Warum HR-Software die Arbeitswelt revolutioniert

HR-Software ersetzt im Personalwesen die Arbeit mit Stift, Papier und Excel-Listen. Doch HR-Software ist mehr: Sie schafft neue Freiräume, erzeugt ein Umdenken bei Entscheidern und ermöglicht Unternehmen den Blick auf das Wesentliche. In gewisser Weise revolutioniert diese Software dadurch die gesamte Arbeitswelt.

Was ist Arbeit? Versuch einer Definition

Haben Sie sich schon einmal gefragt, was Arbeit eigentlich ist? Eine recht einfache Frage, oder? Doch sobald man beginnt, nach Antworten zu suchen, merkt man schnell, wie komplex und vielschichtig der Arbeitsbegriff tatsächlich ist. Hier einige Möglichkeiten, wie man die Frage “Was ist Arbeit?” beantworten kann:

• Arbeit verschafft Menschen ein Einkommen
• Arbeit ist notwendig für die Konzeption und Herstellung von Produkten
• Arbeit sichert die Existenz von Familien und Gesellschaften
• Arbeit führt oft zu wichtigen Innovationen
• Arbeit definiert Menschen und Biografien
• Arbeit schafft das Angebot für die Nachfrage
• Arbeit ist der Motor der Zivilisationsgeschichte

Die Liste könnte man noch um zahlreiche Punkte erweitern. Wie aber könnte eine allgemeingültige und verbindliche Definition aussehen, die oben genannte Punkte (und mögliche weitere) auf einen gemeinsamen Nenner bringt? Der Anthropologe James Suzman gibt in seinem Buch “Sie nannten es Arbeit: Eine andere Geschichte der Menschheit” diese Definition: “Die Definition von Arbeit, auf die sich wohl die meisten von uns einigen könnten… besagt, Arbeit sei jede zweckgerichtete Verausgabung von Energie für die Bewältigung einer Aufgabe oder die Erreichung eines Ziels.”

Mit anderen Worten: Arbeit ist immer auf einen Zweck gerichtet, auf eine Aufgabe, auf ein Ziel. Es gilt, von A nach B zu kommen. Und das erfolgreich und mit möglichst wenig Aufwand: Wer einen vollgeladenen Akkuschrauber zur Hand hat, wird kaum auf einen herkömmlichen Schraubenzieher zurückgreifen. Schließlich ist der Schraubenzieher nicht Zweck an sich, sondern Mittel zum Zweck. Erfüllt ein anderes Mittel seinen Zweck besser, wird eben dieses zum Mittel der Wahl.

Wie sich die Arbeitswelt seit 2020 verändert

Auch wenn wir die langfristigen Auswirkungen noch nicht kennen: Durch die Corona-Pandemie hat sich die Arbeitswelt so spürbar verändert, wie sonst zuvor nur durch technologische Schübe und große kulturelle Veränderungen, wie etwa durch die Erfindung des Personal Computer (PC), die Anglifizierung der Bürosprache oder die Globalisierung von Wirtschaft und Handel.

Zwar hat sich bei Konzernen und Start-ups in der Corona-Zeit strukturell nur wenig verändert, da diese bereits seit Jahren in Digitalisierung investieren sowie ihren Mitarbeitern verschiedene Arbeitsmodelle ermöglichen. Im klassischen Mittelstand hingegen wurden etliche Unternehmen kalt erwischt, als es plötzlich daran ging, die Arbeit nun aus dem Homeoffice zu leisten:

Viele Mittelständler verfügten schlicht nicht über die digitalen Voraussetzungen für Remote Work. Jener stationäre Handel, der bisher kein flankierendes Geschäft im Internet etabliert hatte, musste radikale Einbußen beklagen. Auch die Kulturbranche wurde mangels digitaler Alternativangebote hart von Corona getroffen. Die stärksten Lockdown-Einschnitte mussten bekannterweise die Reisewirtschaft und die Gastronomie hinnehmen.

Seit Corona ist somit klar, dass es in den allermeisten Branchen ohne Flexibilität, ohne durchdachte Digitalisierungsstrategie und ohne software-gestützte Prozesse nicht mehr geht. Microsoft-Chef Satya Nadella prognostiziert sogar, dass in Zukunft jedes Unternehmen ein Software-Unternehmen sein werde.

