Elektronische Personalakte mit Köpfchen und Design

Digitalen Wandel managen, Zukunft gestalten; getreu dem Leitbild der Medienhochschule ist die Macromedia GmbH auch in Sachen Personalverwaltung auf dem neuesten Stand. Mit der elektronischen Personalakte , auch E-Akte, von HRworks spart das Unternehmen Platz, Zeit und Arbeitskraft ein.

Sigrid Heidrich hat Spaß an ihrer Arbeit mit HRworks: „Alles, was man sich zuvor händisch zusammenstricken musste, geht mit HRworks auf Knopfdruck.” Als Head of HR verwaltet sie bis zu 290 Mitarbeiter. Da ist immer einiges zu tun. Unterstützt wird sie dabei von einer Kollegin in Teilzeit. Mit HRworks behält sie den Überblick. Seit 2004 ist Frau Heidrich für Macromedia tätig. Als privater Bildungsträger ist die Macromedia GmbH seit über 20 Jahren in Deutschland erfolgreich. Über die Hochschule Macromedia und die Macromedia Akademie betreibt sie ein breites Portfolio akademischer und nicht-akademischer Bildungsangebote im Kontext von Management, Medien, Journalistik, Film und Design. Seit 2013 gehört die Macromedia GmbH zur internationalen Bildungsgruppe Galileo Global Education.

Von Mitarbeitern empfohlen

Vor HRworks forderten mehrere Insellösungen die Arbeitskraft der HR-Abteilung so stark, dass sich die Geschäftsleitung schnell einig war: eine Software musste her, die Prozesse automatisiert und den administrativen Aufwand im HR-Bereich minimiert. „Wir sind dann auch ganz schnell auf HRworks gekommen, da uns die Software von zwei Mitarbeitern im Hause wärmstens empfohlen wurde”, berichtet Frau Heidrich. Im September 2016 startete das Unternehmen zunächst mit der Abwesenheitsverwaltung. „Da waren wir bereits absolut begeistert von HRworks”, schwärmt die Personalleiterin. Nach interner und externer Datenschutzprüfung und der Zustimmung des Betriebsrates folgte der Rollout der elektronischen Personalakte.

Schluss mit der Papierflut

Bereits während der Umstellungsphase auf die elektronische Dokumentenverwaltung zeichneten sich die Einsparungspotentiale der E-Akte für Macromedia ab. „Wir spürten schnell, dass HRworks einen enormen Zeitgewinn für uns bringt”,erklärt Frau Heidrich: „Die Arbeit mit der elektronischen Personalakte ist zudem sehr angenehm und die Papierflut lässt Stück für Stück spürbar nach.” Zahlreiche Interaktionen zwischen Mitarbeiter, Personalabteilung und Führungskraft entfallen mit der Personalsoftware komplett oder finden über HRworks direkt zwischen dem Mitarbeiter und der Führungskraft statt. Das entlastet wiederum die Fachabteilung. Frau Heidrich greift nur noch minimal administrativ bzw. korrigierend ein: „Auf HRworks kann ich mich verlassen. Ich muss nichts in Outlook nachpflegen oder gar Reminder setzen – das ist jetzt alles in HRworks!”, berichtet sie. Sämtliche Insellösungen wurden nach der Einführung von HRworks von heute auf morgen abgeschaltet. Zudem wird das große Papierarchiv, das sich über die Jahre bei Macromedia angesammelt hat, nun nach und nach abgebaut; Druck- und Lagerkosten werden dadurch verringert. Frau Heidrich möchte HRworks als ganzheitliche Personalsoftware nicht mehr missen: „HRworks lebt bei uns”, erzählt sie begeistert.

Digitales Onboarding

„Bei neuen Mitarbeitern gibt es kein Papier mehr”, betont Frau Heidrich. Diese werden bei Macromedia mit HRworks digital an Bord genommen. Die Grundstruktur der Stammdatenverwaltung ist im E-Mail Onboardingformular abgebildet. Neue Mitarbeiter füllen das Formular eigenständig aus und senden es per Mausklick an Macromedia zurück. Zur Einstellung benötigte Dokumente hängen sie direkt im PDF-Format an. Alle Daten und Dokumente sind so vom ersten Arbeitstag an vollständig in HRworks hinterlegt. Auch bestehende Mitarbeiter der Hochschule haben sich schnell auf die papierlose Verwaltung eingestellt und reichen Personalunterlagen wie Verträge und Zusatzvereinbarungen nur noch digital ein.

Online Freigabe

In der Vergabe von Einsichts- und Zugriff srechten sieht Frau Heidrich eine zusätzliche Arbeitsentlastung: „Vorgesetzte können mit HRworks selbst agieren, benötigte Dokumente ortsunabhängig einsehen und Mitarbeitergespräche ohne mein Zutun vorbereiten. Meine Intervention bei solchen Dingen nimmt so durch HRworks noch mehr ab. Ich kann mich verstärkt auf die Kernaufgaben der Personalarbeit konzentrieren.”

Quick Facts:

• HRworks seit 2016 im Einsatz
• 290 Mitarbeiter
• Nutzen neben der elektronischen
  Personalakte das Reisemanagement
  und die Abwesenheitsverwaltung
• Mitarbeiter haben HRworks empfohlen
• Schluss mit der Papierflut in der Personalabteilung