zum Ausdruck bringt und mit dessen Hilfe man die Leistungskraft zwischen verschiedenen Produkten vergleichen könnte. Bei Hardware ist dies dagegen recht einfach. Ein Computer hat beispielsweise 4 Gigabyte Ram, 8 GB oder 16 GB. Bei Usability ist dies nicht so einfach.

Zwar gibt es eine Norm für Richtlinien der Mensch-Computer-Interaktion, in der auch ein Unterpunkt zur Gebrauchstauglichkeit festgehalten ist (DIN EN ISO 9241-11), allerdings ist dies keine Vorschrift und auch kein Maßstab, wie Software auszusehen hat. Dafür sind immer noch Produktdesigner und Entwickler zuständig. Was man aber durchaus messen kann, ist die Verbesserung der Usability einer Software. Dafür gibt es bestimmte Metriken und KPIs.

Usability bezieht sich generell auf Web- und Softwaredesign, was neben klassischen Software-Anwendungen auch mobile Endgeräte, Betriebssysteme und andere technische Geräte betrifft.

Generell kann man sagen: eine gute Usability ist dann gegeben, wenn sich Aufbau und Design einer Webseite oder Anwendung einem normalen Nutzer schnell erschließt. Einzelne Funktionen sind dann schnell erreichbar und der Aufbau der entsprechenden Anwendung übersichtlich.

HRworks: Bei FLOW steht die Usability an erster Stelle

Bei unserer neuen Benutzeroberfläche mit dem Namen FLOW sollen Kunden genau das bekommen: eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Neben einer einfacheren Bedienbarkeit erfahren HRworks-Nutzer auch eine bessere User Experience in FLOW. Wege sind nun kürzer, Aufgaben einfacher zu erledigen, die Ästhetik ist ansprechender gestaltet.

Bereits jetzt können Nutzer in die neue Oberfläche wechseln. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Artikel. Falls Sie HRworks noch nicht kennen, haben Sie die Möglichkeit, unsere HR Software kostenlos auszuprobieren.