Moderne und transparente Gehaltsstrukturen schaffen: Geht das überhaupt?

Ein modernes Vergütungsmodell ist fair und stellt die Leistung von Mitarbeitern in den Vordergrund – nicht deren Verhandlungsgeschick. Wer die Gehaltsstufen offenlegt, stärkt langfristig das Miteinander. Der Start in ein transparenteres System ist unter Umständen jedoch konfliktbehaftet. Wie gelingt es also HR-Verantwortlichen, gerechtere Gehaltsstrukturen zu schaffen?

Gehaltstransparenz geht alle Unternehmen an

Gehalt ist ein sensibles Thema – und zwar auf allen Ebenen im Unternehmen. Eine besonders große Herausforderung: Gehaltsstrukturen sind über viele Jahre hinweg gewachsen. Wie viel jede und jeder auf seiner Entgeltabrechnung stehen hat, ist im jeweiligen Arbeitsvertrag geregelt und wird zwischen den Parteien immer wieder verhandelt. Selbst HR-Abteilungen verlieren da schnell einmal den Überblick oder wundern sich über große Differenzen im Team. Die Gehaltsstruktur eines Unternehmens zu reformieren, kann daher schmerzhaft sein. Konflikte sind vorprogrammiert.

Also lassen Unternehmen es lieber, oder? Nein. Wer als Arbeitgeber auf New Work setzt, sollte sich auch mit New Pay auseinandersetzen. Dabei geht es nicht nur darum, mit den neuesten Entwicklungen im Bereich Personalmanagement Schritt zu halten, sondern auch der Gesetzgebung. Die EU wirkt seit Jahren auf mehr Gehaltstransparenz hin. Seit 2017 gibt es das Entgelttransparenzgesetz, im Juli 2023 hat es ein weiteres Update bekommen. Das Gesetz räumt Mitarbeitern Auskunftsrechte ein. Sie können also bei ihrem Arbeitgeber erfragen, wie viel zum Beispiel die Kollegen im Team verdienen. Neu ist die Berichtspflicht über die Gehaltsstruktur im Unternehmen. Bisher betrifft das Gesetz nur Unternehmen mit mehr als 150 Beschäftigten.

Fairness im Fokus

Das heißt aber nicht, dass kleine Unternehmen sich deswegen nicht mit modernen Gehaltsstrukturen auseinandersetzen sollten. Im Gegenteil. Für HR-Expertinnen und -Experten, die weniger Mitarbeiter managen, ist es oft sogar viel leichter, Löhne und Gehälter transparenter zu gestalten. Denn der Kern eines modernen und transparenten Gehaltsmodells ist Fairness. Und die lässt sich in kleinen Teams leichter herstellen.

Während in klassischen Strukturen bislang nur wichtig war, ob die Geschäftsführung und die HR-Abteilung Lohn und Gehalt für fair halten, bezieht New Pay alle mit ein. Ein modernes und transparentes Gehaltsmanagement gewährt, angelehnt an die EU-Richtlinie zur Gehaltstransparenz, maximale Verfahrens- und Verteilungsgerechtigkeit. Das heißt: Mitarbeiter wirken am neuen Vergütungssystem mit und haben Einblick in die Gehälter ihrer Teammitglieder.

Gerade der letzte Punkt wird während eines Wechsels zum neuen System für Konflikte sorgen – besonders wenn HR und Geschäftsführung in der Vergangenheit zugelassen haben, dass zum Beispiel ein Kollege 500 Euro mehr verdient als die Mitarbeiterin im selben Team mit den gleichen Aufgaben. Aufgabe der Personalabteilung ist es dann, diese Konflikte zu moderieren, Zugeständnisse zu machen und vor allem ein Modell für die Zukunft zu entwickeln – mit dem vielleicht nicht alle einverstanden sind – aber dafür zumindest die große Mehrheit. Unter anderem geht es darum, Gehaltsstufen für Positionen zu definieren. Dabei stehen Fragen im Vordergrund wie: Was macht diese Position aus? Was ist das Startgehalt? Wie steigen Mitarbeiter um eine Gehaltsstufe auf? Gibt es ein Gehaltslimit für diese Position?

HR muss die Richtung für das neue Modell vorgeben

Damit die Diskussion in geordneten Bahnen verläuft, ist es für HR-Abteilungen ratsam, vorab mögliche Antworten auf diese Fragen vorzubereiten. Im besten Fall haben sie bereits einen Vorschlag inklusive Gehaltsstufen erarbeitet – der mögliche Lösungen für Gehaltsunterschiede parat hält.

