Corona-Serie Teil 11: Wie ein HR-Manager die Krise erlebt

Durch die Corona-Pandemie wurde in HR-Abteilungen einiges durcheinander gewirbelt. Torsten Meyering, Teamleiter HR bei virtual minds in Freiburg, erzählt im Interview, wie es ihm und seinen Kollegen in den vergangenen Wochen erging. Im Homeoffice vermisst er vor allem eine essentielle Sache, die es nur im Gemeinschaftsbüro gibt.

Herr Meyering, durch Corona mussten viele HR-Manager und Personaler ins Homeoffice wechseln. Wie haben Sie den plötzlichen Umbruch erlebt?
Torsten Meyering: Das Team und ich haben uns frühzeitig mit verschiedenen Szenarien auseinandergesetzt und dabei auch einen möglichen Lockdown ins Auge gefasst. Wir waren also nicht unvorbereitet. Die Situation war trotzdem herausfordernd, weil es galt, für eingespielte Routinen und das Tagesgeschäft einen digitalen Ersatz zu finden.

Wie waren die ersten Tage im Homeoffice?
Die waren quasi durchgehend mit Video-Konferenzen mit verschiedenen Mitarbeitern und Teams ausgefüllt, um Fragen zur Situation, Arbeitsorganisation und dem weiteren Vorgehen zu besprechen. Gleichzeitig war ich aber auch begeistert von der Flexibilität und Kreativität unserer Teams. So wurden zum Beispiel innerhalb kürzester Zeit Gaming-Server eines unserer Tochterunternehmen dafür umgerüstet, ein virtuelles Büro mit Video-Chaträumen einzurichten.

Hatten Sie vor Corona schon Erfahrungen im Homeoffice? Wenn ja, was war damals anders?
Der bisher größte Unterschied war, dass nur ich oder eine Kollegin im Homeoffice war. Da sich ein Teil der Belegschaft nach wie vor im Büro befand, ist natürlich einiges an Informationsfluss aus Flurgesprächen verloren gegangen. Das war für die inhaltliche Einbindung in Meetings und Diskussionen bei bestimmten Themen nicht optimal.

Apropos Meetings. Wie lief die Kommunikation im Homeoffice?
Anfangs haben wir eine große Bandbreite verschiedener Kommunikationskanäle bereitgehalten – Telefon, Mail, aber auch Chats, Videokonferenzen, Discord-Channel und mehr – um alle Mitarbeiter zu erreichen. Ich musste auf allen Kanälen präsent sein und in verschiedenen Formaten kommunizieren und informieren. Es hat einige Zeit gedauert, bis sich dann einige zentrale Kommunikationswege etabliert haben.

Corona hat, wie Sie sagen, die Art und Weise der Kommunikation beeinflusst. Wie lief denn die Kommunikation über Corona mit den Kollegen?
Zu Beginn haben sich organisatorische und arbeitsrelevante Fragen stark auch mit privaten und gesellschaftlichen Themen vermischt. Durch die Vielzahl von Informationen und behördlichen Maßnahmen gab es viel Unsicherheit bei den Mitarbeitern, die es mit aufzufangen und abzufedern galt.

Was waren für Sie die größten Herausforderungen während der Corona-Zeit im Homeoffice?
Unser klassischer Onboarding-Prozess konnte nicht wie gewohnt stattfinden. Einige neue Mitarbeiter konnten nicht nach Deutschland einreisen und arbeiten seither aus ihren Heimatländern. Das erschwert natürlich eine schnelle und reibungslose Integration neuer Kollegen, die ihr Team zunächst nur virtuell kennenlernen können.

Eine weitere Herausforderung war, dass jeder Mitarbeiter die Corona-Zeit in einer anderen Lebenssituation erlebt und ihr mit entsprechend anderen Voraussetzungen begegnet. Wir haben viel mit unseren Mitarbeitern über ihre individuellen Bedürfnisse gesprochen, um gemeinsam Lösungen für die dringlichsten Probleme zu schaffen.

