Betty Barclay_Reisekostenabrechnungsprozess

Betty Barclay Group setzt bei der Spesenabrechnung auf HRworks

Die Betty Barclay Group gestaltet ihren Reisekostenabrechnungsprozess mit der HR-Lösung HRworks. Vor allem die Sorgenfreiheit bei Pauschalen, Währungen und gesetzlichen Bestimmungen überzeugt das Modeunternehmen aus dem badischen Nußloch.

Thea Schneider kennt Reisekostenprozesse aus alten Zeiten. Seit sie damals ihre Ausbildung bei Betty Barclay begonnen hat, kümmert sie sich um das Thema Reisekostenabrechnung. Heute verantwortet sie die Reisekostenstelle der Betty Barclay Group mit den Marken Betty Barclay, Cartoon, Gil Bret, Saint Jacques, Amber & June, Vera Mont, VM, Robe Légère und Public. Früher lief bei dem Unternehmen die gesamte Spesenabrechnung über Papierformulare. Mitarbeiter mussten die Mehrwertsteuer selbst ausrechnen, Währungskurse wurden im Faltblatt einer Bank nachgeschlagen – kaum eine Abrechnung kam ohne Nachbearbeitung aus, erinnert sich Thea Schneider. Ihre Bilanz heute: „Der Prozess hat sich gewaltig verändert: von der Lose-Blatt-Sammlung hin zum All-In-One Tool – das sind Welten.“ Die Betty Barclay Group gestaltet ihren Reisekostenabrechnungsprozess mit dem All-In-One Tool HRworks. Vor allem die Sorgenfreiheit bei Pauschalen, Währungen und gesetzlichen Bestimmungen überzeugt das Modeunternehmen aus dem badischen Nußloch. Die Betty Barclay Group versteht sich als ein in Deutschland führendes Unternehmen der Damenoberbekleidung und beschäftigt weltweit mehr als 1.250 Mitarbeiter. Betty-Barclay-Kollektionen und Lizenzprodukte sind in knapp 70 Ländern erhältlich. Das Reiseaufkommen des Modeunternehmens ist entsprechend hoch: ca. 140 Mitarbeiter sind regelmäßig unterwegs, über 6.000 Reisen kommen so jedes Jahr zusammen.

Enorme Zeitersparnis

Seit der Einführung von HRworks profitieren die Betty-Barclay-Group-Mitarbeiter von der Online-Lösung in Sachen Reisekostenabrechnung, Abwesenheits- und Arbeitsmittelverwaltung. Es sei beispielsweise eine „enorme Zeitersparnis“, dass niemand mehr Umrechnungskurse und Pauschalen heraussuchen müsse. „Das wird immer alles automatisch von der HR-Software aktualisiert, wir haben keinen Aufwand damit“, sagt Thea Schneider. Auch um die Änderungen der Sachbezugswerte und Tagespauschalen zu jedem Jahreswechsel muss sich bei der Betty Barclay Group niemand mehr kümmern. Thea Schneider: „Sachbezugswerte oder Pauschalen stehen rechtzeitig automatisch in der Anwendung zur Verfügung.“

Genehmigung wird gerne genutzt

Das Modeunternehmen aus Baden-Württemberg nutzt auch den Reisegenehmigungsprozess von HRworks. Wenn der Mitarbeiter in HRworks eine Reise beantragt, wird der Vorgesetzte per E-Mail-Notiz informiert und kann mit einem Klick die Reise genehmigen. Auch die Reisekostenabrechnung kann vom Vorgesetzten per E-Mail genehmigt werden. Dann geht die Abrechnung online an die Reisekostenstelle, und Thea Schneider veranlasst die Kostenerstattung durch die Finanzbuchhaltung. Dabei nutzt die Betty Barclay Group die Schnittstellenfunktion in HRworks. Thea Schneider lädt die Auszahlungsdaten herunter und importiert sie in das FiBu-System des Unternehmens. Die Zahlungsläufe finden regelmäßig statt. Dass der Prozess heute elektronisch abläuft, gefällt Thea Schneider: „Der gesamte Reisekostenprozess geht bei uns heute sehr flott, und die Mitarbeiter bekommen zeitnah ihr Geld. Meistens innerhalb von zehn Tagen nach Abgabe der Abrechnung.“

Kostenbericht zur Budgetkontrolle

Die Betty Barclay Group schätzt auch die Auswertungsmöglichkeiten von HRworks. Besonders der Kostenbericht ist Thea Schneider wichtig; er dient der Kostenkontrolle und der Budgetplanung. Bei der Betty Barclay Group stehen moderne Self-Service-Anwendungen hoch im Kurs. Sie sind heute in der Group nicht mehr wegzudenken. Dies zeigt sich vor allem in der Akzeptanz der Lösungen im Unternehmen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Neben einer spürbaren administrativen Entlastung wurden die dazugehörigen Prozesse unternehmensweit optimiert und beschleunigt.

Quick Facts:

  • 1250 Mitarbeiter, 140 Reisende
  • Automatische Aktualisierung von Währungen
    und Pauschalen
  • Kostenbericht dient der Budgetkontrolle
  • Schneller Genehmigungsprozess
  • Self-Service-Anwendungen haben hohe Bedeutung