Newsarchive - November 2020 - HR Software: HRworks

Regelmäßig stellen wir in der Rubrik "Meet the Team" Mitarbeiter von HRworks vor. Heute begegnen wir Julia aus der Buchhaltung. Julia war lange als Freelancerin für HRworks tätig, bis sie im August 2020 in eine Vollzeit-Anstellung wechselte. Im Interview verrät sie, wie ihr Arbeitsalltag aussieht, wo sie Ausgleich findet und was Top-Athletin Gesa Krause sowie Deutsche Doggen damit zu tun haben.

Hallo Julia. Gleich zum Einstieg eine sportliche Frage: Wie viel Kilometer hast du heute schon zurückgelegt?

Bis ins Büro sind das morgens leider gar nicht mehr so viele. Die Strecke von zuhause bis ins neue Office ist deutlich kürzer als früher. Dafür fahre ich dann auf dem Heimweg regelmäßig über den ein oder anderen Freiburger Hausberg.

Im Büro sieht man dich oft in deiner Fahrrad-Kluft, wenn du kommst oder gehst. Du bist aber nicht nur auf dem Bike viel unterwegs, stimmt’s?

Das stimmt. Das Biken ist mein alternatives Ausdauertraining. Vor einigen Jahren habe ich das Laufen für mich entdeckt. Meine Lieblingsstrecke sind die 1500 Meter auf der Bahn.

Was machst du bei HRworks?

Ich arbeite in der Buchhaltung/Verwaltung. Hier bin ich unter anderem für das Prüfen, Buchen und Abrechnen der Reisekosten unserer Mitarbeiter zuständig. Dazu nutze ich natürlich HRworks. Des Weiteren erstelle ich die Rechnungen an unsere Kunden für die monatliche Miete, für Dienstleistungen und Beratungen. Einmal die Woche haben wir unseren FiBu-Tag, da werden dann alle Eingangsrechnungen gebucht und bezahlt.

Wie nutzt du HRworks in deinem Arbeitsalltag?

Ich habe HRworks täglich im Einsatz. Überwiegend in der Admin-Rolle, aber auch als Mitarbeiterin. Der erste Blick richtet sich morgens auf das Dashboard und dann arbeite ich meine Aufgaben ab, wie zum Beispiel das Prüfen der Mahlzeitenbelege unserer Mitarbeiter. Als Mitarbeiterin nutze ich Funktionen wie "Gehaltsdokumente abrufen", "Antrag auf mobiles Arbeiten stellen" oder "Mitarbeitergespräche beantragen". Mit den HRworks-Neuigkeiten halte ich mich als Admin auf dem neuesten Stand.

Zurück zur Freizeit: Machst du neben dem Sport noch andere Dinge für den Ausgleich?

Direkt nach dem Sport kommt meine Leidenschaft für Hunde. Ich engagiere mich seit einigen Jahren im Tierschutz und trainiere dort mit Hunden. Aktuell mit einer Deutschen Dogge. Den Riesen nehme ich auch regelmäßig zum Laufen mit. Wobei ich etwas frustriert bin, wenn er einen und ich dafür immer zwei Schritte machen muss.

Hast du einen Buchhalter-Witz auf Lager?

Mir will einfach keiner einfallen.

Zum Abschluss: Wenn du drei Wünsche frei hättest, welche wären das?

Als Buchhalterin: Nie wieder eine Mehrwertsteuersenkung. Als Sportlerin: Einen Mädelsabend mit Gesa Krause und Malaika Mihambo. Persönlich: Dass ich mit Corona hoffentlich die erste und letzte Pandemie erlebt habe.

Karriere bei HRworks

Wenn du gerne mit Julia zusammenarbeiten möchtest, bewirb dich jetzt! Bei HRworks sind wir immer auf der Suche nach klugen Köpfen, Enthusiasten und Sympathieträgern. Auf unserer Karriereseite findest du alle weiteren Infos sowie den Link zu den aktuellen Jobangeboten.

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Inhaltsverzeichnis

Tipp 1: Die Angst vor Kontrollverlust akzeptieren

Tipp 2: Eine gleiche Erwartungshaltung schaffen

Tipp 3: Die gute alte E-Mail ablösen und die richtigen Remote Tools nutzen

Tipp 4: Bewusst soziale Interaktionen herstellen

Tipp 5: Gefahr der 2-Klassen-Gesellschaft minimieren

1. Die Angst vor Kontrollverlust akzeptieren

Corona hat viele Unternehmen dazu gezwungen, was vorher undenkbar war. Homeoffice für nahezu alle Mitarbeiter zu ermöglichen, war der einzige Weg, um die Geschäftsfähigkeit auch während der Krise aufrecht zu erhalten.

Dieser Sprung ins kalte Wasser mag bei der ein oder anderen Führungskraft erstmal eine Angst vor Kontrollverlust hervorrufen. Kein Wunder. Über Jahrzehnte haben Führungskräfte gelernt, über Anwesenheit und Kontrolle zu führen. Gerade das Management steht durch mobiles Arbeiten vor einer doppelten Herausforderung: Sich selbst neu im Homeoffice zu organisieren und gleichzeitig die Produktivität und den Zusammenhalt des Teams zu gewährleisten.

Ich habe diesen Kontrollverlust ebenfalls verspürt, als ich mein damaliges Team vor über fünf Jahren ins Homeoffice geschickt habe. Deshalb: Seien Sie bei Angst vor Kontrollverlust nachsichtig mit sich, denn das ist total menschlich!

