Kind krank? 5 Tipps, wie Arbeitgeber helfen können

Wird ein Kind krank, ist das oft für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen schwierig. Denn Mitarbeiter wollen möglichst lange bei ihrem kränkelnden Nachwuchs zuhause bleiben. Chefs allerdings haben ein Interesse an einsatzbereiten Angestellten. Klingt nach einer Herausforderung? Ist es auch. Doch schon mit wenigen Maßnahmen können Unternehmen ein familienfreundliches Klima erzeugen - von dem sie am Ende sogar selbst profitieren.

Fieber, Husten, Übelkeit. Wenn Kinder krank werden, brauchen sie Betreuung. Am besten von den eigenen Eltern. Für Mamas und Papas, die einer geregelten Arbeit nachgehen, kann dies jedoch mitunter problematisch werden. Denn ihnen stehen pro Kalenderjahr nur begrenzt Kinderkrankentage zur Verfügung. Was aber wenn das Kind öfter krank ist? Viele Arbeitnehmer mit Kind stoßen dann an die Grenzen ihrer Belastbarkeit. Und das kann drastische Folgen haben.

Mit Mehrbelastung der Arbeitnehmer steigt Wunsch nach Kündigung

Laut der Studie “Jobzufriedenheit 2019” des Personaldienstleisters Manpower sucht rund jeder zehnte Arbeitnehmer in Deutschland eine Position, in der sich “Beruf und Familie besser vereinbaren lassen”. Das ist eine erschreckend hohe Zahl. Vor allem bei Arbeitgebern müssten die Alarmglocken angehen.

Zwar klingt “jeder zehnte Arbeitnehmer” recht harmlos. Doch in absoluten Zahlen sieht die Sache anders aus.

Dem Statistischen Bundesamt zufolge gab es im 3. Quartal 2019 grob 41,22 Millionen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in der Bundesrepublik. 10 Prozent davon würde bedeuten, dass aktuell über 4 Millionen Menschen in Deutschland ihre Stelle wechseln wollen. Das ist ungefähr die Einwohnerzahl von Kroatien. Oder anders gesprochen: In einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitern spielen aktuell 20 Kollegen mit dem Gedanken, die Firma zu verlassen. Nur weil Job und Familie nicht unter einen Hut zu bringen sind - ob nun gefühlt oder tatsächlich.

Wenn das Kind krank ist: Wann darf der Arbeitnehmer zuhause bleiben?

Damit Mütter oder Väter der Arbeit fern bleiben dürfen, müssen einige Voraussetzungen gegeben sein:

  • Das kranke Kind muss unter 12 Jahre sein
  • Der Arzt hat ein Attest ausgestellt
  • Die Betreuung des Kindes ist aus ärztlicher Sicht notwendig
  • Im Haushalt gibt es niemanden, der die Betreuung übernehmen könnte (etwa Oma und Opa, die im selben Haushalt wohnen)
  • Sowohl die Eltern als auch das Kind sind gesetzlich krankenversichert

Eltern im Berufsleben interessiert darüber hinaus, wie viele Tage sie der Arbeit fernbleiben dürfen. Hier kommt es auf den Familienstand sowie die Anzahl der Kinder an.

  • Bei verheirateten Paaren darf jedes Elternteil maximal zehn Tage pro Jahr und Kind zuhause bleiben.
  • Bei Alleinerziehenden sind es 20 Tage pro Kind.
  • Ab dem dritten Kind gibt es eine Obergrenze, die bei 25 Kinderkrankentagen pro verheiratetem Elternteil liegt.
  • Bei Alleinerziehenden sind es ab 3 Kindern 50 Tage.

Geregelt ist all das in § 45 Sozialgesetzbuch (SGB), fünftes Buch.

Kind krank: Wie sieht es mit der Vergütung aus?

Geht es jedoch um die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber, kommt ein anderes Gesetz zum Tragen. Und zwar § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Dieser Paragraf, der die Vergütungsfortzahlung regelt, lässt allerdings Interpretationen zu, da es darin nicht explizit um kranke Kinder von Arbeitnehmern geht, sondern lediglich um eine “vorübergehende Verhinderung”, und auch kein eindeutiger Zeitraum erwähnt wird. Ohnehin schließen viele Arbeitgeber in Arbeitsverträgen den Vergütungsanspruch laut § 616 BGB dezidiert aus. In diesem Fall zahlt die gesetzliche Krankenkasse, wie in § 45 SGB festgehalten.

Was also können Arbeitgeber tun, um berufstätige Eltern mit kranken Kindern zu unterstützen?

