KPIs für eine erfolgreiche HR im Mittelstand

Mit diesen KPIs bleibt HR im Mittelstand erfolgreich

Die Nachfrage nach Fachkräften ist in deutschen Unternehmen nach wie vor ungebrochen hoch: Darum setzt sich in KMU immer mehr die Erkenntnis durch, dass eine effektive HR ein wichtiger Wettbewerbsvorteil ist. Doch nur, wenn Personaler ihr Augenmerk auf die richtigen Faktoren legen, profitiert das gesamte Unternehmen davon. Darum sind KPIs entscheidend für erfolgreiches Personalmanagement im Mittelstand.

Inhaltsverzeichnis

1. KPIs und warum sie für das Personalcontrolling so wichtig sind

2. Welche Personal KPIs sind die richtigen für KMU?

3. Auf diese KPIs kommt es an: 5 zentrale Bereiche in HR

1. KPIs und warum sie für Personalcontrolling so wichtig sind

Key Performance Indicators ‒ besser bekannt als “KPIs” ‒ sind Kennzahlen, um die Leistung von Unternehmensbereichen zu erfassen und zu bewerten. Für den HR-Bereich spricht man auch von “Personal KPIs” oder “Personalkennzahlen”. Sie sind die Grundlage für jedes wirkungsvolle Personalcontrolling. Also dem Vorgang, sämtliche Bereiche in HR zu planen, zu steuern und zu kontrollieren, die für den Unternehmenserfolg relevant sind. Wichtig ist hierbei das Wort “Unternehmenserfolg”: Denn Personalcontrolling agiert stets in Hinblick auf die übergeordneten Unternehmensziele. Zahlenverliebte Abteilungsleiter, die sämtliche Daten nur um ihrer selbst willen erfassen, verspielen das Potenzial, daraus wertvolle Erkenntnisse zu ziehen, die ihre Firma langfristig voranbringen.

Oder mit anderen Worten: Nur wer weiß, was er erreichen will, kann auch die Kennzahlen definieren, die ihm den Weg dorthin weisen. So kommen je nach Unternehmensbereich und angestrebtem Unternehmensziel andere KPIs zum Einsatz. Beispielsweise sind die Ausgaben für Büromaterial, die Höhe von Reisekosten und die Aufwände für externe Dienstleister relevante KPIs, wenn ein Unternehmen seine Kosten reduzieren will. Ist eine Firma hingegen auf Wachstumskurs, dann wird das Sales-Team sehr genau auf die Zahl der Neukunden achten, während HR an der Menge der neu eingestellten Mitarbeiter gemessen wird. Das Erfassen und Auswerten von Personal KPIs bietet vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel um

  • das Bewerbermanagement effizienter zu gestalten,
  • die Mitarbeiterproduktivität dauerhaft zu erhöhen,
  • das Know-how der Mitarbeiter gezielt weiterzuentwickeln,
  • die Personalkosten optimal im Blick zu behalten,
  • oder rechtzeitig personelle Engpässe zu erkennen.

 

2. Welche Personal KPIs sind die richtigen für KMU?

Der Nutzen von Personal KPIs für mittelständische Unternehmen liegt klar auf der Hand. Wie so oft scheitert das Arbeiten mit Personalkennzahlen jedoch an der Alltagspraxis. Beispielsweise finden in vielen Fällen die dafür verantwortlichen Mitarbeiter in KMU schlicht nicht die Zeit, um die erforderlichen Daten zu erheben, da es sich um keine ihrer Kerntätigkeiten handelt. Oder ihnen stehen keine Systeme zur Verfügung, um die Daten automatisiert zu erhalten, was das Zusammentragen und Auswerten zu einer mühsamen und aufwendigen Arbeit macht. Und nicht zuletzt beurteilen zahlreiche Geschäftsführer ihren HR-Bereich noch weitgehend unter dem Gesichtspunkt der Personalkosten: Es gibt auf der Führungsebene zu oft noch kein Verständnis für die Relevanz zusätzlicher Personal KPIs, um HR bewusst in die Gesamtunternehmensstrategie einzubeziehen.

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Erst wenn ein Umdenken in den Managementbüros einsetzt, ist der Weg frei, um die passenden KPIs zu definieren, mit denen das Personalcontrolling das eigene Unternehmen gezielt und nachhaltig voranbringt. Abhängig von den Unternehmenszielen können dabei höchst unterschiedliche Personal KPIs entscheidend sein, schließlich ist jede Firma anders. Unternehmen müssen sich daher genau Gedanken über ihre strategische Ausrichtung machen, bevor sie ihre KPIs für HR festlegen. Bei der folgenden Auswahl handelt es sich daher um einen festen Kern von KPIs, die für nahezu jedes mittelständische Unternehmen relevant für den Unternehmenserfolg sind.

3. Auf diese KPIs kommt es an: 5 zentrale Bereiche für HR

Neue Mitarbeiter rekrutieren, Reisekosten abrechnen oder Abwesenheiten verwalten – die Liste der Aufgaben von HR ist lang. Daher ist es kein Wunder, dass sich auch die Anzahl der Personal KPIs im oberen zweistelligen Bereich befindet. Da die Aufzählung all dieser KPIs den Rahmen dieses Beitrags sprengen würde, haben wir uns auf 5 Bereiche fokussiert, in denen wir zentrale Personal KPIs kompakt zusammenfassen.

