Verpflegungsmehraufwand 2020: Bundeskabinett beschließt höhere Verpflegungspauschalen

Die Bundesregierung hat diverse Erleichterungen für Steuerzahler beschlossen. Darunter fallen nicht nur klassische Steuersenkungen, sondern auch Möglichkeiten der Absetzbarkeit. Bei letzteren ist unter anderem eine Erhöhung beim Verpflegungsmehraufwand 2020 vorgesehen. Was übertragen bedeutet: Speisen und Getränke werden auf Dienstreisen günstiger.

Der Entwurf des Jahressteuergesetzes 2020 sieht höhere Inlandspauschalen für Auswärtstätigkeiten vor. Konkret geht es um diese Beträge: Beschäftigte, die länger als acht Stunden unterwegs sind, bekommen in Zukunft 14 Euro statt 12 Euro. Die gleiche Pauschale gilt für An- und Abreisetage. Geht eine Dienstreise länger als 24 Stunden, steigt der Pauschbetrag von 24 auf 28 Euro.

Auch für Berufskraftfahrer gibt es eine Vereinfachung. Diese können nun pro Kalendertag 8 Euro steuerlich absetzen, wenn sie die Nacht im Fahrzeug verbracht haben. Bisher mussten LKW-Fahrer ihre tatsächlich entstandenen Kosten einreichen, wobei sie lediglich einen Schätzbetrag von 5 Euro als Werbungskosten geltend machen konnten.

Wann Bundestag und Bundesrat das Gesetz verabschieden, steht noch nicht fest. Laut der Tageszeitung “Die Welt” werden die Änderungen jedoch mit großer Wahrscheinlichkeit pünktlich zum Jahreswechsel 2020 in Kraft treten.

Verpflegungsmehraufwand 2020 - Reisekostenpauschalen in der HR Software -

Verpflegungsmehraufwand 2020: Ein Beispiel mit den neuen Pauschalen

Tritt ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise an, um einen Kunden zu besuchen, könnte die Berechnung der neuen Pauschalen so aussehen.

Tag 1: Anreise am Nachmittag (14 Euro)
Tag 2: 24-stündige Abwesenheit (28 Euro)
Tag 3: Abreise am Vormittag (14 Euro)

Der Mitarbeiter erhält von seinem Arbeitgeber also insgesamt 56 Euro für die Verpflegung bei beruflichen Reisen im Inland.

Die üblichen Kürzungen beim Verpflegungsmehraufwand bleiben bestehen. Diese sind dann nötig, wenn der Mitarbeiter entweder vom Arbeitgeber oder von einem Dritten Mahlzeiten zur Verfügung gestellt bekommt. Wenn der Mitarbeiter etwa ein Frühstück erhält, fallen 20 Prozent der Pauschale weg. Bei einem Mittagessen oder Abendessen wird der Betrag um je 40 Prozent gekürzt.

Bekommt besagter Mitarbeiter an Tag 2 ein Hotelfrühstück, das der Arbeitgeber bezahlt, erhält er statt den 28 Euro lediglich 22,40 Euro. Also um 20 Prozent bzw. 5,60 Euro weniger.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand überhaupt?

Der Verpflegungsmehraufwand ist auch als Reisekostenpauschale bekannt. Sinn und Zweck dieser Spesen ist es, Mitarbeitern auf Dienstreisen eine günstige Verpflegung zu ermöglichen. Denn in der Regel ist das Leben unterwegs teurer als zuhause. Man geht öfter auswärts essen und kann nicht auf Vorrat kochen. Für diesen Mehraufwand bekommt der Arbeitnehmer entweder die oben genannten Pauschalen von seinem Arbeitgeber erstattet. Oder der Arbeitnehmer macht sie nachträglich in der Einkommensteuererklärung geltend.

HRworks passt die Verpflegungspauschalen 2020 automatisch an

Als Nutzer von HRworks müssen Sie nichts weiter tun. Denn die neuen Pauschalen werden im System automatisch angepasst. Sobald also die neuen Beträge beim Verpflegungsmehraufwand in Kraft treten, sind diese in den Reisekostenabrechnungen integriert.

 

Neufassung von GoBD: Digitale Belege jetzt auch mit Smartphone erstellen

Es kommt einer kleinen Revolution gleich. Die GoBD, ein Regelwerk des Bundesfinanzministeriums zur Buchführung, erlauben nun explizit das Abfotografieren von Belegen mit dem Smartphone. Das ist vor allem für Reisekosten interessant. Für Unternehmen eine Erleichterung.