Kind krank: 5 Tipps, was Sie als Arbeitgeber tun können

 

  • Verständnis zeigen

Wenn einer Ihrer Mitarbeiter wegen eines kranken Kindes nicht zur Arbeit kommen kann, zeigen Sie Verständnis. Erstmal geht es nicht um Vorschriften, Verträge, Abmachungen und Pflichten, sondern um soziale Kompetenz. “Hoffentlich geht’s Max bald wieder besser” klingt eben anders als “du hast dieses Jahr nur noch Anspruch auf zwei Kinderkrankentage”.

  • Flexibel bleiben

Wenn Sie als Vorgesetzter merken, dass Ihre Mitarbeiter Familie und Beruf nicht unter einen Hut kriegen, bieten Sie Alternativen an. Das können zum Beispiel Teilzeit- oder Gleitzeitmodelle sein. Auch eine phasenweise Stundenreduktion oder die Möglichkeit, Arbeitsstunden nachzuholen, erweisen sich oft als sinnvoll. Oft nimmt ein Arbeitnehmer dieses Angebot gar nicht an, ist aber dankbar für die Option.

  • Betriebskita anbieten

Nicht jedem Unternehmen ist es möglich, eine eigene Betriebskita zu unterhalten. Aber wenn Ihre Firma “Familienfreundlichkeit” groß schreibt, könnte eine betriebliche Kinderbetreuung auf Ihrer mittelfristigen Roadmap stehen. Frischgebackene Eltern sind oft froh, wenn Arbeit und Kindertagesstätte nicht weit voneinander entfernt sind. Noch besser: die Kita befindet sich in der eigenen Firma! Wenn das Kind dann mal krank wird, ist man als Elternteil zumindest schnell zur Stelle.

  • Homeoffice ermöglichen

Wie man es nun auch nennt: Homeoffice, Remote Work, mobiles Arbeiten. Eltern kleiner Kinder sind immer dankbar, wenn ihr Arbeitgeber das Arbeiten von zuhause ermöglicht. Schließlich muss man nicht in jedem Krankheitsfall eines Kindes 24/7 beim Kind sein. Oft reicht es schon aus, wenn Mama oder Papa zuhause bleiben und von da ihre Arbeit erledigen.

  • Übertragen von Tagen gewähren

Auch gibt es die Möglichkeit, die in § 45 BGB geregelten zehn Fehltage pro Kind auf den Ehepartner zu übertragen. In manchen Familien ist es oft besser, wenn die Mama beim Kind zuhause bleibt. Ist dies der Fall, kann eine Mutter ihren Arbeitgeber bitten, mit dem Arbeitgeber des Ehemannes eine Übertragung der gesetzlichen Fehltage zu vereinbaren. So hätte die Mutter dann Anspruch auf 20 Fehltage pro Kind und Jahr. Der Vater hingegen dürfte dann nicht mehr zuhause bleiben, wenn sein Kind krank ist.

Diese 5 Maßnahmen tragen alle zu einer besseren Unternehmenskultur bei. Ob Sie als Arbeitgeber nur eine oder mehrere der angeführten Punkte umsetzen - Sie stärken damit definitiv Ihr Employer Branding und positionieren sich als familienfreundliche Arbeitgebermarke.

HRworks bietet Krankheit eines Kindes als Abwesenheits-Option

Als Anwender von HRworks können Sie Ihrem Arbeitgeber ohne großen Aufwand Bescheid sagen, wenn Ihr Kind krank ist. Dazu wählen Sie einfach unter “Zeitwirtschaft” die Funktion Abwesenheiten an und erstellen eine Krankmeldung. Sie werden direkt gefragt, ob Sie sich selbst krank melden möchten oder ob es sich um die Krankheit eines Kindes handelt. Sie können Ihrem Teamleiter beziehungsweise Vorgesetzten auch gleich eine kleine Nachricht schreiben, die dieser mitsamt der Krankmeldung erhält.

EuGH-Urteil zur Zeiterfassung: 3 Easy Steps, die Ihnen jetzt helfen

Treibt Sie das Thema Zeiterfassung um? Dann sind Sie aktuell nicht alleine. Seit nämlich die Richter des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019 beschlossen haben, dass Unternehmen in Zukunft die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren müssen, herrscht in vielen Firmen Unruhe. Als HRler oder Geschäftsführer sind Sie womöglich verunsichert und fragen sich, wie es nun weitergehen soll. Doch kein Grund zur Panik! Wir haben da ein paar Tipps.

