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Die PTSGroup digitalisiert ihr Bewerbermanagement mit HRworks

Die PTSGroup hat ihr Bewerbermanagement mit der HR-Software HRworks digitalisiert. Durch das integrierte Bewerbermanagement-Tool konnte das Unternehmen den kompletten Bewerbungsprozess modernisieren und effizienter gestalten. In dieser Case Study erfahren Sie, welche Prozesse es im Personalmanagement der PTSGroup zu optimieren galt und warum sich das moderne Beratungsunternehmen für die HRworks entschied. People Managerin Annika Reinke berichtet aus erster Hand über die Vorteile der Cloudsoftware und über die positiven Auswirkungen von HRworks auf ihren Arbeitsalltag.

Optimierungsbedarf

“Vor Einführung der Bewerbermanagement Software war der komplette Bewerbungsprozess sehr ineffizient und fehleranfällig organisiert”, berichtet Reinke. Es wurde eine zentrale Mail-Adresse genutzt, über die alle Bewerbungen eingingen. In diesem “Karriere-Postfach” sammelten sich die unterschiedlichsten E-Mails. “Nicht nur Bewerbungen, auch E-Mails von Personalvermittlern und andere Nachrichten gingen dort ein, alles schön durchmischt und relativ unübersichtlich”, erinnert sie sich.

Eingangsbestätigungen, Einladungen, Zu- und Absagen wurden manuell verschickt. Insgesamt lief die Bewerberkommunikation aber deutlich zu langsam ab, sodass E-Mails oft erst spät oder im schlimmsten Fall gar nicht beantwortet wurden.

Die Candidate Experience lag Annika Reinke in ihrer Position von Anfang an besonders am Herzen. Untergegangene E-Mails und unbeantwortete Bewerbungen waren für sie daher ein absolutes No-Go. Einem negativen Eindruck der PTSGroup als unzuverlässiger Arbeitgeber musste zukünftig vorgebeugt werden.

Zur eigentlichen Bewerbungsverwaltung diente eine klassische Excel-Tabelle. Diese pflegeintensive Bewerberübersicht verlangsamte den Prozess zusätzlich. Die interne Kommunikation zu den Bewerbungen lief per E-Mail ab. So mussten z. B. Anmerkungen und Notizen zu Bewerbern immer wieder manuell übertragen werden.

 

Die PTSGroup

Bereits seit 2013 ist die PTSGroup mit Hauptsitz in Bremen Kunde von HRworks.

Die IT- und Innovationsberatung kennt sich mit den Technologien und Prozessen ihrer Kunden bestens aus. Die Themen Consulting, Business Intelligence und Cloud Solutions sowie zertifizierte SAP und Microsoft Partnerschaften bilden die Kernkompetenzen des Unternehmens. Mit proaktiver Beratung durch interdisziplinäre Spezialisten unterstützt die PTSGroup ihre Kunden dabei, sich beständig weiterzuentwickeln.

Jeder Kunde wird individuell beraten und durch den kompletten Prozess der digitalen Transformation begleitet - von der Konzepterstellung bis zum Support. Die PTSGroup schafft damit Wettbewerbsvorteile für ihre Kunden, setzt die digitale Transformation risikominimiert um und nutzt Daten effizient. Knapp 140 Mitarbeiter setzen sich in Bremen und deutschlandweit für dieses Ziel ein.
Annika Reinke ist für den Bereich People & Employer Branding der PTSGroup zuständig. Gemeinsam mit drei weiteren Kolleginnen bildet sie das Team Corporate Communication. Ihre Aufgabe ist es, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Dazu gehört neben der Verantwortung für Events und Messeauftritte auch die Betreuung des Recruitings sowie des Bewerbermanagements.

 

Anforderungen

Als Annika Reinke 2017 ihre Tätigkeit bei der PTSGroup aufnahm, hatte die Optimierung des Bewerbungsprozesses für sie oberste Priorität. Ein Bewerbermanagement-Tool musste her, das zuverlässig funktioniert und Arbeitsentlastung schafft. Gemeinsam mit einer internen Projektgruppe sowie Teilen der Geschäftsführung erarbeitete sie hierzu zunächst einen Kriterienkatalog. Die Anforderungen der PTSGroup an ein Bewerbermanagement System wurden klar definiert:

Ein Online-Bewerbungsformular war ein Muss. Für potenzielle Kandidaten sollte der Bewerbungsprozess so einfach wie möglich gehalten werden. Zudem sollten über ein einheitliches Online-Formular alle Bewerbungen im gleichen Format und an der gleichen Stelle im System eingehen. Dennoch sollte das entsprechende Tool über die Möglichkeit verfügen, auch manuell Bewerbungen einpflegen zu können.

Um die Bewerberkommunikation zukünftig zu beschleunigen, achtete Frau Reinke auf das Vorhandensein automatischer Eingangsbestätigungen sowie automatischer Benachrichtigungen über eingegangene Bewerbungen. Wichtig waren der PTSGroup außerdem automatische Benachrichtigungen über Freigaben sowie eine Aufgaben- und Notizfunktion.

Die Bewerbermanagement Lösung sollte zudem über eine Selektions-, Sortier- und Suchfunktion verfügen sowie eine Kommentar- und Bewertungsfunktion enthalten.

Schließlich war die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit der Software eine weitere, essentielle Anforderung an das zukünftige Bewerbermanagement System. Dabei sollte der Zugriff für mehrere Personen mit unterschiedlichen Berechtigungen möglich und dabei Datenschutz- und Sicherheitsstandards gewährleistet sein.

