Wie eine Kanzlei 250 Personalakten digitalisieren will

Personalakten, die sich über Jahre angesammelt haben. Für viele HR-Manager ist das der Albtraum schlechthin. Denn der Übergang vom analogen zum digitalen Zeitalter erfordert es, ganze Berge von Ordnern und Papier in elektronischer Form aufzubereiten. Ein Kraftakt, vor dem viele zurückschrecken. Nicht so die Kanzlei “Dr. Dienst & Partner”. Diese hat den Schritt in Richtung E-Akte gewagt.

Die Gruppe “Dr. Dienst & Partner” ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen. An elf Standorten arbeiten in der Gruppe “Dr. Dienst & Partner” inzwischen 250 Mitarbeiter in der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Laut Dr. Julia Schneider, geschäftsführende Partnerin in der Kanzlei, war deshalb die Einführung eines Personalmanagement-Systems nötig. Denn wie bisher - mit Personalunterlagen in Papierform - konnte es bei dieser Firmengröße nicht weitergehen.

Wunsch nach Veränderung

“Es kam in der Partnerschaft immer stärker der Wunsch auf, Informationen quasi auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben”, sagte Schneider unlängst im Gespräch mit Berater Alexander Sieben von der Kanzleientwicklung “Sieben & Partner”, die den Modernisierungsprozess begleitet hat. “Folglich haben wir die Idee zur Einführung einer digitalen Personalakte entwickelt.” Doch mit welcher HR Software man die Personalakten digitalisieren würde, war anfangs unklar.

“Bei der Auswahl haben wir sowohl auf die Bedienerfreundlichkeit, auf Look & Feel, aber natürlich auch auf die möglichen Funktionalitäten und Ausbaustufen geschaut.”

Dr. Julia Schneider

Dr. Dienst & Partner, Dr. Julia Schneider

 

Schließlich hat sich “Dienst & Partner” für die Universal HR Software von HRworks entschieden. Dabei ging es nicht ausschließlich darum, Papier zu digitalisieren. Man wollte ganz generell einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunft tun. Dr. Julia Schneider: “Mit dem neuen System wollen wir zeigen, dass wir Teil der neuen Zeit sind und uns nicht darauf ausruhen, eine überaus erfolgreiche, renommierte, überregional aufgestellte Kanzlei zu sein. Mir kommt es darauf an, dass wir mit diesem Schritt eine völlig neue Qualität erreichen.”

Das Einscannen der Personalakten haben Dr. Schneider und ihre Kollegen schließlich in mehrere Schritte unterteilt. Zuerst wurden die rund 80 Personalakten für den Standort Koblenz digitalisiert. Über den Ablauf sagt die Steuerberaterin: “Wir haben einen Prozess aufgesetzt, der so abgesichert war, dass unsere Akten nachweislich revisionssicher digitalisiert wurden.”

Nicht nur Personalakten digitalisieren

Die Akten bewahrt die Kanzlei weiterhin auch zusätzlich in Papierform im Archiv auf. Doch laut Dr. Schneider dürfte dies reine Formsache sein. “Ich bin mir sicher, dass wir da nie mehr wirklich ran müssen”, so die Geschäftsführerin.

Für “Dienst & Partner” ist HRworks also ein hilfreiches Instrument bei der Verwaltung digitaler Personalakten. Doch will man bei der Kanzlei an dieser Stelle nicht Halt machen. Auch auf anderen Gebieten soll die Universal HR Software zum Einsatz kommen.

 

“In der nächsten Ausbaustufe wollen wir den gesamten Bewerbungsprozess digitalisieren.”

 

Julia Schneider zufolge geht es vor allem darum, Geschwindigkeit in den Bewerbungsprozess zu bringen. Zudem werden beim digitalen Bewerbermanagement mit HRworks sämtliche Anforderungen der DSGVO erfüllt - ein wichtiger Faktor bei der softwarebasierten Arbeit mit Bewerbungen. So erinnert HRworks beispielsweise an die fristgerechte Löschung der Bewerberdaten.

Über die Einführung von HRworks in der Kanzlei “Dienst & Partner” kann Julia Schneider nur Gutes berichten: “Wir sind froh, dass wir uns zu diesem Schritt entschieden haben, denn wir sehen ganz klar die positiven Effekte, was Geschwindigkeit, Effizienz und Qualitätssicherung angeht.”