Das Wichtigste vorweg: Noch ist die verpflichtende Zeiterfassung nicht Gesetz. Nach dem Urteilsspruch der EuGH-Richter liegt es aktuell an den Mitgliedstaaten der EU, die sogenannte Arbeitszeitrichtlinie in nationales Recht umzusetzen. Wann das in Deutschland der Fall sein wird, steht zwar noch nicht fest. Doch man sollte davon ausgehen, dass dies eher früher als später passiert.

Demnach machen sich Entscheider in kleinen und mittelständischen Betrieben bereits jetzt Gedanken, wie sie den neuen Anforderungen entsprechen können. Denn die Wahrheit ist: In vielen Unternehmen sind Stundenzettel und Stechuhr noch gang und gäbe. Bisher mussten sie laut dem deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ja lediglich Überstunden dokumentieren. Für eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung sind diese Firmen schlicht und ergreifend nicht gewappnet. Neben technischem Know-How und einer digitalen Infrastruktur fehlt es dabei oft auch an einem Konzept, wie man die bald zwingende Arbeitszeiterfassung im eigenen Unternehmen realisieren kann.

Weiter unten haben wir 3 simple und nachvollziehbare Schritte zusammengefasst, die Sie bei diesem Entscheidungsprozess unterstützen. Zuerst aber eine ganz grundsätzliche Definition:

Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung ist die systematische und lückenlose Aufzeichnung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Sie steht im Gegensatz zur Vertrauensarbeitszeit, bei der die Arbeitsstunden der Mitarbeiter nicht dokumentiert oder aufgezeichnet werden. Mit der Einführung der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung wird die Vertrauensarbeitszeit faktisch abgeschafft.

Die entscheidende Frage ist nun: Wie sollen sich kleine und mittelständische Unternehmen in der Praxis auf die kommende Pflichterfassung vorbereiten? Wenn man sich in der HR-Welt umhört, herrscht aktuell hektische Betriebsamkeit. Dabei braucht es nur 3 einfache Schritte, um eine tragfähige Lösung zu finden.

Diese drei Fragen müssen Sie sich stellen:

1. Was brauche ich?

Am Anfang steht die Analyse. Bei dieser Bestandsaufnahme sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Wie viele Mitarbeiter hat mein Unternehmen?
  • Auf wie viele Standorte ist die Belegschaft verteilt?
  • Gibt es Kollegen, die regelmäßig oder sogar ausschließlich im Home Office arbeiten?
  • Welche verschiedenen Arbeitspläne sind im Einsatz?
  • Wie geht meine Firma aktuell mit Über- und Unterstunden um?
  • Welche Art von Zeiterfassung (Online, QR Code, Kiosk) ist für mein Unternehmen am besten geeignet?

Bei der Analyse sollten Sie nicht in zu engen Bahnen denken. Denn: Haben Sie beispielsweise Mitarbeiter, die oft auf Geschäftsreise sind, so wäre ein reines Zeiterfassungssystem eher suboptimal. In diesem Fall würde eine Lösung in Frage kommen, mit der Sie nicht nur die Arbeitszeiten Ihrer Kollegen aufzeichnen, sondern auch die entstandenen Reisekosten abrechnen können.

2. Was gibt es überhaupt?

Wissen Sie, welchen Bedarf es gibt, folgt der nächste Schritt: die Produktauswahl. Auf dem Markt existieren allerdings nicht gerade wenige Lösungen, was die Sache recht unübersichtlich machen kann. Nutzen Sie daher für den Vergleich beispielsweise eine Checkliste oder lesen Sie Erfahrungsberichte von Anwendern.

Fokussieren Sie sich bei der Suche auf die drei wichtigsten Aspekte:

  • Welches Tool erfüllt die Anforderungen meines Betriebes am ehesten?
  • Wie sieht es mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis aus?
  • Deckt es neben der digitalen Zeiterfassung noch weitere Funktionen ab, die in meinem Unternehmen gebraucht werden. Etwa Bewerbermanagement, Reisekostenabrechnung oder Abwesenheitsverwaltung.

Und natürlich sollten Sie bei der Anschaffung den wichtigsten Punkt berücksichtigen: Sinnvoll ist nur eine Lösung, die ganz im Zeichen der Digitalisierung steht!

3. Wie klappt die Umsetzung?

Haben Sie Ihr Produkt gefunden, kommt es auf gute Kommunikation an. Und zwar in zweierlei Hinsicht:

  • Lassen Sie sich Ihr neues Produkt unbedingt gut erklären! Nichts wäre schlimmer als ein Zeiterfassungssystem, das Sie nicht verstehen oder das Ihnen nicht ganz geheuer ist. Eine Einschulung von Hersteller-Seite ist insofern ein Muss.
  • Und kommunizieren Sie die neue Form der Zeiterfassung auch unbedingt an Ihre Kollegen. Ob als kurze Präsentation oder Praxis-Test bleibt dabei Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass jeder Kollege auf dem gleichen Wissensstand ist.

