EuGH-Urteil zur Zeiterfassung: 3 Schritte, die Ihnen jetzt helfen

Treibt Sie das Thema Zeiterfassung um? Dann sind Sie aktuell nicht alleine. Seit nämlich die Richter des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019 beschlossen haben, dass Unternehmen in Zukunft die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren müssen, herrscht in vielen Firmen Unruhe. Als HRler oder Geschäftsführer sind Sie womöglich verunsichert und fragen sich, wie es nun weitergehen soll. Doch kein Grund zur Panik! Wir haben da ein paar Tipps.

Das Wichtigste vorweg: Noch ist die Zeiterfassung in Unternehmen nicht im Gesetz verpflichtend verankert. Nach dem Urteilsspruch der EuGH-Richter liegt es aktuell an den Mitgliedstaaten der EU, die sogenannte Arbeitszeitrichtlinie in nationales Recht umzusetzen. Wann das in Deutschland der Fall sein wird, steht zwar noch nicht fest. Doch man sollte davon ausgehen, dass dies eher früher als später passiert.

Demnach machen sich Entscheider in kleinen und mittelständischen Betrieben bereits jetzt Gedanken, wie sie den neuen Anforderungen entsprechen können. Denn die Wahrheit ist: In vielen Unternehmen sind Stundenzettel und Stechuhr noch gang und gäbe. Bisher mussten sie laut dem deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ja lediglich Überstunden dokumentieren. Für eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung sind diese Firmen schlicht und ergreifend nicht gewappnet. Neben technischem Know-How und einer digitalen Infrastruktur fehlt es dabei oft auch an einem Konzept, wie man die bald zwingende Arbeitszeiterfassung im eigenen Unternehmen realisieren kann.

Weiter unten finden Sie 3 simple und nachvollziehbare Schritte, die Sie bei diesem Entscheidungsprozess unterstützen. Zuerst aber eine ganz grundsätzliche Definition:

Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung ist die systematische und lückenlose Aufzeichnung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Sie steht im Gegensatz zur Vertrauensarbeitszeit, bei der die Arbeitsstunden der Mitarbeiter nicht dokumentiert oder aufgezeichnet werden. Mit der Einführung der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung wird die Vertrauensarbeitszeit faktisch abgeschafft.

Die entscheidende Frage ist nun: Wie sollen sich kleine und mittelständische Unternehmen in der Praxis auf die kommende Pflichterfassung vorbereiten? Wenn man sich in der HR-Welt umhört, herrscht aktuell hektische Betriebsamkeit. Dabei braucht es nur 3 einfache Schritte, um eine tragfähige Lösung zu finden.

Diese drei Fragen müssen Sie sich stellen:

1. Was brauche ich?

Am Anfang steht die Analyse. Bei dieser Bestandsaufnahme sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wie viele Mitarbeiter hat mein Unternehmen?
• Auf wie viele Standorte ist die Belegschaft verteilt?
• Gibt es Kollegen, die regelmäßig oder sogar ausschließlich im Home Office arbeiten?
• Welche verschiedenen Arbeitspläne sind im Einsatz?
• Wie geht meine Firma aktuell mit Über- und Unterstunden um?
• Welche Art von Zeiterfassung (Online, QR Code, Kiosk) ist für mein Unternehmen am besten geeignet?

Bei der Analyse sollten Sie nicht in zu engen Bahnen denken. Denn: Haben Sie beispielsweise Mitarbeiter, die oft auf Geschäftsreise sind, so wäre ein reines Zeiterfassungssystem eher suboptimal. In diesem Fall würde eine Lösung in Frage kommen, mit der Sie nicht nur die Arbeitszeiten Ihrer Kollegen aufzeichnen, sondern auch die entstandenen Reisekosten abrechnen können.

2. Was gibt es überhaupt?

Wissen Sie, welchen Bedarf es gibt, folgt der nächste Schritt: die Produktauswahl. Auf dem Markt existieren nicht gerade wenige Lösungen, was die Sache recht unübersichtlich machen kann. Nutzen Sie daher für den Vergleich beispielsweise eine Checkliste oder lesen Sie Erfahrungsberichte von Anwendern.

Fokussieren Sie sich bei der Suche auf die drei wichtigsten Aspekte:

• Welche Lösung erfüllt die Anforderungen meines Betriebes am ehesten?
• Wie sieht es mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis aus?
• Deckt die Lösung neben der digitalen Zeiterfassung noch weitere Funktionen ab, die in meinem Unternehmen gebraucht werden? Etwa Bewerbermanagement, Reisekostenabrechnung oder Abwesenheitsverwaltung.

Und natürlich sollten Sie bei der Anschaffung den wichtigsten Punkt berücksichtigen: Sinnvoll ist nur eine Lösung, die ganz im Zeichen der Digitalisierung steht!

3. Wie klappt die Umsetzung?

Haben Sie Ihr Produkt gefunden, kommt es auf gute Kommunikation an. Und zwar in zweierlei Hinsicht:

• Lassen Sie sich Ihr neues Produkt unbedingt gut erklären! Nichts wäre schlimmer als ein Zeiterfassungssystem, das Sie nicht verstehen oder das Ihnen nicht ganz geheuer ist. Eine Einschulung von Hersteller-Seite ist insofern ein Muss.
• Und kommunizieren Sie die neue Form der Zeiterfassung auch unbedingt an Ihre Kollegen. Ob als kurze Präsentation oder Praxis-Test bleibt dabei Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass jeder Kollege auf dem gleichen Wissensstand ist.

Und natürlich darf die Praxis nicht zu kurz kommen! Sprich: Eine Testphase über einige Tage/Wochen mit einem neuen Software-System hat sich in solchen Fällen bewährt.