Desk Sharing: Die optimale Arbeitsform für Hybrid Work?

Durch die Corona-Pandemie wurde das Arbeiten im Homeoffice für viele zum verpflichtenden Standard. Und trotz späterer Lockerungen erledigen viele Angestellte ihre Aufgaben weiterhin von zu Hause aus – einerseits, um die Ansteckungsgefahr zu minimieren, andererseits, weil es viele weitere Vorteile mit sich bringt. So hat sich das Modell Hybrid Work, bei dem Mitarbeiter ihre Tätigkeit ganz nach Bedarf im heimischen Arbeitszimmer oder im Büro ausführen, längst etabliert. Dadurch halten moderne Konzepte Einzug in immer mehr Unternehmen – eines davon ist das Desk Sharing, das eine flexible Lösung für die durch hybride Arbeitsweisen immer weniger genutzten Büroflächen bietet.

Welche Entwicklungen bringt Hybrides Arbeiten mit sich?

Der von der Digitalisierung und dem Fachkräftemangel geprägte grundlegende Wandel in der Arbeitswelt hat Hybrides Arbeiten als Bestandteil des New Work in vielen Branchen zum „New Normal“ werden lassen. Das Modell, das ohne festen Arbeitsort, Arbeitszeit sowie starre Hierarchien auskommt, hat in vielen Unternehmen bereits Veränderungen angestoßen und verschiedene neue Konzepte hervorgebracht:

Desk Sharing

Wie der Name schon sagt, wird bei diesem Modell der Schreibtisch geteilt – verschiedene Mitarbeiter benutzen ihn zu unterschiedlichen Zeiten. Das bedeutet, dass es keine festen Arbeitsplätze mehr gibt und jeder Schreibtisch sauber und leer übergeben wird.

Kreative Inseln

In diesem Bereich kommen Mitarbeiter zusammen, um Ideen zu sammeln und auszutauschen. Er ist großzügig, offen sowie gemütlich gestaltet und kommt in der Regel ohne Tische zwischen den Kollegen aus.

Share and Discuss Workplaces

Anders als die kreativen Inseln sind diese Arbeitsbereiche meist räumlich vom Großraumbüro getrennt und verfügen über Tische und Stühle. So können Kollegen Präsentationen halten und diskutieren, ohne andere Mitarbeiter zu stören.

Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten

Im offenen Großraumbüro herrscht stets ein gewisser Geräuschpegel. In diesen separierten Bereichen können sich Mitarbeiter ganz in Ruhe ihren Aufgaben widmen, ohne Ablenkungen ausgesetzt zu sein.

Lese-Tipp: Erfahren Sie, welche Trends neben dem Hybriden Arbeiten die HR-Welt von 2022 prägen.

Wie wirken sich diese Entwicklungen auf den Arbeitsalltag aus?

Hybrides Arbeiten hat eine Veränderung der Einstellung zum jeweiligen Arbeitsort bewirkt. So steht das Homeoffice für konzentriertes und produktives Arbeiten, das Büro hingegen für Kreativität, Austausch und Zusammenarbeit. Da Desk Sharing & Co. diese gefühlten Realitäten unterstützen, sind sie in vielen Unternehmen bereits gelebter Alltag. Da viele Mitarbeiter sich in der hybriden Arbeitswelt nur noch an wenigen Tagen in der Woche im Büro aufhalten, bietet diese Entwicklung großes Potenzial für die Gestaltung der Arbeitsumgebung: So ändert sich zum Beispiel die Anzahl der benötigten Schreibtische und deren Ausrichtung. Ganze Räume werden neu gestaltet und spezifische Ecken geschaffen, um den Bedürfnissen der Angestellten optimal nachzukommen.

Für die Belegschaft bedeutet diese Umstrukturierung eine offene Atmosphäre, die zu gegenseitigem Austausch und Vernetzungen einlädt. Für Mitarbeiter, die viel im Homeoffice arbeiten, sind Tage im Büro daher eine große Umstellung. Dennoch ergibt sich gerade durch den Kontakt zu Kollegen aus anderen Abteilungen oder dem Vorgesetzten die Weitergabe von Know-how, was besonders für die Arbeit zu Hause enorm wichtig ist: So behält jeder einzelne Mitarbeiter das Unternehmen im Fokus – und zwar in allen Facetten. Da die Arbeitsplätze im Büro durch die immer größere werdende Zahl von aus dem Homeoffice arbeitenden Angestellten immer weniger benötigt werden, bietet sich für die Zusammenarbeit im Büro zunehmend Desk Sharing an.

Welches sind die Vor- und Nachteile von Desk Sharing?

Durch die Corona-Pandemie ist Desk Sharing längst mehr als ein Trend. So wurden aufgrund der gebotenen Abstandsregeln in den Büros ohnehin weniger Tische besetzt als zuvor. Außerdem mussten diese wegen der Hygieneregeln täglich gesäubert werden. Und weil viele Mitarbeiter zur Arbeit im Homeoffice angehalten waren, wurden alle dazu nötigen Dokumente in Cloudlösungen abgelegt, anstatt sich als Akten auf einem Schreibtisch zu stapeln. Die Voraussetzungen entstanden also 2020, 2022 ist Desk Sharing gelebter Alltag.