Und natürlich darf die Praxis nicht zu kurz kommen! Sprich: Eine Testphase über einige Tage/Wochen mit einem neuen Software-System hat sich in solchen Fällen bewährt.

Die Zeiterfassung von HRworks: Digital. Minimal. DSGVO-konform.

Entscheiden Sie sich jetzt für das digitale Zeiterfassungssystem von HRworks. Unsere Software verbindet neueste Technologie mit höchster Datensicherheit. Eigene Zeiterfassungsgeräte sind damit nicht mehr nötig. Ihre Mitarbeiter können Arbeitsstunden und Pausen einfach via Browser oder Web App erfassen. Doch auch über ein stationäres System mit Kiosk-Systemen an den Firmeneingängen ist die Zeiterfassung möglich. Sie können also selbst wählen, wie die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen erfolgen soll.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital: Abschied vom gelben Schein

Im Rahmen eines geplanten Bürokratieabbaus der Bundesregierung sollen Arbeitnehmer bald keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform mehr bei Ihrem Arbeitgeber einreichen müssen.  Die Übermittlung soll künftig nur noch elektronisch per Meldeverfahren erfolgen. Somit können Arbeitsabläufe erheblich vereinfacht und Kosten gespart werden. Ein wegweisender Schritt auf dem Weg zur digitalen Verwaltung.

Dreifach informiert: Der Weg des gelben Scheins

Wer kennt das nicht Husten, Fieber, Heiserkeit - man ist krank und der Weg zum Arzt unausweichlich. Bisher erhält man dann beim Arzt die Krankmeldung für die Einreichung beim Arbeitgeber. Der gelbe Papierschein, offiziell die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung,  informiert über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Und das gleich in dreifacher Ausfertigung: Eine Kopie des AU-Scheins bekommt der Arbeitgeber. Eine muss der Arbeitnehmer postalisch an die Krankenkasse senden. Und ein Exemplar behält der Arbeitnehmer zu Dokumentationszwecken für sich. Bedeutet: Briefmarke, Umschlag und ein Gang zum Briefkasten. Klingt soweit einfach. 

Digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) soll bürokratischen Aufwand erheblich reduzieren

Was im Einzelfall nicht ins Gewicht fällt, mündet in Summe gesehen in einem immens hohen Bearbeitungsaufwand. Ein klarer Fall von Bürokratie. Hinsichtlich der voranschreitenden Digitalisierung, ist diese Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß. 

 

 "Überbordende Bürokratie belastet die Wirtschaft, hemmt Innovationen und schwächt den Wirtschaftsstandort Deutschland"

 

Die Einführung einer digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist eine der Maßnahmen des so genannten Bürokratieentlastungsgesetz III (BEG III) und flächendeckendes Ziel der Bundesregierung. Im Gesetzentwurf stellt Wirtschaftsminister Peter Altmaier (CDU) fest: “Überbordende Bürokratie belastet die Wirtschaft, hemmt Innovationen und schwächt den Wirtschaftsstandort Deutschland”. Mit Hilfe von Digitalisierung soll der Arbeitsaufwand reduziert und unnötige Bürokratie abgebaut werden. Der Entwurf sieht darüber hinaus eine Reihe an Instrumenten vor, welche Unternehmen jährlich um mehr als eine Milliarde Euro entlasten sollen. 

Keine Vorlagepflicht der AU mehr beim Arbeitgeber

Für den Arbeitnehmer ist das besonders interessant:  Demnach würde für den GKV-versicherten Mitarbeiter infolge eines elektronischen Meldeverfahrens die Pflicht entfallen, seine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorzulegen. 

Doch wer informiert dann wen? Geplant ist, dass die Krankenkassen den Arbeitgeber auf Abruf elektronisch über die AU informieren. Das heißt: Die Daten holt sich der Arbeitgeber direkt von der Krankenkasse und nicht mehr vom Arbeitnehmer. Für Beweis- und Dokumentationszwecke soll dieser jedoch weiterhin ein Recht auf den gelben Schein haben. Ob diese Option jedoch die geplante Entlastung konterkariert, bleibt abzuwarten. Bis das Gesetz in Kraft tritt, gilt vorerst weiterhin der alte Prozess.