Mit HRworks gehören Aktenschränke der Vergangenheit an

In der digitalen Personalakte können Sie Unterlagen zu Ihren Mitarbeitern übersichtlich speichern. Damit schaffen Sie nicht nur Platz in Ihrem Büro, sondern schützen auch sensible Daten. Denn in HRworks sind Personalakten nur für autorisierte Kollegen einsehbar, während Unterlagen in Papierform auch schon mal in falsche Hände geraten können. Wenn auch Sie Ihre Personalakten digitalisieren möchten, probieren Sie HRworks einfach unverbindlich aus!

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital: Abschied vom gelben Schein

Im Rahmen eines geplanten Bürokratieabbaus der Bundesregierung sollen Arbeitnehmer bald keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform mehr bei Ihrem Arbeitgeber einreichen müssen.  Die Übermittlung soll künftig nur noch elektronisch per Meldeverfahren erfolgen. Somit können Arbeitsabläufe erheblich vereinfacht und Kosten gespart werden. Ein wegweisender Schritt auf dem Weg zur digitalen Verwaltung.

Dreifach informiert: Der Weg des gelben Scheins

Wer kennt das nicht Husten, Fieber, Heiserkeit - man ist krank und der Weg zum Arzt unausweichlich. Bisher erhält man dann beim Arzt die Krankmeldung für die Einreichung beim Arbeitgeber. Der gelbe Papierschein, offiziell die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung,  informiert über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Und das gleich in dreifacher Ausfertigung: Eine Kopie des AU-Scheins bekommt der Arbeitgeber. Eine muss der Arbeitnehmer postalisch an die Krankenkasse senden. Und ein Exemplar behält der Arbeitnehmer zu Dokumentationszwecken für sich. Bedeutet: Briefmarke, Umschlag und ein Gang zum Briefkasten. Klingt soweit einfach. 

Digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) soll bürokratischen Aufwand erheblich reduzieren

Was im Einzelfall nicht ins Gewicht fällt, mündet in Summe gesehen in einem immens hohen Bearbeitungsaufwand. Ein klarer Fall von Bürokratie. Hinsichtlich der voranschreitenden Digitalisierung, ist diese Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß. 

 

 "Überbordende Bürokratie belastet die Wirtschaft, hemmt Innovationen und schwächt den Wirtschaftsstandort Deutschland"

 

Die Einführung einer digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist eine der Maßnahmen des so genannten Bürokratieentlastungsgesetz III (BEG III) und flächendeckendes Ziel der Bundesregierung. Im Gesetzentwurf stellt Wirtschaftsminister Peter Altmaier (CDU) fest: “Überbordende Bürokratie belastet die Wirtschaft, hemmt Innovationen und schwächt den Wirtschaftsstandort Deutschland”. Mit Hilfe von Digitalisierung soll der Arbeitsaufwand reduziert und unnötige Bürokratie abgebaut werden. Der Entwurf sieht darüber hinaus eine Reihe an Instrumenten vor, welche Unternehmen jährlich um mehr als eine Milliarde Euro entlasten sollen. 

Keine Vorlagepflicht der AU mehr beim Arbeitgeber

Für den Arbeitnehmer ist das besonders interessant:  Demnach würde für den GKV-versicherten Mitarbeiter infolge eines elektronischen Meldeverfahrens die Pflicht entfallen, seine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorzulegen. 

Doch wer informiert dann wen? Geplant ist, dass die Krankenkassen den Arbeitgeber auf Abruf elektronisch über die AU informieren. Das heißt: Die Daten holt sich der Arbeitgeber direkt von der Krankenkasse und nicht mehr vom Arbeitnehmer. Für Beweis- und Dokumentationszwecke soll dieser jedoch weiterhin ein Recht auf den gelben Schein haben. Ob diese Option jedoch die geplante Entlastung konterkariert, bleibt abzuwarten. Bis das Gesetz in Kraft tritt, gilt vorerst weiterhin der alte Prozess.

Mit HRworks jetzt schon Krankmeldungen digitalisieren

Bereits heute können Sie mit der Universal HR Software Krankmeldungen online erfassen und verwalten. Als Form der Selbstverwaltung, dem Employee Self Service, kann sich der Arbeitnehmer selbst über das Mitarbeiterportal krankmelden. Der Vorgesetzte sowie die Personalabteilung werden hierüber automatisch via E-Mail informiert. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können einfach per PC, Tablet oder Smartphone hochgeladen werden. Dazu muss diese lediglich fotografiert und an die entsprechende Krankmeldung angehängt werden. Die AU liegt damit zeitnah im Personalbüro vor und ist automatisch der korrekten Krankmeldung zugeordnet.

 

So gelingt auch Ihre Digitalisierung: Jetzt HRworks unverbindlich und kostenlos testen!