Der eigentliche Name der GoBD ist ziemlich sperrig. “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Ebenso hölzern liest sich der Inhalt dieses über 40 Seiten langen Dokuments.

Smartphones nun explizit in den GoBD erwähnt

Bei der Neufassung des GoBD-Leitfadens, der vom Bundesfinanzministerium am 18. Juli 2019 veröffentlicht wurde, sticht vor allem eine Stelle heraus. Dort, unter Punkt 9.2., heißt es: “Eine bildliche Erfassung kann […] mit den verschiedensten Arten von Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen”. Die Neufassung des GoBD löst die bisher gültige Fassung vom 14. November 2014 ab. Bisher war lediglich das Scannen von Belegen beschrieben.

Der GoBD-Text macht keine Unterschiede oder Einschränkungen, wie man die Fotos mit einem mobilen Endgerät erfassen muss. Demnach kann man Scanner Apps wie “Adobe Scan”, “iScanner”, “Scanbot” oder “Office Lens” zur ordnungsmäßigen Belegerfassung verwenden, aber auch die ganz normale Foto-Funktion eines Smartphones. Das ist für Unternehmen deshalb eine Erleichterung, da Mitarbeiter ihre Belege etwa bei anfallenden Reisekosten nun noch einfacher erfassen können. Außerdem stellt die Neuregelung eine Entlastung für die Buchhaltung dar. Denn: Nach der bildlichen Erfassung eines Beleges, etwa mit Hilfe eines Smartphones oder Tablets, dürfen die Papierbelege laut Randziffer 140 vernichtet werden. Mit folgender Einschränkung: “soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.”

Dies ermöglicht es Unternehmen – vor allem bei der Reisekostenabrechnung – sowohl die Aufzeichnung als auch die Aufbewahrung von elektronischen Belegen in GoBD-konformer Weise zu handhaben.

Für die Umsatzsteuer relevant

Jedes Unternehmen kann nun nach Berücksichtigung von Rz. 140 selbst entscheiden, ob es Papierbelege parallel zu den elektronischen Belegen aufbewahren will, oder nicht. Aber Achtung: Die seit Januar 2018 gültige Verfahrensdokumentation gilt trotz Neufassung der GoBD nach wie vor. Konkret bedeutet das, die Unveränderbarkeit des jeweiligen Beleges oder Dokuments sicherzustellen. Und zwar vom Zeitpunkt der Ablichtung bis zur Ablage im Buchhaltungs- bzw. Unternehmensarchiv. Nur dann erkennt die Finanzverwaltung auch mit dem Smartphone erfasste Belege umsatzsteuerlich an. Und auch im Falle einer Betriebsprüfung ist es wichtig, dass digitale Belege historisch nachvollziehbar sind.

Bei GoBD-konformer Archivierung von Rechnungen und Belegen ist man in der Buchhaltung gesetzlich auf der sicheren Seite.

GoBD: Mit HRworks jederzeit von unterwegs aus digitale Belege erfassen

Die Web App von HRworks ermöglicht das komplikationslose Abfotografieren von sämtlichen Rechnungen, von Hotel- und Bewirtungsbelegen bis zu Taxiquittungen und Rechnungen der öffentlichen Verkehrsmittel. Ihre Mitarbeiter können auf diese Weise noch während der Dienstreise die komplette Reisekostenabrechnung mobil abschließen.

A1-Bescheinigung bleibt – HRworks entwickelt Workflow für Dienstreisen

Neues zum A1 Dilemma – keine Hoffnung mehr für Personaler: Die unbeliebte A1-Bescheinigung bleibt bestehen. Für HR Abteilungen bedeutet das einen größeren Aufwand bei Dienstreisen. HRworks vereinfacht nun die bürokratische Kette des Bescheinigungsverfahrens bei Dienstreisen ins EU-Ausland.

Mittags nach Basel und abends nach Paris? Das bleibt in der Praxis aufwendiger als gedacht. Denn wider Erwarten gibt es nun doch keine Lockerung bei der A1-Bescheinigung für Geschäftsreisende. Bei vielen Personalverantwortlichen herrscht deshalb Unverständnis.

Reformbemühungen zur A1-Bescheinigung auf EU-Ebene gescheitert

Was ist geschehen? Erst im Mai diesen Jahres haben sich die EU-Spitzen geeinigt, den erheblichen Verwaltungsaufwand bei der Beantragung der A1-Bescheinigung zu reduzieren. Diese Einigung ist jedoch vielmehr als reine Absichtserklärung zu verstehen, die A1-Pflicht besteht weiterhin.

