Wichtig für Ihre Steuer

Bewirtungsbeleg

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So setzen Sie den Restaurantbeleg korrekt von der Steuer ab

Gemeinsame Geschäftsessen gehören zu vielen Geschäfts- oder Mitarbeiterverhältnissen dazu. Sie stärken nicht nur die Beziehung untereinander, sondern eignen sich auch gut, um die gemeinsame Zusammenarbeit auszuwerten oder vorauszuplanen. Für besonders wichtige Treffen fällt die Wahl des Restaurants dementsprechend gehobener aus. Durch einen Bewirtungsbeleg bleiben Sie trotzdem nicht auf den Kosten sitzen.

Jedoch gilt es zu beachten, den Bewirtungsbeleg richtig auszufüllen, da das Finanzamt diesen nur dann akzeptiert. Auch die Bewirtungsanlässe sowie die teilnehmenden Personen entscheiden über die Höhe der absetzbaren Geschäftsausgaben. Doch das sind nicht die einzigen Punkte, die Sie beim Anfordern eines Bewirtungsbelegs im Restaurant beachten müssen.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist eine Quittung, welche die Ausgaben während eines Betriebs- oder Geschäftsessens in einem Restaurant dokumentiert. Als Bewirtungsnachweis kann er bei Bedarf als Beleg für Steuererklärungen oder andere Zwecke verwendet werden.

Ist der Bewirtungsbeleg in der Steuererklärung richtig angegeben, erhalten Sie 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten zurück. Geregelt ist dies unter § 4 Abs. 5 Satz 2 Einkommensteuergesetz (EStG). Die restlichen 30 Prozent regelt der Gesetzgeber als private Kosten, die der Rechnungszahlende durch den Restaurantbesuch im eigenen Haushalt einspart.

Was ist ein Bewirtungsbeleg? Definition

Was zählt alles als Bewirtung?

Sobald ein Unternehmer oder Freiberufler Kosten für Speisen, Getränke oder andere Genussmittel im Kontext eines Geschäftsessens übernimmt, handelt es sich um eine Bewirtung. Weiterhin liegt eine Bewirtung vor, wenn der Restaurantbesuch vordergründig der Repräsentation oder Eigenwerbung durch den Bewirtenden dient.

Erfüllt ein Treffen einen der folgenden Zwecke, handelt es sich um ein Geschäftsessen:

  • Kennenlernen oder Vertrag verhandeln
  • Kontaktpflege zu Kunden und Geschäftspartnern.
  • Feiern eines Vertrags- oder Projektabschlusses
  • Betriebsinterne Feier wie Jubiläen oder Weihnachtsfeiern
  • Öffentlichkeitsarbeit mit Vertretern der Medien

Welche Bewirtungskosten sind absetzbar?

Alle betrieblich oder beruflich veranlassten Kosten, die zur Verköstigung von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern dienen, gelten als Bewirtungskosten. Normalerweise trifft dies auf Speisen und Getränke in Restaurants zu. 70 Prozent der Kosten können die Bewirtenden als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend machen. Nicht abzugsfähig sind nach § 12 Nr. 1 EStG Bewirtungskosten mit einem rein privaten Zweck.

Lässt sich das Trinkgeld von der Steuer absetzen?

Das Trinkgeld einer Bewirtung kann steuerlich geltend gemacht werden. Dazu muss der bedienende Kellner die Höhe auf der Restaurantrechnung beziehungsweise auf dem Bewirtungsbeleg angeben und bestätigen.

Wer stellt einen Bewirtungsbeleg aus?

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass das bewirtende Restaurant beziehungsweise der Restaurantangestellte einen Bewirtungsbeleg ausfüllt. Da Restaurants die Bewirtungsquittung in der Regel maschinell ausdrucken, gehen auch keine relevanten Angaben verloren. So sinkt die Fehleranfälligkeit und Angestellte haben kein Problem dabei, den Bewirtungsbeleg richtig auszufüllen.

Tipp: Weisen Sie den bedienenden Restaurantmitarbeiter bei Anforderung der Rechnung ausdrücklich dazu auf, diese mit einem Beleg der Bewirtungskosten zu bringen.

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Wann benötigen Sie einen Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg lässt sich theoretisch bei jeder betrieblich oder beruflich veranlassten Bewirtung ausstellen. Ab einem Bewirtungsbeleg von über 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) gehören die folgenden Daten auf den Beleg:

  • Rechnungsempfänger (vermerkt vom Restaurant)
  • Name des Bewirtenden sowie des Unternehmens
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants

Beachten Sie, dass Formulierungen wie “Geschäftsessen” oder “Kundenpflege” auf dem Bewirtungsbeleg bei einer hohen Rechnung in der Regel nicht ausreichen. Nennen Sie daher den geschäftlichen Hintergrund oder auch das besprochene Projekt.

