Digitale Zeiterfassung: 3 Vorteile während einer Pandemie

Immer wieder kommt es in Produktionsbetrieben der Lebensmittelbranche zu Corona-Ausbrüchen. Mit teils verheerenden Folgen. In diesen Fällen ist eine digitale Zeiterfassung ganz besonders wichtig.

Die Schlachtindustrie, so das Handelsblatt, steht nach diversen Corona-Ausbrüchen vor einer Zeitenwende. Dabei geht es selbstverständlich um die Art und Weise der Fleischproduktion selbst sowie um die mitunter problematischen Arbeitsbedingungen in den jeweiligen Schlachtkonzernen. In diesem speziellen Fall kann man das Wort „Zeitenwende“ aber auch wörtlich nehmen.

Denn wie bekannt wurde, verfügten die meisten der vom Coronavirus geplagten Lebensmittelproduzenten - darunter Fleischbetriebe - über keine digitale Zeiterfassung. Und das, obwohl eine solche demnächst Pflicht wird.  Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte dazu bereits vergangenes Jahr geurteilt. Eine Entscheidung des deutschen Gesetzgebers steht bezüglich der verpflichtenden Zeiterfassung zwar noch aus. Jedoch kam ein deutsches Arbeitsgericht bereits zu dem Schluss, dass eine detaillierte Zeiterfassung für Betriebe de facto schon jetzt verpflichtend ist.

Die Zeiterfassung spielt gerade in Zeiten von Corona eine wichtige Rolle, weil sich dadurch genauestens dokumentieren lässt, welche Mitarbeiter sich wann und wie lange im Betrieb aufhalten. Infektionsketten wären mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung beziehungsweise Zeitdokumentation besser nachzuvollziehen.

3 Vorteile einer digitalen Zeiterfassung während einer Pandemie

  • Durch eine digitale Zeiterfassung lassen sich Menschenansammlungen vermeiden: Die Mitarbeiter müssen sich dann nicht mehr zwingend am Mitarbeitereingang vor einem Tablet drängen, um sich dort anzumelden. Stattdessen können die Angestellten per Smartphone Arbeitsbeginn und -ende festhalten.
  • Bei Verdachtsfällen können in einem digitalen Zeiterfassungssystem auch spezielle Quarantäne-Zeiten eingetragen werden: Waren Kollegen mit einem Mitarbeiter in Kontakt, der nachweislich infiziert ist, müssen sie in Quarantäne. Um den Überblick zu bewahren hilft es, dies in einer Zeitmanagement Software zu dokumentieren.
  • Datenschutzkonforme Speicherung von Verdachtsfällen oder Infektionen in der Belegschaft: Wenn bei einem Virus-Ausbruch mit Behörden kooperiert werden muss, stehen alle wichtigen Personendaten schnell zur Verfügung.

Wichtig auch: Ohne eine digitale Zeiterfassung oder eine Personalmanagement Software, kann der Arbeitsschutz nicht kontrollieren, ob Arbeitszeiten auch wirklich eingehalten werden. Denn nur wenn vereinbarte Arbeitszeiten eingehalten werden – etwa bei schichtwechselnden Teams – können Infektionsketten präventiv unterbunden werden.

Zeiterfassung mit HRworks:
Digital & DSGVO-konform.

Mit der digitalen Zeiterfassung von HRworks können Ihre Mitarbeiter Arbeitsstunden wie Pausen immer und überall erfassen. Ob via PC, Mac, Smartphone oder stationäres System – alles ist möglich.

 

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FLOW auf allen mobilen Endgeräten

Ab 1. Juli 2020: FLOW-Oberfläche ersetzt Web App

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9 Gründe, warum HRworks die beste HR Software ist

Wer sich auf die Suche nach einer passenden HR Software macht, kann schnell den Überblick verlieren. Damit Sie nicht mühselig suchen müssen, listen wir Ihnen die 9 Gründe (+ ein unschlagbares Argument) auf, warum HRworks genau richtig für Sie ist.

Grund 1: Ortsunabhängig nutzbar

Sie und Ihre Kollegen können HRworks von überall nutzen. Es spielt keine Rolle, ob man als User im Büro ist. Auch im Homeoffice ist die Software vollumfänglich nutzbar. Weiterer Vorteil: Sollte Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verfügen (oder sollten Mitarbeiter im Außendienst unterwegs sein) schafft HRworks die perfekte Verbindung zwischen den einzelnen Niederlassungen oder den Kollegen.

Grund 2: Unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis

Mit 6 Euro pro Nutzerlizenz/Monat weist HRworks eines der besten Preis-Leistungs-Verhältnisse auf dem HR-Software-Markt auf. Denn heutzutage zahlt man oft für Insellösungen, die lediglich eine einzige Funktion anbieten, denselben Preis. HRworks bietet Ihnen im Gegensatz gleich eine ganze Reihe an essentiellen HR-Funktionen.

Jetzt lesen: HRworks meistert HR-Software-Vergleich von t3n

Grund 3: Perfekte Lösung für Klein- und Mittelbetriebe

Klein- und Mittelbetriebe wollen (und brauchen) oft schnell eine Lösung.
Im Gegensatz zu Großkonzernen, wo erst Gremien und Räte tagen müssen, können KMUs ziemlich flott eine neue Software einführen. Und HRworks ist hierfür der beste Partner. Innerhalb kürzester Zeit richten unsere Consultants die Software auch in Ihrem Betrieb ein. Ganz nach den Anforderungen des Geschäftsführers oder des Personalverantwortlichen.