Die Entsendebescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Damit wird vermieden, dass bei einer Dienstreise Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei EU-Staaten fällig werden. Die Mitführungspflicht gilt grundsätzlich in jedem EU-Mitgliedstaat, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz, in dem der Arbeitnehmer einer Beschäftigung nachgeht.

Unumgänglich und nervraubend:
Wenn die Dienstreise zur Odyssee wird

Die gesetzliche Verpflichtung für den Arbeitgeber, beruflich bedingte Auslandsaufenthalte an den Träger der Sozialversicherung zu übermitteln, bedeutet einen enormen Aufwand in der organisatorischen Abwicklung. 

Jedes Meeting, jeder kurze Workshop. Tagestrip oder stundenweiser Grenzübertritt: Jeder Einsatz von Arbeitnehmern im EU-Ausland erfordert einen eigenen Antrag. Dabei ist die Dauer des ausländischen Aufenthalts des Arbeitnehmers sozialversicherungsrechtlich irrelevant. Zudem hat jedes Land auch seine individuellen Anforderungen zur A1-Ausgestaltung.

Für Personalabteilungen gestalten sich Dienstreisen deshalb oft zeitkritisch. Für Mitarbeiter ebenso. Denn die Beantragung der A1 muss in der Regel vor Beginn des Auslandseinsatzes erfolgen. Und zwar per elektronischem Antragsverfahren. Wo die A1 beantragt wird hängt davon ab, wie der Arbeitnehmer sozialversichert ist. Zum Beispiel bei der Krankenkasse, für Arbeitnehmer die gesetzlich versichert sind. Oder bei Arbeitnehmern mit berufsständischer Versorgung bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen. Wer nicht gesetzlich versichert und berufsständisch versorgt ist, für den muss die Beantragung beim verantwortlichen Träger der Rentenversicherung erfolgen.

Doch es gilt eine weitere Sache zu bedenken: die Bearbeitungszeit der zuständigen Träger. Für die Prüfung der Anträge haben diese per Gesetz nämlich drei Arbeitstage Zeit. Die Folge ist, dass die Dauer der Beantragung schnell mit dem Reisetermin kollidieren kann. 

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gewährt in Ausnahmefällen bei kurzfristig anberaumten Tätigkeiten im EU-Ausland auch die nachträgliche Beantragung der A1-Bescheinigung. 

Fallbeispiel: Entsendung nach Frankreich

Der Arbeitgeber eines Unternehmens, das mindestens 25% des Umsatzes in Deutschland erwirtschaftet, möchte seinen Arbeitnehmer vorübergehend nach Frankreich entsenden. Maximal jedoch für die Dauer von 24 Monaten. Dort soll dieser ein Projekt begleiten. Hierbei handelt es sich um eine A1-pflichtige Entsendung im Sinne von VO (EG) 883/04

Um nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer für diesen Zeitraum weiterhin in Deutschland sozialversichert ist, muss der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung beim zuständigen Träger beantragen. 

In diesem Fall ist für die Ausstellung der A1-Bescheinigung die Krankenkasse zuständig, bei der der Arbeitnehmer in seinem Heimatstaat versichert ist. Der Antrag enthält alle Informationen über die Entsendung. Zum Beispiel die Firmierung und Arbeitsadresse in Frankreich. Nach Prüfung des Antrags stellt der Träger dem Arbeitnehmer das A1-Entsendeformular aus. Die A1 bleibt gültig bis zu dem auf dem Vordruck angegebenen Ablaufdatum oder bis ihn der ausstellende Träger zurückzieht und für ungültig erklärt. Der Arbeitnehmer muss die Entsendebescheinigung bei seinem Auslandseinsatz mitführen und auf Verlangen vorlegen.

 

A1-Bescheinigung Muster

Neuer Workflow: HRworks erleichtert elektronische A1 Administration

Um die Beantragung für die Personalabteilungen zu vereinfachen, entwickelt HRworks einen eigenen Workflow. Mit nur wenigen Klicks kann der Mitarbeiter die A1-Bescheinigung für die nächste Dienstreise in seiner Personalabteilung beantragen.

Der reisende Mitarbeiter kann seinen A1 Antrag direkt und bequem im HRworks-System planen, anlegen und beantragen.  Neben dem Zeitintervall der Dienstreise werden auch die Länder eingetragen. Der Mitarbeiter kann mehrere Reisen mit Länderzuordnung im Status “Erfassung” haben. Sobald er alle Reisen erfasst hat, kann er diese dann bei dem zuständigen Sachbearbeiter anfragen.

