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Ineffiziente Personalabteilungen trotz HR-Software: Daran kann es liegen

Ineffiziente Personalabteilung trotz HR-Software? Daran kann es liegen

03. März 2022 · 6 Min. Lesezeit · HRworks Redaktion

Das Arbeiten im papierlosen Büro, das zugleich über eine zentrale digitale Plattform für alle Dokumente und Informationen verfügt, gehört inzwischen für viele Unternehmen zu den strategischen Zielen. Die Umsetzung gestaltet sich aber in der Realität oft schwierig. Zu viele wichtige Ressourcen werden dafür verwendet, aus verschiedenen Systemen die benötigten Informationen zusammenzutragen – das führt nicht nur zu Frustration, sondern auch zu langsamen und zeitfressenden Prozessen. Sie fragen sich, wo sich die größten Effizienzkiller verstecken? Hier finden Sie es heraus. Außerdem verraten wir Ihnen, wie Sie mit der richtigen HR-Software noch produktiver werden.

Die häufigsten Gründe für Ineffizienz

Die Aufgaben von HR-Abteilungen gehen schon lange über das reine Personalmanagement hinaus. Vielmehr trägt HR heute wesentlich dazu bei, die Umsetzung der Unternehmensstrategie zu unterstützen. Dabei kann sie auch als strategisches Bindeglied zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern eingesetzt werden und so den Workflow mitsteuern. Obwohl viele Unternehmen bereits eine spezielle HR-Software für die Abwicklung von wiederkehrenden Aufgaben wie einer online Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung und Urlaubsverwaltung nutzen, gelingt es vielen Personalabteilungen oft jedoch noch nicht, ihren Schwerpunkt weg von administrativen Aufgaben hin zu einer strategischen Ausrichtung verlagern.

Für die fehlende Effizienz gibt es in der Praxis verschiedene Ursachen. Oft fehlt es den Mitarbeitern an Zeit oder Know-how, um Aufgaben ins System zu übertragen. Das Potenzial der technischen Möglichkeiten wird somit nicht richtig ausgeschöpft und es stellt sich keine Arbeitsentlastung ein. Doch selbst, wenn die Beteiligten im Umgang mit der Software geschult sind, kann es passieren, dass Ineffizienzen auftreten. Etwa, wenn die Fachkräfte über keinen oder nur einen eingeschränkten Zugang zum System verfügen. All diese Punkte führen dazu, dass die Aufgaben dann trotz vorhandener HR-Software weiterhin manuell erledigt werden. Einfach, weil Personaler auf diese Weise schneller ihren Arbeitsalltag bewältigen, obwohl ihnen ihre HR-Software hierfür deutlich effizientere Möglichkeiten zur Verfügung stellen würde.

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Die vier größten Fehler im Umgang mit HR-Softwares

1. Die Personalstammdaten werden dezentral verwaltet

Anstatt möglichst viele Prozesse über eine einzige Software abzuwickeln, kommt es oft vor, dass mehrere Systeme zugleich im Einsatz sind – was den Ablauf komplizierter macht, anstatt einfacher. Dazu kommt, dass die Programme in vielen Fällen nicht richtig ineinandergreifen und Schnittstellen fehlen, was zur Folge hat, dass es früher oder später mit großer Wahrscheinlichkeit zu Datenverlusten kommt. Der doppelte Aufwand, der durch die Pflege der Daten in unterschiedlichen Programmen zusätzlich entsteht, ist dabei nicht nur zeit-, sondern auch nervraubend. Diese Entstehung von sogenannten Datensilos, also der Ansammlung von Daten und den damit einhergehenden Medienbrüchen, verlangsamen den gesamten Arbeitsprozess der HR-Abteilung.

2. Zeiterfassung und Antragstellung verlaufen nicht effizient

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern ein System zur Zeiterfassung bereitzustellen. Diese Funktion lässt sich problemlos einrichten, wenn ein HR-System über die passende Lösung dafür verfügt. Natürlich entfaltet diese ihren Nutzen erst, wenn die Mitarbeiter im Umgang damit geschult sind: Ist das nicht der Fall, werden Fehlzeiten und Überstunden mitunter weiter per E-Mail an die HR-Abteilung nachgeliefert und müssen von den HR-Fachkräften übertragen werden. Dabei ist eine effiziente und genaue Zeiterfassung und -verwaltung die Grundlage für die monatliche Lohnabrechnung, von der beide Seiten profitieren. Auch Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder entstandene Reisekosten für Kundentermine können problemlos mit der entsprechenden Software verwaltet werden – sofern das Potenzial der HR-Software ausgeschöpft wird.

3. Wichtige HR-KPIs werden manuell erfasst

Jede Notiz zu wichtigen Themen, die auf Papier oder in überholten Excel-Listen festgehalten wird, bedeutet Mehraufwand – denn die Informationen müssen anschließend per Hand ins System übertragen werden. Durch diese Verzögerung fließen wichtige KPIs nicht rechtzeitig in die Reportings und die Auswertung der Daten mit ein. Statt aktueller Berichte liegen den Unternehmen auf dieser Weise Informationen auf Basis veralteter Daten vor. Dies hat schlussendlich Auswirkungen auf die Effizienz des Managements, welches die erforderlichen Informationen nicht so zeitnah und vollständig erhält, wie es ein automatisierter Prozess ermöglichen würde.