Mit HRworks jetzt schon Krankmeldungen digitalisieren

Bereits heute können Sie mit der Universal HR Software Krankmeldungen online erfassen und verwalten. Als Form der Selbstverwaltung, dem Employee Self Service, kann sich der Arbeitnehmer selbst über das Mitarbeiterportal krankmelden. Der Vorgesetzte sowie die Personalabteilung werden hierüber automatisch via E-Mail informiert. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können einfach per PC, Tablet oder Smartphone hochgeladen werden. Dazu muss diese lediglich fotografiert und an die entsprechende Krankmeldung angehängt werden. Die AU liegt damit zeitnah im Personalbüro vor und ist automatisch der korrekten Krankmeldung zugeordnet.

 

So gelingt auch Ihre Digitalisierung: Jetzt HRworks unverbindlich und kostenlos testen!

 

 

Tutorial Zeiterfassung: So gelingt die Einführung der digitalen Stechuhr

Zeiterfassung? Das bedeutet für viele Personaler noch immer manuelle Schwerstarbeit: Listen mit händisch erfassten Arbeitszeiten, Stundenzettel, lästige Excel Dateien. In kaum einer HR Abteilung ist man froh über dieses Klein-Klein. Hinzu kommen weitere Dinge, die den Prozess der Zeiterfassung unnötig erschweren: Gibt es im Unternehmen verschiedene Arbeitszeitmodelle, wie zum Beispiel Teil- und Gleitzeit, oder diverse Abrechnungsmodelle, kann schnell ein großes […]

EuGH-Urteil zur Zeiterfassung: Die Software-Lösung für Ihr Unternehmen

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden: Unternehmen müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter in Zukunft ganz genau erfassen. Für viele Firmen eine riesen Herausforderung! Denn oft fehlt die entsprechende Infrastruktur.

Wie die Richter des EuGH beschlossen haben (Rechtssache C-55/18), müssen sämtliche Mitgliedstaaten der EU in Zukunft die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Für Länder wie Deutschland und Spanien sind die Konsequenzen besonders spürbar, da hier bisher lediglich die Zeiterfassung von Überstunden verpflichtend war.

Zeiterfassung basiert in der Regel auf Tarifverträgen

In Deutschland dürfen Beschäftigte 8 Stunden pro Werktag arbeiten. Ausnahmen sehen auch eine Arbeitszeit von 10 Stunden vor. Festgehalten sind diese Vorgaben im Arbeitszeitgesetz. In Paragraf 16 heißt es dort aktuell nur, dass Überstunden verzeichnet werden müssen. Darüber hinaus bestimmen zwei Faktoren die Arbeitszeit: Tarifverträge und innerbetriebliche Vorgaben. Das EuGH-Urteil soll die Rechte von Arbeitnehmern stärken. Dadurch lässt sich leichter nachweisen, wenn Rechte verletzt werden. Behörden hätten so bessere Möglichkeiten zur Kontrolle, ob Firmen die bestehenden Arbeitszeitgesetze auch wirklich einhalten.

Wie sinnvoll eine solche Vorgabe in Zeiten von New Work, Home-Office und Arbeit 4.0 ist, darüber lässt sich streiten. Zumal der Trend gerade in eine andere Richtung geht: So will etwa der Schweizer Nationalrat junge Start-ups entlasten, indem er sie von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung befreien will.

Dennoch: Für die Praxis in Deutschland bedeutet das Urteil aus Brüssel vorerst: Firmen müssen reagieren, um die Anweisungen aus Brüssel zu erfüllen.

Unternehmen müssen Arbeitszeiterfassung einführen

“Auf Arbeitgeber in der EU rollt eine neue Bürokratiewelle zu.” Mit diesen drastischen Worten kommentiert Cornelia Marquardt das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung. Laut der Arbeitsrechtsexpertin von der Kanzlei Norton Rose Fulbright in München würden Unternehmen jetzt dazu verpflichtet, ein Zeiterfassungssystem einzurichten.

An genau solchen Lösungen fehlt es jedoch in den allermeisten Betrieben. Viele Personaler müssen sich noch immer mit Zettelwirtschaft herumplagen oder mit Anwendungen abmühen, die nicht ihren Bedürfnissen entsprechen. Die Folge: ein Übermaß an Bürokratie!

Zeiterfassung Urteil: HRworks bietet All-in-One-Lösung

Eine Lösung, die für alle Beteiligten - Arbeitgeber, Personaler, Mitarbeiter - den Büroalltag vereinfacht, muss schnell einzurichten und intuitiv verständlich sein. Mit der Cloud-Software von HRworks können Sie eine elektronische/digitale Zeiterfassung für Ihr Unternehmen bereitstellen, wie es das EuGH-Urteil vorsieht.

