Produktmanager im Interview: “Benutzeroberfläche Flow wird in allem besser sein”

Mit Flow bekommt HRworks eine neue Benutzeroberfläche. Für unsere Kunden wird die tägliche Arbeit dadurch noch einfacher. Aktuell arbeitet ein ganzes Team an Entwicklern und Produktmanagern mit Hochdruck daran, Flow in die richtige Form zu bringen. Dabei geht es nicht nur um ein ansprechendes und zeitgemäßes Design, sondern auch um eine bessere Navigation.  Zum Beispiel können Anwender in Zukunft mit weniger Klicks durch das Menü steuern und so Aufgaben schneller erledigen. Die neue Ästhetik und die verbesserte Usability sorgen für ein modernes „Look and Feel“ – mit der Folge, dass der Workflow in HR Abteilungen spürbar optimiert wird. Christian W Hartmann, Leiter Produktmanagement bei HRworks, begleitet den Relaunch seit der ersten Stunde. Im Interview erzählt er, was Anwender nun erwartet.

Danke, Christian, dass du dir für dieses Gespräch Zeit genommen hast. Der Wechsel auf die neue Benutzeroberfläche ist sicher kein Zuckerschlecken.

(lacht) Für uns nicht, für unsere Kunden schon.

Lass uns gleich in medias res gehen: Was können unsere Kunden von der neuen Nutzeroberfläche erwarten?

Sie sind schneller in der Bedienung. Das war von Anfang an unser zentrales Anliegen. Von vielen Treffen mit Personalern und HR-Profis weiß ich, dass es immer etwas zu tun gibt. Mit der neuen Nutzeroberfläche wollen wir den Anwendern ein Stück Arbeit abnehmen. 

Was war der Anstoß zur neuen Benutzeroberfläche?

Unsere Kunden haben schon länger gesagt, dass die Benutzeroberfläche nicht mehr zeitgemäß ist. Dabei muss man aber unterscheiden. Zum Produkt selbst sagen die Anwender: tolle Software! Die Basis ist also sehr gut. Aber die Oberfläche ist einfach in die Jahre gekommen. Daher unterziehen wir sie jetzt einer Verjüngungskur.

Welcher Gedanke stand bei der Überarbeitung im Vordergrund?

Die alte Benutzeroberfläche wurde zunehmend unübersichtlich. Es gab teilweise bis zu 4 Stufen im Hierarchiebaum, durch die man navigieren musste. Das ist auch völlig normal: Wenn eine Software viel können soll, dann braucht sie Menübäume. Allerdings konnten wir diese Tiefe bei der neuen Flow-Oberfläche halbieren. Die neue Technologie macht es zudem möglich, dass beispielsweise bei der Reisekosten-Funktion neue Tabs automatisch geöffnet werden. 

Außer in den Menübäumen – wo werden Kunden unmittelbar Veränderungen wahrnehmen?

Bisher gab es viele Elemente, bei denen etwas auf- oder zugeklappt wurde, der User musste hoch- oder runterscrollen. Das hat Zeit und Nerven gekostet und fällt in der neuen Benutzeroberfläche völlig weg.

Der Produktmanager ist von der Funktionalität der neuen Nutzeroberfläche überzeugt

Kannst du uns noch ein paar weitere Vorteile nennen?

Gerne. Die vermutlich wichtigste Neuerung für unsere täglichen Anwender ist wohl diese: Man sieht nur noch den Teil des Menübaums, den man für die aktuelle Funktion gerade braucht. Keine Ablenkungen mehr, keine überfrachteten Ansichten. Ein weiteres Plus ist, dass man die Flow-URLs einfach als Link versenden kann. Zum Beispiel an einen Kollegen, der in einer anderen Niederlassung sitzt. Der kann dann an exakt der gleichen Stelle weitermachen, egal um welche Funktion es sich handelt.

Noch weitere Änderungen?

Ja, natürlich! Die neue Benutzeroberfläche ist vollständig im Flat-Design gestaltet und weist eine moderne Kacheloptik auf. Dadurch entsteht ein Minimalismus, der die Navigation ungeheuer erleichtert. Auf den Kacheln finden sich Buttons, wie etwa Plus-Zeichen, die man aus anderen Software-Umgebungen kennt, und die einem sagen: Hier kannst du etwas hinzufügen. Zahlen und Beträge werden nun farbig dargestellt. Die Ansicht auf dem Desktop ist nun identisch mit jener auf mobilen Endgeräten.

 

„Der erste Eindruck: Alle freuen sich auf Flow“

Wie waren die ersten Reaktionen auf die Flow-Oberfläche, oder wie manche Kollegen hier im Haus sagen: die Flowberfläche?

Wir haben die neue “Flowberfläche” bereits auf unserem Anwender-Tag in München vorgeführt. Das war im Mai. Und ich kann ehrlich sagen: Die Reaktion war durch die Bank positiv. Der Eindruck, den meine Kollegen und ich aus München mitgenommen haben: Alle freuen sich darauf! 

Was kommt nun auf unsere Kunden zu?