 

 

HR Software Vergleich: Wie Sie die beste Lösung finden

In den letzten Jahren wurden in Deutschland viele HR-Start-ups gegründet. Überraschen kann das nicht. Denn immer mehr Unternehmen brauchen eine Lösung, um ihr Personalwesen zu digitalisieren. Nach einem HR Software Vergleich landen Personaler oft bei solchen Start-up-Produkten. Doch diese sind meist Insellösungen. Für Firmen kann das schnell teuer werden.

Es ist schon ein bemerkenswerter Anstieg. Existierten im Jahr 2015 noch insgesamt 69 HR-Start-ups, sind es im Jahr 2019 bereits 219. Das berichtete unlängst das "Personalmagazin", das sich bei den Zahlen auf den “HR Start-up Monitor” der Hochschule der Medien Stuttgart bezog.

Obwohl dieses Jahr im Gegensatz zu 2015 auch Start-ups aus Österreich und der Schweiz in die Berechnung miteingeflossen sind, ist das Wachstum aussagekräftig. Denn die meisten Start-ups befinden sich nach wie vor in Deutschland.

HR Tools Vergleich: Start-ups bieten oft keine Komplettlösungen

Blickt man nur auf die Zahlen, so sagen diese außer einem wachsenden Markt noch nichts aus. Richtig interessant wird es erst, wenn man die 219 aktuellen HR-Start-ups genauer unter die Lupe nimmt. Denn da zeigt sich, auf welche Nischen sich diese Unternehmen spezialisiert haben:

  • 40 Prozent (Personalauswahl- und marketing)
  • 36 Prozent (Organisations- und Personalentwicklung)
  • 12 Prozent (Personalverwaltung und -organisation)
  • 8 Prozent (Compensation und Benefits)
  • 5 Prozent (Betriebliches Gesundheitsmanagement)

Welchen Service die HR-Start-ups im Detail bieten, verrät der “Monitor” nicht. Allerdings kann man davon ausgehen, dass lediglich die Kategorie “Personalverwaltung- und organisation” Firmen umfasst, die Komplettlösungen anbieten.

Aber alles der Reihe nach.

Dass die Kategorien “Betriebliches Gesundheitsmanagement” sowie “Compensation und Benefits” lediglich Partikularlösungen sind, liegt auf der Hand. Unter “Personalauswahl- und marketing” wiederum fallen HR-Start-ups, die sich auf Recruiting, Bewerbermanagement und Stellenanzeigen spezialisieren.

Der Bereich “Personal- und Organisationsentwicklung” hingegen meint Start-ups, die Lösungen für Performance Management und Employee Engagement bieten, als auch Feedbackschleifen und -systeme zur Verfügung stellen.

HR Software Vergleich: Was spricht gegen Einzel-Tools?

Zum einen wäre da die intransparente Preispolitik. Man erfährt auf den Webseiten der neuen HR-Start-ups oft nicht auf den ersten Blick, was deren Produkte kosten. Zum anderen handelt es sich bei diesen Human Resources Programmen oft um unwirtschaftliche Lösungen. Aber warum?

Ein Rechenbeispiel.

Nehmen wir an, Firma X benötigt digitale Lösungen für die Personalverwaltung, für Corporate Benefits, für das Bewerbermanagement und für die Zeiterfassung.

Nun könnte Firma X hergehen und 4 Einzellösungen wählen, auf die sie bei einer Recherche im Internet gestoßen ist.

Folgendes Szenario:

Start-up 1 bietet eine Software für die Personalverwaltung für 8 Euro pro User/Monat, Start-up 2 eine Lösung für Corporate Benefits für 4 Euro, Start-up 3 ein digitales Bewerbermanagement für 5 Euro und Start-up 4 eine Zeiterfassung ebenfalls für 5 Euro.

Sagen wir, Firma X hat 120 Mitarbeiter. Dann würden mit den 4 Einzellösungen der jeweils 4 HR-Start-ups monatliche Kosten von 2.640 Euro anfallen. Hier eine Einzelaufstellung:

  • 120 Mitarbeiter x 8 Euro (Personalverwaltung)
  • 120 Mitarbeiter x 4 Euro (Corporate Benefits)
  • 120 Mitarbeiter x 5 Euro (Bewerbermanagement)
  • 120 Mitarbeiter x 5 Euro (Zeiterfassung)

Auf das Geschäftsjahr übertragen würde das einen Betrag von 31.680 Euro ergeben. Ein ganz schöner Batzen Geld.

Zwar handelt es sich dabei nicht um eine Summe, die mittelständische Betriebe nicht bezahlen könnten. Aber erfolgreiche Unternehmen zeichnen sich eben auch dadurch aus, dass sie intelligent wirtschaften, unnötige Ausgaben schnell identifizieren und sinnvolle Sparmaßnahmen in die Tat umsetzen.

