Lohnabrechnung online zustellen –
Mitarbeiter glücklich!
Die papierbasierte Zustellung von Lohnzetteln und Gehaltsabrechnungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch teuer. Zum einen sind die Routinearbeiten für Druck, Konfektionierung und Versand wahre Zeitfresser, zum anderen macht das Porto für die Zustellung pro Monat einen erheblichen Kostenblock aus.
Es ist deshalb unverständlich, dass in Zeiten von Smartphone und Tablet die überwiegende Mehrheit der Unternehmen noch immer an papierbasierter Lohnabrechnung festhält. Insbesondere, da es einfache und kostengünstige Alternativen gibt, um die Lohnabrechnung online an ihre Arbeitnehmer zuzustellen. Bei HRworks sogar kostenlos. Quasi Sparpotential zum Nulltarif!
Welche Vorteile bietet es, die Lohnabrechnung online zuzustellen?
Einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gehen Sie mit der Entscheidung, künftig die Lohnabrechnung online abzuwickeln und so auch an ihre Mitarbeiter zu versenden. Neben dem Schonen des Geldbeutels ergeben sich noch weitere Vorteile:
- Effizienzsteigerung durch automatisierte papierlose Zustellung der Lohnzettel und Gehaltsabrechnungen
- Kostensenkung durch Einsparung von Porto, Papier und Toner – nebenbei schonen Sie die Umwelt
- Reduzierung von Routineaufgaben in der Lohnbuchhaltung
- Unbegrenzte Verfügbarkeit der Lohnabrechnung online im System
- Mobiler Zugriff von unterwegs
- Historie von Gehaltszahlungen
- Entfall der Duplikatanforderungen von Lohnzetteln und Gehaltsdokumenten
- Automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter über die neue Lohnabrechnung online im Programm
Günstiger geht immer – auch digital
Die Vorteile einer Lohnabrechnung online gegenüber der papierbasierten Zustellung der Lohnzettel zeigt unsere bereitgestellte Vergleichsrechnung nochmal kompakt. Doch, auch wenn Sie bereits eine Lohnbuchhaltungssoftware nutzen, um Arbeitnehmern ihre Lohnabrechnung online bereitzustellen, bietet HRworks weiteres Sparpotential. Wieviel, auch das zeigt unsere Vergleichsrechnung.
Den Lohn online abrechnen – Einführung im Unternehmen mit Betriebsrat und Mitarbeitern
Im Grunde genommen gibt es keine Regelung, in welcher Form die Lohnabrechnung erfolgen muss. Egal, ob in Papierform oder digital: die Gewerbeordnung sieht lediglich vor, dass Angestellte eine Abrechnung in Textform erhalten müssen. Bei einer Umstellung des bisherigen Prozesses von Papier auf digital sollten die Mitarbeiter, wie auch der Betriebsrat, unterrichtet werden. Allerdings handelt es sich bei dem Umstieg auf die Lohnabrechung online nicht um eine Veränderung von Art oder Zeit der Abrechnung. Somit hat der Betriebsrat per se kein explizites Mitbestimmungsrecht.
Lohnabrechnung online – Vorteile für Mitarbeiter
Allerdings freuen sich Mitarbeiter ohnehin darüber, wenn in Zukunft die Lohnabrechnung online erfolgt. Denn, nicht nur Ihr Unternehmen profitiert von diesem Schritt der Digitalisierung, sondern auch die Mitarbeiter! Sie haben permanenten Zugriff auf alle Abrechnungen und erhalten einen umfassenden Überblick, da alle Dokumente zentral und sicher archiviert werden. Des Weiteren schätzen sie die Transparenz des monatlichen Einkommens. Mit Hilfe des Employee Self Service updatet der Mitarbeiter eigenständig alle abrechnungsrelevanten Details bequem von zu Hause oder unterwegs.