Ganz einfach: Jeder der möchte, kann Flow ausprobieren. Man braucht auch keine Sorge haben, dass man sich nicht zurecht findet. Erstens, weil alles extrem übersichtlich dargestellt wird. Und zweitens können Kunden über einen Zurück-Button jederzeit wieder in die vertraute Oberfläche wechseln.

Wird es Skeptiker geben? Anwender, die von Flow verwirrt sind? Und warum müssen die deiner Meinung nach keine Angst haben?

Ich lehne mich aus dem Fenster und sage: Das wird nicht passieren. Flow wird in allem besser sein. Unsere Kunden werden in allen Funktionen effizienter unterwegs sein. Ganz einfach, weil man sie visuell viel schneller erfasst. 

Letzte Frage. Was meinst du: Wie schnell wird man sich als User an die neue Oberfläche gewöhnen?

Es gibt keine Gewöhnungszeit. Die Navigation geschieht völlig intuitiv. Weil wir uns als Gesellschaft mittlerweile ständig im Internet bewegen, haben wir bestimmte Strukturen und Abläufe durch zigtausende Anwendungen gelernt. Wie sehr man die schon verinnerlicht hat, werden unsere Kunden beim Umgang mit Flow sofort merken. 

 

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Assistent für Ihre Gehaltszahlungen

Vierzigtausend Euro, fünfzig oder sechzig… jeder möchte für seine Arbeit gut bezahlt werden. Berufserfahrene, aber auch Absolventen streben anspruchsvolle Stellen mit konkreten Gehaltsvorstellungen an. Verschiedene Gehaltsmodelle machen den Personalverantwortlichen den Alltag nicht einfacher. Fix und variabel, mit Provision, aber ohne Bonus. Dazu noch das Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder das dreizehnte Gehalt. Außerdem gehört ein Firmenwagen oder ein Handy zu den Arbeitsmitteln, die auch der privaten Nutzung dienen und weitere Kosten verursachen. Zählen die dann auch zum Gesamtgehalt? Egal, wie Ihre Gehaltsmodelle aufgebaut sind oder Sie diese zusammensetzen möchten, der Jahresgehaltsassistent unterstützt Sie dabei.

Jahresgehaltsassistent: Retter vor dem rechnerischen Wahnsinn

Ein typisches Alltagsbeispiel: Ein neuer Kollege soll laut Arbeitsvertrag 40.000 € brutto im Jahr verdienen. Der Arbeitgeber gewährleistet außerdem bei allen Angestellten das Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Wie berechnen Sie die Zahlungen, damit das vereinbarte Jahresgehalt unverändert bleibt? Ganz einfach – mit dem Jahresgehaltsassistenten. Dieser hilft Ihnen, anhand aller eingetragenen kontinuierlichen Zahlungen das Monatsgehalt des Mitarbeiters so zu berechnen, dass der jährliche Bruttobetrag konstant bleibt. Sie tragen das Jahresgehalt im System ein und lassen sich den monatlichen Betrag (1/12) ausrechnen. Alle zusätzlichen Zahlungen beeinflussen den monatlichen Betrag, jedoch nicht die Summe für das gesamte Jahr.

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Aufwand war gestern – so gehen Sie heute vor

Alle monatlichen Zahlungen beginnen im von Ihnen ausgewählten Monat. Andere Zahlungsintervalle gehen von diesem Monat aus. Tragen Sie beispielsweise halbjährliche Zahlungen im Februar ein, die für Januar und Juli relevant sind, wird der erste Betrag im Juli ausgezahlt. Für jede nicht monatliche Zahlung legen Sie auch den Monat fest, in dem der Betrag ausgezahlt werden soll (z. B. Mai für das Urlaubsgeld und November für das Weihnachtsgeld). Bei jeder Zahlung können Sie die entsprechende Lohnart, sei es der Bonus, Provision oder Urlaubsgeld, gezielt auswählen. 

Die Berechnung des dreizehnten Gehalts ist ebenfalls ein Kinderspiel. Der Jahresgehaltsassistent bietet Ihnen die Möglichkeit, statt einer absoluten Summe eine Anzahl an Monatsgehältern einzugeben. So teilt das System den Jahresbetrag nicht nur in dreizehn vergleichbare Monatsgehälter, sondern berücksichtigt dabei auch alle weiteren Zahlungen. Sie können sich weder verrechnen noch den vereinbarten Jahresbetrag überschreiten.

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A1-Bescheinigung bleibt – HRworks entwickelt Workflow für Dienstreisen

Neues zum A1 Dilemma – keine Hoffnung mehr für Personaler: Die unbeliebte A1-Bescheinigung bleibt bestehen. Für HR Abteilungen bedeutet das einen größeren Aufwand bei Dienstreisen. HRworks vereinfacht nun die bürokratische Kette des Bescheinigungsverfahrens bei Dienstreisen ins EU-Ausland.

Mittags nach Basel und abends nach Paris? Das bleibt in der Praxis aufwendiger als gedacht. Denn wider Erwarten gibt es nun doch keine Lockerung bei der A1-Bescheinigung für Geschäftsreisende. Bei vielen Personalverantwortlichen herrscht deshalb Unverständnis.

