Auslagenerstattung mit HRworks: So funktioniert’s!

Aufgrund der Corona-Pandemie finden seit Anfang des Jahres kaum noch Dienstreisen statt. Die Lage ist einfach zu fragil. Mit anderen Worten: Es gibt weniger Spesen abzurechnen. Doch deswegen muss Ihre Auslagenerstattung nicht brach liegen. Als HRworks-Anwender können Sie in der Software neben den Reisekostenspesen nämlich auch zahlreiche andere Auslagen abrechnen und erstatten.

Ohne Geschäftsreise keine Reisekosten – von einem rein administrativen Standpunkt aus betrachtet, ist das eine echte Entlastung. Vorgesetzte müssen keine Dienstreisen planen, Mitarbeiter keine antreten und Buchhalter nichts abrechnen. Logisch also, dass in vielen Abteilungen nun die Frage aufkommt, wie man mit entsprechenden Reisekosten-Tools (wie etwa dem von HRworks) nun umgehen soll.

Insellösungen, mit denen man lediglich Reisekosten abrechnen kann, sind in der Corona-Zeit in der Tat obsolet geworden. Doch HRworks ist mehr als Reisekosten. Sie können die Software für gleich eine ganze Reihe von HR- und Verwaltungsprozessen nutzen. Etwa für die Zeiterfassung, die Erfassung von Projektzeiten, das Bewerbermanagement samt Onboarding, sowie für die Verwaltung von digitalen Personalakten.

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Die Belegmappe in HRworks für die Auslagenerstattung nutzen

Sollten in Ihrem Betrieb aktuell keine oder weniger Geschäftsreisen anstehen, dann nutzen Sie HRworks einfach zum Abrechnen von anderen Auslagen als Reisespesen. Ein praktisches Beispiel: Wenn einer Ihrer Mitarbeiter Fachliteratur auf Firmenkosten bestellt, kann er die entsprechenden Belege dafür in der Belegmappe sammeln und darüber abrechnen. Im Grunde haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, alle Auslagen, die mit ihrer Tätigkeit als Arbeitnehmer zu tun haben, über die Belegmappe zu regeln.

Hier einige Möglichkeiten, wofür Ihre Mitarbeiter die Belegmappe nutzen können

  • Fachliteratur: Abrechnung von Fachbüchern
  • Bürobedarf: Drucker, Heftklammern, Schreibmaterial oder auch Portokosten
  • Firmenwagen: Spritbelege für den dienstlichen oder privaten Gebrauch
  • Weiterbildungskosten: Wenn Mitarbeiter Geld vorstreckt
  • ÖPVN: Ebenfalls, wenn Mitarbeiter sein privates Geld vorstreckt

In der FLOW-Oberfläche von HRworks Auslagen ganz einfach abrechnen

Mitarbeiter, die Auslagen über HRworks abrechnen möchten, gehen dazu in der FLOW-Oberfläche zuerst ins Reisemanagement. Dort klicken sie auf das Plus-Symbol und wählen die Belegmappe aus. Hier werden sämtliche Belege oder Rechnungen gesammelt. Dann schließt die Mitarbeiter die Erfassung ab und im nächsten Schritt übernimmt die Buchhaltung die Prüfung und Erstattung der Auslagen.

 

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Meet the Team: Yves, Sales Manager bei HRworks

In der Rubrik "Meet the Team" stellen wir ab sofort Teammitglieder von HRworks vor. Den Start macht unser sympathischer Sales-Kollege Yves. Seit März verstärkt er HRworks am Berliner Standort – nicht nur mit seiner Vertriebsexpertise, sondern auch mit seiner guten Laune.

Lieber Yves, danke für deine Zeit. Vielleicht gleich mal zu deinem Namen. Der ist gar nicht so ungewöhnlich, aber trotzdem sprechen ihn viele Leute falsch aus. Was waren denn die ungewöhnlichsten Lautschöpfungen, die dir bisher untergekommen sind?

Da kamen schon viele Kreationen zustande, die besten sind Effes und Jeves. Viel interessanter ist, dass mein Vorname oft als weiblich interpretiert wird. Dann ist die Schreibweise meist Eve oder Ive. Zum Glück habe ich aber noch meinen zweiten Vornamen: Ricardo.

Was genau machst du bei HRworks?

Ich bin Sales Manager. Das heißt, ich spreche mit potentiellen Kunden darüber, ob sich die Einführung einer HR-Software lohnt. Regelmäßig halte ich auch Präsentationen, in denen ich Geschäftsführern und Entscheidern die Vorteile und Funktionen von HRworks erläutere.

Und was macht dir an deinem Job ganz besonders Spaß?