Grund 4: Kundenfeedback wird in HRworks umgesetzt

Als HRworks-Nutzer können Sie direkt in der Benutzeroberfläche Feedback hinterlassen und Wünsche äußern. Unser Produktteam meldet sich dann umgehend bei Ihnen. In den meisten Fällen werden Kundenwünsche oder Anforderungen relativ schnell umgesetzt und stehen dann in der Software zur Verfügung. Bei komplexeren Themen kann es etwas länger dauern. Auf jeden Fall erhalten Sie umgehend eine Antwort.

Grund 5: Regelmäßige Events zum Vernetzen mit anderen HR-Profis

Mehrmals pro Jahr veranstaltet HRworks Events, die Sie zum Netzwerken nutzen können. Außerdem gibt es bei diesen Terminen spannende Vorträge zu den Themen HR, Digitalisierung und Arbeitswelt. Zudem erfahren Sie auf diesen Events, beispielsweise dem regelmäßig stattfindenden Anwender-Tag, welche Neuerungen es bei HRworks gibt.

Grund 6: Support durch unsere Consultants

Wissen Sie einmal nicht weiter, stehen Ihnen unsere Consultants mit Rat und Tat zur Seite. Gerade in den ersten Wochen, wenn Sie die Software neu in Ihrem Unternehmen einführen, gibt es oft Fragen. Die Kollegen sind immer zur Stelle, um Ihnen in Sachen Software den bestmöglichen HR-Alltag zu ermöglichen.

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Grund 7: Das beste Reisekosten-Tool auf dem deutschsprachigen Markt

Seit mehr als 20 Jahren ist HRworks das Tool schlechthin, wenn es um das Reisemanagement geht. Und wer einmal dabei ist, bleibt. Zehntausende zufriedene Nutzer wickeln regelmäßig ihre Dienstreisen mit HRworks ab. Vom Reiseantrag bis zur Reisekostenabrechnung - alles aus einem Guss. Sowohl für Personaler als auch für Mitarbeiter.

Grund 8: Umfassendes Rollen- und Berechtigungskonzept

Wer darf was sehen? Eine wichtige Frage, die in jedem Unternehmen beantwortet werden muss. Denn Vorgesetzte haben naturgemäß mehr Berechtigungen als ihre Mitarbeiter, Geschäftsführer mehr Berechtigungen als einzelne Vorgesetzte. Vergeben Sie in HRworks Rollen und Berechtigungen so, wie es für Ihr Unternehmen passt.

Grund 9: Alles auf einen Blick

Besonders beliebt – und das bestätigen uns Kunden immer wieder – ist die Vogelperspektive, die HRworks bietet. Als Geschäftsführer oder Personaler bewahren Sie mit unserer Software stets den Überblick: Krankmeldungen, Urlaubstage, Arbeitszeiten, Bewerbungen, Personalakteneinträge, Führerscheinkontrollen, Compliance Dokumente, Arbeitsmittel, usw. Ein Hin und Her zwischen mehreren Tools und Programmen ist mit HRworks nicht mehr nötig.

Das unschlagbare Argument:
HRworks ist ein Tool für alles & für alle

HRworks ist einerseits ein Tool für alles, weil Sie damit alle relevanten Aufgaben und Prozesse im Personalwesen managen können. Von der Arbeitszeugniserstellung bis zur Zeiterfassung. Vom Onboarding eines Mitarbeiters bis zu dessen Offboarding. Sie haben schnellen Zugriff auf Urlaubstage, Krankenstand, Gehaltsdokumente und vieles mehr.

HRworks ist andererseits auch ein Tool für alle, weil vom Werkstudenten bis zum Geschäftsführer alle die Software nutzen können. Ob ein Mitarbeiter im Innen- oder Außendienst arbeitet, spielt keine Rolle. Auch ob ein Kollege sich im Office oder im Homeoffice befindet, macht keinen Unterschied.

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Diese 9 Gründe (sowie das unschlagbare Argument) können einen Praxistest nicht ersetzen. Besuchen Sie daher eines unserer Webinare. Dort bekommen Sie eine kostenlose Vorführung in HRworks.

 

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Die Mehrwertsteuersenkung hat Auswirkungen auf die Reisekosten

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Ab 1. Juli 2020: FLOW-Oberfläche ersetzt Web App

Die Entwickler- und Produktteams von HRworks arbeiten aktuell an FLOW, der neuen Benutzeroberfläche für die HR Software. In FLOW erreichen User nun alle Funktionen, die sie bisher in der Web App nutzen konnten. Daher wird letztere ab dem 1. Juli 2020 nicht mehr zur Verfügung stehen.

Wer sich ab 1. Juli 2020 mobil in HRworks einloggt, wird ausschließlich die neue Benutzeroberfläche FLOW zu sehen bekommen. Ein Wechsel in die alte Ansicht ist nicht mehr möglich. Aus gutem Grunde: Denn im Zuge der Neugestaltung der HR-Software, werden die bisherige Desktop-Variante und die Mobil-Variante zu einer Einheit verschmolzen. Zwischen HRworks auf dem Desktop und HRworks auf einem mobilen Endgerät besteht dann kein Unterschied mehr.

Was ist FLOW?

Die Benutzeroberfläche FLOW erleichtert das Nutzererlebnis in HRworks um ein Vielfaches. Durch eine intuitivere Menüführung, eine bessere Übersichtlichkeit sowie ein modernes Oberflächendesign können Anwender ihre Aufgaben in HRworks jetzt noch schneller erledigen.

FLOW auf dem Smartphone

Wie funktioniert FLOW für mobile Endgeräte?

Wer FLOW auf seinem Smartphone oder Tablet nutzen will, loggt sich ganz normal via Browser unter login.hrworks.de in seinen Account ein. Durch das responsive Webdesign ist es daher nicht nötig, sich eine App im App Store von Apple oder im Google Play Store herunterzuladen.