2. Eine gleiche Erwartungshaltung schaffen

Der Nummer-1-Grund, woran Homeoffice meist scheitert, sind unterschiedliche Erwartungen innerhalb eines Teams oder eines Unternehmens. Wie schnell muss ich beispielsweise auf eine E-Mail antworten? Darf ich im Homeoffice zwischendurch meinen Einkauf machen und dafür abends länger arbeiten? Wie machen wir sichtbar, ob und wann wir erreichbar sind? Nichts ist selbstverständlich, solange wir keine Leitlinien dazu definiert haben.

Wir müssen implizite Verhaltensweisen also explizit machen. Dazu erstelle ich gemeinsam mit Teams und ihrer Führungskraft einen remote Teamkodex, in dem die Spielregeln für die mobile Zusammenarbeit gemeinsam festgelegt werden.

Dieses Regelwerk – also die Do’s und Dont’s im Homeoffice zu kennen – schafft Vertrauen im Team. Und genau das ermöglicht auch der Führungskraft, die Angst vor Kontrollverlust zu überwinden. Diese Homeoffice-Leitlinien dürfen dann im Tagesgeschäft getestet, immer wieder hinterfragt und angepasst werden.

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3. Die gute alte E-Mail ablösen und die richtigen Remote Tools nutzen

E-Mail-Ping-Pong und häufiges CC-Setzen führen meist zu überfluteten Posteingängen. Daher empfehle ich für die interne Kommunikation ein Kollaborations-, sowie ein Aufgabenmanagement Tool einzuführen. Wer alles aus einer Hand bevorzugt, ist mit der Microsoft-365-Familie am besten beraten.

Microsoft Teams ermöglicht eine interne Konversation im Chat-Format, bietet eine Video und Telefonfunktion und vor allem eine Transparenz über die Erreichbarkeit der Mitarbeiter über den jeweiligen Status. Dieser kann aktiv gepflegt werden und wird automatisch mit den Terminen im Outlook-Kalender synchronisiert. Der Microsoft Planner erleichtert zusätzlich das Aufgabenmanagement und ermöglicht Führungskräften einen transparenten Einblick in den Status der aktuellen Aufgaben des Teams, ohne aktiv nachfragen zu müssen.

Entgegen vieler Befürchtungen sind auch kreative Prozesse durchaus remote möglich. Dazu gibt es virtuelle Whiteboards oder auch virtuelle Post-It-Boards, die Abstimmungen und Themensammlungen erleichtern. All diese Tools helfen, ja. Aber vor allem muss jedem Mitarbeiter klar sein, wann ein Tool benutzt wird und auch warum. Hier dürfen ebenfalls Verhaltensregeln zum Umgang mit Tools im Teamkodex festgehalten werden.

4. Bewusst soziale Interaktionen herstellen

In meinen Workshops berichtet so gut wie jedes Team vom fehlenden sozialen Austausch im Homeoffice. Hier dürfen wir uns bewusst machen, dass soziale Interaktion nicht automatisch passiert – diese muss bewusst geschaffen werden. Auch wenn sich das zu Beginn vielleicht etwas künstlich anfühlt.

Dazu dürfen Führungskräfte Möglichkeiten für persönlichen Austausch schaffen. Das können regelmäßige virtuelle Kaffeepausen, virtuelle After-Work-Drinks sein – oder auch das Starten von Meetings mit der Frage nach dem persönlichen Befinden, bevor es zu den eigentlichen Agenda-Punkten geht. Auch kleine Rituale wie das Nutzen von Smileys in der schriftlichen Kommunikation können dabei helfen, die fehlende Tonalität der Stimme auszugleichen und damit aufkommenden Missverständnissen vorzubeugen.

Zudem sehe ich die Videonutzung in Meetings als obligatorisch. Audio reicht einfach nicht aus. Denn nur per Video werden Gestik, Mimik und Körperhaltung sichtbar. Uns trotz räumlicher Distanz weiterhin regelmäßig sehen zu können, trägt definitiv positiv zum Teamgefühl bei. Da jedes Video-Tool mittlerweile die Funktion eines virtuellen Hintergrunds bietet, ist damit auch die Frage nach dem Einblick in die Privatsphäre hinfällig.

5. Gefahr der 2-Klassen-Gesellschaft minimieren

Jedes Unternehmen und Team hat Homeoffice-Gegner und -Befürworter. Das ist total ok. Nicht jeder Mitarbeiter muss im Homeoffice arbeiten wollen. Hier dürfen Führungskräfte darauf achten, dass keine zwei Lager entstehen. Das Ziel sollte sein, eine Kultur und Struktur der Zusammenarbeit zu schaffen, bei der es ganz egal ist, ob vom Büro, Homeoffice oder jeglichem anderen Ort aus gearbeitet wird.

Zu guter Letzt noch ein kleiner Appell: Homeoffice ist kein Nice-to-have mehr wie noch vor einem Jahr! Unternehmen, die mobiles Arbeiten zukünftig nicht anbieten, werden einen großen Nachteil auf dem Arbeitsmarkt haben. Die Frage ist also nicht, ob Homeoffice bleibt, sondern wie es nachhaltig und langfristig im Unternehmen etabliert werden kann, und wie Mitarbeiter und Führungskräfte für diese neue Art des Arbeitens befähigt werden können.

Teresa Hertwig ist Beraterin, Trainerin und Coach. Als Gründerin und Inhaberin der Agentur GetRemote unterstützt sie Unternehmen dabei, Homeoffice und Remote Work erfolgreich einzuführen. Dabei kennt Hertwig beides: Theorie und Praxis. So hat sie bei einem ihrer früheren Arbeitgeber das mobile Arbeiten initiiert und als Führungskraft gemanagt. Die erfolgreiche Unternehmerin wurde bereits in diversen Medien vorgestellt, darunter Der Spiegel, Süddeutsche Zeitung, Die Welt und t3n.