Im direkten HR Software Vergleich muss man also feststellen: Mehrere Einzellösungen sind nicht die Lösung.

Doch was ist die Alternative? Kostenlose Tools, sogenannte Freemium- Angebote, existieren zwar, sind allerdings auf wenige Nutzer beschränkt und verfügen in der Regel über keinen persönlichen Kunden-Support. Um sich zu finanzieren, setzen diese Dienste außerdem oft auf Werbung. Für Nutzer höchst unangenehm: die aggressiven Einblendungen stören den Workflow ganz erheblich.

Keine Einzel-Tools, keine Freemium-Angebote. Was nun?

Eine solide Option stellen sogenannte Komplett- beziehungsweise All-in-One-Lösungen dar. Diese verfügen über mehrere Funktionen beziehungsweise Module, kosten aber selten mehr als Einzellösungen von diversen HR-Start-ups.

Für Unternehmen rechnet sich das nicht nur finanziell, sondern hat auch einen weiteren, ganz entscheidenden Vorteil. Man hat als Nutzer alles in einer Anwendung. Für den Arbeitsalltag eine Erleichterung. Denn man muss nicht permanent zwischen verschiedenen Prozessen für das Personalmanagement, die Zeiterfassung oder das Onboarding umher switchen. Was in Zeiten des digitalen Büros ein echter Segen ist.

Eine Universal HR Software, die sich bewährt hat

HRworks ist eine geeignete Lösung für Ihr ganzes Unternehmen. Sowohl Geschäftsführung und Personalabteilung als auch Buchhaltung, IT, Außendienst und sonstige Kollegen profitieren von unserer Software.

Wickeln Sie all Ihre Aufgaben in einem Tool ab - von A wie Arbeitszeugnisse bis Z wie Zeiterfassung. Mit unserer Universal HR Software reduzieren Sie den Arbeitsaufwand in der Personalverwaltung, entlasten Ihre Mitarbeiter und sparen im Gegensatz zu HR-Einzel-Tools an Geld. Mit über 20 Jahren Erfahrung zählen wir zu den bewährtesten Anbietern von HR-Lösungen.

Mit HRworks zahlen Sie bei einer Firmengröße von 120 Mitarbeitern nicht 31.680 Euro jährlich (wie im Beispiel oben), sondern lediglich 8.640 Euro. Pro Nutzer sind das 6 Euro pro Monat. Die Ersparnis beläuft sich also insgesamt auf 23.040 Euro. Eine Summe, die auch in einem wachsenden und erfolgreichen Unternehmen einen Unterschied machen kann. Übrigens: Das t3n-Magazin kürte uns im HR Software Vergleich zur besten Komplettlösung!

Interessiert? Lernen Sie jetzt unsere Komplettlösung kennen. Unverbindlich und kostenlos.

Gehaltsabrechnung online zustellen hilft sparen: Unternehmen verschenken noch viel Potenzial

Wir leben in Zeiten von Smartphones, Tablets und ständig fortschreitender Digitalisierung. Wenn es allerdings um Lohn und Gehalt geht, nutzen viele Unternehmen noch nicht den Schritt in Richtung digitale Gehaltsabrechnung oder Gehaltsabrechnung online.

Verwunderlich, denn das Sparpotenzial ist groß: Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeiter liegt es im vierstelligen Bereich. Ausschöpfen lässt sich das Sparpotenzial einer Gehaltsabrechnung online mit HRworks dabei ganz bequem: per Drag & Drop und automatisierter Zustellung. Wie sich dabei das konkrete Sparpotenzial online gegenüber papierbasiert errechnet zeigt die verlinkte Vergleichsrechnung.

Mehrheit der Unternehmen stellen Gehaltsabrechnung für Arbeitnehmer noch immer papierbasiert zu und nicht online

Gehaltsabrechungen werden heute noch mehrheitlich per Post und nicht online zugestelltWohl wenige Unternehmen erstellen Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung noch ganz analog. Heute unterstützen bereits gängige Programme die Prozesse zur Berechnung von Lohn und Gehalt in der HR Abteilung oder im Lohnbüro der Arbeitgeber. Somit erhalten Arbeitnehmer nach der Entgeltabrechnung vom Brutto auch das richtige Netto. Dennoch - 2018 nutzten unter fünf Prozent der Unternehmen die verfügbaren Sparpotenziale. So lautet die Bilanz der Veröffentlichung eines führenden deutschen Herstellers für Software zum Abrechnen von Lohn und Gehalt. Daraus folgt, dass mit 95 Prozent also fast alle Unternehmen auf die anschließende automatische Zustellung nach Erstellung der Lohnabrechnung verzichteten.

