Kundenstimme

Zu Beginn wurden die Reisekosten bei BIOGEN in Deutschland manuell abgerechnet. Hierbei traten klassische Probleme auf: Es gab ständig Fehler bei der Eingabe von Daten und die Kontrolle war nicht in der Art möglich, wie wir uns das vorgestellt hatten. Änderungen von gesetzlichen Regelungen führten zu Problemen und wir hatten keinen Gesamtüberblick, weil ja auch kein Reporting möglich war. Kurz gesagt, hatten wir alle typischen Probleme, die bei manueller Eingabe und Auswertung auftreten. Die Ziele für die Einführung einer neuen Reisekostensoftware waren korrekte Abrechnungen, Zeitersparnis und eine bessere Kontrolle der Kosten.

Für die Auswahl der neuen Software war uns deshalb wichtig, dass es sich um eine zeitgemäße und moderne Lösung handelt, die ständig an neuesten Stand der gesetzlichen Regelungen angepasst wird. Eine weitere Anforderung an die neue Software war, keine Probleme bei ständigem Unternehmenswachstum zu bereiten. Wichtig war bei der Auswahl auch, dass Schnittstellenoptionen zur Verfügung gestellt werden, die eine Anbindung an Oracle ermöglicht.

Nachdem Ende 2000 die Entscheidung für www.reisekosten.de gefallen war, wurde das System von einem Mitarbeiter der ClassWare innerhalb von 2 Tagen eingerichtet. Seit Januar 2001 werden bei BIOGEN die Reisekosten online abgerechnet.

Der Aufwand zur Einführung der Software war gering, vor allem für die Administratoren des Systems. Heute rechnet eine Person 50 Reisende im Monat ab, wobei alle 2 Wochen ausgezahlt wird. Das bedeutet für die Reisenden, dass diese Ihr Geld nach maximal 2 Wochen auf dem Konto haben. Unsere Buchhaltung sieht die Lösung sehr positiv, denn die Reisedaten stehen sofort auf dem Server zur Weiterverarbeitung zur Verfügung und es ist kein Versenden von Formularen mit der Post notwendig. Die Reise durchläuft einen Genehmigungs- und Abrechnungsprozess und die Abrechnung kann sich jeder Mitarbeiter selbst aus dem System ziehen. Sehr viel Zeit spart unsere Buchhaltung in Zukunft auch damit, dass die Buchungssätze durch das System automatisch erzeugt und direkt an das ERP-System von Oracle übergeben werden können. Weitere Verbesserungsmöglichkeiten sehe ich auch in der Anbindung an die American Express-Karte. Der Support von ClassWare ist problemlos und die neue Oberfläche der Version 3.0 ist gelungen und für mein Empfinden nun fast durchgängig logisch.

Christoph MohrFinancial ManagerBiogen Idec GmbH

Unternehmensinfo

Biogen Idec GmbH

Biogen ist ein weltweit vertretenes biopharmazeutisches Unternehmen, das an vorderster Front in der Forschung und Entwicklung neuer Medikamente sowie ihrer Produktion und Vermarktung tätig ist. Biogen, das älteste, unabhängige Biotechnologie- Unternehmen der Welt wurde 1978 von einer Gruppe international anerkannter Wissenschaftler, von denen zwei später den Nobelpreis erhielten, gegründet. Es war die Vision der Gründer von Biogen innovative Produkte zur Therapierung und zur Verbesserung der Lebensqualität der Patienten zu schaffen. Das Medikament AVONEX gegen Multiple Sklerose wird in Deutschland direkt an Apotheken vertrieben, was einen nicht unerheblichen Reiseaufwand der Mitarbeiter im Außendienst bedeutet.