In der neuen Administrator-Rolle des A1 Sachbearbeiters erhält dieser automatisch eine Information über die Beantragung des Mitarbeiters. Der A1 Sachbearbeiter leitet die Entsendebescheinigung mit den von HRworks übernommenen Daten an die zuständige Krankenkasse weiter und informiert den Mitarbeiter über die Statusänderung “in Arbeit”.

Sobald die Krankenkasse die A1 Bescheinigung geprüft hat und diese vorliegt, hängt der Sachbearbeiter diese an die beantragte Dienstreise des Mitarbeiters und der Status ändert sich auf “Abgeschlossen”. Der Mitarbeiter ist nun startklar und bekommt automatisch eine E-Mail mit der angehängten Bescheinigung, diese ist jederzeit über seine Benutzeroberfläche einsehbar.

HRworks Kunden können den A1 Workflow ab Ende Juli standardmäßig nutzen.

Bußgelder Adé – Dank HRworks Reminder für A1-Bescheinigungen!

Nie wieder ohne A1 ins EU-Ausland. Dank Erinnerungsfunktion wird der Mitarbeiter schon beim Anlegen der Dienstreise automatisch an die Beantragung der A1 erinnert.  Auch der nachträgliche Eintrag der A1 zu einer Dienstreise ist als Nachweis möglich. So ist die Bescheinigung im Falle einer Kontrolle jederzeit abrufbar. 

Lernen Sie die Funktionen der Software kennen!

Neue Verpflegungspauschalen: Änderungen für 2020 geplant

Mehr Geld für unterwegs!

Laut einem Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums steigen die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand. Am 1. Januar 2020 soll die neue Regelung in Kraft treten. Das Papier nennt auch schon konkrete Zahlen für die neuen Verpflegungspauschalen: Bei einer Auswärtstätigkeit von 24 Stunden sollen Mitarbeiter in Zukunft 28 Euro statt bisher 24 Euro bekommen. Bei dienstlichen Reisen von mehr als 8 Stunden, sowie für An- und Abreisetage, steigt die Pauschale von 12 Euro auf 14 Euro.

Erstmals werden auch Berufskraftfahrer einen Pauschbetrag für Übernachtungen bekommen. Dieser beträgt 8 Euro. Bisher konnten Lkw-Fahrer lediglich einen Schätzbetrag von 5 Euro als Werbungskosten geltend machen.

Wozu dient die Pauschale?

Wer auf Dienstreise ist, für den fallen Kosten an: Anreise, Abreise, Verpflegung. All das kostet Geld. Die meisten Ausgaben übernimmt die Firma. Fahrt- und Übernachtungskosten können dabei exakt abgerechnet werden. Der Mitarbeiter reicht einfach Belege ein – wie etwa die Hotel- oder Zugrechnung – und bekommt das Geld vom Arbeitgeber zurück. Klassisches Reisemanagement eben.

Doch wie sieht es mit den Ausgaben für Essen aus? Auf Reisen sind die Verpflegungskosten nämlich höher als Zuhause. Statt günstig selber zu kochen, holt man was vom Chinesen oder Italiener. Zwischendurch: Süßes, Salziges, Coffee-to-go. Und auch für Getränke gibt man auf Reisen meistens mehr aus. Wer also geschäftlich auf Achse ist, greift tiefer in die Tasche. Und für genau diesen Mehraufwand gibt es eine Verpflegungspauschale.

Gibt es Ausnahmen?

Ja. Und zwar wenn der Arbeitgeber für Mahlzeiten seiner Mitarbeiter aufkommt. Für ein Frühstück, das beispielsweise in der Hotelrechnung inbegriffen ist, kann die Firma den Pauschalbetrag um 20 Prozent kürzen. Für ein Mittag- oder Abendessen sogar um 40 Prozent.

Pauschbeträge dienen der Vereinfachung. Eine individuelle Abrechnung von sämtlichen Mahlzeiten und gekauften Lebensmitteln wäre viel zu aufwendig – für den reisenden Mitarbeiter wie auch für die Kollegen aus der Buchhaltung.

Neue Verpflegungspauschalen: Was muss ich als Nutzer von HRworks tun?

Nichts. Wenn Sie HRworks für die Reisekostenabrechnung nutzen, brauchen Sie nichts weiter tun. Sobald die neuen Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand gesetzlich in Kraft treten, sind diese automatisch im System hinterlegt.