Verwunderlich, da sich diese nach der Gehaltsabrechnung online als abschließender Prozessschritt anbietet. Für die Erstellung und Verteilung der Dokumente nutzte die Mehrzahl der Arbeitgeber jedoch unverändert Papier, Umschlag und Briefmarke. Zwölf Monate im Jahr erledigten die Lohnbuchhalter also Routinearbeiten und verschenkten Geld für Porto. Dabei gibt es keine gesetzliche Regelung, die vorschreibt Lohn- oder Gehaltsabrechnungen gedruckt zuzustellen. Gesetzlich ist der Arbeitgeber nur verpflichtet dem Arbeitnehmer eine nachvollziehbare Berechnung des Gehalts darzulegen. Eine Übersicht die zeigt, wieviel Lohnsteuer und sonstige Abgaben das Programm im Monat abzieht und an das Finanzamt übermittelt. Dies darf allerdings auch elektronisch erfolgen.

Gehaltsabrechnung online an Arbeitnehmer zustellen und sparen

Lohnabrechnung online zuweisung der gehaltsabrechnungenIm Workflow nach Erstellung der Gehaltsabrechnung, die ohnehin ansteht, finden Sparfüchse das größte Potenzial, um die Gehalsabrechnung online zuzustellen. Innerhalb der Funktion Lohn und Gehalt von HRworks lässt es sich ausschöpfen und das mit nur wenigen Klicks! Dabei erledigen sich die meisten Aufgaben fast von alleine. Sobald Ihr Steuerberater oder Buchhalter die Lohnabrechnung abgeschlossen hat, folgen nur noch zwei Schritte und Ihre Arbeitnehmer erhalten deren Abrechnung digital. 

Der erste Schritt ist der Export der einzelnen Abrechnungen als PDF-Dateien mit eindeutigen Namen. Im zweiten Schritt lädt ein Mitarbeiter mit Administrator-Rechten in HRworks die Dateien per Drag & Drop ins Programm hoch. Durch die eindeutigen Dateinamen weist HRworks Dokumente wie Gehaltsabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung oder Sozialversicherungsnachweis automatisch dem passenden Mitarbeiter zu. Fertig!

Entgeltabrechnung einmal automatisch zugestellt - immer und überall für den Arbeitnehmer verfügbar

Gehaltsabrechnungen lassen sich dank HRworks bequem von zu Hause aus öffnen Auch die Mitarbeiter profitieren von mehr Komfort. Denn Einmal zugestellt sind die Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer immer und überall verfügbar. Auf Wunsch lassen sich die Dokumente zu Hause öffnen und ausdrucken. Braucht der Arbeitnehmer einen Gehaltsnachweis unterwegs, so lässt er sich einfach vom Mobiltelefon aufrufen. Durch die digitale Verfügbarkeit der Gehaltsabrechnung online steigt der Komfort, gleichzeitig sinkt der Zeitaufwand. Anfragen in der Lohnbuchhaltung, ob Dokumente nochmals ausgedruckt und zugesendet werden könnten, entfallen komplett. Denn: die Dokumente sind ja immer im Zugriff des Arbeitnehmers.

Auch die Archivierung der Löhne, Gehälter oder sonstiger Dokumente auf Papier und im Aktenordner wird überflüssig. Denn die Datei liegen zeitlich unbegrenzt und sicher in der Cloud. Ändern sich während des Arbeitsverhältnisses Daten des Mitarbeiters wie Adresse, Lohnsteuerklasse oder Familienstand wird auch dieses Handling für alle komfortabler. Mit Hilfe von Employee Self Service erledigt der Mitarbeiter eigenständig alle abrechnungsrelevanten Details bequem von zu Hause oder unterwegs. Einmal geändert sind diese anschließend für alle berechtigten Personen im HR System verfügbar. Mühseliges Übertragen von Papier oder von einem Programm ins andere entfällt.

Mehr erfahren zum Thema Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Interessieren Sie sich für weitere neue Funktionen in HRworks? Dann schauen Sie sich doch das Video zu den wichtigsten Neuerungen an.