FLOW: Desktop und mobile Ansicht werden eins

FLOW bringt für alle Mitarbeiter, die HRworks nutzen, spürbare Vereinfachungen mit sich. Auch Vorgesetzte können schon mit FLOW arbeiten. Allerdings: Erste Features und Funktionen, die Admins benötigen, werden erst in den kommenden Monaten entwickelt. Aus diesem Grund sind in der Desktop-Version noch beide Ansichten parallel verfügbar - die bisherige sowie die neue FLOW-Oberfläche.


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Virtuelles Event: So lief der Anwender-Tag “Digital Edition”

Wegen Corona wäre der HRworks-Anwender-Tag beinahe ins Wasser gefallen. Ein Kundenevent mitten in der Pandemie? Unmöglich! Doch dann ging alles sehr schnell: Aus dem physischen wurde kurzerhand ein virtuelles Treffen gemacht - samt High-End-Videoproduktion und Live-Stream im Internet. Am Ende waren nicht nur die Kunden begeistert.

Es hat inzwischen Tradition: Zwei- bis dreimal im Jahr veranstaltet HRworks einen Anwender-Tag. Bei diesen Veranstaltungen können sich Kunden untereinander vernetzen und bekommen kostenlose Vorträge zu den Themen HR und Digitalisierung sowie zur Software HRworks. Zudem gibt es exklusive Einblicke in neue HRworks-Features und Funktionen.

Der Anwender-Tag Ende Juni wich jedoch in einem entscheidenden Punkt von den bisherigen Terminen ab. Zum ersten Mal fand das Event digital statt. Gemeinsam mit einem externen Dienstleister stampfte die HRworks-Crew am Frankfurter Standort ein Streaming-Studio aus dem Boden. Am Event selbst nahmen dann über 100 Kunden teil. Die Teilnehmer waren aus ganz Deutschland zugeschaltet und bekamen einen ganzen Vormittag lang folgende Programmpunkte geboten:

    • 3 Feature-Demonstrationen zu den Themen Zeiterfassung, E-Akte, Onboarding (Nico Keller, Account Manager HRworks)
    • Vortrag: Digitales Recruiting in Krisenzeiten (Ivana Baumann, HR Business Partnerin HRworks)
    • Gastvortrag: Akten digitalisieren (Stefan Messner, Frankenraster)
    • In-depth Vorstellung der neuen HRworks-Oberfläche FLOW (Jens Richert, Produktmanager HRworks)

 

Der digitale Anwender-Tag: Ein überraschender Erfolg

Für HRworks erwies sich die “Digital Edition” des Anwender-Tages als voller Erfolg. Da es das erste virtuelle Live-Format war, konnte im Vorhinein niemand sagen, wie die Umsetzung funktionieren würde. Dass es dann so reibungslos klappte, hat die Kollegen positiv überrascht. Ein wichtiges Learning war insbesondere, dass sich der Anwender-Tag auch im virtuellen Raum realisieren lässt.

Dazu Marketingleiter Florian Görig: “Der Anwender-Tag ist ein so wichtiges Instrument zur Kommunikation mit unseren Kunden, dass man hier einfach kreativ werden und eine Alternative zur Präsenzveranstaltung finden mussten. Ich denke, das ist uns durchaus gelungen. Das Interesse an der Veranstaltung war sehr groß. Durch Interaktionsmöglichkeiten mit den Teilnehmern war der Vormittag auch sehr kurzweilig gestaltet und wir haben ausschließlich positives Feedback bekommen. Ich persönlich freue mich schon auf unser nächstes digitales Event.”


Der nächste Anwender-Tag findet am 1. Oktober 2020 statt. Ob live oder virtuell (oder beides) wird sich noch zeigen...

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Mehrwertsteuersenkung: Was das für die Reisekosten bedeutet

Ab 1. Juli 2020 ändern sich die Mehrwertsteuer-Sätze in Deutschland. Das schlägt sich auch in den Reisekosten nieder. Denn durch die Mehrwertsteuersenkung muss bei Fahrten, Übernachtungen und der Verpflegung nun neu gerechnet werden. Ein Kraftakt für viele Betriebe. Kunden von HRworks können allerdings gelassen bleiben.

Mit rund 130 Milliarden Euro will die Bundesregierung nach der Coronakrise wieder die deutsche Wirtschaft ankurbeln. Dabei steht vor allem ein Instrument im Zentrum der medialen Aufmerksamkeit: die vorübergehende Absenkung der Mehrwertsteuer. Den Bund kostet diese spezielle Aktion fast 20 Milliarden Euro. Über Sinnhaftigkeit und Auswirkung dieser Maßnahme gehen die Meinungen zwar auseinander. Doch klar ist schon jetzt: Die neuen Mehrwertsteuer-Sätze werden bei vielen Unternehmen für rauchende Köpfe sorgen.

Mehrwertsteuersenkung: Das gilt ab 1. Juli 2020

Mit Beginn der zweiten Jahreshälfte gelten in Deutschland temporär andere Mehrwertsteuer-Sätze. Der Normal-Steuersatz beträgt dann statt 19% nur noch 16%, der ermäßigte bzw. reduzierte Satz statt 7% nur noch 5%. Rechtlich geregelt wird dies über §28 Abs. 1 und Abs. 2 UStG. Im ersten Moment klingt diese Form der Steuersenkung recht simpel. Doch bei genauerer Betrachtung kann es schnell verwirrend werden.

Mehrwertsteuersenkung: Wie lange und wofür?