Waren Sie, war Ihr Unternehmen gut auf die “Zwangs-Digitalisierung” vorbereitet?
Wir sind ein Tech-Unternehmen aus der Digitalbranche, daher haben wir uns schnell auf die Situation einstellen können. Innerhalb von zwei Tagen waren wir technisch und organisatorisch auch im Remote-Modus voll arbeitsfähig.

Welche HR-Aufgaben und Prozesse lassen sich Ihrer Meinung nach am besten von Zuhause bewerkstelligen?
Einige administrative Themen wie Stammdatenpflege, vorbereitende Payroll-Aufgaben oder auch konzeptionelle Strategieentwicklung. In bestimmten Bereichen wie etwa bei Mitarbeitergesprächen müssen wir aber in den direkten persönlichen Austausch gehen. Digitale Tools wie Video-Konferenzen können hier zwar unterstützen, aber gerade bei sensiblen und persönlichen Themen ist es eigentlich unverzichtbar, atmosphärische Schwingungen zu spüren, Körpersprache zu sehen. Selbst über einen Bildschirm ist das nur sehr eingeschränkt möglich.

Welche Ihrer Aufgaben konnten Sie im Homeoffice besser erledigen als im Büro, welche schlechter?
Aufgaben und Themen, die Konzentration und Ruhe erfordern. Kalkulationen, Vertragserstellung oder Arbeitsrecht-Recherchen lassen sich sehr gut im Homeoffice erledigen. Auch Fleißarbeiten wie Stammdatenpflege oder Anpassungen in unserer technischen Infrastruktur gehen sehr gut von zu Hause.

Für alle Aufgaben und Bereiche, für die der direkte Austausch mit der Belegschaft ein wichtiger Faktor ist, ist das Homeoffice eher nachteilig. Keine Stimmungen aus den Teams direkt einfangen oder wichtige Impulse aus Flurgesprächen mitnehmen zu können, ist ein echtes Defizit.

Hat Ihr Arbeitgeber durch Corona eine neue Sicht auf das Thema Homeoffice entwickelt?
Wir waren unabhängig davon dabei, ein neues Homeoffice-Konzept zu entwickeln. Das wurde nun natürlich beschleunigt.

Herr Meyering, bevorzugen Sie persönlich die Arbeit im Büro oder im Homeoffice?
Ich fände eine flexibel handhabbare Kombination aus beidem ideal. Der direkte persönliche Kontakt ist für meine Arbeit unverzichtbar. Klassische administrative Rountinetätigkeiten lassen sich aber mindestens ebenso gut aus dem Homeoffice erledigen – umso mehr, wenn sich dabei gleichzeitig auch Pendlerzeitaufwand reduzieren lässt. Unter dem Strich wird daher auch unsere HR-Arbeit künftig mehr Remote-Elemente enthalten.

Können Sie sich vorstellen, dass Ihr Unternehmen auf ein physisches Büro verzichtet und nur noch online zusammenarbeitet?
Nein. Auch, weil der persönliche Austausch fester Teil unserer Unternehmenskultur und ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterbindung ist. Direkter sozialer Kontakt, Flurgespräche, Kaffeepausen, gemeinsame Unternehmungen finden vor Ort statt – das lässt sich nicht digital substituieren.

Die 2001 gegründete virtual minds AG (Freiburg) vereint namhafte Digital- und Mediatechnologieanbieter unter ihrem Dach und gehört seit Jahren zu den europäischen Top-Playern im digitalen Werbemarkt. Zu den Kunden der Technologieholding zählen große deutsche Verlags- und TV-Häuser und ihre Vermarktungsunits, internationale Agenturgruppen sowie zahlreiche Top-Werbungtreibende. virtual minds ist eine 100%-ige Tochter der ProSiebenSat.1 Group.