Alle Beträge unter 250 Euro gelten als Kleinstrechnungen – die Nachweispflicht fällt dann weniger streng und detailliert aus. Bis 2016 galt dieses Vorgehen noch ab einer Bewirtungsrechnung ab 150 Euro.

Lassen Sie sich bei einem Rechnungsbetrag über 250 Euro zusätzlich eine Restaurantrechnung ausstellen, auf der Sie namentlich und mit Anschrift als Bewirtender vermerkt sind.

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Jedes Restaurant muss stets die folgenden Angaben in einem Bewirtungsbeleg festhalten, damit das Finanzamt diesen akzeptiert:

  • Rechnungsdatum
  • Name und Adresse des Restaurants
  • Servierte Speisen und Getränke
  • Netto- und Bruttopreise sowie Umsatzsteuer

Der Gastgeber ergänzt diese Pflichtangaben des Bewirtungsbelegs um folgende Punkte:

  • Anlass der Bewirtung
  • Anzahl der bewirteten Personen (voller Name und Firmenzugehörigkeit) einschließlich der eigenen Person
  • Höhe des Trinkgeldes
  • Eigene Unterschrift mit Datum

Überprüfen Sie den ausgefüllten Bewirtungsbeleg sorgfältig, um die steuerliche Abzugsfähigkeit zu garantieren. Es reicht beispielsweise nicht aus, wenn Sie lediglich die Anzahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer nennen, aber nicht deren vollständige Namen vermerken. Auch ein Kassenbeleg reicht zur Vorlage beim Finanzamt nicht aus. Denn dieser enthält nicht alle erforderlichen Angaben, um die Steuer abzusetzen.

Unterscheiden Sie bei der Bewirtung von Kunden und Mitarbeitern

Für das Finanzamt ist es relevant, ob unternehmensfremde Personen oder Angehörige des Unternehmens bewirtet wurden. Dies ist von Bedeutung, da die steuerlichen Abzüge entsprechend unterschiedlich ausfallen.

Folgende Vorgaben gelten bei der geschäftlichen Bewirtung unterschiedlicher Personengruppen:

Bewirtung von Kunden Bewirtung von Mitarbeitern
70 Prozent der Bewirtungskosten sind steuerlich absetzbar (sowohl bei einer Bewirtung in einem Restaurant als auch in den eigenen Geschäftsräumen). Bis zu 100 Prozent der Kosten sind als “Betrieblich veranlasste Bewirtung” bei Bewirtung in einem Restaurant steuerlich absetzbar (vorausgesetzt, dass keine Person aus einem anderen Unternehmen anwesend ist).
Bei einer betriebsinternen Bewirtung (z.B. Jubiläums- oder Weihnachtsfeier) sind die Ausgaben vollständig absetzbar. Pro teilnehmenden Mitarbeiter ist ein Betrag von 110 Euro festgelegt.

Wie lange muss man den Bewirtungsbeleg aufbewahren?

Nach einem Geschäftsessen hat die Buchhaltung eine Aufbewahrungspflicht für den Bewirtungsbeleg von zehn Jahren. Um den Aufwand möglichst gering zu halten, entscheiden sich Unternehmen vermehrt zu einer Digitalisierung der Bewirtungsbelege. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass kein Beleg verloren geht.

Kann ich im Nachhinein einen Bewirtungsbeleg ausdrucken?

Restaurants mit einer Sales- oder Gastro-Kasse können Bewirtungsbelege auch ausdrucken, nachdem die Rechnung bereits gezahlt wurde. Wenn Sie es vergessen, sich einen Bewirtungsschein ausstellen zu lassen, können Sie dies in vielen Restaurants bis zu zehn Tage nach der Bewirtung nachholen.

Bewirtungsbeleg-Muster zum selbst ausfüllen

Normalerweise benötigen Sie keine Vorlage, um einen Bewirtungsbeleg auszufüllen, da Restaurants dies für Sie übernehmen. Unter Umständen kann es jedoch vorkommen, dass Sie doch einmal ein Muster eines Bewirtungsbelegs benötigen. Zum Beispiel, wenn Sie den Bewirtungsbeleg verloren oder vergessen haben.

Die nachfolgende Vorlage eines Bewirtungsbelegs enthält alle Angaben auf dem Bewirtungsbeleg, die zur Vorlage im Finanzamt relevant sind:

  • Tag der Bewirtung:
  • Ort der Bewirtung (Name und Adresse):
  • Bewirtende Person bzw. Gastgeber:
  • Bewirtete Personen:
  • Anlass der Bewirtung:
  • Höhe der Aufwendung gemäß beigefügter Rechnung:
    •                EUR (inkl. MwSt.)
  • Trinkgeld:
    •                EUR
  • Gesamtbetrag;
    •                EUR
  • Ort, Datum
  • Unterschrift des Bewirtenden:

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