Screencast Reisemanagement

Egal ob Mittelstand oder Großkonzern, Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen gehören zum Unternehmensalltag. Leider gilt das Abrechnen von Reisekosten als unbeliebter und arbeitsintensiver Prozess. Dabei hat modernes Reisemanagement mit verstaubten Excel-Sheets oder dem Aufkleben von Papierbelegen nichts mehr zu tun. Entdecken Sie Ihr Potential für ein modernes Reisemanagement mit der HR Software: HRworks im Screencast Reisemanagement.

Tutorial Reisekosten: Erfassung, Genehmigung und Abrechnung

Mitarbeiter planen, beantragen oder erfasse ihre Geschäftsreise einfach über das Smartphone, Tablet oder Desktop. Erstellt werde die Reisekosten bequem von unterwegs oder nach der Reise. Belege während der Reise abfotografiert, Rechnungen per E-Mail an das System weitergeleitet. So spart der Mitarbeiter wertvolle Zeit und vermeidet unnötige Zettelwirtschaft.

Die Reisemanagement Software berechnet Wechselkurse automatisch. Gesetzliche Pauschalen für das In- und Ausland sind im System hinterlegt und Mahlzeiten Kürzungen nimmt die Anwendung vor. Der Mitarbeiter muss sich um nichts mehr kümmern. Digitale Workflows garantieren einen nahtlosen Datenfluss. Per Knopfdruck werden die Reisekosten zur Prüfung an den Vorgesetzten bzw. Reisekostengenehmiger weitergeleitet und von diesem genehmigt.

Die Buchhaltung hat Zugriff auf die elektronischen Belege, die Prüfung der Reisekosten kann sofort erfolgen. Nach der buchhalterischen Prüfung werden die notwendigen Buchungsdaten per Exportdatei an die Finanzbuchhaltung übergeben. Eine manuelle Buchung der Pauschalen ist nicht notwendig.  Lohnsteuer-Daten zur Reisekostenabrechnung rechnet HRworks für Sie aus. Der Export in die Lohnbuchhaltung ist jederzeit abrufbar.

So ist eine pünktliche Erstattung der Ausgaben an Ihre Mitarbeiter garantiert. Zusätzlich liefert Ihnen die Reisemanagement Lösung die Datenbasis für diverse Auswertungen der Reisedaten.

Im Screencast Reisemanagement: Tutorial Führerscheinkontrolle

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Führerscheine Ihrer Mitarbeiter regelmäßig zu kontrollieren, wenn Sie ihnen Firmenfahrzeuge überlassen. Mitarbeiter können Führerscheine mit jedem Endgerät einreichen, das über eine Kamerafunktion und einen aktuellen Browser verfügt. Schritt für Schritt werden sie im Screencast Reisemanagement durch den Kontrollvorgang geleitet. Die Prüfung Eingereichte und geprüfte  Nachweise sind automatisch gespeichert. Im zugehörigen Protokoll können Sie sämtliche Uploads und Statusänderungen jederzeit nachvollziehen. Mit der digitalen Führerscheinkontrolle minimieren Sie den manuellen Kontroll- und Dokumentationsaufwand und profitieren von der rechtlichen Absicherung im Schadensfall.

Auf einer zentralen Plattform, Reisen beantragen und abrechnen, diese Lösung bietet Ihnen die HR Software HRworks. Führen Sie Ihre Prozesse rund um das Reisemanagement nicht abseits des Personalmanagement. Sorgen Sie dafür, dass alle Daten in einem System zusammenlaufen und integrieren Sie Ihre Reisemanagement-Prozesse in ein HR Management Tool.

Verpflegungszuschüsse 2019 – weniger Einschränkungen, mehr Genuss

Bieten Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern Verpflegungszuschüsse an, wissen aber immer noch nicht, welche Lebensmittel als Mahlzeiten vom Finanzamt wirklich anerkannt werden? Oder sind Sie an Kantinen und Partnerbetriebe gebunden, weil andere Gaststätten oder Supermärkte angeblich nicht in Frage kommen? Das BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 klärt einige Missverständnisse und beantwortet Fragen, die Sie sich zu diesem Thema bestimmt schon gestellt haben. Die gute Nachricht ist: Mit weniger Einschränkungen können Sie Ihr Arbeitsessen noch mehr genießen.

Verpflegungszuschüsse 2019: Rechtliche Voraussetzungen

 Nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) kann der Sachbezugswert zu Verpflegungszuschüssen nur dann angesetzt werden, wenn:

  • tatsächlich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) eingenommen wird bzw. die erworbenen Lebensmittel zum unmittelbaren Verzehr in den Essenspausen bestimmt sind,
  • pro Mahlzeit nur ein Zuschuss verrechnet wird,
  • der eigentliche Mahlzeitenzuschuss den gültigen Sachbezugswert (3,30 €) um nicht mehr als 3,10 € übersteigt (daher der maximale Erstattungsbetrag von 6,40 €),
  • der Mitarbeiter sich nicht auf Geschäftsreise befindet oder aufgrund von Krankheit oder Urlaub abwesend ist.

Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber mit der Gaststätte oder anderen vergleichbaren Einrichtungen keine vertraglichen Beziehungen eingegangen ist.

Noch mehr Freiheit bei der Essenswahl

Egal ob Sie als Teilzeit-Mitarbeiter oder im Homeoffice arbeiten – auch Sie können die steuerfreien Verpflegungszuschüsse problemlos ansetzen. Denn als Mahlzeit gilt jetzt nicht nur das Mittagessen, sondern auch Frühstück und Abendessen – je nach dem, in welchem Zeitraum und auf welchem Ort Sie gerade arbeitstätig sind. Sie müssen sich weder in der unmittelbaren Nähe Ihrer Firma verpflegen noch Ihren Einkauf in nur einem Laden durchführen.

Für noch mehr Transparenz beim Thema Essenswahl bei der Arbeit haben wir für Sie eine Liste mit den häufigsten Fragen zum Ansetzen der Mahlzeitenzuschüsse und allen diesbezüglichen Einschränkungen zusammengeführt:

Was kann unter unmittelbarem Verzehr verstanden werden?

Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeiten anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet und zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind.

Beispiele:

  • fertige Salate (Gemüse-, Obst-, Kuskus-, Nudelsalate)
  • fertige eingepackte Gerichte (Sushi, Nudelgerichte, Reisgerichte)
  • belegte Brötchen

Beim Einkauf der Lebensmittel im Supermarkt müssen die Mitarbeiter mit der Voraussetzung der unmittelbaren Verzehrbarkeit vorsichtig umgehen. Handelt es sich um eine ganze Packung Obst oder Gemüse, kann diese nicht als unmittelbar verzehrbare Mahlzeit akzeptiert werden. Auch eine Tiefkühlpizza (und andere Tiefkühlkost) erfüllen nicht die vorgeschriebenen Voraussetzungen, da sie noch zusätzlich bearbeitet/aufgewärmt werden müssen.

Welche Uhrzeit und welcher Ort des Belegs sind akzeptabel?

Der Ort sowie die Uhrzeit des Einkaufs sind nicht relevant, wenn alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt werden.

Darf der Rechnungsbeleg andere Positionen beinhalten?

Ja, unter der Voraussetzung, dass die als Mahlzeit eingekauften, verzehrfertigen Lebensmittel von den restlichen Positionen deutlich unterschieden sind (beispielsweise durch farbliche Markierung).

Darf eine Mahlzeit in unterschiedlichen Geschäften eingekauft werden?

Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Verkäufern (Gaststätten, Supermärkten u. a.) erwirbt.

Kann der Mahlzeitenzuschuss auch im HomeOffice oder bei halben Urlaubstagen gewährt werden?

Ja, arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home Office ausüben oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten.

Fällt Pfand unter den Mahlzeitenzuschuss?

Nein, Pfand darf nicht in den zu erstattenden Betrag miteinbezogen werden.

Darf auch ein Glas Wein oder Bier auf dem Beleg auftreten?

Nein, alkoholische Getränke werden hier nicht berücksichtigt.

Dürfen Mahlzeiten auf Vorrat eingekauft werden?

Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.

Das neue Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 24. Februar 2016 (BStBl I Seite 238) und ist in allen offenen Fällen anzuwenden. Es wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.

Verpflegungszuschüsse mit HRworks

Mitarbeiter essen im Lokal ihrer Wahl, fotografieren den Beleg mit dem Smartphone ab und reichen diesen über die Web App oder Desktop Oberfläche bei ihrem Arbeitgeber ein. HRworks berechnet den steuerfreien und pauschal zu versteuernden Erstattungsbetrag automatisch gesetzeskonform und überträgt die Erstattung in die Lohnbuchhaltung. Zudem werden die Abwesenheiten der Mitarbeiter im Auge behalten, damit das Einreichen von Mahlzeitenbelegen nur an regulären Arbeitstagen möglich ist. Mit Mahlzeitenzuschüssen über HRworks entfällt auch die Organisation von Partnerbetrieben sowie die Vergabe und Dokumentation von Essensmarken.

Erfahren Sie mehr über Mahlzeitenzuschüsse mit HRworks. Testen Sie die HR Software jetzt kostenlos!