Personalmanager müssen aber auch moderieren und erklären: Denn werden ungerechte Strukturen erstmal offengelegt, löst das Frust bei den bisher Benachteiligten aus. Das dürfen sie nicht ignorieren. Sonst drohen noch viel größere Konflikte im Team. Diese stören nicht nur die Produktivität, sondern untergraben auch das „Wir-Gefühl“. Das ist auch für New Pay wichtig. Denn moderne und transparente Gehaltsstrukturen fußen auf Kollaboration und Kooperation. Es ist wichtig, dass alle erkennen, welchen Wert die Arbeit ihres Teams und jedes Mitgliedes darin hat. Nur dann empfinden die Mitarbeiter die vereinbarten Gehälter auch als fair.

Neben den Gehaltsdifferenzen innerhalb von Teams sind auch teamübergreifende Konflikte zu erwarten. Ist die Gehaltsstruktur erst einmal offengelegt, sehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch, was unterm Strich auf der Gehaltsabrechnung anderer Abteilungen steht – also zum Beispiel der IT. In diesen Fällen ist es Aufgabe der HR zu erklären, warum Löhne in diesem Bereich anders sind. Zum Beispiel, dass sie in diesem Bereich über dem Durchschnitt liegen müssen, um überhaupt Mitarbeiter für diese Abteilung zu finden.

Und wer profitiert nun von den neuen Strukturen?

Die intuitive Antwort würde wohl lauten: Frauen. Schließlich zeigt der Gender Pay Gap auf, dass Frauen nach wie vor weniger verdienen als Männer. Lange Zeit wurde ihnen nachgesagt, dass sie gar nicht oder schlecht Gehalt verhandeln würden. Doch diese Argumentation greift zu kurz und wurde von aktuellen Studien in Teilen widerlegt. Forscherinnen aus den USA analysierten die Umfrage eines Uni-Karrieremanagementbüros. Das Ergebnis: Etwa 54 Prozent der Frauen und 44 Prozent der Männer hatten ihr Gehalt verhandelt. Doch die Frauen scheiterten häufiger und verdienten im Vergleich zu den Männern im Durchschnitt 22 Prozent weniger.

Den Grund für diese Unterschiede sehen andere im Confidence Gap. Eine Studie der Arbeitgeber-Vergleichsplattform Glassdoor fand heraus, dass zwei Drittel der Männer selbstsicher in Gehaltsverhandlungen gehen, während es bei den Frauen weniger als die Hälfte ist. Auch diese Umfrage zeigt: Mehr Männer als Frauen haben erfolgreich verhandelt.

Was diese Studien jedoch nicht erheben: Wie viel HR und Geschäftsführungen den Bewerbern initial geboten haben. Es bleibt also unklar, ob Frauen und Männer in solchen Szenarien überhaupt gleiche Startbedingungen haben, oder ob männlichen Kandidaten unterbewusst mehr zugetraut wird, sodass sie von Anfang an ein höheres Gehaltsangebot erhalten. Auch weil Frauen ihre eigenen Talente und Fähigkeiten eher herunterspielen oder länger mit der Bewerbung zögern.

New Pay stärkt das Betriebsklima

Damit stellt sich die Frage: Können neue, transparentere Gehaltsstrukturen an diesen grundlegenden Problemen überhaupt etwas ändern? Tatsächlich leisten sie einen Beitrag dazu, Ungleichbehandlung zu vermeiden. Denn transparente Gehaltssysteme stellen klar die Leistung in den Vordergrund. Sie unterstützen also besonders diejenigen, die zum Beispiel eher introvertiert sind, sich und ihre Leistung ungern selbst in den Mittelpunkt stellen. Und alle, die einfach keine guten Verhandler sind – und zwar unabhängig von Geschlecht, Alter und Joberfahrung.

Geleistete Arbeit und Vergütung pendeln sich im transparenten Gehaltsmodell daher in einem besser austarierten Gleichgewicht ein. Das macht es nicht nur HR und Geschäftsführung langfristig leichter, faire und motivierende Gehaltsstrukturen zu etablieren. Es verringert auch Neid in der Belegschaft. New Pay bringt also kurzfristig mehr Diskussionsbedarf und auch Konflikte mit sich – trägt aber mittel- und langfristig zu einem besseren Betriebsklima bei und stärkt die Arbeitgebermarke.