Die allgemeine Senkung der Mehrwertsteuer gilt für den Zeitraum 01. Juli bis 31. Dezember 2020. Also genau sechs Monate. Doch es gibt eine wichtige Ausnahme: die Gastronomie. Für diesen Sektor wurde nämlich ein weiteres Corona-Paket auf den Weg gebracht, das von 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2021 wirksam ist, also ein ganzes Jahr lang.

Was bedeutet das nun konkret?

Durch die Überschneidung der zwei Corona-Hilfen - einmal für alle Unternehmer, einmal speziell für die Gastronomie - kommt es zu uneinheitlichen Steuersätzen. Für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen heißt das folgendes: Ab 1. Juli 2020 werden servierte Speisen mit 5% Mehrwertsteuer berechnet, ab 1. Januar 2021 mit 7% und schließlich ab 1. Juli 2021 wieder wie bisher mit 19%. Die “Supersenkung” auf erst 5% und dann 7% gilt allerdings, wie bereits erwähnt, nur für Speisen. Auf Getränke wird ab 1. Juli 2020 für ein halbes Jahr lang 16% Mehrwertsteuer (statt 19%) aufgeschlagen.

Verwirrung kann es auch beim Thema Verkehr geben. So hat die Deutsche Bahn bereits seit 1. Januar 2020, also unabhängig von Corona, niedrigere Mehrwertsteuer-Sätze im Fernverkehr. Grund für die Senkung war das Klimapaket der Bundesregierung. Dadurch sank der Mehrwertsteuersatz für Strecken über 50 Kilometer von 19% auf 7%. Mit dem jetzigen Konjunkturpaket sinkt der Mehrwertsteuersatz aber nochmal, nämlich auf 5%. Bei Flügen im Inland gilt ab 1. Juli 2020 die neue Mehrwertsteuer von 16%. Auf Flüge ins Ausland fällt wie bisher keine Mehrwertsteuer an.

Was bedeutet die Mehrwertsteuersenkung für die Reisekosten?

Reisekosten setzen sich aus maximal 4 Teilbereichen zusammen:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungskosten
  • Reisenebenkosten

Die Mehrwertsteuersenkung wirkt sich naturgemäß auf alle 4 Bereiche aus, was für die Reisekostenabrechnung relevant ist. Beispiel Übernachtungskosten: Bisher waren hier 7% Mehrwertsteuer fällig, nun sind es 5%. Wer auf einer Dienstreise im Restaurant etwas konsumiert, zahlt nun für das Essen 5% (bis Ende des Jahres) und 7% im ersten Halbjahr 2021 - für Getränke allerdings sechs Monate lang gleichbleibend 16% (statt bisher 19%).

Die ohnehin schon aufwendige Reisekostenabrechnung nimmt also ab Juli noch mehr Zeit in Anspruch. Denn damit alles seine Richtigkeit hat, muss in der Buchhaltung nun auf mehr Details geachtet werden. Für das Rechnungswesen bedeutet die vorübergehende Mehrwertsteuersenkung somit eine zusätzliche Belastung.

Mehrwertsteuersenkung: HRworks-Kunden entgehen dem Rechenchaos

Wer für die Abrechnung von Reisekosten HRworks einsetzt, muss sich keine Gedanken um die mitunter verwirrende Mehrwertsteuersenkung machen. Denn in der Software wird die Mehrwertsteuer pünktlich zum 1. Juli 2020 auf die niedrigeren Sätze umgestellt. Für Buchhalter, Personaler oder andere mit den Reisekosten betraute Personen sind somit keine zeitaufwendigen Extra-Berechnungen notwendig.

Mehrwertsteuer: Gastronomie stellt einen Sonderfall dar

Auch bei den in Zukunft komplizierteren Bewirtungsbelegen können Kunden von HRworks entspannt bleiben. Zwar kommt es aufgrund der unterschiedlichen Sätze von 5% für servierte Speisen (ab Januar 2021 7%) und 16% für Getränke zu einer unterschiedlich hohen Besteuerung. Allerdings stellt die HR-Software die jeweils korrekten Mehrwertsteuersätze bereit. Für Anwender, die über Administratorenrechte bei den Reisekosten verfügen, ist nur wichtig, den jeweiligen Exportschlüssel für angebundene Finanzbuchhaltungsprogramme anzupassen.

Mehr Informationen, wie die Umstellung der MWSt-Sätze in HRworks erfolgt, lesen Sie hier.

Kein Mehrwertsteuer-Chaos mit HRworks

Wenn Sie HRworks für Ihre Reisekostenabrechnung nutzen, ersparen Sie sich aufwendige Rechenvorgänge. Die Software erledigt die Berechnung und Zuordnung der korrekten Mehrwertsteuer-Sätze automatisch. Sehen Sie im Video-Tutorial, wie die Reisekostenabrechnung in der Praxis funktioniert.

 

 

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Kommunikation im Homeoffice

Corona-Serie Teil 5: Tipps für die Kommunikation im Homeoffice

Wenn die ganze Abteilung, ja die ganze Firma ins Homeoffice…

Jetzt kostenloses eBook holen: HR im Homeoffice

Die Corona-Zeit hat das Personalwesen vor große Herausforderungen gestellt: Arbeitsorte mussten gewechselt, Strukturen verändert, Abläufe optimiert werden. Doch was bedeutet das konkret? In drei Interviews haben uns Personaler ihre ganz persönlichen Homeoffice-Geschichten erzählt. Und sie haben uns verraten, wie die Zukunft des Personalwesens aussehen könnte.

Im kostenlosen Interview-eBook schildern die drei Personaler aus Berlin, Freiburg und Hannover, wie sie die Krise in ihren Unternehmen erlebt haben. Wie gut klappte der Wechsel ins Homeoffice? Mit welchen Tools wurde gearbeitet? Ist die Produktivität eingebrochen? Wie wird HR in Zukunft funktionieren? 

