A1-Bescheinigung Dienstreise EU Flagge

A1-Bescheinigung bleibt - HRworks entwickelt Workflow für Dienstreisen

Neues zum A1 Dilemma - keine Hoffnung mehr für Personaler: Die unbeliebte A1-Bescheinigung bleibt bestehen. Für HR Abteilungen bedeutet das einen größeren Aufwand bei Dienstreisen. HRworks vereinfacht nun die bürokratische Kette des Bescheinigungsverfahrens bei Dienstreisen ins EU-Ausland.

Mittags nach Basel und abends nach Paris? Das bleibt in der Praxis aufwendiger als gedacht. Denn wider Erwarten gibt es nun doch keine Lockerung bei der A1-Bescheinigung für Geschäftsreisende. Bei vielen Personalverantwortlichen herrscht deshalb Unverständnis.

Reformbemühungen zur A1-Bescheinigung auf EU-Ebene gescheitert

Was ist geschehen? Erst im Mai diesen Jahres haben sich die EU-Spitzen geeinigt, den erheblichen Verwaltungsaufwand bei der Beantragung der A1-Bescheinigung zu reduzieren. Diese Einigung ist jedoch vielmehr als reine Absichtserklärung zu verstehen, die A1-Pflicht besteht weiterhin.

Die Entsendebescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Damit wird vermieden, dass bei einer Dienstreise Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei EU-Staaten fällig werden. Die Mitführungspflicht gilt grundsätzlich in jedem EU-Mitgliedstaat, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz, in dem der Arbeitnehmer einer Beschäftigung nachgeht.

Unumgänglich und nervraubend:
Wenn die Dienstreise zur Odyssee wird

Die gesetzliche Verpflichtung für den Arbeitgeber, beruflich bedingte Auslandsaufenthalte an den Träger der Sozialversicherung zu übermitteln, bedeutet einen enormen Aufwand in der organisatorischen Abwicklung. 

Jedes Meeting, jeder kurze Workshop. Tagestrip oder stundenweiser Grenzübertritt: Jeder Einsatz von Arbeitnehmern im EU-Ausland erfordert einen eigenen Antrag. Dabei ist die Dauer des ausländischen Aufenthalts des Arbeitnehmers sozialversicherungsrechtlich irrelevant. Zudem hat jedes Land auch seine individuellen Anforderungen zur A1-Ausgestaltung.

Für Personalabteilungen gestalten sich Dienstreisen deshalb oft zeitkritisch. Für Mitarbeiter ebenso. Denn die Beantragung der A1 muss in der Regel vor Beginn des Auslandseinsatzes erfolgen. Und zwar per elektronischem Antragsverfahren. Wo die A1 beantragt wird hängt davon ab, wie der Arbeitnehmer sozialversichert ist. Zum Beispiel bei der Krankenkasse, für Arbeitnehmer die gesetzlich versichert sind. Oder bei Arbeitnehmern mit berufsständischer Versorgung bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen. Wer nicht gesetzlich versichert und berufsständisch versorgt ist, für den muss die Beantragung beim verantwortlichen Träger der Rentenversicherung erfolgen.

Doch es gilt eine weitere Sache zu bedenken: die Bearbeitungszeit der zuständigen Träger. Für die Prüfung der Anträge haben diese per Gesetz nämlich drei Arbeitstage Zeit. Die Folge ist, dass die Dauer der Beantragung schnell mit dem Reisetermin kollidieren kann. 

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gewährt in Ausnahmefällen bei kurzfristig anberaumten Tätigkeiten im EU-Ausland auch die nachträgliche Beantragung der A1-Bescheinigung. 

Fallbeispiel: Entsendung nach Frankreich

Der Arbeitgeber eines Unternehmens, das mindestens 25% des Umsatzes in Deutschland erwirtschaftet, möchte seinen Arbeitnehmer vorübergehend nach Frankreich entsenden. Maximal jedoch für die Dauer von 24 Monaten. Dort soll dieser ein Projekt begleiten. Hierbei handelt es sich um eine A1-pflichtige Entsendung im Sinne von VO (EG) 883/04

Um nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer für diesen Zeitraum weiterhin in Deutschland sozialversichert ist, muss der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung beim zuständigen Träger beantragen. 

In diesem Fall ist für die Ausstellung der A1-Bescheinigung die Krankenkasse zuständig, bei der der Arbeitnehmer in seinem Heimatstaat versichert ist. Der Antrag enthält alle Informationen über die Entsendung. Zum Beispiel die Firmierung und Arbeitsadresse in Frankreich. Nach Prüfung des Antrags stellt der Träger dem Arbeitnehmer das A1-Entsendeformular aus. Die A1 bleibt gültig bis zu dem auf dem Vordruck angegebenen Ablaufdatum oder bis ihn der ausstellende Träger zurückzieht und für ungültig erklärt. Der Arbeitnehmer muss die Entsendebescheinigung bei seinem Auslandseinsatz mitführen und auf Verlangen vorlegen.

A1-Bescheinigung Muster

Neuer Workflow: HRworks erleichtert elektronische A1 Administration

Um die Beantragung für die Personalabteilungen zu vereinfachen, entwickelt HRworks einen eigenen Workflow. Mit nur wenigen Klicks kann der Mitarbeiter die A1-Bescheinigung für die nächste Dienstreise in seiner Personalabteilung beantragen.

Der reisende Mitarbeiter kann seinen A1 Antrag direkt und bequem im HRworks-System planen, anlegen und beantragen.  Neben dem Zeitintervall der Dienstreise werden auch die Länder eingetragen. Der Mitarbeiter kann mehrere Reisen mit Länderzuordnung im Status “Erfassung” haben. Sobald er alle Reisen erfasst hat, kann er diese dann bei dem zuständigen Sachbearbeiter anfragen.

In der neuen Administrator-Rolle des A1 Sachbearbeiters erhält dieser automatisch eine Information über die Beantragung des Mitarbeiters. Der A1 Sachbearbeiter leitet die Entsendebescheinigung mit den von HRworks übernommenen Daten an die zuständige Krankenkasse weiter und informiert den Mitarbeiter über die Statusänderung “in Arbeit”.

Sobald die Krankenkasse die A1 Bescheinigung geprüft hat und diese vorliegt, hängt der Sachbearbeiter diese an die beantragte Dienstreise des Mitarbeiters und der Status ändert sich auf “Abgeschlossen”. Der Mitarbeiter ist nun startklar und bekommt automatisch eine E-Mail mit der angehängten Bescheinigung, diese ist jederzeit über seine Benutzeroberfläche einsehbar.

HRworks Kunden können den A1 Workflow ab Ende Juli standardmäßig nutzen.

Bußgelder Adé - Dank HRworks Reminder für A1-Bescheinigungen!

Nie wieder ohne A1 ins EU-Ausland. Dank Erinnerungsfunktion wird der Mitarbeiter schon beim Anlegen der Dienstreise automatisch an die Beantragung der A1 erinnert.  Auch der nachträgliche Eintrag der A1 zu einer Dienstreise ist als Nachweis möglich. So ist die Bescheinigung im Falle einer Kontrolle jederzeit abrufbar. 

Lernen Sie die Funktionen der Software kennen!