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Assistent für Ihre Gehaltszahlungen

Vierzigtausend Euro, fünfzig oder sechzig… jeder möchte für seine Arbeit gut bezahlt werden. Berufserfahrene, aber auch Absolventen streben anspruchsvolle Stellen mit konkreten Gehaltsvorstellungen an. Verschiedene Gehaltsmodelle machen den Personalverantwortlichen den Alltag nicht einfacher. Fix und variabel, mit Provision, aber ohne Bonus. Dazu noch das Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder das dreizehnte Gehalt. Außerdem gehört ein Firmenwagen oder ein Handy zu den […]

Arbeitsvertrag: HRworks bietet jetzt einfachen Generator

Kaum ein Unternehmen kommt noch ohne professionelle Bewerbermanagement Software aus. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Im sogenannten War for Talents, also dem Ringen um die besten Köpfe, zählt vor allem Schnelligkeit. Nur wenn im Unternehmen die Arbeitsabläufe fließen, klappt es mit den Wunschkandidaten. In HRworks haben Administratoren deshalb ab sofort die Möglichkeit, den digitalen Recruiting- und Onboardingprozess noch weiter zu optimieren. Und zwar mit dem Arbeitsvertrag Generator.

Die Wahrheit ist doch die: Arbeitsverträge weichen im Grunde nicht groß voneinander ab. Zwar bewerben sich Kandidaten auf verschiedene Positionen, erhalten unterschiedliche Gehälter und werden befristet oder unbefristet eingestellt - aber der meiste Inhalt eines Arbeitsvertrags ist immer gleich. Etwa die Angaben zu Krankheit, Urlaub oder Verschwiegenheitspflicht.

Drastische Zeitersparnis durch den Arbeitsvertrag Generator

HRworks ermöglicht es seinen Nutzern nun, beliebig viele Vorlagen für Arbeitsverträge zu erstellen und zu verwalten. Beispielsweise für befristete oder unbefristete Arbeitsverhältnisse, für Werkstudenten, für Teilzeit- oder Vollzeitstellen. Sind die Daten von neuen Mitarbeitern bereits im System hinterlegt, lässt sich ein entsprechender Arbeitsvertrag blitzschnell erzeugen. Doch wie geht das?

Einen Arbeitsvertrag einfach in HRworks generieren

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der Ablauf ist denkbar einfach: In die Arbeitsvertragsvorlagen kann man nämlich diverse Textbefehle integrieren. Das bedeutet für Nutzer der Bewerbermanagement Software eine massive Zeitersparnis. Denn dadurch ist kein manuelles Übertragen von persönlichen Daten mehr nötig. 

Individuelle Arbeitsverträge im Handumdrehen erstellen

Konkret bedeutet das: Die entsprechenden Textbefehle - etwa “Eintrittsdatum”, “Austrittsdatum” oder “Jahresgehalt” - werden vom Personaler in einer odt-Datei gesetzt. Das Dokument wird anschließend in HRworks hochgeladen. Will man als Personaler nun individuelle Arbeitsverträge erstellen, kann man den Vorgang per Mausklick für den entsprechenden Kandidaten starten.

Der Arbeitsvertragsgenerator verfügt über mehrere Textbefehle

Den fertigen Arbeitsvertrag kann der Administrator nun als PDF herunterladen, ausdrucken und dem neuen Mitarbeiter per Post zusenden. Oder besser: Den Arbeitsvertrag einfach direkt aus HRworks via E-Mail an den künftigen Kollegen senden. Erhält man den unterzeichneten Vertrag wenige Tage später retour, kann man diesen in HRworks direkt mit dem Originalvertrag vergleichen.

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Oder wollen Sie die Benutzeroberfläche von HRworks überhaupt einmal kennenlernen? In diesem Fall können Sie unsere Software testen. Kostenlos und völlig unverbindlich!

Tutorial Arbeitszeugnisse: Die richtige Formulierung mit HRworks

Im Leben eines jeden Arbeitnehmers kommt es früher oder später dazu: Er benötigt ein Arbeitszeugnis. In der Regel geschieht dies nach einer Kündigung, egal ob diese vom Arbeitnehmer selbst oder vom Arbeitgeber ausgesprochen wurde. Doch auch in anderen Fällen ist eine schriftliche Beurteilung nötig: Etwa vor einem internen Wechsel in eine andere Abteilung. Dann erhält der Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis. Verlässt er den Betrieb, benötigt er für die Bewerbung in einem anderen Unternehmen nicht nur Lebenslauf und Anschreiben, sondern auch ein aussagekräftiges Arbeitszeugnis. Diese können Sie in HRworks erstellen. Hilfen für die Formulierung liefert das HR Programm. Durch das Schulnotensystem bewerten Vorgesetzte oder Personaler verschiedene Bereiche Mitarbeiters. Automatisch schlägt das System Formulierungen vor. So ist unkompliziert und mit nur wenigen Klicks ein Dokument erstellt. Wie Sie den Generator bedienen, erfahren Sie in unserem neuen Tutorial Arbeitszeugnisse.