Lernen Sie von den langjährigen und erfahrenen HR-Experten, wie Personalarbeit im Homeoffice funktionieren kann.

 

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Homeoffice und Kurzarbeit bestimmen gerade die Arbeitswelt

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In eigener Sache: Coronavirus

In eigener Sache: HRworks ist weiter für Sie da!

Liebe HRworks-Nutzer, in den vergangenen Tagen haben…

Corona-Serie Teil 11: Wie ein HR-Manager die Krise erlebt

Durch die Corona-Pandemie wurde in HR-Abteilungen einiges durcheinander gewirbelt. Torsten Meyering, Teamleiter HR bei virtual minds in Freiburg, erzählt im Interview, wie es ihm und seinen Kollegen in den vergangenen Wochen erging. Im Homeoffice vermisst er vor allem eine essentielle Sache, die es nur im Gemeinschaftsbüro gibt.

Herr Meyering, durch Corona mussten viele HR-Manager und Personaler ins Homeoffice wechseln. Wie haben Sie den plötzlichen Umbruch erlebt?
Torsten Meyering: Das Team und ich haben uns frühzeitig mit verschiedenen Szenarien auseinandergesetzt und dabei auch einen möglichen Lockdown ins Auge gefasst. Wir waren also nicht unvorbereitet. Die Situation war trotzdem herausfordernd, weil es galt, für eingespielte Routinen und das Tagesgeschäft einen digitalen Ersatz zu finden.

Wie waren die ersten Tage im Homeoffice?
Die waren quasi durchgehend mit Video-Konferenzen mit verschiedenen Mitarbeitern und Teams ausgefüllt, um Fragen zur Situation, Arbeitsorganisation und dem weiteren Vorgehen zu besprechen. Gleichzeitig war ich aber auch begeistert von der Flexibilität und Kreativität unserer Teams. So wurden zum Beispiel innerhalb kürzester Zeit Gaming-Server eines unserer Tochterunternehmen dafür umgerüstet, ein virtuelles Büro mit Video-Chaträumen einzurichten.

Hatten Sie vor Corona schon Erfahrungen im Homeoffice? Wenn ja, was war damals anders?
Der bisher größte Unterschied war, dass nur ich oder eine Kollegin im Homeoffice war. Da sich ein Teil der Belegschaft nach wie vor im Büro befand, ist natürlich einiges an Informationsfluss aus Flurgesprächen verloren gegangen. Das war für die inhaltliche Einbindung in Meetings und Diskussionen bei bestimmten Themen nicht optimal.

Apropos Meetings. Wie lief die Kommunikation im Homeoffice?
Anfangs haben wir eine große Bandbreite verschiedener Kommunikationskanäle bereitgehalten – Telefon, Mail, aber auch Chats, Videokonferenzen, Discord-Channel und mehr – um alle Mitarbeiter zu erreichen. Ich musste auf allen Kanälen präsent sein und in verschiedenen Formaten kommunizieren und informieren. Es hat einige Zeit gedauert, bis sich dann einige zentrale Kommunikationswege etabliert haben.

Corona hat, wie Sie sagen, die Art und Weise der Kommunikation beeinflusst. Wie lief denn die Kommunikation über Corona mit den Kollegen?
Zu Beginn haben sich organisatorische und arbeitsrelevante Fragen stark auch mit privaten und gesellschaftlichen Themen vermischt. Durch die Vielzahl von Informationen und behördlichen Maßnahmen gab es viel Unsicherheit bei den Mitarbeitern, die es mit aufzufangen und abzufedern galt.

Was waren für Sie die größten Herausforderungen während der Corona-Zeit im Homeoffice?
Unser klassischer Onboarding-Prozess konnte nicht wie gewohnt stattfinden. Einige neue Mitarbeiter konnten nicht nach Deutschland einreisen und arbeiten seither aus ihren Heimatländern. Das erschwert natürlich eine schnelle und reibungslose Integration neuer Kollegen, die ihr Team zunächst nur virtuell kennenlernen können.

Eine weitere Herausforderung war, dass jeder Mitarbeiter die Corona-Zeit in einer anderen Lebenssituation erlebt und ihr mit entsprechend anderen Voraussetzungen begegnet. Wir haben viel mit unseren Mitarbeitern über ihre individuellen Bedürfnisse gesprochen, um gemeinsam Lösungen für die dringlichsten Probleme zu schaffen.

Waren Sie, war Ihr Unternehmen gut auf die “Zwangs-Digitalisierung” vorbereitet?
Wir sind ein Tech-Unternehmen aus der Digitalbranche, daher haben wir uns schnell auf die Situation einstellen können. Innerhalb von zwei Tagen waren wir technisch und organisatorisch auch im Remote-Modus voll arbeitsfähig.

Welche HR-Aufgaben und Prozesse lassen sich Ihrer Meinung nach am besten von Zuhause bewerkstelligen?
Einige administrative Themen wie Stammdatenpflege, vorbereitende Payroll-Aufgaben oder auch konzeptionelle Strategieentwicklung. In bestimmten Bereichen wie etwa bei Mitarbeitergesprächen müssen wir aber in den direkten persönlichen Austausch gehen. Digitale Tools wie Video-Konferenzen können hier zwar unterstützen, aber gerade bei sensiblen und persönlichen Themen ist es eigentlich unverzichtbar, atmosphärische Schwingungen zu spüren, Körpersprache zu sehen. Selbst über einen Bildschirm ist das nur sehr eingeschränkt möglich.