Reformbemühungen zur A1-Bescheinigung auf EU-Ebene gescheitert

Was ist geschehen? Erst im Mai diesen Jahres haben sich die EU-Spitzen geeinigt, den erheblichen Verwaltungsaufwand bei der Beantragung der A1-Bescheinigung zu reduzieren. Diese Einigung ist jedoch vielmehr als reine Absichtserklärung zu verstehen, die A1-Pflicht besteht weiterhin.

Die Entsendebescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Damit wird vermieden, dass bei einer Dienstreise Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei EU-Staaten fällig werden. Die Mitführungspflicht gilt grundsätzlich in jedem EU-Mitgliedstaat, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz, in dem der Arbeitnehmer einer Beschäftigung nachgeht.

Unumgänglich und nervraubend:
Wenn die Dienstreise zur Odyssee wird

Die gesetzliche Verpflichtung für den Arbeitgeber, beruflich bedingte Auslandsaufenthalte an den Träger der Sozialversicherung zu übermitteln, bedeutet einen enormen Aufwand in der organisatorischen Abwicklung. 

Jedes Meeting, jeder kurze Workshop. Tagestrip oder stundenweiser Grenzübertritt: Jeder Einsatz von Arbeitnehmern im EU-Ausland erfordert einen eigenen Antrag. Dabei ist die Dauer des ausländischen Aufenthalts des Arbeitnehmers sozialversicherungsrechtlich irrelevant. Zudem hat jedes Land auch seine individuellen Anforderungen zur A1-Ausgestaltung.

Für Personalabteilungen gestalten sich Dienstreisen deshalb oft zeitkritisch. Für Mitarbeiter ebenso. Denn die Beantragung der A1 muss in der Regel vor Beginn des Auslandseinsatzes erfolgen. Und zwar per elektronischem Antragsverfahren. Wo die A1 beantragt wird hängt davon ab, wie der Arbeitnehmer sozialversichert ist. Zum Beispiel bei der Krankenkasse, für Arbeitnehmer die gesetzlich versichert sind. Oder bei Arbeitnehmern mit berufsständischer Versorgung bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen. Wer nicht gesetzlich versichert und berufsständisch versorgt ist, für den muss die Beantragung beim verantwortlichen Träger der Rentenversicherung erfolgen.

Doch es gilt eine weitere Sache zu bedenken: die Bearbeitungszeit der zuständigen Träger. Für die Prüfung der Anträge haben diese per Gesetz nämlich drei Arbeitstage Zeit. Die Folge ist, dass die Dauer der Beantragung schnell mit dem Reisetermin kollidieren kann. 

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gewährt in Ausnahmefällen bei kurzfristig anberaumten Tätigkeiten im EU-Ausland auch die nachträgliche Beantragung der A1-Bescheinigung. 

Fallbeispiel: Entsendung nach Frankreich

Der Arbeitgeber eines Unternehmens, das mindestens 25% des Umsatzes in Deutschland erwirtschaftet, möchte seinen Arbeitnehmer vorübergehend nach Frankreich entsenden. Maximal jedoch für die Dauer von 24 Monaten. Dort soll dieser ein Projekt begleiten. Hierbei handelt es sich um eine A1-pflichtige Entsendung im Sinne von VO (EG) 883/04

Um nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer für diesen Zeitraum weiterhin in Deutschland sozialversichert ist, muss der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung beim zuständigen Träger beantragen. 

In diesem Fall ist für die Ausstellung der A1-Bescheinigung die Krankenkasse zuständig, bei der der Arbeitnehmer in seinem Heimatstaat versichert ist. Der Antrag enthält alle Informationen über die Entsendung. Zum Beispiel die Firmierung und Arbeitsadresse in Frankreich. Nach Prüfung des Antrags stellt der Träger dem Arbeitnehmer das A1-Entsendeformular aus. Die A1 bleibt gültig bis zu dem auf dem Vordruck angegebenen Ablaufdatum oder bis ihn der ausstellende Träger zurückzieht und für ungültig erklärt. Der Arbeitnehmer muss die Entsendebescheinigung bei seinem Auslandseinsatz mitführen und auf Verlangen vorlegen.

 

A1-Bescheinigung Muster

Neuer Workflow: HRworks erleichtert elektronische A1 Administration

Um die Beantragung für die Personalabteilungen zu vereinfachen, entwickelt HRworks einen eigenen Workflow. Mit nur wenigen Klicks kann der Mitarbeiter die A1-Bescheinigung für die nächste Dienstreise in seiner Personalabteilung beantragen.

Der reisende Mitarbeiter kann seinen A1 Antrag direkt und bequem im HRworks-System planen, anlegen und beantragen.  Neben dem Zeitintervall der Dienstreise werden auch die Länder eingetragen. Der Mitarbeiter kann mehrere Reisen mit Länderzuordnung im Status “Erfassung” haben. Sobald er alle Reisen erfasst hat, kann er diese dann bei dem zuständigen Sachbearbeiter anfragen.

In der neuen Administrator-Rolle des A1 Sachbearbeiters erhält dieser automatisch eine Information über die Beantragung des Mitarbeiters. Der A1 Sachbearbeiter leitet die Entsendebescheinigung mit den von HRworks übernommenen Daten an die zuständige Krankenkasse weiter und informiert den Mitarbeiter über die Statusänderung “in Arbeit”.