Der Team-Spirit, den wir bei HRworks leben, begeistert mich jeden Tag auf’s Neue. Besonders Spaß macht es, gemeinsam herauszufinden, welchen Schmerz der Kunde in seiner alltäglichen Arbeit empfindet, die Prozesse gemeinsam mit HRworks zu optimieren und den Arbeitsalltag der Menschen zu erleichtern.

Du nutzt ja unsere Software auch selbst in deinem Arbeitsalltag. Etwas überspitzt formuliert: Ohne welche Funktion von HRworks könntest du nicht leben?

Der Firmenkalender beziehungsweise die Teamübersicht. Da wir über mehrere Standorte verteilt sind, und viele Kollegen auch aus dem Homeoffice oder mobil arbeiten, sehe ich da auf einen Blick, wer aktuell anwesend, abwesend, auf Dienstreise oder im Büro ist.

Zum Ausgleich von der Arbeit schraubst du gerne an Autos herum. Zwei Fragen: Wie kommt’s? Und an welchen Autos?

Gute Frage. Das Interesse kam, nachdem ich meinen Führerschein gemacht habe. Grundsätzlich finde ich Autos, die älter sind als ich, erst richtig interessant. Privat schraube ich mit meinen Freunden an unterschiedlichsten Projekten. Dabei ist das Schönste daran, sich gemeinsam den Kopf zu zerbrechen und eine passende Lösung zu finden.

Trotz deines großen Auto-Enthusiasmus kommst du mit der S-Bahn zur Arbeit...

Der Berliner Berufsverkehr ist unerträglich. Persönlich wäre das für mich kein positiver Start in den Arbeitstag.

Abschließende Frage: Wenn du mit einer berühmten Persönlichkeit, lebend oder tot, einen Tag verbringen könntest, wer wäre das?

Notorious B.I.G. Ich finde seine Musik einzigartig und hätte gern gewusst, wie es weitergehen würde – wenn er noch am Leben wäre.

Karriere bei HRworks

Wenn du gerne mit Yves zusammenarbeiten möchtest, bewirb dich jetzt! Bei HRworks sind wir immer auf der Suche nach klugen Köpfen, Enthusiasten und Sympathieträgern. Auf unserer Karriereseite findest du alle weiteren Infos sowie den Link zu den aktuellen Jobangeboten.

 

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Im Jahr 2020 haben viele Unternehmen gelernt, neu zu denken. Gezwungenermaßen. Homeoffice-Strukturen mussten geschaffen, Kommunikations-Tools eingeführt werden. Auch für Personaler waren die ersten Corona-Monate eine ganz besondere Herausforderung. Jetzt gilt es, die gewonnenen Erkenntnisse in kluge Personalarbeit umzusetzen. HR-Expertin Nadia Grötsch von SiebenWunder fasst die 7 HR-Trends zusammen, die 2021 wichtig werden.

Inhaltsverzeichnis

Trend 1: Umgang mit flexiblen Arbeitsorten

Trend 2: Mitarbeiterbindung in Distanz und Präsenz

Trend 3: Digital HR mit Anspruch

Trend 4: Big Data

Trend 5: Recruiting überdenken und internationalisieren

Trend 6: Nachhaltige Arbeitswelt

Trend 7: HR als Krisen- und Veränderungsmanager

 

1. Umgang mit flexiblen Arbeitsorten

Unternehmen, deren Mitarbeiter auch daheim arbeiten können, dürfen sich glücklich schätzen. Leiden sie doch viel weniger unter den Folgen der Pandemie. Doch für die Heim- beziehungsweise Fernarbeit braucht es unternehmensweite Lösungen. Für Arbeitgeber wird es vor allem um die Frage gehen: Was brauchen meine Mitarbeiter um gut remote arbeiten zu können? Und wie sorge ich kontinuierlich für den Zusammenhalt der Teams? Die Herausforderung für HR lautet also: Flexibilität ermöglichen, steuern und mit Kreativität sowie Gespür für die Mitarbeiter umsetzen. Dabei handelt es sich immerhin um eine Kernkompetenz von Personalern, die aktuell gefragter ist als je.

2. Mitarbeiterbindung in Distanz und Präsenz

Daran schließt sich direkt diese Frage an: Wie lässt sich eine motivierende und einzigartige Unternehmenskultur aufrechterhalten, wenn das Büro nicht mehr wie gewohnt als “heilige Halle” genutzt werden kann? Hört der Mitarbeiter lange nichts von seinem Arbeitgeber (von Arbeitsanweisungen abgesehen) und den Kollegen, geht der „soziale Kitt“ verloren. Bei manchen Kollegen stellt sich dann die Frage, ob sie nicht vielleicht bei der Konkurrenz zu besseren Konditionen anheuern sollten. Mit geschickten Kampagnen und Ideen lässt sich die Bindung festigen und auch über Distanzen ein Zusammengehörigkeitsgefühl entwickeln.