Welche Ihrer Aufgaben konnten Sie im Homeoffice besser erledigen als im Büro, welche schlechter?
Aufgaben und Themen, die Konzentration und Ruhe erfordern. Kalkulationen, Vertragserstellung oder Arbeitsrecht-Recherchen lassen sich sehr gut im Homeoffice erledigen. Auch Fleißarbeiten wie Stammdatenpflege oder Anpassungen in unserer technischen Infrastruktur gehen sehr gut von zu Hause.

Für alle Aufgaben und Bereiche, für die der direkte Austausch mit der Belegschaft ein wichtiger Faktor ist, ist das Homeoffice eher nachteilig. Keine Stimmungen aus den Teams direkt einfangen oder wichtige Impulse aus Flurgesprächen mitnehmen zu können, ist ein echtes Defizit.

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Hat Ihr Arbeitgeber durch Corona eine neue Sicht auf das Thema Homeoffice entwickelt?
Wir waren unabhängig davon dabei, ein neues Homeoffice-Konzept zu entwickeln. Das wurde nun natürlich beschleunigt.

Herr Meyering, bevorzugen Sie persönlich die Arbeit im Büro oder im Homeoffice?
Ich fände eine flexibel handhabbare Kombination aus beidem ideal. Der direkte persönliche Kontakt ist für meine Arbeit unverzichtbar. Klassische administrative Rountinetätigkeiten lassen sich aber mindestens ebenso gut aus dem Homeoffice erledigen – umso mehr, wenn sich dabei gleichzeitig auch Pendlerzeitaufwand reduzieren lässt. Unter dem Strich wird daher auch unsere HR-Arbeit künftig mehr Remote-Elemente enthalten.

Können Sie sich vorstellen, dass Ihr Unternehmen auf ein physisches Büro verzichtet und nur noch online zusammenarbeitet?
Nein. Auch, weil der persönliche Austausch fester Teil unserer Unternehmenskultur und ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterbindung ist. Direkter sozialer Kontakt, Flurgespräche, Kaffeepausen, gemeinsame Unternehmungen finden vor Ort statt – das lässt sich nicht digital substituieren.

Die 2001 gegründete virtual minds AG (Freiburg) vereint namhafte Digital- und Mediatechnologieanbieter unter ihrem Dach und gehört seit Jahren zu den europäischen Top-Playern im digitalen Werbemarkt. Zu den Kunden der Technologieholding zählen große deutsche Verlags- und TV-Häuser und ihre Vermarktungsunits, internationale Agenturgruppen sowie zahlreiche Top-Werbungtreibende. virtual minds ist eine 100%-ige Tochter der ProSiebenSat.1 Group.

Jetzt mit HRworks Homeoffice organisieren!

Wenn Ihre Mitarbeiter aufgrund der Corona-Krise ins Homeoffice wechseln, braucht es eine effiziente HR Software. Zeiterfassung, Krankmeldung und Urlaubsanträge - alles auch von Zuhause möglich. Damit werden HR-Abteilung und Mitarbeiter gleichermaßen entlastet.

 

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Geschäftsreise trotz Corona-Krise?

Corona-Serie Teil 2: Kann ich noch Dienstreisen unternehmen?

In Teil 2 klären wir Sie über die aktuellen Reisebestimmungen…
Das Coronavirus erfordert teils drastische Maßnahmen

Corona-Serie Teil 1: Diese 3 Dinge müssen Arbeitgeber jetzt beachten

In unserem ersten Beitrag fassen wir die 3 wichtigsten…

Corona-Serie Teil 10: Warum Ihr Unternehmen einen Pandemieplan braucht

Im Umgang mit Corona können Unternehmen vieles falsch machen. Vor allem dann, wenn es um eine sichere Rückkehr der Mitarbeiter vom Homeoffice an den Arbeitsplatz geht. Wie mit der neuen Situation umgehen? Wie sich verhalten? Da die Corona-Krise noch länger andauern wird, sollte jedes Unternehmen einen eigenen Pandemieplan entwerfen.

Immer öfter ist von Pandemieplänen die Rede. Für die EU. Für Deutschland und die Bundesländer. Und ja, auch für Unternehmen. Durch die Corona-Krise wurde offensichtlich, dass die meisten Institutionen und Firmen nicht auf den Ernstfall vorbereitet sind. Entweder, weil kein entsprechender Pandemieplan existiert oder dieser in einem unauffindbaren Ordner abgelegt wurde. Mit anderen Worten: Pandemiepläne waren etwas für den Sankt-Nimmerleins-Tag.

Nun gilt es umzudenken. Denn nach Wochen im Homeoffice kehren in vielen Betrieben die Mitarbeiter wieder an ihre regulären Arbeitsplätze zurück. Dort haben sie es mit Sitznachbarn zu tun und mit Kollegen, die sich für Meetings in enge Räume zusammendrängen. Arbeitnehmer kommen sich also wieder näher. Im Kampf gegen Corona stellt dies ein nicht unerhebliches Risiko dar. Und aus genau diesem Grund braucht jedes Unternehmen einen Pandemieplan.

Was ist eine Pandemie?

Bei einer Pandemie handelt es sich um die länder- oder kontinenteübergreifende Ausbreitung einer ansteckenden Krankheit. Auslöser einer Pandemie (oder einer Epidemie, die örtlich begrenzt auftritt) ist meistens einer der vier folgenden Krankheitserreger:

  • Viren
  • Bakterien
  • Pilze
  • Parasiten

Im Falle von Corona haben wir es mit einem neuartigen Virus zu tun, das auch als SARS-CoV-2 bezeichnet wird und welches die Atemwegserkrankung Covid-19 auslöst. Gefährlich ist das Coronavirus deshalb, weil die Bevölkerung keine entsprechende Grundimmunität hat. Da Corona von Experten als hoch infektiös eingestuft wird und die Menschen über keine speziellen Abwehrkräfte dagegen verfügen, kommt es nicht selten zu schweren Krankheitsverläufen. Abgesehen von den vielen tragischen Einzelschicksalen bedeutet dies für Gesundheitssysteme in aller Welt eine enorme Belastung.