Sobald die Krankenkasse die A1 Bescheinigung geprüft hat und diese vorliegt, hängt der Sachbearbeiter diese an die beantragte Dienstreise des Mitarbeiters und der Status ändert sich auf “Abgeschlossen”. Der Mitarbeiter ist nun startklar und bekommt automatisch eine E-Mail mit der angehängten Bescheinigung, diese ist jederzeit über seine Benutzeroberfläche einsehbar.

HRworks Kunden können den A1 Workflow ab Ende Juli standardmäßig nutzen.

Bußgelder Adé – Dank HRworks Reminder für A1-Bescheinigungen!

Nie wieder ohne A1 ins EU-Ausland. Dank Erinnerungsfunktion wird der Mitarbeiter schon beim Anlegen der Dienstreise automatisch an die Beantragung der A1 erinnert.  Auch der nachträgliche Eintrag der A1 zu einer Dienstreise ist als Nachweis möglich. So ist die Bescheinigung im Falle einer Kontrolle jederzeit abrufbar. 

Lernen Sie die Funktionen der Software kennen!

Neue Benutzeroberfläche „Flow“ in HRworks verfügbar

Seit dem letzten Relaunch ist einige Zeit vergangen. Nun steht der nächste bevor: Mit “Flow” bringen wir unseren Anwendern eine von Grund auf neu gestaltete Software Benutzeroberfläche (GUI). Diese macht nicht nur das Arbeiten im Personalwesen einfacher, sondern besticht durch zeitgemäßes Design und reduzierte Komplexität. Mit seinem aufgeräumten Layout, den logischen Strukturen und einer hohen Benutzerfreundlichkeit ist “Flow” ein Gewinn für jede HR-Abteilung.

Wie kann man den Workflow im Personalwesen optimieren? Diese Frage treibt uns bei HRworks täglich an. Zwei Dinge stehen dabei im Vordergrund: Die Digitalisierung von HR-Prozessen, die bisher analog vonstatten gingen. Sowie die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, die bereits digitalisiert sind. In der neuen Nutzeroberfläche kommen diese beiden Aspekte maximal zur Geltung.

Schöner, einfacher, intuitiver – das ist Flow

Simon Franz, Leiter Entwicklung bei HRworks, bringt es auf den Punkt:

“Mit Flow erkennt der User sofort und intuitiv, was er mit HRworks alles machen kann. Eine komplexe Anleitung ist nicht nötig.”

In der Tat ist die Navigation in der Flow-Oberfläche selbsterklärend.

Flow ist intuitiv und übersichtlich

 

Um diesen Effekt zu erreichen, haben Franz und sein Team die Software massiv verschlankt. Überflüssige Strukturen und veraltete Technologien wurden entfernt, störende Elemente eliminiert. Sehr gut sehen kann man das am Beispiel der Menüführung. Während es in der sogenannten Baumansicht bisher bis zu vier hierarchische Stufen gab, sind es in Flow nur noch zwei.

Weitere Vorteile, die Flow mit sich bringt:

  • Schnellere Bedienbarkeit
  • Gestaltung in modernem Flat-Design
  • Identische Oberfläche auf Desktop und mobilen Endgeräten
  • Gleichzeitiges Arbeiten in mehreren Tabs

Eine digitale Frischzellenkur – mit und für Kunden entwickelt

Dank der neuen Nutzeroberfläche können Angestellte im Personalwesen noch effizienter arbeiten. Ob im Recruiting oder bei der Urlaubsverwaltung, was die Zeiterfassung oder die Reisekostenabrechnung betrifft – Flow bringt auf jedem dieser Gebiete eine spürbare Leichtigkeit. Daher auch der Name: Flow. Die neue Nutzeroberfläche führt nämlich zu einem flüssigeren Workflow.

Ein ganz entscheidender Punkt: Die visuelle und funktionale Neugestaltung der Benutzeroberfläche wird den Kunden nicht einfach vorgesetzt. Vielmehr sind Anregungen, Wünsche und Feedback der HRworks-Nutzer systematisch in das Redesign miteingeflossen. All diese Erfahrungswerte kommen mit Flow zum Ausdruck.

Flow sieht auf Desktops und mobilen Endgeräten identisch aus

Flow schon jetzt bei den Reisekosten testen

Seit Juni können ausgewählte User bereits in die Flow-Ansicht wechseln und dort die Reisekostenfunktion nutzen. Ob man zu dieser Gruppe gehört, sieht man im Dashboard des eigenen Accounts. Ein Infobanner weist dort auf die neue Benutzeroberfläche hin. Aktuell gibt es diese Option nur für die Mitarbeiter-Rolle. In den kommenden Wochen und Monaten werden neben den Reisekosten sukzessive weitere Funktionen freigeschaltet – dann auch für Vorgesetzte und Administratoren.