Zum Thema Zeiterfassung bietet HRworks am 10. Juli 2019 um 14 Uhr ein Webinar an.

HRworks API für Personendaten und Zeitwirtschaft

Sie haben neben HRworks in der Personalverwaltung weitere Programme im Einsatz, wie z. B. ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm oder eine Zeiterfassung? Dann erwarten Sie selbstverständlich, dass die benötigten Daten in den unterschiedlichen Systemen nicht aufwändig von Hand gepflegt werden müssen, sondern dass die Datenübertragung automatisch erfolgt. Da HRworks zunehmend zum führenden HR-System avanciert, liegt es daher auf der Hand, Daten […]

Screencast Urlaubsverwaltung & Krankmeldungen

Haben Sie schon seit langem vor, Abwesenheiten Ihres Unternehmens nur noch elektronisch zu verwalten und sich endlich von der trägen Zettelwirtschaft zu verabschieden? Sie wissen bereits, dass Sie mit Employee Self Service und elektronischen Workflows Ihre Personalverwaltung enorm entlasten können? Dann steht Ihnen nichts mehr im Wege, um nach einer optimalen Lösung von HRworks zu greifen. Teamleiter und Teamkollegen werden über Urlaubsanträge sowie Stellvertretungen automatisch per E-Mail informiert und können diese im Handumdrehen akzeptieren oder ablehnen. In praktischen Featurevideos "Urlaubsverwaltung" und "Krankmeldungen" erfahren Sie, wie Sie Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen effizient und zeitsparend verwalten.

Screencast Urlaubsverwaltung

Bearbeiten Sie Urlaubsanträge modern, schnell und flexibel. Egal ob Sie an einen festen Arbeitsplatz gebunden sind oder von unterwegs mit Smartphone oder Tablet Ihren Urlaub beantragen möchten - der Prozess erfolgt in wenigen Schritten und der Vorgesetzte sowie die eventuellen Stellvertreter werden sofort über den Antrag informiert. HRworks berechnet das Urlaubskonto automatisch und zeigt die Änderungen in der Jahresübersicht an. Der Vorgesetzte geht dabei von der gesamten Abwesenheitsübersicht seines Teams aus und entscheidet anhand der schon genehmigten sowie der anstehenden Abwesenheiten, ob er den eingegangenen Antrag akzeptiert. Anschließend erfährt der Mitarbeiter per E-Mail, ob sein Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde. Dank einer automatischen Kalendersynchronisation oder über den per E-Mail gesendeten Kalendereintrag können Abwesenheiten auch in den persönlichen Kalender übertragen werden.

Mit umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten definieren Administratoren unterschiedliche Abwesenheitsarten sowie deren Tagesanzahl und weitere Parameter. Urlaubssperren für bestimmte Abteilungen oder zusätzliche Urlaubstage für Anlässe wie Hochzeit oder Umzug hinterlegen hier Personalverantwortliche firmenspezifisch. Zu Reporting-Zwecken stehen Ihnen unterschiedliche Berichte zur Verfügung. Häufig verwendete Auswertungen, wie z. B. Urlaubsrückstellungen, lassen sich als Vorlage speichern und jederzeit per Klick erstellen. Mit dem Screencast Urlaubsverwaltung von HRworks erhalten Sie Einblick in die zahlreichen Möglichkeiten der elektronischen Abwesenheitsverwaltung. 

Screencast Krankmeldungen

Dieses Video erklärt, wie die Personalabteilung, die Vorgesetzten, aber auch Mitarbeiter selbst ihre Krankmeldungen elektronisch einreichen können. Auch hier entscheidet der Mitarbeiter, ob er seine Kollegen über die krankheitsbedingte Abwesenheit informieren möchte. Dauert die Krankheit mehrere Tage, können Sie direkt auf die Smartphone-Kamera zugreifen und ein Foto der AU-Bescheinigung sofort hochladen. Die ausgewählten Kollegen sowie der Vorgesetzte erhalten im selben Moment eine E-Mail über die Krankmeldung.

Administratoren prüfen die Korrektheit der eingereichten Krankmeldungen und holen die ggf. fehlenden AU-Bescheinigungen nachträglich ein. In einer speziellen Ansicht erhalten sie Übersicht über alle überfälligen Bescheinigungen. Die dort aufgeführten Mitarbeiter erhalten von HRworks regelmäßig per E-Mail eine Erinnerung, die fehlenden Bescheinigungen einzureichen.