Warum es eine betriebliche Pandemieplanung braucht

Kurz gesagt geht es darum, als Unternehmen für den Pandemiefall gerüstet zu sein. Viele Betriebe merken in der aktuellen Krise, dass sie keine Vorbereitungen für den Ernstfall getroffen haben. Jetzt werden sich manche fragen: “Aber die Reproduktionszahl nimmt doch wieder ab! Brauchen wir da wirklich einen Pandemieplan?”

Die klare Antwort lautet: Ja. Denn laut Robert-Koch-Institut und anderen Fachleuten sind eine zweite und womöglich dritte Corona-Welle nicht auszuschließen. Und selbst wenn das jetzige Coronavirus in Schach gehalten oder gar besiegt werden kann – die nächste Viruswelle kommt bestimmt. Spätestens dann werden Unternehmen dankbar sein, Zeit und Energie in eine seriöse Pandemieplanung investiert zu haben.

Checkliste: Betriebliche Pandemieplanung

Für den Pandemie-Fall ist ein durchdachter Pandemieplan nötig. Sowohl für die Erstellung des Plans als auch für den Ernstfall selbst, müssen organisatorische und personelle Entscheidungen getroffen werden.

Folgende Fragen und Punkte gilt es auszuarbeiten:

  • Welche Kollegen sollen die Erstellung des Pandemieplans verantworten?
  • Welche allgemein-gültigen und welche firmen-spezifischen Punkte müssen in den Pandemieplan aufgenommen werden?
  • In welchem Zeitfenster soll der Pandemieplan fertiggestellt werden?
  • In welchen Abständen soll der Pandemieplan evaluiert werden, um ihn gegebenenfalls an eine neue Firmengröße bzw. einen neuen Betriebsstandort anzupassen?
  • Mit welchen Auswirkungen auf Personal, Organisation, Umsatz, Gewinn, etc. ist im Pandemiefall zu rechnen?
  • Wer kann zu Homeoffice-Regelungen Auskunft geben?
  • Wer ist für die Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln zuständig?
  • Welche Kollegen müssen zuerst informiert werden, wenn sich ein Mitarbeiter mit einem ansteckenden Krankheitserreger infiziert hat?
  • Wie sollen sich Kollegen in Büros, gemeinschaftlichen Aufenthaltsräumen und im Flur verhalten?
  • Kann der erforderliche Mindestabstand im Pandemiefall in allen Räumlichkeiten eingehalten werden?
  • Gibt es die Möglichkeit, direkt nach Betreten des Arbeitsplatzes die Hände mit Seife zu waschen?
  • Müssen Mitarbeiter selbst für ihren Mundschutz sorgen oder stellt der Arbeitgeber welche zur Verfügung?
  • Wer gehört zur Grundbesetzung, die den Betrieb im Pandemiefall aufrecht hält?
  • Welche Projekte und Aufgaben werden im Pandemiefall unterbrochen, welche müssen weitergeführt werden?
  • Besteht die Möglichkeit, Kunden finanziellen Aufschub zu gewähren?
  • Ist das eigene Unternehmen systemrelevant oder nicht?
  • Gibt es ein Konzept für eine mögliche Arbeitnehmerüberlassung?
  • Existieren Vorlagen, um kurzfristig die Einwilligung der Mitarbeiter zur Kurzarbeit einzuholen?
  • Wie werden Informationen ausgetauscht und über welche Wege soll generell die Kommunikation im Pandemiefall stattfinden?
  • Unter welchen Bedingungen kann eine Rückkehr der Mitarbeiter an den Arbeitsplatz nach Abklingen einer Pandemiewelle vollzogen werden?

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Diese Informationsquellen zu Covid-19 sollten Sie kennen

Webseiten mit Informationen zu SARS-CoV-2 und Covid-19

Robert-Koch-Institut
https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/nCoV.html

Bundesgesundheitsministerium
https://www.bundesgesundheitsministerium.de/coronavirus.html
https://www.zusammengegencorona.de/informieren/

Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung
https://www.infektionsschutz.de/coronavirus/

PDFs des Bundesamts für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe

Ratgeber für Notfallvorsorge und richtiges Handeln in Notsituationen (68 Seiten)
Download PDF

Handbuch Betriebliche Pandemieplanung (179 Seiten)
Download PDF

Mitteilungsfunktion: So informieren Sie Ihre Kollegen

HRworks verfügt über eine Mitteilungsfunktion, mit der Sie schnell sämtliche Mitarbeiter in Ihrem Betrieb erreichen. Informieren Sie die Kollegen über Neuigkeiten, Veränderungen und Wissenswertes. Lesen Sie in der Reportage, welchen Unterschied HRworks beim Chemieunternehmen Coventya macht.

 

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Corona-Serie Teil 9: Jetzt Corona Bonus auszahlen

In der Corona-Krise möchten viele Unternehmen ihre Beschäftigten mit Sonderzahlungen belohnen. Das hat auch der Gesetzgeber erkannt. Laut einem Erlass des Bundesfinanzministeriums dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern daher nun höhere Zuwendungen als sonst zukommen lassen.

Für die meisten Angestellten bedeutet die Corona-Zeit eine Mehrfachbelastung. Sie müssen sowohl für ihre Arbeitgeber da sein, als auch für ihre Kinder. In systemrelevanten Branchen müssen sie zudem oft Überstunden leisten und sich – etwa als Beschäftigter im Gesundheitssystem – in Ansteckungsgefahr begeben. Diesen enormen Kraftakt dürfen Arbeitgeber nun steuerfrei honorieren.