3. Digital HR mit Anspruch

Ohne digitale Werkzeuge geht es nicht mehr: Wer Personalarbeit heute im Büro und morgen daheim macht, weiß das. Es gibt zum Glück eine große Vielfalt technologischer Hilfsmittel für HR. Die müssen Personaler stets im Blick behalten und immer wieder hinterfragen, wie man Prozesse schlank und automatisch machen kann. Erst dann ist nämlich Zeit für die wichtigen Dinge: Mitarbeiterbindung, intelligentes Recruiting sowie die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur.

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4. Big Data

Wo mitarbeiterbezogene Daten erhoben werden, lassen sie sich auch auswerten. Die Menge der Daten wächst stetig (Big Data) und in der Verbindung mit anderen Daten Ihrer Organisation, zum Beispiel aus dem ERP- oder CRM-System, werden sie immer wertvoller. Alle verfügbaren Daten zu verknüpfen und auszuwerten sowie daraus Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen abzuleiten (evidenzbasiertes Personalmanagement), müssen HR-Manager 2021 ins Visier nehmen. Denn damit lassen sich Entscheidungen beispielsweise zur Personalplanung und Kompetenzentwicklung mit handfesten Zahlen untermauern. Wer sich bei der Auswertung von künstlicher Intelligenz (Smart Data) unterstützen lässt, kann sogar Entscheidungsprozesse automatisieren und ist weniger auf das Bauchgefühl der Führungskräfte angewiesen.

5. Recruiting überdenken und internationalisieren

Für das Recruiting bietet 2021 in zweierlei Hinsicht eine große Chance: Erstens, weil weniger eingestellt wird und deshalb weniger Einstellungsdruck herrscht. So kann man seine Strategien und Recruitingprozesse in Ruhe überdenken: Arbeiten wir zeitgemäß? Haben wir den Bewerber im Blick? Ist unser Personalmarketing effizient? Wie steht es um unsere Karriereseite und die Arbeitgebermarke? Schauen Sie sich um, welche Funktionen Ihr Bewerbermanagement-Tool beherrscht und wo Sie optimieren können. Die Investition in Ihre Recruiting-Strategie wird sich auszahlen. Ein anderer Aspekt ist, dass sich Fernarbeit immer mehr durchsetzt. Nutzen Sie diese Erkenntnis fürs Recruiting! Was spricht dagegen, in anderen Regionen Fachkräfte anzusprechen? Wechselnde Distanz- und Präsenzzeiten bekommen Sie hin. Viele Firmen haben es bereits vorgemacht. Nutzen Sie also das Fachkräftepotenzial anderer Gegenden und Länder.

6. Nachhaltige Arbeitswelt

„There is no Planet B”. Das Bewusstsein für die Endlichkeit der Ressourcen setzt sich in Gesellschaft und Politik mehr und mehr durch. So wünschen sich Mitarbeiter, dass auch der Arbeitgeber in Zukunft seinen Beitrag zu Umwelt- und Klimaschutz leistet. Das allerdings verlangt nach einer langfristigen Strategie und guten Ideen – der Startschuss dazu kann dabei durchaus von der Personalabteilung kommen. Denken Sie bei Green HR nicht nur an die Einsparung von Papier durch digitales Personalmanagement. Auch andere Fragen spielen eine Rolle: Mobilität (Dienstwagen oder ÖPNV, Elektromobilität und Ladeinfrastruktur), gesunde Arbeit, nachhaltige Versorgung der Belegschaft mit Speisen und Getränken, CO2-Kompensation. All das gehört zu einem soliden HR-Konzept. Umwelt und Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

7. HR als Krisen- und Veränderungsmanager

Die Arbeitswelt verändert sich gerade rasant und das tut weh: Da knackt und wackelt es schon mal in der Organisation. In solchen Zeiten sind pragmatische Krisenmanager und Veränderungsprofis gefragt, sowie souveräne Gestalter des neuen Normalzustands. Die Veränderunge bietet allerdings auch eine immense Chance – nämlich die Personalabteilung im Unternehmen zu stärken. Zeigen Sie, dass Sie ruhig und zuverlässig mit der Krise umgehen können, Pläne in der Tasche haben, die Veränderung kreativ nutzen können. So stärken Sie Ihre Position im Unternehmen und können messbare Verbesserungen erreichen.

Nadia Grötsch von Siebenwunder    Logo SiebenWunder

Nadia Grötsch
ist Gründerin und Geschäftsführerin von SiebenWunder. Das Unternehmen ist auf digitale Personalarbeit spezialisiert und berät seine Kunden unabhängig bei der Auswahl und Einführung von HR-Software. Als erfahrene Personalerin kennt sie die Herausforderungen bei diesen Projekten aus erster Hand. Außerdem unterrichtet sie an der Ernst-Abbe-Hochschule in Jena „Digitales Personalmanagement".

 

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