Lese-Tipp: Mit diesen KPIs bleibt HR im Mittelstand erfolgreich

4. Zeitintensive Suche nach den richtigen Informationen

Wo liegt gleich noch einmal das Firmenorganigramm? Wer sind die Ansprechpartner der verschiedenen Abteilungen? Und welche Unterlagen liegen eigentlich noch im Aktenschrank? Wenn Personaler mehrere Ablagesysteme gleichzeitig nutzen und in HR-Abteilungen ein Mix aus analogen und digitalen Systemen besteht, verwenden HR-Mitarbeiter oft viel Zeit darauf, nach den benötigten Unterlagen zu suchen. Zeit, die viel sinnvoller eingesetzt werden könnte, wenn ein zentraler Ort zur Verfügung steht, etwa über eine smarte Cloud-Lösung mit ortsunabhängigen Zugriffsmöglichkeiten.

Effizienz steigern: So klappt’s

Damit Prozesse in der HR-Abteilung produktiver und zufriedenstellender ablaufen, kann an mehreren Stellschrauben gedreht werden. Digitale Lösungen spielen hierbei eine große Rolle.

Einen zentralen Personaldatenstamm einführen

Die Zusammenführung aller Personaldaten zu einem zentralen Personaldatenstamm ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz von HR-Abteilungen zu erhöhen. Denn mittels einer Cloud-Lösung sind die dafür freigegebenen Mitarbeiter in der Lage, jederzeit auf die Informationen zuzugreifen – und arbeiten somit jederzeit mit aktuellen Daten. Bei der Einführung einer Cloud-Software gilt es, die rechtlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen zu treffen. Das ist wichtig, wenn ein Unternehmen zum Beispiel Standorte in mehreren Ländern hat und von dort aus auf die Plattform zugreifen will.

Self-Service für Mitarbeiter und Management

Eine moderne HR-Software lässt sich in der Regel auch bequem über das Tablet oder Smartphone bedienen. Damit können die Angestellten selbstständig Urlaub beantragen, Krankmeldungen einreichen oder Überstunden eintragen, ganz einfach per App oder Browser-Login. Gerade für Führungskräfte bringt die Digitalisierung viele Vorteile mit sich: Eingereichte Anträge lassen sich unkompliziert bearbeiten, Bescheinigungen in kürzester Zeit ausstellen oder Genehmigungen erteilen. Vom Self-Service profitieren also Mitarbeiter, Geschäftsführer und die HR-Abteilung.

Checkliste für eine effiziente HR-Abteilung

Für schlankere Workflows, zufriedenere Mitarbeiter und bessere Ergebnisse gibt es einige Punkte, die Sie überprüfen und umsetzen können, um die Effizienz Ihrer HR-Abteilung zu steigern.

  • Wird wirklich in allen Bereichen der Personalabteilung mit HR-Software gearbeitet? Falls doch noch einige Aufgaben auf Papier oder mittels Excel-Listen erledigt werden, ist hier der erste Punkt, an dem Sie ansetzen sollten?
  • Wird unterschiedliche Software mit derselben Funktion genutzt? Die Mehrfacherfassung von Daten bedeutet immer unnötige Arbeit und lässt sich meist schnell beheben, wenn ein ganzheitliches System gewählt wird.
  • Haben die IT-Systeme und Software Schnittstellen für den Datentransfer? Ohne Schnittstellen ist die Übertragung von Daten sehr zeitintensiv.
  • Denken Sie über eine (neue) HR-Software nach? Tragen Sie die Anforderungen der Personen zusammen, die mit der Software arbeiten sollen, und erstellen Sie eine Prioritätenliste mit dem gewünschten Funktionsumfang. So wissen Sie genau, was Sie benötigen und suchen.
  • Sind digitale Zugänge über Desktop, Tablet und Smartphone für Mitarbeiter und Management eingerichtet? Sind die Mitarbeiter außerdem mit allen Funktionen der Software vertraut und in der Lage, sie optimal nutzen?

Fazit: Digitalisierung als positive Herausforderung

An vielen Stellen gibt es bei der Umsetzung der Digitalisierung im HR-Bereich nach wie vor einige Stolpersteine. Doch mit der richtigen HR-Software sind Unternehmen in der Lage, ihre Prozesse enorm zu optimieren und die Arbeit in Personalabteilungen effizienter zu gestalten. Dafür ist es jedoch notwendig, sich eingehend mit den Funktionen der Software auseinanderzusetzen und deren Potenzial voll auszuschöpfen. Im Blick behalten sollten HR-Manager und Geschäftsführer dabei, dass HR-Abteilungen neben den administrativen Verwaltungsaufgaben auch einen wichtigen Beitrag zur Unternehmensstrategie leisten können.

Leitfaden: So gelingt die Einführung einer HR-Software

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So gelingt die Einführung einer HR-Software

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