Auslagenerstattung mit HRworks: So funktioniert’s!
Aufgrund der Corona-Pandemie finden seit Anfang des Jahres kaum noch Dienstreisen statt. Die Lage ist einfach zu fragil. Mit anderen Worten: Es gibt weniger Spesen abzurechnen. Doch deswegen muss Ihre Auslagenerstattung nicht brach liegen. Als HRworks-Anwender können Sie in der Software neben den Reisekostenspesen nämlich auch zahlreiche andere Auslagen abrechnen und erstatten.
Ohne Geschäftsreise keine Reisekosten – von einem rein administrativen Standpunkt aus betrachtet, ist das eine echte Entlastung. Vorgesetzte müssen keine Dienstreisen planen, Mitarbeiter keine antreten und Buchhalter nichts abrechnen. Logisch also, dass in vielen Abteilungen nun die Frage aufkommt, wie man mit entsprechenden Reisekosten-Tools (wie etwa dem von HRworks) nun umgehen soll.
Insellösungen, mit denen man lediglich Reisekosten abrechnen kann, sind in der Corona-Zeit in der Tat obsolet geworden. Doch HRworks ist mehr als Reisekosten. Sie können die Software für gleich eine ganze Reihe von HR- und Verwaltungsprozessen nutzen. Etwa für die Zeiterfassung, die Erfassung von Projektzeiten, das Bewerbermanagement samt Onboarding, sowie für die Verwaltung von digitalen Personalakten.
Die Belegmappe in HRworks für die Auslagenerstattung nutzen
Sollten in Ihrem Betrieb aktuell keine oder weniger Geschäftsreisen anstehen, dann nutzen Sie HRworks einfach zum Abrechnen von anderen Auslagen als Reisespesen. Ein praktisches Beispiel: Wenn einer Ihrer Mitarbeiter Fachliteratur auf Firmenkosten bestellt, kann er die entsprechenden Belege dafür in der Belegmappe sammeln und darüber abrechnen. Im Grunde haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, alle Auslagen, die mit ihrer Tätigkeit als Arbeitnehmer zu tun haben, über die Belegmappe zu regeln.
Hier einige Möglichkeiten, wofür Ihre Mitarbeiter die Belegmappe nutzen können
- Fachliteratur: Abrechnung von Fachbüchern
- Bürobedarf: Drucker, Heftklammern, Schreibmaterial oder auch Portokosten
- Firmenwagen: Spritbelege für den dienstlichen oder privaten Gebrauch
- Weiterbildungskosten: Wenn Mitarbeiter Geld vorstreckt
- ÖPNV: Ebenfalls, wenn Mitarbeiter sein privates Geld vorstreckt
In der FLOW-Oberfläche von HRworks Auslagen ganz einfach abrechnen
Mitarbeiter, die Auslagen über HRworks abrechnen möchten, gehen dazu in der FLOW-Oberfläche zuerst ins Reisemanagement. Dort klicken sie auf das Plus-Symbol und wählen die Belegmappe aus. Hier werden sämtliche Belege oder Rechnungen gesammelt. Dann schließt die Mitarbeiter die Erfassung ab und im nächsten Schritt übernimmt die Buchhaltung die Prüfung und Erstattung der Auslagen.