KPIs zur Mitarbeiterproduktivität

  • Leistung: Eine der wichtigsten Fragen für jeden Unternehmer ist die nach der Leistung seiner Mitarbeiter. Dieser KPI ist nicht unbedingt auf einen Blick zu erfassen, lässt sich jedoch in vielen Fällen dadurch in Zahlen übersetzen, indem die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter auf die Anzahl der produzierten Produkte bzw. erbrachten Dienstleistungen umgerechnet wird.
  • Überstunden: Wenn Mitarbeiter Überstunden erbringen, so kann dies viele Gründe haben: ein wichtiger Auftrag, der termingerecht abgeschlossen werden muss, ein ineffizienter Arbeitsprozess oder schlicht Personalmangel. Sofern die geleisteten Überstunden auf hohem Niveau bleiben, deutet dies auf eine strukturelle Ursache hin. Da dies zu unzufriedenen Mitarbeitern und zu Kapazitätsengpässen führen kann, entsteht hier oft Handlungsbedarf.
  • Arbeitsausfälle: Überschreiten Arbeitsausfälle eine gewisse Grenze, dann ist dies in der Regel ein Anzeichen für überforderte, gestresste oder unmotivierte Mitarbeiter: Denn Studien zufolge sind diese im Schnitt häufiger krank. Eine dauerhaft hohe Zahl an Krankheitstagen lässt genauso wie ein permanent hohes Überstundenniveau auf strukturelle Probleme schließen, die identifiziert und behoben werden sollten.

KPIs zur Mitarbeitergewinnung

  • Rekrutierungsdauer: Wie lange dauert es im Unternehmen, bis eine offene Positionen neu besetzt ist? Da fehlende Arbeitskräfte zu Produktivitätseinbußen führen und somit ein Unternehmen bares Geld kosten, ist es für Firmen wichtig, Stellen zügig neu zu besetzen. Bei Fach- und Führungskräften ist erfahrungsgemäß mit einer höheren Rekrutierungsdauer zu rechnen. Zeichnet sich jedoch eine hohe Rekrutierungsdauer quer durch alle Stellengesuche ab, dann ist sehr wahrscheinlich der Rekrutierungsprozess an sich optimierungsbedürftig.
  • Kosten der Neueinstellung: Damit HR-Abteilungen ihr Budget zur Mitarbeitergewinnung möglichst zielgerichtet einsetzen, sollten sie bei Neueinstellungen die Kosten je Rekrutierungskanal und Karrierestufe erfassen. Auf diese Weise erkennen Personaler die vielversprechendsten Rekrutierungsquellen für zukünftige Ausschreibungen.

KPIs zur Mitarbeiterbindung

  • Fluktuationsrate: Die Fluktuationsrate zeigt an, wie viele Mitarbeiter ihren Betrieb innerhalb eines definierten Zeitraums verlassen. Da eine hohe Fluktuationsrate sowohl dauerhaft Kosten verursacht als auch auf tiefergehende Ursachen verweist, ist es für Personaler und Geschäftsführer wichtig, die dafür verantwortlichen Ursachen zu identifizieren. Gibt es Defizite in den Arbeitsbedingungen oder werden die neuen Mitarbeiter nach Kriterien ausgesucht, die nicht mit den Erfordernissen ihrer Position übereinstimmen?
  • Betriebszugehörigkeit: Obwohl sich die Betriebszugehörigkeit in erster Linie auf organisatorische Fragen wie Urlaubsansprüche und finanzielle Sonderleistungen auswirkt, so lassen sich mit diesem KPI Rückschlüsse auf die Mitarbeiterzufriedenheit und personelle Planungssicherheit ziehen. Gerade bei Fach- und Führungspersonal sind lange Betriebszugehörigkeiten wünschenswert.

KPIs zur Mitarbeiterentwicklung

  • Weiterbildungskosten: Sie wollen wissen, inwiefern sich Fortbildungen von Mitarbeitern für das Unternehmen finanziell auszahlen? Obwohl es zum Teil schwierig ist, die Kosten von Fort- und Weiterbildungen direkt in Relation zu ihrem Nutzen zu setzen, so gibt es durchaus Ansätze, um dies herauszufinden: Steigert sich beispielsweise die Effektivität des geschulten Mitarbeiters nachweislich? Oder ist er von nun an in der Lage, neue und eventuell auch lukrativere Tätigkeiten zu übernehmen?
  • Mitarbeiterbeurteilung: Für mittelständische Unternehmen ist es wichtig, ein System zu entwickeln, um die Qualität jedes Mitarbeiters individuell einschätzen zu können, um so eine Vergleichbarkeit zwischen den Mitarbeitern herzustellen. So erkennen Entscheider klar die Schlüsselfiguren in den jeweiligen Abteilungen, um sie in ihrem Unternehmen zu halten.

KPI zum Betriebsklima

  • Mitarbeiterzufriedenheit: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist einer der zentralsten KPIs im Unternehmen, da sie die Produktivität beeinflusst und ebenso dafür sorgt, Mitarbeiter im Unternehmen zu halten. Und gerade bei der Suche nach den gefragten Fachkräften können “weiche” Faktoren wie flexible Arbeitszeiten den Ausschlag geben, ob sich ein Bewerber für oder gegen ein Unternehmen entscheidet. Regelmäßige Umfragen unter den Mitarbeitern mit vergleichbaren Fragestellungen sind ein bewährtes Mittel, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu evaluieren.


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