Neue Reisekostenpauschale 2019 – Auslandspauschalen

Ab 1. Januar 2019 gelten neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Reisen im Ausland. Die neue Reisekostenpauschale 2019 gab das Bundesministerium im BMF-Schreiben am 28. November 2018 bekannt.

Grundsätzlich sind für Geschäftsreisen im Ausland andere Verpflegungspauschalen anzusetzen als bei Dienstfahrten im Inland. Je nach Reisedauer erhalten Reisende ab acht Stunden 12 Euro und bei Ganztagesreisen 24 Euro für die dienstliche Verpflegung. Im Ausland können Reisende mit deutlich höheren Beträgen rechnen.

Das Bundesfinanzministerium passt die Reisekostenpauschale für Dienstreisen im Ausland jedes Jahr an. In einigen Ländern bzw. Städten hat sich ausschließlich nur die Pauschale für Übernachtungskosten angeglichen. Allerdings beziehen sich die Erhöhungen oder Reduzierungen in manchen Fällen nicht auf das ganze Land, sondern nur auf einzelne Großstädte oder Regionen.

Eine signifikante Änderung weisen vor allem Übernachtungspauschalen auf, die sich seit letztem Jahr in über 25 Ländern wesentlich erhöht haben. Über den höchsten Übernachtungszuschuss können sich Reisende in St. Kitts und Nevis, St. Lucia, in Suriname oder in Dominica freuen.

Mit höheren Spesensätzen beim Verpflegungsmehraufwand 2019 können Geschäftsreisende im kommenden Jahr z. B. in Jamaika, Mailand oder in Kasachstan rechnen. Die Pauschbeträge blieben im Unterschied zum letzten Jahr eher konstant, in einigen Fällen sind die Werte sogar gesunken. Insgesamt wurden die Auslandspauschalen 2019 für 33 von 180 Länder der offiziellen Tabelle des Bundesfinaznministeriums angepasst.

Was müssen Sie bei den Reisekostenpauschale 2019 beachten

Welche Sätze Sie innnerhalb Ihrer Dienstreise anwenden können, ergibt sich aus den folgenden Regeln:

Bei den An- und Abreisen berechnen sich die Reisekostenpauschalen jeweils nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat, sobald er davor dienstlich nicht tätig war. Hat der Reisende seine berufliche Tätigkeit bereits vor der An- und Abreise aufgewiesen, so setzt er den Betrag des letzten Tätigkeitsortes an. Ganze Tätigkeitstage bzw. die sogenannten Zwischentage sind mit der vollen Tagespauschale des jeweiligen Landes zu berechnen. 

Für alle Länder, die in der offiziellen Tabelle des Bundesfinanzministeriums nicht miteinbezogen sind, gilt die luxemburgische Pauschale. Für Überseegebiete und Kolonien wird der Betrag angesetzt, der für das Heimatland gültig ist.

Die offizielle Tabelle der Reisekostenpauschale 2019 steht hier zum Download für Sie bereit:

Auslandspauschale 2019: Und wie erfolgt die Abrechnung?

Als HRworks-Kunde müssen Sie sich über die Aktualisierung der gesetzlichen Reisekostenpauschalen / Auslandspauschalen überhaupt keine Gedanken machen. Pünktlich zum Jahreswechsel werden die gesetzlichen Pauschalen automatisch in Ihrem System für Sie angepasst. In Sachen Reisekosten starten Sie so entspannt ins neue Jahr.

 

Sachbezugswerte 2019: Neue Sachbezüge für Verpflegung und Unterkunft im Jahr 2019

Die Sachbezugswerte 2019 für unentgeltliche Mahlzeiten und Unterkünfte stehen fest. Diese wurden vom Bundesrat am 19. Oktober 2018 in der “Zehnten Verordnung zur Änderung der Sozialverischerungsentgeltverordnung” (SvEV) beschlossen. Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft bestätigt auch das BMF-Schreiben vom 16. November 2018. Infolgedessen werden die amtlichen Sachbezüge ab 1. Januar 2019 erhöht.

Neue Sachbezugswerte 2019 für Mahlzeiten

Genauso wie in den letzten Jahren, passen sich die amtlichen Sachbezugswerte 2019 für Frühstück, Mittag- und Abendessen weiterhin an die Verbrauchspreise an. Der Verbraucherpreisindex im Bereich Beherbergungs- und Gaststättendienstleistungen hat sich von Juni 2017 bis Juni 2018 um 2,2 % maßgeblich erhöht. Aufgrund dessen steigt der monatliche Wert für Verpflegung von 246 Euro auf 251 Euro. Somit erhöht sich der Sachbezugswert 2019 für ein Frühstück von 1,73 Euro auf 1,77 Euro. Der Sachbezugswert für Mittag- und Abendessen wird von 3,23 Euro auf 3,30 Euro pro Mahlzeit angehoben.