Im Übrigen: Den allerersten Blick auf “Flow” konnten Kunden im Mai 2019 bei unserem Anwendertag in München erhaschen. Die Reaktionen waren durchweg positiv! Sichern Sie sich jetzt schon einen Platz für unseren nächsten Anwendertag in Frankfurt. Dieser findet am 24. Oktober 2019 statt. Bei dem Event wird es auch eine Keynote zur neuen Benutzerobefläche geben.

Arbeitsvertrag: HRworks bietet jetzt einfachen Generator

Kaum ein Unternehmen kommt noch ohne professionelle Bewerbermanagement Software aus. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Im sogenannten War for Talents, also dem Ringen um die besten Köpfe, zählt vor allem Schnelligkeit. Nur wenn im Unternehmen die Arbeitsabläufe fließen, klappt es mit den Wunschkandidaten. In HRworks haben Administratoren deshalb ab sofort die Möglichkeit, den digitalen Recruiting- und Onboardingprozess noch weiter zu optimieren. Und zwar mit dem Arbeitsvertragsgenerator.

Die Wahrheit ist doch die: Arbeitsverträge weichen im Grunde nicht groß voneinander ab. Zwar bewerben sich Kandidaten auf verschiedene Positionen, erhalten unterschiedliche Gehälter und werden befristet oder unbefristet eingestellt – aber der meiste Inhalt eines Arbeitsvertrags ist immer gleich. Etwa die Angaben zu Krankheit, Urlaub oder Verschwiegenheitspflicht.

Drastische Zeitersparnis durch den Arbeitsvertragsgenerator

HRworks ermöglicht es seinen Nutzern nun, beliebig viele Vorlagen für Arbeitsverträge zu erstellen und zu verwalten. Beispielsweise für befristete oder unbefristete Arbeitsverhältnisse, für Werkstudenten, für Teilzeit- oder Vollzeitstellen. Sind die Daten von neuen Mitarbeitern bereits im System hinterlegt, lässt sich ein entsprechender Arbeitsvertrag blitzschnell erzeugen. Doch wie geht das?

Einen Arbeitsvertrag einfach in HRworks generieren

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der Ablauf ist denkbar einfach: In die Arbeitsvertragsvorlagen kann man nämlich diverse Textbefehle integrieren. Das bedeutet für Nutzer der Bewerbermanagement Software eine massive Zeitersparnis. Denn dadurch ist kein manuelles Übertragen von persönlichen Daten mehr nötig. 

Individuelle Arbeitsverträge im Handumdrehen erstellen

Konkret bedeutet das: Die entsprechenden Textbefehle – etwa “Eintrittsdatum”, “Austrittsdatum” oder “Jahresgehalt” – werden vom Personaler in einer odt-Datei gesetzt. Das Dokument wird anschließend in HRworks hochgeladen. Will man als Personaler nun individuelle Arbeitsverträge erstellen, kann man den Vorgang per Mausklick für den entsprechenden Kandidaten starten.

Der Arbeitsvertragsgenerator verfügt über mehrere Textbefehle

Den fertigen Arbeitsvertrag kann der Administrator nun als PDF herunterladen, ausdrucken und dem neuen Mitarbeiter per Post zusenden. Oder besser: Den Arbeitsvertrag einfach direkt aus HRworks via E-Mail an den künftigen Kollegen senden. Erhält man den unterzeichneten Vertrag wenige Tage später retour, kann man diesen in HRworks direkt mit dem Originalvertrag vergleichen.

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HRworks Frankfurt: Das neue Büro im Westend!

Anfang Juli bezieht der Software-Anbieter sein Büro in der Barckhausstraße im Frankfurter Westend. Fast genau ein Jahr ist es her, dass HRworks Frankfurt als Niederlassung neben Freiburg und Berlin gewählt hat.

Nun verlässt das Consulting-Team den Co-Working-Space in der Nähe der Hauptwache und zieht in die Barckhausstrasse 12-14 um. Dort beziehen die Mitarbeiter das 700m² große erste Obergeschoss des 2015 kernsanierten Bürogebäudes “Gentle”.

Dadurch dass der Eigentümer des Gebäudekomplexes seinem neuen Mieter freie Hand in der Ausgestaltung der Räumlichkeiten ließ, konnte HRworks seine Büroflächen nach eigenen Anforderungen gestalten und kreativ werden.
So entstand ein Open Space Büro mit flexiblen und cleveren Arbeitsplätzen für die Mitarbeiter des Unternehmen. Ab August 2019 bietet HRworks Frankfurt auch als attraktiven Schulungsort für Kunden an. In zwei Räumen finden firmeneigene Software-Schulungen im Personalverwaltungs– und Reisemanagementbereich statt.

Leon Sittel, Consultant bei HRworks, ist seit dem ersten Tag in Frankfurt dabei und freut sich:

“Die Lage ist einfach perfekt! Dass HRworks Frankfurt als neuen Standort vollkommen richtig gewählt hat, hat sich schon in den letzten

10 Monaten gezeigt, da unsere Schulungen hier extrem nachgefragt und jedes Mal ausgebucht sind.“

Derzeit noch im kleinen Team, möchte sich HRworks gerne auch personell – entsprechend zum Büro – vergrößern und sucht nach weiteren Mitarbeitern, die Spaß am Consulting haben und gerne Teil eines modernen und dynamischen Software-Unternehmens werden möchten.

