Urlaubsanträge zu Jahresbeginn: Kein Grund für Stress!

Die Statistik zeigt: Zum Jahresbeginn reichen die meisten Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge ein. Für Vorgesetzte, Teamleiter und Personaler kann dies unter Umständen ein Mehr an Arbeit bedeuten, vor allem in größeren Betrieben. In Zeiten der Digitalisierung muss dabei aber keiner in Stress verfallen. Gut vorbereitet sein sollte man dennoch.

Den Urlaub für ein ganzes Jahr planen – das ist schon für eine Familie herausfordernd. Mann und Frau müssen sich miteinander abstimmen. Sie müssen ihre jeweiligen Arbeitgeber informieren. Und darüberhinaus gilt es womöglich, den Urlaub auf die Schulferien zu legen, weil da die eigenen Kinder frei haben. Da ist Organisationstalent gefragt.

Wenn man nun an die Urlaubsplanung in einem ganzen Unternehmen mit hundert oder mehr Mitarbeitern denkt, dann braucht es dafür eine ausgesprochen gute Koordination. Schließlich dürfen in einem Betrieb keine Lücken entstehen, wenn Kollegen sich in den wohlverdienten Urlaub verabschieden. Die Arbeit muss ja trotzdem erledigt werden: Kunden brauchen einen Ansprechpartner, Lieferungen müssen angenommen, Rechnungen fakturiert werden.

Urlaubsanträge: Nur wenige Firmen wählen die “Methode Branson”

Für viele Firmen ist die Urlaubsorganisation daher ein Kraftakt. Denn kaum ein Unternehmer hält es wie Richard Branson, Chairman der Unternehmensgruppe Virgin, der im Jahr 2014 die Urlaubsanträge für seine Mitarbeiter abgeschafft hat. In Bransons Firmenimperium dürfen Mitarbeiter seitdem nach Belieben Urlaub nehmen. Unter zwei Voraussetzungen: Die anfallende Arbeit muss erledigt werden und die Mitarbeiter müssen mit ihrer Urlaubsplanung gewissenhaft umgehen. Wie das dann in der Praxis gehandhabt wird – darüber entscheiden die jeweiligen Mitarbeiter beziehungsweise Teams autonom.

Urlaubsanträge: Im Januar gibt es traditionell das höchste Aufkommen

In den allermeisten Unternehmen sieht es verständlicherweise anders aus. Die große Antragswelle kommt dann in aller Regel, wie bereits erwähnt, zum Jahresbeginn. Dies lässt sich auch mit Zahlen belegen. Laut der Nutzungsstatistik von HRworks, die aktuell auf einem Datensatz von etwas mehr als 200.000 Anwendern basiert, ist der Januar mit Abstand jener Monat mit den meisten eingereichten Urlaubsanträgen.

Im Januar 2019 wurden über HRworks etwas mehr als 105.000 Abwesenheiten beantragt. Für Januar 2020 zeichnet sich bereits jetzt eine ähnlich hohe Anzahl an Urlaubsanträgen ab.

Wie man an den vergangenen Jahren außerdem ablesen kann, wird es danach erst wieder im Herbst kritisch. Dann – im Oktober und November – beantragen viele Arbeitnehmer nämlich ihren Weihnachtsurlaub. Allerdings bleibt die Masse an Urlaubsanträgen im Herbst auf einem niedrigeren Niveau als zu Jahresbeginn.

Urlaubsanträge für viele Firmen wie ein plötzlicher Wintereinbruch

Obwohl die Antragswelle jedes Jahr aufs Neue kommt, sind viele Teams und Personalabteilungen erstaunlich unvorbereitet. So wie manche Verkehrsbetriebe Jahr für Jahr mit dem “plötzlichen” Wintereinbruch zu kämpfen haben. Doch das muss nicht sein. Unternehmen können sich rechtzeitig wappnen, damit alles in geordneten Bahnen verläuft. Etwa mit einem digitalen Urlaubsmanagement.

Auf diese Weise sollte der Jahresurlaub für alle Mitarbeiter zum Kinderspiel werden. In einem Betrieb können Urlaubsanträge so schnell beantragt und genehmigt werden. Den Urlaub einzureichen dauert dann nur noch ein paar Mausklicks und sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzter sparen dadurch Zeit. Urlaubszettel ausfüllen oder mit dem Personalbüro mailen gehören damit der Vergangenheit an.