Arbeitszeugnisse - Inhalt, Rechtliches und Interessantes

Auf Arbeitszeugnisse haben Arbeitnehmer laut §109 GeWo und §630 BGB einen gesetzlichen Anspruch. Obwohl der Vorgesetzte der Wahrheitspflicht unterliegt, sollten die Formulierungen wohlwollend sein. Aus diesem Grund gibt es sogenannte Geheimcodes in der Zeugnissprache. Diese liefern einem anderen Personaler Hinweise über das Verhalten des Arbeitnehmers sowie die Zufriedenheit des Unternehmens mit ihm.

Die Formulierungen geben über mehrere Aspekte Aufschluss. Dazu gehören unter anderem das Verhalten gegenüber Kollegen, die Zufriedenheit der Vorgesetzten sowie die Arbeitsweise des Mitarbeiters. Die Übersetzung dieser Floskeln kennt meist nur ein Personaler. Allerdings macht es HRworks den Vorgesetzten möglich, den Mitarbeiter unkompliziert durch ein Schulnotensystem zu bewerten. HR Manager können die Bewertung anschließend als Grundlage für die Zeugniserstellung verwenden. Diese wird mit nur einem Klick in das Arbeitszeugnis übertragen. Wie das geht, erfahren Sie in unserem Tutorial Arbeitszeugnis.

Des Weiteren beinhaltet ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgendes:

  • Eckdaten zum Arbeitsverhältnis und eine Unternehmensbeschreibung
  • Ausgeübte Tätigkeiten, wie auch besondere Aufgaben und Leistungen
  • Verhalten und soziale Kompetenzen
  • Beendigungsgrund, Danke und Zukunftswünsche

 

 

Bevor der Mitarbeiter das Zeugnis erhält, gibt der Vorgesetzte seine Beurteilung ab. Er bewertet die Leistungen mithilfe eines Schulnotensystems positiv oder negativ. Nach dieser Beurteilung erstellt der Personaler mit nur einem Klick das Arbeitszeugnis. Er wählt aus fünf Textbausteinen pro Schulnote. Freie Anmerkungen können Sie selbstverständlich auch hinzufügen. Um ein Arbeitszeugnis zu erstellen, braucht es nicht zwingend die Erstbewertung des Vorgesetzten. Der HR Manager kann auch ohne vorherige Bewertung des Vorgesetzten ein Zeugnis erstellen. Im Tutorial Arbeitszeugnisse erfahren Sie, wie.

Im Übrigen: Mitarbeitern kann die Berechtigung gegeben werden, direkt in HRworks ein Arbeitszeugnis bei der Personalabteilung anzufordern.

Der Arbeitszeugnis Generator ist für unsere Kunden kostenlos in HRworks integriert.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile von HRworks. Testen Sie die All-In-One HR Software jetzt kostenlos! Sie sind bereits Kunde? Alle weiteren Funktionen stehen HRworks Kunden ohne Zusatzkosten zur Verfügung!

 

Google for Jobs in Deutschland gestartet: Das müssen Recruiter wissen

Seit März lief die Testphase - nun ist die neue Funktion Google for Jobs für alle verfügbar. Dabei handelt es sich um eine Suchfunktion für offene Stellen. Und die könnte einfacher nicht sein.

Am Mittwoch wurde in Berlin der offizielle Deutschland-Start von Google for Jobs verkündet. Das ist vor allem für Unternehmen und deren Recruiter von Bedeutung. Warum? Weil man bei der Personalbeschaffung nun völlig neu denken muss.

Bei Google for Jobs handelt es sich nicht einfach um eine weitere Jobbörse. Stattdessen will der Konzern aus Kalifornien quasi als Meta-Suchmaschine fungieren. Wie das geht? Der Googlebot, ein Algorithmus, durchforstet sämtliche Stellenanzeigen im Netz und zeigt sie in den Suchergebnissen an. Mögliche Folge: Die klassischen Jobbörsen könnten dadurch an Bedeutung verlieren.

Was Google for Jobs für Bewerber und Recruiter bedeutet

Für Bewerber wird die Jobsuche einfacher: Sie geben in die Suchleiste zum Beispiel “Jobs in meiner Nähe” ein und bekommen sofort vakante Stellen angezeigt.

Für Recruiter stellt die neue Google-Funktion eine Herausforderung dar: Sie können nämlich ihre Stellenanzeigen nicht einfach bei Google schalten. So funktioniert das neue Tool nicht. Vielmehr müssen Recruiter in Zukunft die Stellenangebote auf ihren eigenen Karriereseiten optimieren.