Warum HRworks

HRworks wurde zu diesem Zeitpunkt bereits zur Optimierung der Abwesenheitsverwaltung, Stammdatenverwaltung sowie zur Abwicklung des kompletten Reisekostenprozesses innerhalb des Unternehmens eingesetzt. Im Funktionsumfang der Personalsoftware war auch ein vollumfängliches Bewerbermanagement enthalten, das der PTSGroup als Kunde ohne Zusatzkosten zur Verfügung stand. “Wir arbeiteten bereits mit HRworks und es ist immer effizienter, mit so wenig unterschiedlichen Systemen wie möglich zu arbeiten”, erklärt Reinke. Daher glich sie Ihren Anforderungskatalog nicht nur mit gängigen Systemen am Markt, sondern auch mit HRworks ab.

Bei Ihrer Recherche zeigte sich schnell, dass viele der großen Bewerbermanagement Anbieter nicht zu der PTSGroup passten: “Viele Anbieter erschienen mir sehr teuer. Zudem sind viele Tools eher für Großunternehmen und Konzerne konzipiert und daher weniger für mittelständische Unternehmen wie uns geeignet”, erläutert sie.

HRworks wiederum erfüllte alle Anforderungen der PTSGroup, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Schnell fiel die Entscheidung für eine intensive Testphase. Parallel zum Relaunch des neuen Webauftritts wurde auf das HRworks Bewerbermanagement umgestellt.

“Nach der positiven Testphase waren bereits alle relevanten Kollegen abgeholt”, erklärt Reinke. Ein großer Vorteil war hierbei aus ihrer Sicht, dass das System allen schon bekannt war. Niemand musste sich neu registrieren, was zu einer hohen Akzeptanz führte. Zudem gab es keinerlei Probleme bei der ersten Nutzung des Tools: “Sobald man per E-Mail über die Freigabe einer Bewerbung informiert wird, sind die folgenden Schritte selbsterklärend. Man benötigt keine größere Anleitung.”

Die PTSGroup digitalisiert ihr Bewerbermanagement mit HRworks

Das hat sich durch HRworks verbessert

Effizienz und Übersichtlichkeit im Bewerbermanagement - damit lassen sich die wichtigsten Veränderungen durch HRworks auf den Punkt bringen: “HRworks ist intuitiv zu bedienen. Der komplette Prozess läuft rund und funktioniert selbsterklärend. Mit HRworks habe ich das Bewerbermanagement heute voll im Griff. Meine Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess ist deutlich gestiegen. Das gibt mir mehr Ruhe.”

Heute geht bei der PTSGroup keine Bewerbung mehr unter: “Im Dashboard sehe ich alles Wichtige auf einen Blick. Die Administration ist total einfach. Man kann nichts vergessen, denn man hat immer eine optimale Übersicht”, erklärt Annika Reinke. In der Bewerbungsübersicht von HRworks sieht sie alle wichtigen Informationen übersichtlich zusammengefasst; Bearbeitungsstatus, Name, Bewerbungseingang, Stelle, Bewertungen sowie erteilte Freigaben.

Auch aus Kandidatensicht läuft mit dem professionellen und optisch ansprechenden Online-Bewerbungsformular alles wie am Schnürchen. Bewerber finden sich sofort zurecht und können ihre Unterlagen über den “jetzt bewerben”-Button unkompliziert einreichen.

Der geringere Aufwand für die Administration stimmt die People Managerin positiv. Die Kommunikation mit den Bewerbern funktioniert schnell und unkompliziert. “Durch die verschiedenen E-Mail-Vorlagen kann ich sofort Interview-Einladungen oder Absagen verschicken”, zeigt sich Reinke begeistert.

Durch das in HRworks hinterlegte Rollen- und Berechtigungskonzept und die Möglichkeit der Freigabe von Bewerbungen haben sich auch die internen Abstimmungsprozesse enorm verbessert. Damit profitiert nicht nur die Personalabteilung von HRworks.

Der gesamte Bewerbungsprozess läuft nun deutlich schneller ab. Lag die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Bewerbung vor HRworks bei ca. 31 Tagen, konnte sie bereits nach drei Monaten auf 19 Tage und nach 6 Monaten auf 10 Tage reduziert werden.

Durch die integrierten, automatischen HR-Kennzahlen können solche KPIs im HR-Bereich ohne großen Aufwand per Mausklick abgerufen werden. “Mit der Nutzung des Bewerbermanagements von HRworks haben wir nun automatisch ein übersichtliches und sauberes Reporting”, freut sich die HR-Expertin.

Fazit

Mit dem Bewerbermanagement von HRworks läuft der komplette Bewerbungsprozess übersichtlich und effizient ab. Die Software ist intuitiv bedienbar, vereinfacht die Administration für HR Manager und ermöglicht eine schlanke Kollaboration direkt im Tool.

In der Bewerbungsübersicht sehen Administratoren alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Durch automatische Benachrichtigungen und Aufgaben geht kein To-Do verloren.
Kandidaten werden automatisiert über den Bewerbungseingang informiert und durch hinterlegte E-Mail-Vorlagen per Mausklick auf dem Laufenden gehalten.

Mit HRworks läuft der gesamte Bewerbungsprozess bei der PTSGroup deutlich schneller und organisierter ab. Die Durchlaufzeit beträgt nur ca. 10 Tage, was sich positiv auf die Außenwirkung der PTSGroup auswirkt. Zudem verbessert das Online-Bewerbungsformular die Candidate Experience und sorgt für einheitliche Formate.

● Reduktion der Bewerbungsdurchlaufzeiten von 31 auf 10 Tage
● Beschleunigung der internen und externen Bewerberkommunikation
● Vereinfachung des Bewerbungsprozesses, verbesserte Candidate Experience