Die Krankmeldungen können Sie auch den sogenannten Krankengeldfällen zuordnen. Eine entsprechende Ansicht sowie ein Bericht helfen Ihnen dabei, den Überblick über die Lohnfortzahlungen zu behalten. Sollte es in Ihrem Unternehmen Verdacht auf einen motivationsbedingten Absentismus geben, hilft Ihnen der Bradford-Faktor, die betroffenen Mitarbeiter zu identifizieren. Wie sich die Krankheitsquote in Ihrem Unternehmen bzw. in unterschiedlichen Abteilungen entwickelt hat, können Sie in einem separaten Menü zu HR-Kennzahlen nachvollziehen.

Möchten Sie den administrativen Aufwand minimieren und den gesamten Krankmeldungsprozess optimieren? Erfahren Sie mehr im folgenden Video.

Die Featurevideos geben Ihnen einen kurzen Überblick über die umfangreichen Möglichkeiten und Funktionen der Personalverwaltungssoftware: HRworks.

Zeiterfassung Mitarbeiter: Video Case Study SH Kommunikation

Mit digitaler Zeiterfassung Mitarbeiter entlasten: Die SH Telekommunikation Deutschland GmbH ist eines der schnellst wachsenden Unternehmen der Telekommunikationsbranche. Das Unternehmen zählt über 240 Mitarbeiter an zwei Standorten. Während des Onboardings erhält jeder neue Mitarbeiter der SH Telekommunikation einen HRworks Zugang.

Zeiterfassung Mitarbeiter: Flexibel und ohne spezielle Hardware

Die Video Case Study mit dem Telekommunikationsspezialisten gibt Einblicke in die Arbeitspraxis mit HRworks und Sie erfahren in nur zwei Minuten, wie das Unternehmen von der Einführung der digitalen Zeiterfassung profitiert.

Neben der mobilen Zeiterfassung per Smartphone oder Desktop in der Web App können Sie Arbeitszeiten an einem oder mehreren Standorten über ein Kiosk-System mit HRworks erfassen. Zur Kioskverwaltung können Computer, Laptops oder Tablets verwendet werden. Dazu benötigen Sie keine zusätzliche Hardware! Sondern Ihre Mitarbeiter identifizieren sich via PIN oder QR-Codes und erfassen somit ihre Arbeitszeiten ohne weiteren Aufwand.

Erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung mit HRworks. Testen Sie die HR Software jetzt kostenlos!

 

 

Urlaubsplanung online: Academic Work zeigt in der Video Case Study, wie es funktioniert

Die Urlaubsplanung per Web App ist bei der schwedischen Personalvermittlung Academic Work nicht mehr wegzudenken. In Deutschland ist das Unternehmen, das sich auf die Vermittlung von Young Professionals spezialisiert hat, in Hamburg und München ansässig. In einer zweiminütigen Video Case Study zeigt die Academic Work Germany GmbH, wie Vorgesetzte und Mitarbeiter mit der Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung von HRworks Zeit und Arbeit einsparen.

Sehen Sie selbst, wie die Urlaubsplanung mit der HR Software Routineaufgaben beschleunigt und die Abwesenheitsverwaltung modern und effizient gestaltet: Film ab!

Vorteile der Urlaubsverwaltungssoftware für Vorgesetzte:

Die aufwändige Verwaltung von Urlaubsanträgen auf Papier ist fehleranfällig, zeitaufwändig und verschwendet reichlich Papier. Mit der Urlaubsplanung über die HR Software läuft die Abwesenheitsverwaltung digital und komplett ohne lästige Zettelwirtschaft ab. Vorgesetzte profitieren von praktischen Benachrichtigungen per E-Mail. Sie können Urlaubsanträge online einsehen, den Teamkalender prüfen und Anträge per Mausklick genehmigen. Darin sieht Academic Work einen großen Vorteil für Vorgesetzte.

"Für mich bietet HRworks eine riesige Arbeitserleichterung was die Schnelligkeit angeht, was die Administration angeht und was das Paperless-Thema angeht."

Tobias Denk, Branch Manager, Academic Work Germany GmbH

Vorteile der Urlaubsplanung online für Mitarbeiter:

Die Urlaubsplanung der Mitarbeiter wird durch die schnelle Abrufbarkeit von Kalender und Urlaubskonto per Web App vereinfacht. Urlaubskonten und Kalender sind aktuell und automatisch gepflegt. Zudem ist die HR Software einfach zu bedienen - ein weiterer Benefit für HRworks Kunden.

"HRworks würde ich in jedem Fall weiterempfehlen! Die Abwesenheitsfunktion ist eine sehr gute und einfache Sache."

Matthias Schwickart, Head of People & Performance, Academic Work Germany GmbH 

 

Erfahren Sie mehr über die Urlaubsverwaltung mit der Human Resource Software von HRworks. Einen Überblick über alle Funktionen erhalten Sie unter Produkt.