Google for Jobs - Für Bewerber wird die Jobsuche einfacher

So klappt das Recruiting mit Google for Jobs

Klar kann man als Unternehmen seine Stellenanzeigen weiter über Portale wie Stepstone oder Indeed veröffentlichen. Wie die ausgeschriebenen Stellen dort aber auf Google ranken - das hat man als Recruiter nicht in der Hand. Was man aber selbst beeinflussen kann, ist die Performance der eigenen Webseite.

Die Job- und Karriereseiten der meisten Unternehmen sind nicht für Google for Jobs optimiert. Um fit dafür zu sein, müssen die Seiten technische Grundvoraussetzungen erfüllen. Nur dann kann der Google-Crawler deren Inhalte richtig lesen. Welche Bedingungen müssen gegeben sein? Um nur einige zu nennen: strukturierte Daten vom Typ JobPosting, Meta-Tags und Markup.

Eine HR Software nimmt Recruitern die Arbeit ab

Viele Personaler und Recruiter werden sich nun fragen, wie es weitergeht. Die eigene Karriereseite auf Vordermann bringen und die Stelleninserate für Google optimieren? Oder besser auf eine HR Software setzen, deren Bewerbermanagement zukunftstauglich ist?

Die All in One Software von HRworks ist Google for Jobs ready und liefert alle wichtigen strukturierten Daten für die Jobpostings. Über das integrierte Bewerbermanagement kann auch das firmeneigene Stellenportal einfach gepflegt werden.

Tutorial E-Akte & Compliance Management Screencast

Eine digitale Personalakte vereinfacht alltägliche HR Management Aufgaben. Somit ist es möglich, die eingesparte Zeit effektiv für andere Aspekte der Personalverwaltung zu nutzen. Darüber hinaus dämmen Sie die Kosten für Papier ein, während Sie einhergehend die Umwelt schonen. Wie das alles geht, zeigt HRworks Ihnen in einem praktischen Screencast Tutorial E-Akte.

Freie Felder für schnelle Workflows und mehr Transparenz

Unzählige Firmen nutzen HRworks vollumfänglich als führendes Personalverwaltungssystem und können sich den Arbeitsalltag ohne die HR Software gar nicht mehr vorstellen. Dennoch kann es vorkommen, dass die im Standard angebotenen Systemfelder nicht ausreichend sind. Manchmal werden zusätzliche Informationen wie z. B. die Konfektionsgröße (für die Bestellung der Firmen-T-Shirts), der Familienstand oder der Lebenspartner benötigt. Was viele nicht wissen: HRworks ermöglicht Ihnen, beliebig viele benutzerdefinierte Felder selbst zu erstellen und so die firmenspezifisch benötigten Informationen Ihrer Mitarbeiter im elektronischen Workflow abzufragen.

Freie Felder für unterschiedliche Bereiche

Das betrifft nicht nur Personenstammdaten, sondern auch Informationen in den Bereichen der Reiseanträge, Reisekostenabrechnungen, Belege, Kilometerangaben und Arbeitsmittel. Je nach Art der erforderlichen Information kann auch das jeweilige Format der Felder definiert werden. Das neue Feld kann somit als Text, Liste, Zahl, Boolean, Datum oder Uhrzeit ausgegeben werden.

Und so funktioniert's:

In HRworks wählen Sie die gewünschte Kategorie aus, für die Sie ein neues Feld erstellen wollen. Sie definieren die Eigenschaften des Feldes (Name, Typ und Standardwert) und entscheiden, ob es sich dabei um ein Pflichtfeld handelt.

Mit der Option “Gleichnamige freie Felder verketten” können Sie die identisch benannten Felder von unterschiedlichen Bereichen verbinden. So werden beispielsweise Eingaben in einem freien Feld innerhalb einer Reisekostenabrechnung in das jeweils gleichlautende freie Feld bei Belegen oder Kilometerangaben automatisch übernommen. Auch für das Onboarding Formular können Sie die freien Felder definieren und sie mit den gleichnamigen Feldern in den Personenstammdaten verketten. Dadurch werden die Werte aus dem Onboarding direkt in die Person übernommen.

Zusätzlich können Sie festlegen, ob die freien Felder für Personen auch im Telefonverzeichnis de Firma angezeigt werden sollen.

Freie Felder - Einstellungen

In den Zugriffseinstellungen legen Sie fest, welche Personen Lese- und/oder Schreibrechte erhalten und in welchen Berichten das neue benutzerdefinierte Feld erscheinen soll. Alle freie Felder können über eine Schnittstelle ausgegeben und in ausgewählten Berichten ausgewertet werden.

Freie Felder - Zugriffseinstellung

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