Zu den Stellenangeboten

Mitte August findet eine kleine offizielle Büro-Eröffnungsfeier statt. Eingeladen sind Nachbarn, Bestands- und Neukunden aus Frankfurt und Umgebung, sowie für alle beim Bau und der Gestaltung der Büroräumlichkeiten maßgeblich beteiligten Firmen und Personen.

 

Tutorial Arbeitszeugnisse: Die richtige Formulierung mit HRworks

Im Leben eines jeden Arbeitnehmers kommt es früher oder später dazu: Er benötigt ein Arbeitszeugnis. In der Regel geschieht dies nach einer Kündigung, egal ob diese vom Arbeitnehmer selbst oder vom Arbeitgeber ausgesprochen wurde. Doch auch in anderen Fällen ist eine schriftliche Beurteilung nötig: Etwa vor einem internen Wechsel in eine andere Abteilung. Dann erhält der Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis. Verlässt er den Betrieb, benötigt er für die Bewerbung in einem anderen Unternehmen nicht nur Lebenslauf und Anschreiben, sondern auch ein aussagekräftiges Arbeitszeugnis. Diese können Sie in HRworks erstellen. Hilfen für die Formulierung liefert das HR Programm. Durch das Schulnotensystem bewerten Vorgesetzte oder Personaler verschiedene Bereiche Mitarbeiters. Automatisch schlägt das System Formulierungen vor. So ist unkompliziert und mit nur wenigen Klicks ein Dokument erstellt. Wie Sie den Generator bedienen, erfahren Sie in unserem neuen Tutorial Arbeitszeugnisse.

Arbeitszeugnisse – Inhalt, Rechtliches und Interessantes

Auf Arbeitszeugnisse haben Arbeitnehmer laut §109 GeWo und §630 BGB einen gesetzlichen Anspruch. Obwohl der Vorgesetzte der Wahrheitspflicht unterliegt, sollten die Formulierungen wohlwollend sein. Aus diesem Grund gibt es sogenannte Geheimcodes in der Zeugnissprache. Diese liefern einem anderen Personaler Hinweise über das Verhalten des Arbeitnehmers sowie die Zufriedenheit des Unternehmens mit ihm.

Die Formulierungen geben über mehrere Aspekte Aufschluss. Dazu gehören unter anderem das Verhalten gegenüber Kollegen, die Zufriedenheit der Vorgesetzten sowie die Arbeitsweise des Mitarbeiters. Die Übersetzung dieser Floskeln kennt meist nur ein Personaler. Allerdings macht es HRworks den Vorgesetzten möglich, den Mitarbeiter unkompliziert durch ein Schulnotensystem zu bewerten. HR Manager können die Bewertung anschließend als Grundlage für die Zeugniserstellung verwenden. Diese wird mit nur einem Klick in das Arbeitszeugnis übertragen. Wie das geht, erfahren Sie in unserem Tutorial Arbeitszeugnis.

Des Weiteren beinhaltet ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgendes:

  • Eckdaten zum Arbeitsverhältnis und eine Unternehmensbeschreibung
  • Ausgeübte Tätigkeiten, wie auch besondere Aufgaben und Leistungen
  • Verhalten und soziale Kompetenzen
  • Beendigungsgrund, Danke und Zukunftswünsche

 

 

Bevor der Mitarbeiter das Zeugnis erhält, gibt der Vorgesetzte seine Beurteilung ab. Er bewertet die Leistungen mithilfe eines Schulnotensystems positiv oder negativ. Nach dieser Beurteilung erstellt der Personaler mit nur einem Klick das Arbeitszeugnis. Er wählt aus fünf Textbausteinen pro Schulnote. Freie Anmerkungen können Sie selbstverständlich auch hinzufügen. Um ein Arbeitszeugnis zu erstellen, braucht es nicht zwingend die Erstbewertung des Vorgesetzten. Der HR Manager kann auch ohne vorherige Bewertung des Vorgesetzten ein Zeugnis erstellen. Im Tutorial Arbeitszeugnisse erfahren Sie, wie.

Im Übrigen: Mitarbeitern kann die Berechtigung gegeben werden, direkt in HRworks ein Arbeitszeugnis bei der Personalabteilung anzufordern.

Der Arbeitszeugnis Generator ist für unsere Kunden kostenlos in HRworks integriert.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile von HRworks. Testen Sie die All-In-One HR Software jetzt kostenlos! Sie sind bereits Kunde? Alle weiteren Funktionen stehen HRworks Kunden ohne Zusatzkosten zur Verfügung!

 

Tutorial Zeiterfassung: So gelingt die Einführung der digitalen Stechuhr

Zeiterfassung? Das bedeutet für viele Personaler noch immer manuelle Schwerstarbeit: Listen mit händisch erfassten Arbeitszeiten, Stundenzettel, lästige Excel Dateien. In kaum einer HR Abteilung ist man froh über dieses Klein-Klein. Hinzu kommen weitere Dinge, die den Prozess der Zeiterfassung unnötig erschweren: Gibt es im Unternehmen verschiedene Arbeitszeitmodelle, wie zum Beispiel Teil- und Gleitzeit, oder diverse Abrechnungsmodelle, kann schnell ein großes Durcheinander entstehen.