Datenschutz – Ende zu Ende Verschlüsselung beim Gehalt
Um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden, ist es wichtig, dass eine verschlüsselte Verbindung verwendet wird. Dritte haben durch Passwortschutz keinen Zugriff auf Ihre Daten. Bei HRworks nehmen wir den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Für die Übertragung der Daten vom Server zum User nutzt HRworks das asymmetrische Verschlüsselungsverfahren RSA mit der Schlüssellänge 2048 bit (SSL Verschlüsselung). Die ruhenden Daten, die auf Servern in hochsicheren AWS-Rechenzentren in Europa gespeichert sind, sind zusätzlich durch Verschlüsselung mittels AES-256 gesichert. Um sicherzustellen, dass auch nur Ihre Mitarbeiter Zugang zu HRworks haben, bieten wir die Zwei-Faktor Authentifizierung an.
Wie können Sie eine Gehaltsabrechnung online erstellen und in HRworks importieren?
- Wie gewohnt erstellen Sie die Lohnabrechnung im Buchhaltungsprogramm Ihrer Wahl.
- Hinterlegen Sie die Lohnarten als Vorlagen mit dem entsprechenden Lohnarten-Schlüssel aus Ihrem Lohnprogramm. Diese Exportschlüssel helfen Ihnen später beim Übermitteln an Ihren Steuerberater für die Lohnsteuer, das Finanzamt oder die Krankenkasse. Bei der Erstellung der System-Lohnarten sind Sie völlig frei. Sie können verschiedene Kategorien erstellen.
- Anschließend importieren Sie die Lohnabrechnung online aus Ihrem bekannten Programm. In HRworks legen Sie fest, welchen Monat Sie abrechnen möchten. Laden Sie die Brutto/Netto Abrechnung von Ihrem Arbeitnehmer hoch.
- Anhand des Dateinamens werden die Lohnabrechnungen automatisch den passenden Mitarbeitern zugewiesen. Diese werden über die neue Abrechnung umgehend informiert.
Wie können Unternehmen die Entgeltabrechnung für den Steuerberater exportieren?
Die Lohnabrechnung online zu erledigen ist wie bereits erwähnt besonders in Zeiten der Digitalisierung ein Kinderspiel. Viele Unternehmen greifen nach dem eigentlichen Abrechnen auf einen Steuerberater zurück. Dieser begleitet Prozesse des Buchhalters Ihres Unternehmens unterstützend. Mit HRworks erhalten Sie in wenigen Schritten detaillierte Auswertungen zu den Lohndaten Ihrer Angestellten. Dank direkter Exporte in die Lohnbuchhaltung integriert sich die Verwaltung der Arbeitslöhne optimal in Ihre bestehende Softwarelandschaft und Organisationsstruktur.
Um die Lohnabrechnung online aus HRworks zu exportieren, nutzen Sie die Funktion “Berichte erstellen”. Sie können aus folgenden Kategorien wählen: Jahresgehaltsentwicklung, Lohn pro Person, Mahlzeitenbelege pro Person und Lohnliste.
Die Lohnabrechnung online durch Gehaltsassistenten unterstützt
In Ihrem Unternehmen gibt es verschiedene Gehaltsmodelle? Kein Problem – der Jahresgehaltsassistent unterstützt Sie bei der Berechnung und Verwaltung! Tragen Sie das Jahresgehalt in HRworks ein und lassen Sie sich den Betrag direkt im System ausrechnen. Des Weiteren werden Sie bei Sonderzahlungen, wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, unterstützt. Statt einer absoluten Summe ist es auch möglich, die Anzahl an Monatsgehältern einzugeben, falls Ihr Unternehmen das Modell des dreizehnten Gehalts nutzt.
Wie Sie sehen, unterstützt Sie HRworks mit seinen vielen verknüpften Funktionen, um Ihnen die Lohnabrechnung online einfach und kostengünstig zu ermöglichen.
Alle weiteren Funktionen finden Sie in unserer Produktübersicht:
Testen Sie jetzt die HR Software mit der Lohnabrechnung online kostenlos und unverbindlich!
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Mehr als nur Lohnverwaltung: HR Software HRworks
Mit der Cloud-Lösung HRworks haben Sie die Personalprozesse in Ihrem Unternehmen sicher im Griff. Von der Personalverwaltung, Reisekostenabrechnung bis zur Urlaubsverwaltung. Zahlreiche Funktionen sorgen für Transparenz, Zeitersparnis und eine Senkung der administrativen Kosten um bis zu 50 Prozent.
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