 

Gesundheitsmanagement: Mit dem Bradford-Faktor Absentismus frühzeitig erkennen

Die Personalabteilung erhält mit dem Bradford-Faktor (Wikipedia) ein weiteres, nützliches HR-Analysetool in der HR Software. Der Bradford-Faktor dient dazu, den sogenannten Absentismus von Arbeitnehmern zu messen. Der Faktor gibt Hinweise auf Muster in den Fehlzeiten eines Mitarbeiters und kann dabei helfen, die Neigung zur bewussten, motivationsbedingten Abwesenheit frühzeitig zu erkennen und dieser entsprechend gegenzuwirken.

Im neuen Menü "Gesundheitsmanagement" wird der Bradford-Faktor automatisch für jede Person ausgegeben. Zusätzlich sehen HR Manager in der Heatmap auf einen Blick, ob ein Mitarbeiter häufig an denselben Wochentagen abwesend ist.

Absentismus mit dem Bradford-Faktor ermitteln

Fehlt ein Mitarbeiter immer wieder unvermittelt, für kurze Zeit und häufig zu den gleichen Wochentagen, kann dies ein Alarmsignal für die Personalabteilung sein. Man spricht hier vom sogenannten Absentismus. Dabei entscheidet sich der Arbeitnehmer selbst, ohne medizinische Indikation, zur Abwesenheit vom Arbeitsplatz.

Die Gründe für Absentismus können vielfältig sein: Die Unzufriedenheit des Arbeitnehmers mit seinen Aufgaben, Diskrepanzen mit Teamkollegen oder Vorgesetzten oder andere innerbetriebliche Probleme.

Denn Fakt ist: Häufige, kurzfristige Ausfälle eines Teammitgliedes sorgen nicht nur für ein schlechtes Betriebsklima; sie wirken sich negativ auf die Leistungsfähigkeit einer Abteilung und auf die Gesamtleistung des Unternehmens aus. Termine mit Kunden müssen abgesagt und Deadlines verschoben werden. Somit bleiben To-dos unerledigt und es fällt häufig Mehrarbeit für die Kollegen an.

Eine wichtige Aufgabe für die Personalabteilung ist es daher, potentiellen Absentismus frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, zum Beispiel ein Mitarbeitergespräch mit der betroffenen Person zu vereinbaren.

Automatische Berechnung des Bradford-Faktors in dem Gesundheitsmanagement der HR Software

Gesundheitsmanagement: Mit dem Bradford-Faktor Absentismus frühzeitig erkennen

Der Bradford-Faktor setzt die Häufigkeit von Krankmeldungen in Relation zur Gesamtfehlzeit eines Mitarbeiters innerhalb der letzten 52 Wochen. Dabei erreichen Personen mit häufigen, kurzen Fehlzeiten einen höheren “Score”.

Der Bradford Faktor berechnet sich wie folgt:

B = S² x D
Bradford Faktor [B] = Anzahl der Krankheitsfälle (Sick) [S] im Quadrat x Gesamtfehlzeit (Duration) [D]

Score 1 bis 200:
Es besteht kein Anzeichen für Absentismus und somit kein Handlungsbedarf.
Score 201 bis 449:
Es gibt erste Anzeichen für motivationsbedingten Absentismus.
Ab einem Score von 450:
Es besteht dringender Handlungsbedarf.

HRworks berechnet den Bradford-Faktor für jede in HRworks angelegte Person automatisch. In einer speziellen Übersicht sehen HR Manager alle Abwesenheiten der Mitarbeiter einer Abteilung auf einen Blick. Visuell dargestellt zeigt die Krankheits-Heatmap, ob eine Person häufiger an den bestimmten Wochentagen abwesend ist.

Der Bradford-Faktor ist jedoch nicht unumstritten: Selbstverständlich muss der berechnete Faktor im Einzelfall genauer betrachtet und interpretiert werden. Nicht immer ist ein hoher Bradford-Faktor auch zwangsläufig auf ein geplantes “Blaumachen” eines Mitarbeiters zurückzuführen.

Testen Sie jetzt die Personalverwaltungssoftware von HRworks kostenlos und unverbindlich und überzeugen Sie sich selbst von der Funktionsvielfalt.

 

Das Menü Gesundheitsmanagement finden Sie im Administratorbereich unter Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Gesundheitsmanagement. Um die Krankheitsstatistik auch für Vorgesetzte sichtbar zu machen, aktivieren Sie diese Option im Menü Admin/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen in der Registerkarte "Krankmeldungen".