  • Frühstück 1,77 Euro
  • Mittagessen 3,30 Euro
  • Abendessen 3,30 Euro

Monatswert für Unterkunft 2019

Auch die Werte  für Unterkunft passen sich an die Verbrauchspreise an. Für Übernachtungen und Mieten steigt der Verbrauchspreis um 2,1 %. Der Monatswert erhöht sich demzufolge von 226 Euro auf 231 Euro und beträgt somit kalendertäglich genau 7,70 Euro bei den Sachbezugswerten 2019.

Anwendung der Sachbezugswerte 2019 für Mahlzeiten

Freie sowie vergünstigte Mahlzeiten, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt, gelten als sogenannte Sachbezüge. Diese werden als geldwerter Vorteil versteuert. Die Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft werden jährlich in der Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt.

Anzusetzen sind die Sachbezugswerte 2019 bei erhaltenen Mahlzeiten außerhalb einer Dienstreise oder bei Auswärtstätigkeiten unter acht Stunden. Der Anstieg der Sachbezugswerte 2019 wirkt sich dabei auf die steuerfreie Mahlzeitenzuschüsse aus. Dementsprechend kann das Mittagessen im kommenden Jahr mit höheren Beträgen subventioniert werden.

Mit HRworks müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen, denn die amtlichen Werte werden in Ihrer HR Software / Reisekostensoftware automatisch aktualisiert, sodass Sie keine manuelle Anpassungen mehr vornehmen müssen.

Google Maps im Reise- und Bewerbermanagement

HRworks ermöglicht es Ihnen, das Reise- und Bewerbermanagement mit Google Maps zu verknüpfen. Von der Genauigkeit und Schnelligkeit des Google Maps Dienstes profitieren Sie vor allem beim Planen bzw. Erfassen Ihrer Dienstreise.

Lassen Sie die Kilometer Ihrer Dienstreise ganz bequem berechnen. Sobald Sie in der Reisekostenabrechnung den Abfahrts- sowie den Zielort eintragen, wird die Distanz per Mausklick berechnet und die schnellste Route angezeigt.

Betty Barclay Group setzt bei der Spesenabrechnung auf HRworks

Die Betty Barclay Group gestaltet ihren Reisekostenabrechnungsprozess mit der HR-Lösung HRworks. Vor allem die Sorgenfreiheit bei Pauschalen, Währungen und gesetzlichen Bestimmungen überzeugt das Modeunternehmen aus dem badischen Nußloch.

Thea Schneider kennt Reisekostenprozesse aus alten Zeiten. Seit sie damals ihre Ausbildung bei Betty Barclay begonnen hat, kümmert sie sich um das Thema Reisekostenabrechnung. Heute verantwortet sie die Reisekostenstelle der Betty Barclay Group mit den Marken Betty Barclay, Cartoon, Gil Bret, Saint Jacques, Amber & June, Vera Mont, VM, Robe Légère und Public. Früher lief bei dem Unternehmen die gesamte Spesenabrechnung über Papierformulare. Mitarbeiter mussten die Mehrwertsteuer selbst ausrechnen, Währungskurse wurden im Faltblatt einer Bank nachgeschlagen – kaum eine Abrechnung kam ohne Nachbearbeitung aus, erinnert sich Thea Schneider. Ihre Bilanz heute: „Der Prozess hat sich gewaltig verändert: von der Lose-Blatt-Sammlung hin zum All-In-One Tool – das sind Welten.“ Die Betty Barclay Group gestaltet ihren Reisekostenabrechnungsprozess mit dem All-In-One Tool HRworks. Vor allem die Sorgenfreiheit bei Pauschalen, Währungen und gesetzlichen Bestimmungen überzeugt das Modeunternehmen aus dem badischen Nußloch. Die Betty Barclay Group versteht sich als ein in Deutschland führendes Unternehmen der Damenoberbekleidung und beschäftigt weltweit mehr als 1.250 Mitarbeiter. Betty-Barclay-Kollektionen und Lizenzprodukte sind in knapp 70 Ländern erhältlich. Das Reiseaufkommen des Modeunternehmens ist entsprechend hoch: ca. 140 Mitarbeiter sind regelmäßig unterwegs, über 6.000 Reisen kommen so jedes Jahr zusammen.
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