Und was, wenn der Mitarbeiter dann noch mit einer Frage kommt? Etwa nach einer Übertragung seiner Überstunden? Oder wenn er eine Korrektur bezüglich seiner Pause wünscht? Tja, dann ist das Chaos perfekt! Hier die Kontrolle und den Überblick zu behalten, gestaltet sich für viele Personaler zunehmend als Herausforderung.

Was die Sache nicht leichter macht: Die aktuelle Debatte um die Einführung einer verpflichtenden Zeiterfassung verunsichert viele Unternehmer. Denn bisher galt der gesetzliche Rahmen der Dokumentationspflicht nur für bestimmte Branchen. Mit dem aktuellen Urteil des EuGH zur Personalzeiterfassung steht nun eine Ausweitung dieser Regelung bevor, deren voller Umfang noch nicht absehbar ist.

Was aber schon jetzt feststeht: Es ist der richtige Zeitpunkt, um auf eine automatisierte Lösung zu setzen.

Tutorial: Zeiterfassung mit HRworks verschlanken

HRworks unterstützt Sie bei der Digitalisierung!

Der Umstieg auf die automatische Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern ist ein Kinderspiel. Warum? Ganz einfach: Die An- und Abwesenheiten von Mitarbeitern werden fortan von einer digitalen Stempeluhr erfasst. Dabei handelt es sich um eine Zeiterfassungssoftware, die sowohl über ein Terminal, den Desktop oder das Smartphone gehandhabt werden kann. Über eine intuitive Oberfläche können Sie die Pausen, sowie die Arbeits- und Fehlzeiten der gesamten Belegschaft einsehen und verwalten.

In der Rolle des Administrators entscheiden Sie auch, wer welche Zeiterfassungsart nutzen soll. Als HR Manager können Sie zudem verschiedene Arbeitszeitmodelle anlegen. Die Auswertungen von Arbeitszeitkonten und Überstunden erfolgen automatisch unter Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Sämtliche Daten sind dabei stets aktuell, sicher und zentral verfügbar. Modernste Verschlüsselungstechnologien sorgen außerdem dafür, dass personenbezogene Daten sicher in der Cloud gespeichert werden.

Durch die Selbstverwaltung Ihrer Mitarbeiter, dem sogenannten Employee Self Service, verläuft die Arbeitszeiterfassung bequem und unkompliziert. Keine Excel Tabellen mehr, keine Listen mit Arbeitszeiten! Beschäftigte können durch einen einzigen Klick ihre Anwesenheit ganz einfach selbst erfassen.

Zeiterfassung Online bedeutet damit: Sie haben als Personaler alle Daten immer im Blick – sämtliche Zeiten sind jederzeit für Sie übersichtlich einsehbar.

Wie Arbeitszeiterfassung mit der All-in-One Software funktioniert, zeigt Ihnen HRworks in dem kompakten Video Tutorial Zeiterfassung:

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Next Level: Das war der Anwender-Tag in München!

Bringen Sie Ihre HR Abteilung auf die nächste Ebene – so lautete das Motto des HRworks Anwender-Tages 2019. Am 22. Mai trafen rund 80 Anwender vor der Kulisse der Theresienwiese im Smartvillage München auf die HRworks Experten. Im Mittelpunkt der Veranstaltung stand der Erfahrungsaustausch der HRworks Anwender. Dementsprechend erhielten die Teilnehmer hier praxisorientiert live einen Einblick in die einzelnen Funktionen und Einsatzmöglichkeiten der All-in-One-Software.

 

“Wer hierher kommt, hat die Information aus erster Hand”, sagte Christian W Hartmann, Produktmanager von HRworks. “Es geht beim Anwender-Tag beispielsweise darum, über den Tellerrand zu blicken, zu schauen, wie andere Kunden HRworks einsetzen. Außerdem fehlt meistens im Stress des Alltags die Zeit, sich in eine neue Funktionalität reinzudenken. Da hilft es ungemein, wenn man sich mit anderen austauschen kann, die diese Funktion bereits nutzen und aus ihrer Erfahrung sagen können, wie sie das umgesetzt haben…”.

 

Zusammen mit seinem Kollegen Nico Keller gab Hartmann den Kunden einen spannenden Überblick über die Neuerungen und Lösungen der HR Software.

Schwerpunkte beim Anwender-Tag München

Top Thema an diesem Anwender-Tag war der Stellenplan. Statt Personen können in HRworks nun Planstellen verbunden und Vorgesetzte, Positionen und Tätigkeiten historisiert werden. Im Rahmen des Bewerbermanagements punktete auch das Stellenportal mit strukturierten Daten für Google Jobs oder Indeed bei den Teilnehmern. Wie intuitiv sich dabei die neue benutzerfreundliche Oberfläche von HRworks präsentiert, erlebte die Gruppe live und exklusiv.

