Auch für Kanzleien ist Digitalisierung ein wichtiges Thema

Wie eine Kanzlei 250 Personalakten digitalisieren will

Personalakten, die sich über Jahre angesammelt haben. Für viele HR-Manager ist das der Albtraum schlechthin. Denn der Übergang vom analogen zum digitalen Zeitalter erfordert es, ganze Berge von Ordnern und Papier in elektronischer Form aufzubereiten. Ein Kraftakt, vor dem viele zurückschrecken. Nicht so die Kanzlei “Dr. Dienst & Partner”. Diese hat den Schritt in Richtung E-Akte gewagt.

Die Gruppe “Dr. Dienst & Partner” ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen. An elf Standorten arbeiten in der Gruppe “Dr. Dienst & Partner” inzwischen 250 Mitarbeiter in der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Laut Dr. Julia Schneider, geschäftsführende Partnerin in der Kanzlei, war deshalb die Einführung eines Personalmanagement-Systems nötig. Denn wie bisher - mit Personalunterlagen in Papierform - konnte es bei dieser Firmengröße nicht weitergehen.

Wunsch nach Veränderung

“Es kam in der Partnerschaft immer stärker der Wunsch auf, Informationen quasi auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben”, sagte Schneider unlängst im Gespräch mit Berater Alexander Sieben von der Kanzleientwicklung “Sieben & Partner”, die den Modernisierungsprozess begleitet hat. “Folglich haben wir die Idee zur Einführung einer digitalen Personalakte entwickelt.” Doch mit welcher HR Software man die Personalakten digitalisieren würde, war anfangs unklar.

“Bei der Auswahl haben wir sowohl auf die Bedienerfreundlichkeit, auf Look & Feel, aber natürlich auch auf die möglichen Funktionalitäten und Ausbaustufen geschaut.”

Dr. Julia Schneider

Dr. Dienst & Partner, Dr. Julia Schneider

 

Schließlich hat sich “Dienst & Partner” für die Universal HR Software von HRworks entschieden. Dabei ging es nicht ausschließlich darum, Papier zu digitalisieren. Man wollte ganz generell einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunft tun. Dr. Julia Schneider: “Mit dem neuen System wollen wir zeigen, dass wir Teil der neuen Zeit sind und uns nicht darauf ausruhen, eine überaus erfolgreiche, renommierte, überregional aufgestellte Kanzlei zu sein. Mir kommt es darauf an, dass wir mit diesem Schritt eine völlig neue Qualität erreichen.”

Das Einscannen der Personalakten haben Dr. Schneider und ihre Kollegen schließlich in mehrere Schritte unterteilt. Zuerst wurden die rund 80 Personalakten für den Standort Koblenz digitalisiert. Über den Ablauf sagt die Steuerberaterin: “Wir haben einen Prozess aufgesetzt, der so abgesichert war, dass unsere Akten nachweislich revisionssicher digitalisiert wurden.”

Nicht nur Personalakten digitalisieren

Die Akten bewahrt die Kanzlei weiterhin auch zusätzlich in Papierform im Archiv auf. Doch laut Dr. Schneider dürfte dies reine Formsache sein. “Ich bin mir sicher, dass wir da nie mehr wirklich ran müssen”, so die Geschäftsführerin.

Für “Dienst & Partner” ist HRworks also ein hilfreiches Instrument bei der Verwaltung digitaler Personalakten. Doch will man bei der Kanzlei an dieser Stelle nicht Halt machen. Auch auf anderen Gebieten soll die Universal HR Software zum Einsatz kommen.

 

“In der nächsten Ausbaustufe wollen wir den gesamten Bewerbungsprozess digitalisieren.”

 

Julia Schneider zufolge geht es vor allem darum, Geschwindigkeit in den Bewerbungsprozess zu bringen. Zudem werden beim digitalen Bewerbermanagement mit HRworks sämtliche Anforderungen der DSGVO erfüllt - ein wichtiger Faktor bei der softwarebasierten Arbeit mit Bewerbungen. So erinnert HRworks beispielsweise an die fristgerechte Löschung der Bewerberdaten.

Über die Einführung von HRworks in der Kanzlei “Dienst & Partner” kann Julia Schneider nur Gutes berichten: “Wir sind froh, dass wir uns zu diesem Schritt entschieden haben, denn wir sehen ganz klar die positiven Effekte, was Geschwindigkeit, Effizienz und Qualitätssicherung angeht.”

Mit HRworks gehören Aktenschränke der Vergangenheit an

In der digitalen Personalakte können Sie Unterlagen zu Ihren Mitarbeitern übersichtlich speichern. Damit schaffen Sie nicht nur Platz in Ihrem Büro, sondern schützen auch sensible Daten. Denn in HRworks sind Personalakten nur für autorisierte Kollegen einsehbar, während Unterlagen in Papierform auch schon mal in falsche Hände geraten können. Wenn auch Sie Ihre Personalakten digitalisieren möchten, probieren Sie HRworks einfach unverbindlich aus!