Verpflegungszuschüsse - weniger Einschränkungen, mehr Genuss

Verpflegungszuschüsse 2019 – weniger Einschränkungen, mehr Genuss

Bieten Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern Verpflegungszuschüsse an, wissen aber immer noch nicht, welche Lebensmittel als Mahlzeiten vom Finanzamt wirklich anerkannt werden? Oder sind Sie an Kantinen und Partnerbetriebe gebunden, weil andere Gaststätten oder Supermärkte angeblich nicht in Frage kommen? Das BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 klärt einige Missverständnisse und beantwortet Fragen, die Sie sich zu diesem Thema bestimmt schon gestellt haben. Die gute Nachricht ist: Mit weniger Einschränkungen können Sie Ihr Arbeitsessen noch mehr genießen.

Verpflegungszuschüsse 2019: Rechtliche Voraussetzungen

 Nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) kann der Sachbezugswert zu Verpflegungszuschüssen nur dann angesetzt werden, wenn:

  • tatsächlich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) eingenommen wird bzw. die erworbenen Lebensmittel zum unmittelbaren Verzehr in den Essenspausen bestimmt sind,
  • pro Mahlzeit nur ein Zuschuss verrechnet wird,
  • der eigentliche Mahlzeitenzuschuss den gültigen Sachbezugswert (3,30 €) um nicht mehr als 3,10 € übersteigt (daher der maximale Erstattungsbetrag von 6,40 €),
  • der Mitarbeiter sich nicht auf Geschäftsreise befindet oder aufgrund von Krankheit oder Urlaub abwesend ist.

Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber mit der Gaststätte oder anderen vergleichbaren Einrichtungen keine vertraglichen Beziehungen eingegangen ist.

Noch mehr Freiheit bei der Essenswahl

Egal ob Sie als Teilzeit-Mitarbeiter oder im Homeoffice arbeiten – auch Sie können die steuerfreien Verpflegungszuschüsse problemlos ansetzen. Denn als Mahlzeit gilt jetzt nicht nur das Mittagessen, sondern auch Frühstück und Abendessen – je nach dem, in welchem Zeitraum und auf welchem Ort Sie gerade arbeitstätig sind. Sie müssen sich weder in der unmittelbaren Nähe Ihrer Firma verpflegen noch Ihren Einkauf in nur einem Laden durchführen.

Für noch mehr Transparenz beim Thema Essenswahl bei der Arbeit haben wir für Sie eine Liste mit den häufigsten Fragen zum Ansetzen der Mahlzeitenzuschüsse und allen diesbezüglichen Einschränkungen zusammengeführt:

Was kann unter unmittelbarem Verzehr verstanden werden?

Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeiten anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet und zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind.

Beispiele:

  • fertige Salate (Gemüse-, Obst-, Kuskus-, Nudelsalate)
  • fertige eingepackte Gerichte (Sushi, Nudelgerichte, Reisgerichte)
  • belegte Brötchen

Beim Einkauf der Lebensmittel im Supermarkt müssen die Mitarbeiter mit der Voraussetzung der unmittelbaren Verzehrbarkeit vorsichtig umgehen. Handelt es sich um eine ganze Packung Obst oder Gemüse, kann diese nicht als unmittelbar verzehrbare Mahlzeit akzeptiert werden. Auch eine Tiefkühlpizza (und andere Tiefkühlkost) erfüllen nicht die vorgeschriebenen Voraussetzungen, da sie noch zusätzlich bearbeitet/aufgewärmt werden müssen.

Welche Uhrzeit und welcher Ort des Belegs sind akzeptabel?

Der Ort sowie die Uhrzeit des Einkaufs sind nicht relevant, wenn alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt werden.

Darf der Rechnungsbeleg andere Positionen beinhalten?

Ja, unter der Voraussetzung, dass die als Mahlzeit eingekauften, verzehrfertigen Lebensmittel von den restlichen Positionen deutlich unterschieden sind (beispielsweise durch farbliche Markierung).

Darf eine Mahlzeit in unterschiedlichen Geschäften eingekauft werden?

Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Verkäufern (Gaststätten, Supermärkten u. a.) erwirbt.

Kann der Mahlzeitenzuschuss auch im HomeOffice oder bei halben Urlaubstagen gewährt werden?

Ja, arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home Office ausüben oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten.

Fällt Pfand unter den Mahlzeitenzuschuss?

Nein, Pfand darf nicht in den zu erstattenden Betrag miteinbezogen werden.

Darf auch ein Glas Wein oder Bier auf dem Beleg auftreten?

Nein, alkoholische Getränke werden hier nicht berücksichtigt.

Dürfen Mahlzeiten auf Vorrat eingekauft werden?

Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.

Das neue Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 24. Februar 2016 (BStBl I Seite 238) und ist in allen offenen Fällen anzuwenden. Es wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.

Verpflegungszuschüsse mit HRworks

Mitarbeiter essen im Lokal ihrer Wahl, fotografieren den Beleg mit dem Smartphone ab und reichen diesen über die Web App oder Desktop Oberfläche bei ihrem Arbeitgeber ein. HRworks berechnet den steuerfreien und pauschal zu versteuernden Erstattungsbetrag automatisch gesetzeskonform und überträgt die Erstattung in die Lohnbuchhaltung. Zudem werden die Abwesenheiten der Mitarbeiter im Auge behalten, damit das Einreichen von Mahlzeitenbelegen nur an regulären Arbeitstagen möglich ist. Mit Mahlzeitenzuschüssen über HRworks entfällt auch die Organisation von Partnerbetrieben sowie die Vergabe und Dokumentation von Essensmarken.

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