Vorteile für den Mitarbeiter

• Flache Hierarchien: Beim geteilten Schreibtisch sitzen Mitarbeiter nicht nur neben Kollegen aus verschiedenen Abteilungen, sondern auch neben Vorgesetzten. Dies erleichtert die Kommunikation, gibt interessante Einblicke und unterstreicht die Arbeit auf Augenhöhe – was sich gerade im Hinblick auf ein angenehmes Betriebsklima auszahlt.
• Zunehmende Interaktion: Wer jeden Morgen neben einem anderen Kollegen sitzt, lernt schrittweise die gesamte Belegschaft kennen. So entstehen nicht nur Gespräche oder neue Ideen, es bauen sich auch Vorurteile und Barrieren ab.

Vorteile für das Unternehmen

• Weniger Arbeitsplätze, weniger Kosten: Grundsätzlich benötigen Unternehmen, die Desk Sharing einführen, weniger Schreibtische. Ist auf lange Sicht damit zu rechnen, dass höchstens die Hälfte der Belegschaft zeitgleich im Büro arbeitet, können angemietete Flächen verkleinert werden. Auch die Nebenkosten sinken enorm.
• Höhere Produktivität: Geteilte Schreibtische fördern die Interaktion zwischen den Mitarbeitern. Dadurch entstehen neben einem stärkeren Wir-Gefühl beziehungsweise besserer Identifikation mit dem Unternehmen auch Synergieeffekte. Diese bringen gerade zu Beginn der Umsetzung dieser Maßnahme messbare Effekte bei der Produktivität mit sich.

Nachteile für den Mitarbeiter

• Weniger Routine, erhöhter Lautstärkepegel: Einige Mitarbeiter können sich im Büro wesentlich besser konzentrieren als am heimischen Schreibtisch – zu Hause locken Ablenkungen und es sind keine Kollegen da, die zur Motivation beitragen. Diese Angestellten, die bevorzugt im Unternehmen arbeiten, sollten nach Absprache mit den Verantwortlichen unbedingt einen eigenen Schreibtisch im Büro behalten beziehungsweise in ruhiger Umgebung arbeiten.
• Freie Platzwahl: Was zunächst positiv klingt, ist für viele Mitarbeiter mit Stress verbunden: Jeden Morgen oder sogar nach der Mittagspause einen neuen Arbeitsplatz suchen und einrichten zu müssen, ist müßig. Außerdem möchten gerade introvertierte Angestellte nicht jeden anderen Kollegen kennenlernen, sondern in Ruhe ihre Arbeit erledigen. Zusätzlich kann die freie Platzwahl zu Grüppchenbildung führen, wodurch sich andere ausgeschlossen fühlen.
• Clean Desk: Auf geteilten Schreibtischen haben persönliche Gegenstände keinen Platz. Ebenso wenig können Notizen hinterlassen oder Unterlagen abgelegt werden. Zudem muss der Arbeitsplatz nach dessen Benutzung gereinigt werden, was zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter bedeutet.
• Gleichwertige Arbeitsplätze: Nicht jeder Vorgesetzte möchte die gleiche Ausstattung benutzen wie ein Praktikant. Und sich möglicherweise auch nicht durch dessen Fragen von der Arbeit abhalten lassen. Bei gelebter flacher Hierarchie ist es entscheidend, dass alle dieses Modell mittragen – und dass für die, die dazu nicht bereit sind, eine andere Lösung gefunden wird.

Nachteile für das Unternehmen

• Stetige Interaktion der Mitarbeiter: Studien belegen zwar, dass Unternehmen durch offene Arbeitsmodelle wie Desk Sharing wesentlich produktiver sind – bis zu 30 Prozent. Dennoch stellt sich die Frage, ob dieser Wachstum konstant bestehen bleibt. Zwar propagieren Tech-Firmen im Silicon Valley diese Methode, doch eignet sie sich sicher nicht für jedes Unternehmen.
• Einrichtungskosten: Durch Desk Sharing verringert sich die Summe der Schreibtische sowie der Platz, den sie beanspruchen, was Kosten einspart. Allerdings muss jeder Arbeitsplatz optimal ausgestattet werden, damit jeder Mitarbeiter ihn auch benutzen kann. Zunächst einmal kommen also enorme Ausgaben auf die Betriebe zu.

Fazit: Gekommen, um zu bleiben

Desk Sharing ist eine gute und sinnvolle Methode, um langfristig Kosten einzusparen und gleichzeitig die Unternehmenskultur zu verbessern sowie die Kreativität der Mitarbeiter zu fördern. Angestellte, die ihre Arbeitsplätze im Homeoffice ganz persönlich einrichten können, werden die Vorzüge des sauberen Schreibtisches im Büro nach und nach zu schätzen lernen. Als Gegenpol zum ruhigen Abarbeiten zu Hause wird die Zeit im Unternehmen zunehmend für Interaktion, Wissensweitergabe und Socializing genutzt. So werden trotz vermehrter Homeoffice unternehmensinterne Abläufe klarer und können besser in den eigenen Workflow integriert werden.

Da sie Mitarbeitern und Unternehmen deutlich mehr Vorteile bieten als das klassische Arbeitsmodell vor Corona, werden sich moderne Entwicklungen wie Desk Sharing & Co. über kurz oder lang durchsetzen.