Tutorial E-Akte & Compliance Management Screencast

Tutorial: E-Akte und Compliance Management

Beinahe jeder Personalverwalter kennt das Problem: Werden Unterlagen eines Mitarbeiters benötigt, ist dies mit administratorischen und zeitlichen Aufwand verbunden. Der Teamleiter möchte den Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters an einem anderen Standort einsehen. Ein aktuelles Gesundheitszeugnis ist Vorraussetzung für die kommende Messe. Dazu nehmen Sie Dokumente aus Personalakten heraus und geben diese weiter. Beim Zurücklegen sortiert man sie aus versehen falsch ein oder sie gehen verloren, weil sie nicht zurückkommen. Eine digitale Personalakte vereinfacht alltägliche HR Management Aufgaben. Somit ist es möglich, die eingesparte Zeit effektiv für andere Aspekte der Personalverwaltung zu nutzen. Darüber hinaus dämmen Sie die Kosten für Papier ein, während Sie einhergehend die Umwelt schonen. Wie das alles geht, zeigt HRworks Ihnen in einem praktischen Screencast Tutorial E-Akte.

Ebenso erweist sich das Überprüfen der unterschriebenen Arbeitsrichtlinien, Datenschutzanweisungen und anderen Compliance Dokumenten als mühselig. Zuerst kommt das Füllen der Dokumente mit den Mitarbeiterdaten, das Ausdrucken und Verteilen an die Mitarbeiter. Dann die unterschriebenen Dokumente wieder einsammeln, schlussendlich einscannen und der Person zugeordnet speichern. Dahingegen ist all dies mit einem digitalen Compliance Management System (CMS) Vergangenheit. In einem Screencast Tutorial erkennen Sie, wie einfach der Umgang mit der HRworks Funktion ist.

Screencast Tutorial E-Akte

Die E-Akte, auch digitale Personalakte genannt, verwaltet alle Personaldokumente und -daten sicher und zentral. Standortübergreifend haben HR Manager Zugriff auf benötigte Unterlagen. Mit anderen Worten: Die E-Akte ersetzt die Papierakte und unterstützt durch ein modernes Dokumentenmanagement. Moderne Verschlüsselungstechnologien sorgen dafür, dass personenbezogenen Daten sicher in einer Cloud gespeichert werden.

Wie in der Papierakte, können Sie auch in der E-Akte Kategorien für die Sortierung von Personaldokumenten festlegen. Ebenfalls entscheidet der Administrator, wer Zugriff auf welche Akten hat. Der HR Manager kann wählen, ob Mitarbeiter Dokumente auch selbst in HRworks hochladen können. Das erspart Personalern einiges an Arbeit.

HRworks unterstützt die Digitalisierung papierbasierter Personalakten. Unkompliziert und schnell können komplette Papierakten importiert werden. Obenrein ordnet das HR Programm die Dokumente automatisch den passenden Personen und Kategorien in der E-Akte zu. Somit ermöglicht HRworks Ihnen den schnellen Umstieg von der Papierakte zur elektronischen Personalakte.

Das Tutorial E-Akte fasst für Sie als Video zusammen:

Screencast Tutorial Compliance Management

Gesetze, Vereinbarungen und interne Richtlinien müssen jedem Mitarbeiter, HR Managern und Vorgesetzten gleichermaßen bekannt sein und eingehalten werden. Der komplette Prozess, wie auch dessen Dokumentation, befindet sich revisionssicher in einem Compliance Management System. Es ist möglich, vorhandene PDFs als Compliance Dokument hochzuladen.

Alternativ erstellen HR Manager ein ODT Dokument (OpenDocument-Textformat), welches Platzhalter für die Mitarbeiterdaten enthält. So wird das Dokument für jeden Mitarbeiter mit dessen Daten personalisiert erstellt. Zuordnen können Sie Dokumente Mitarbeitern, einzelnen Abteilungen oder dem gesamten Unternehmen. Das HRworks informiert die betreffenden Mitarbeiter über den Erhalt. Diese können die Dokumente jederzeit, auch nach Unterzeichnung, einsehen.

Mit dem Screencast Tutorial Compliance Management von HRworks erhalten Sie einen Einblick über die Möglichkeiten eines CMS.

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