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HR-Software: Mit Schnittstellen zu einer besseren Lohnabrechnung

Schnittstellen ermöglichen bessere Lohnabrechnung

28. April 2021 · 2 Min. Lesezeit · Oliver Jeges

Kleine und mittlere Unternehmen lagern ihre Entgeltabrechnung oft an Lohnbüros oder Steuerberater aus. Dies stellt KMU vor Herausforderungen. Denn damit externe Dienstleister saubere Lohnabrechnungen erstellen können, braucht es einen schnellen und sicheren Datentransfer. Das beste Mittel für die vorbereitende Lohnbuchhaltung? Eine HR-Software mit den entsprechenden Schnittstellen!

Die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine zeitfressende Angelegenheit. Insbesondere in kleinen Unternehmen. Denn da erledigen oft noch die Inhaber selbst die monatliche Entgeltabrechnung. Viel lieber würden sie sich zwar auf das Kerngeschäft fokussieren. Doch die Lohnbuchhaltung ist ebenfalls wichtig. Es gäbe zwar die Option, eine eigene Stelle für diese sensible Aufgabe zu schaffen. Allerdings wollen viele Inhaber das nicht. Das Gehalt ist schließlich Chefsache. Also bleibt die Entgeltabrechnung an ihnen selbst hängen.

In anderen kleinen Unternehmen wiederum gibt es zwar eine Buchhalterin oder einen Buchhalter. Was aber, wenn diese Person krankheitsbedingt für mehrere Wochen ausfällt? Und was, wenn diese Person kündigt und die Stelle kurzfristig nachbesetzt werden muss? In solchen Fällen kann es schon mal passieren, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung am Ende eines Monats liegen bleibt und Mitarbeiter auf ihr Geld warten müssen.

Outsourcing der Lohnbuchhaltung immer beliebter bei KMU

Aus den oben genannten (und einigen weiteren) Gründen, lagern immer mehr kleine und auch mittlere Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister aus. In Unternehmen selbst wird dann nur noch die sogenannte vorbereitende Lohnbuchhaltung erledigt.

Die eigentliche Entgeltabrechnung übernimmt ein Lohnbüro, ein Steuerberater oder eine Steuerkanzlei. Und in der Tat lässt sich der administrative Aufwand der LoBu inzwischen kostengünstig outsourcen. Viele KMU holen sich deshalb professionelle Unterstützung, damit sie wieder mehr Ressourcen auf ihr Kerngeschäft verwenden können.

HR-Software für eine bessere Lohnbuchhaltung

Eine entscheidende Rolle beim Datentransfer spielt die Technologie. Unternehmen greifen bei der Übermittlung von lohnrelevanten Daten nach wie vor oft auf Excel-Tabellen zurück. In endlosen Zeilen und Spalten werden dann jeden Monat die entsprechenden Stammdaten und Bewegungsdaten an das Steuerbüro geschickt.

Diese Vorgehensweise kostet nicht nur eine Menge Zeit, sondern ist auch äußerst fehleranfällig. Werte können unbeabsichtigt in andere Zeilen rutschen, E-Mails mit dem sensiblen Excel-Anhang irrtümlich an falsche Adressaten geschickt werden.

Nutzt ein Unternehmen allerdings eine HR-Software mit entsprechenden Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungsprogrammen, entfallen die meisten manuellen Prozesse. Per Knopfdruck kann der Datenexport in der HR-Software ausgelöst werden. Die lohnrelevanten Daten sämtlicher Mitarbeiter gelangen so sicher an die richtige Stelle, etwa an das Rechenzentrum von DATEV, von wo externe Lohnbuchhalter die Daten einfach für die weiteren Schritte der Buchhaltung abrufen können.

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