Die Keynote des Anwender-Tages hielt Anke Lohmüller-Kain von der dtv Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG. Sie präsentierte anschaulich aus Anwendersicht, wie der Verlag mit Hilfe von HRworks seine Prozesse der Zeitwirtschaft optimieren konnte. Der Verlag führte Ende 2018 die Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung mit HRworks ein, gefolgt von den Funktionen Reisekostenmanagement und Belegabrechnung im Frühjahr 2019.

 

“Weniger Papier und ebenfalls die Reduzierung des manuellen Aufwands in den Bereichen Personalabteilung und Buchhaltung sowie eine höhere Transparenz und damit auch bessere Übersicht für Mitarbeiter und Vorgesetzte…“.

 

sind überzeugende Folgen des HRworks Einsatzes für die Personalmanagerin.

HRworks Networking & Best Practice

Neben einem intensiven Erfahrungsaustausch zwischen den Teilnehmern und dem direkten Kontakt zu den HRworks Experten wurde auch angeregt über Zukunftsthemen wie Digitalisierung in HR Bereichen diskutiert.

 

“Mit HRworks ist die nächste Ebene der Digitalisierung durch neue Funktionen nur zwei, drei Mausklicks entfernt”, sagte Nico Keller.“Heute beim Anwender-Tag sehen, hören und erleben die Teilnehmer, wie andere Kunden digitalisieren, Lösungen mit HRworks entstehen – wie sie jetzt anpacken und somit mit gutem Gefühl HRworks allumfassend nutzen”.

 

Der Anwender-Tag hielt darüber hinaus viele unterhaltsame wie kulinarische Überraschungen bereit. So konnten die Teilnehmer bei einem Gewinnspiel attraktive Preise gewinnen. Über den Hauptpreis, einen Hotelgutschein der Lindner Hotels freute sich Judith Nobbe, HR Specialist der Volvo Group. Danach blieb den Gästen bei Fingerfood und erfrischenden Getränken schließlich auch ausreichend Zeit zum Networken und entspannen.

 

Sie sind Kunde und möchten HRworks auch live erleben? Dann kommen Sie auf den nächsten Anwender-Tag am 24.10.2019 in Frankfurt!

Google for Jobs in Deutschland gestartet: Das müssen Recruiter wissen

Seit März lief die Testphase – nun ist die neue Funktion Google for Jobs für alle verfügbar. Dabei handelt es sich um eine Suchfunktion für offene Stellen. Und die könnte einfacher nicht sein.

Am Mittwoch wurde in Berlin der offizielle Deutschland-Start von Google for Jobs verkündet. Das ist vor allem für Unternehmen und deren Recruiter von Bedeutung. Warum? Weil man bei der Personalbeschaffung nun völlig neu denken muss.

Bei Google for Jobs handelt es sich nicht einfach um eine weitere Jobbörse. Stattdessen will der Konzern aus Kalifornien quasi als Meta-Suchmaschine fungieren. Wie das geht? Der Googlebot, ein Algorithmus, durchforstet sämtliche Stellenanzeigen im Netz und zeigt sie in den Suchergebnissen an. Mögliche Folge: Die klassischen Jobbörsen könnten dadurch an Bedeutung verlieren.

Was Google for Jobs für Bewerber und Recruiter bedeutet

Für Bewerber wird die Jobsuche einfacher: Sie geben in die Suchleiste zum Beispiel “Jobs in meiner Nähe” ein und bekommen sofort vakante Stellen angezeigt.

Für Recruiter stellt die neue Google-Funktion eine Herausforderung dar: Sie können nämlich ihre Stellenanzeigen nicht einfach bei Google schalten. So funktioniert das neue Tool nicht. Vielmehr müssen Recruiter in Zukunft die Stellenangebote auf ihren eigenen Karriereseiten optimieren.

Google for Jobs - Für Bewerber wird die Jobsuche einfacher

So klappt das Recruiting mit Google for Jobs

Klar kann man als Unternehmen seine Stellenanzeigen weiter über Portale wie Stepstone oder Indeed veröffentlichen. Wie die ausgeschriebenen Stellen dort aber auf Google ranken – das hat man als Recruiter nicht in der Hand. Was man aber selbst beeinflussen kann, ist die Performance der eigenen Webseite.

Die Job- und Karriereseiten der meisten Unternehmen sind nicht für Google for Jobs optimiert. Um fit dafür zu sein, müssen die Seiten technische Grundvoraussetzungen erfüllen. Nur dann kann der Google-Crawler deren Inhalte richtig lesen. Welche Bedingungen müssen gegeben sein? Um nur einige zu nennen: strukturierte Daten vom Typ JobPosting, Meta-Tags und Markup.

Eine HR Software nimmt Recruitern die Arbeit ab

Viele Personaler und Recruiter werden sich nun fragen, wie es weitergeht. Die eigene Karriereseite auf Vordermann bringen und die Stelleninserate für Google optimieren? Oder besser auf eine HR Software setzen, deren Bewerbermanagement zukunftstauglich ist?

Die All in One Software von HRworks ist Google for Jobs ready und liefert alle wichtigen strukturierten Daten für die Jobpostings. Über das integrierte Bewerbermanagement kann auch das firmeneigene Stellenportal einfach gepflegt werden.