In folgendem Artikel erfahren Mitarbeiter, wie Sie digitale Belege hochladen und einer Reisekostenabrechnung zuordnen.
Inhaltsverzeichnis
- Interaktive Tour
- Digitalisierte Belege einer Reise zuordnen
- Digitale Belege außerhalb einer Reise
- Digitale Belege per E-Mail hochladen
- Digitale Belege hochladen
- Digitale Belege per Smartphone abfotografieren und zuordnen
- Digitalisierte Belege einer Reise anhängen
- Berichte mit digitalen Belegen erstellen
Hinweis: Die Verknüpfung von Belegen bei der Erfassung von Reisen erleichtert Ihren Administratoren die Prüfung von Reisekostenabrechnungen.
Überblick
Grundsätzlich bietet HRworks drei unterschiedliche Möglichkeiten, digitale Belege in HRworks hochzuladen.
Digitalisierte Belege können:
● vom PC hochgeladen werden
● per E-Mail an Ihren persönlichen Dokumenten-Posteingang in HRworks gesendet werden
● direkt bei der Reisekostenabrechnung mit Ihrem Smartphone abfotografiert oder hochgeladen werden.
Hinweis: Bitte beachten Sie beim Upload über das direkte Abfotografieren, dass Sie den Kamerazugriff in Ihrem Browser erlauben. Dies verwalten Sie in den jeweiligen Browsereinstellungen.
Das System prüft die digitalen Belege auf Duplikate. Sofern ein digitaler Beleg doppelt hochgeladen wurde, warnt das System entsprechend. Der Hinweis verschwindet mit Entfernen der Dopplung aus der Reisekostenabrechnung/Belegmappe. Die Reise kann dennoch abgeschlossen werden. 
1. Interaktive Tour
Über die folgende Verlinkung gelangen Sie zur interaktiven Tour, wie Sie eine Reise mit digitalen Belegen erfassen können. Loggen Sie sich dafür in Ihren HRworks-Account ein und folgen Sie den einzelnen Schritten.
2. Digitalisierte Belege einer Reise zuordnen
Öffnen Sie zunächst im Menü “Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen” eine bereits angelegte Reisekostenabrechnung. Im Menü “Digitale Belege” haben Sie die Möglichkeit, Ihre digitalisierten Belege als PDF oder Bilddatei an die Reise anzuhängen. Klicken Sie dazu auf den Button “Neu”. Sofern digitale Belege bereits unter "Reisemanagement/Digitale Belege" hochgeladen wurden, können Sie über die Drop-Down Option "Zuordnen" bereits hochgeladene digitale Belege der Reise zuordnen.
Im Menü “Reisemanagement/Digitale Belege” können Sie digitale Belege unabhängig einer Reisekostenabrechnung oder Belegmappe hochladen und zu einem späteren Zeitpunkt verknüpfen. Wählen Sie hierfür den jeweiligen Beleg im linken Mastermenü aus und ordnen Sie im rechten Detailmenü den Beleg einer Reise/Belegmappe zu.
Öffnen Sie das Menü “Reisemanagement/Digitale Belege” und wählen Sie die drei Punkte/Dokumenten-Posteingang aus.
Mit Klick auf den Button “E-Mail-Adresse aktivieren” generiert HRworks für Sie automatisch eine E-Mail-Adresse. Somit können Sie Ihre gescannten Belege per E-Mail direkt an Ihren persönlichen Dokumenten-Posteingang weiterleiten.
Wenn Sie sicherstellen wollen, dass nur Dokumente von Ihre(n) E-Mail-Adresse(n) verarbeitet werden sollen, können Sie diese in Ihre Whitelist aufnehmen. Durch Verwendung von “*” können auch komplette Domänen, wie z. B. *@hrworks.de, zugelassen werden.
Haben Sie Ihre Originalbelege per E-Mail erhalten, können Sie diese an Ihren HRworks Dokumenten-Posteingang weiterleiten. Auch bei Papierbelegen bietet sich die Möglichkeit an, diese direkt vom Scanner an den Dokumenten-Posteingang zu senden.
6. Digitale Belege per Smartphone abfotografieren und zuordnen
Um Ihre Belege einer Reisekostenabrechnung zuzuordnen, öffnen Sie im Menü
“Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen” eine bereits angelegte Abrechnung. Im Menü
“Digitale Belege” haben Sie die Möglichkeit, über den Button “Anhängen” Ihre Belege
abzufotografieren oder diese über die Fotomediathek/Dateien hochzuladen.
Im Menüunterpunkt “Berichte” innerhalb einer Reise oder Belegmappe haben Sie die Möglichkeit, die Berichte mit oder ohne gescannte Belege auszudrucken. Wählen Sie dazu den Button “PDF mit digitalen Belegen erstellen”.