Corona Bonus: Das galt bisher bei Zuwendungen

Steuerfreie Zuwendungen sind begrenzt. Aktuell liegt die monatliche Freigrenze für Sachzuwendungen bei 44 Euro. Des Weiteren sind steuer- und abgabenfreie Aufmerksamkeiten in Höhe von 60 Euro möglich, wenn ein besonderer Anlass vorliegt - dazu zählen beispielsweise Geburtstage, Hochzeiten und Firmenjubiläen.

Doch in der Corona-Krise ist vieles anders.

So hat das Bundesfinanzministerium jetzt in einem Erlass eine Ausnahme von der Regel erlaubt. Konkret: Im Zeitraum vom 1. März 2020 bis 31. Dezember 2020 dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Sonderleistungen bis zu 1.500 Euro steuerfrei gewähren. Und zwar zusätzlich zu den regulär erlaubten Zuwendungen. Mit anderen Worten: Steuerbefreiungen, Bewertungserleichterungen und -vergünstigungen sowie Pauschalbesteuerungsmöglichkeiten bleiben von der neuen Regelung unberührt.

Die Unterstützung von bis zu 1.500 Euro, auch Corona Bonus genannt, kann als Geldleistung oder in Form von Sachbezügen fließen. Für den Arbeitgeber ist die Zahlung nicht nur steuer-, sondern auch sozialversicherungsfrei. Wichtig ist, dass der Bonus zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet wird und die steuerfreien Zahlungen im Lohnkonto aufgezeichnet werden.

Der Erlass des Bundesfinanzministeriums im Wortlaut (PDF)

Gutscheine schenken und Mitarbeiter binden

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Produkt-Info: HRworks bekommt Kurzarbeit-Funktion

Die HR Software von HRworks wird um eine entscheidende Funktion erweitert: Mit dem Kurzarbeit-Feature haben Admins fortan die Möglichkeit, die Kurzarbeit ihrer Mitarbeiter in der Personalsoftware zu dokumentieren und besser abzubilden.

In den vergangenen Wochen mussten etliche Unternehmen in der D/A/CH-Region krisenbedingt Kurzarbeit anmelden. Entweder für einen Teil der Belegschaft oder gleich für alle Mitarbeiter. Der Grund ist simpel: Auf diese Weise können Betriebe Kündigungen abwenden und somit Experten im Betrieb halten.

Kurzarbeit stellt für den Arbeitgeber allerdings einen bürokratischen Aufwand dar. Nicht nur hinsichtlich der Anmeldung von Kurzarbeit bei der Agentur für Arbeit, sondern auch innerbetrieblich. Es muss schließlich – analog oder digital – festgehalten werden, welche Mitarbeiter wie lange in Kurzarbeit sind.

Damit Unternehmen in Krisensituationen wie etwa der Corona-Pandemie flexibel bleiben und bürokratisch entlastet werden, stellt HRworks ein neues Feature zur Verfügung, mit dem die Kurzarbeit unkompliziert erfasst und zeitwirtschaftlich organisiert werden kann. Konkret bedeutet das: In HRworks ist nunmehr auch ein Kurzarbeitsplan enthalten. Dieser kann von jeder Person, die als Kurzarbeits-Administrator freigegeben ist, erstellt werden.

Kurzarbeit in HRworks

Der Kurzarbeitsplan läuft für die Dauer der Kurzarbeit parallel zum regulären Arbeitsplan. Auf diese Weise ergeben sich zwei Vorteile für den Anwender. Erstens ist auf einen Blick ersichtlich, wieviele Stunden die Kurzarbeit pro Mitarbeiter beträgt. Zweitens ist im Hintergrund die reguläre Arbeitszeit hinterlegt, wodurch Administratoren und Vorgesetzte schnell einen Bericht über die Differenz von Normalarbeitszeit und Kurzarbeitszeit erstellen können.

Kurzarbeit: So klappt die Umsetzung

Sollte sich Ihr Unternehmen gezwungen sehen, Kurzarbeit einzuführen, sind für Sie als Administrator grob 3 Schritte in HRworks vonnöten:

  • Konfigurieren Sie den Kurzarbeitsplan
  • Definieren Sie den Beginn und Ende
  • Weisen Sie den Kurzarbeitsplan den entsprechenden Personen zu

Die Arbeitszeit kann dabei sowohl prozentual (z.B. auf 50%) oder auf eine bestimmte Anzahl an Arbeitsstunden reduziert werden. Auswertungen und Berichte – etwa Zahlen zur Arbeitszeit, die der Arbeitgeber der Agentur für Arbeit übermitteln muss – sind schnell bei der Hand.

Wichtig: Im Hintergrund müssen die Stammdaten der Belegschaft bereits gepflegt sein, damit andere Funktionen wie die Abwesenheitsverwaltung und die Zeiterfassung mit dem Kurzarbeitsplan harmonieren.

→ Weitere Informationen zum neuen Kurzarbeit-Feature finden HRworks-User in ihrem Eingang unter Neuigkeiten (Version 3.62) sowie im Help-Center

Zustimmung zur Covid-19-Kurzarbeit mit HRworks einholen

Wenn Ihr Unternehmen die Kurzarbeit nicht in Tarif- oder Arbeitsverträgen geregelt hat, können Sie die Einwilligung Ihrer Mitarbeiter über das Compliance Management System von HRworks einholen. Und zwar schnell und unkompliziert. Setzen Sie eine betriebliche Vereinbarung auf und schicken Sie diese elektronisch an alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Diese können per Klick zustimmen.

 

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