Auch Stephenie Stone, die seit 2015 als CIO (Chief Information Officer) bei der M+W Group fungiert, geht von dieser einschneidenden Transformation in der Wirtschaft aus. In einem Forbes-Artikel schreibt sie: “Jedes Unternehmen ist ein Technologieunternehmen, unabhängig davon, welches Produkt oder welche Dienstleistung es anbietet… Heutzutage kann kein Unternehmen sein Produkt ohne Technologie effizient herstellen, liefern oder vermarkten.” Weiter schreibt die Managerin: “Führungskräfte müssen verstehen, wie Technologie ihr Geschäft beeinflusst. Damit ist nicht nur eine Idee für eine neue App oder eine neue Website gemeint. Es bedeutet, wirklich zu verstehen, wie Technologie organisch durch das Unternehmen fließt.”

Warum HR-Software die Arbeitswelt revolutioniert

Technologien wirken oft disruptiv, in jedem Fall aber beschleunigend und unterstützend. Von der Logistik-Software bis zum ERP-System befähigen Technologien Unternehmen, das eigene Kerngeschäft noch effizienter zu gestalten. Dabei tragen manche Technologien mehr zur Veränderung bei als andere.

HR-Software zum Beispiel ist viel mehr als nur die Fortsetzung der Personalarbeit mit anderen Mitteln. Sie ist ein Tool, das sowohl einen Strukturwandel auslöst als auch in die Unternehmenskultur hineinwirkt. Denn diese Software ist in aller Regel eine Plattform für alle Mitarbeiter eines Unternehmens.

• HR-Software löst einen Strukturwandel aus, wenn die Personalabteilung bisher papierlastig oder mit Excel-Listen gearbeitet hat, nun aber auf Desktop-Anwendungen und Mobile Apps umsteigt. Dieser Wandel wird nicht im Personalwesen enden, sondern überträgt sich organisch auf andere Unternehmensbereiche.
• HR-Software wirkt aus demselben Grund auf die Unternehmenskultur ein: Denn die Anschaffung eines eigenen Systems für das Personalwesen stellt einen Kulturwandel dar. Und zwar weg von manuellen Prozessen hin zu digitalen und somit effizienteren Abläufen. Ein solch wichtiger Schritt kann allerdings nie nur einen Fachbereich betreffen, sondern ist meist Teil einer umfangreicheren Digitalisierungsstrategie.

Während andere Software-Lösungen oft nur in einem Fachbereich genutzt werden (Software für Entwickler, Software für Marketing, Software für Vertrieb, Software für Product Engineering, etc.) ist Personal-Software eine unternehmensweite Angelegenheit. Jeder Mitarbeiter muss in das neue Tool “ongeboardet” werden. Durch HR-Software werden zudem ganz neue Abläufe möglich: etwa bei der Erfassung von Arbeitszeiten, der Auslagerung der Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister, der Buchung von Homeoffice-Tagen.

• Beispiel aus der Praxis: In den meisten Unternehmen, in denen keine Personalverwaltung-Software im Einsatz ist, müssen Angestellte ihre Vorgesetzten fragen, ob sie sich einen freien Tag oder Urlaub nehmen dürfen. Mit einer solchen Software entfallen diese mündlichen (und teils auch physischen) Wege: Denn in der Software beantragt der Mitarbeiter ganz einfach seinen Urlaub – der Vorgesetzte genehmigt diesen oder lehnt mit kurzer Begründung ab. Anstatt einen Urlaubsantrag auszufüllen, diesen mit dem Vorgesetzten zu besprechen und anschließend in die Personalabteilung zu tragen, sind mit einer Software lediglich zwei Klicks nötig. Dies ist ist nicht nur ein technologischer, sondern auch ein kultureller Wandel, der hier stattfindet.

HR-Software spielt eine ganz entscheidende Rolle bei der Ausgestaltung des digitalen Ökosystems eines Unternehmens. Denn eine solche Software ist jene Plattform, in der sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten hinterlegt sind, und von wo aus diese via Schnittstelle an angeschlossene Systeme übertragen werden können – wichtig etwa in der Finanz- und der Lohnbuchhaltung.

Vor allem aber ändern sich durch HR-Tools – wie im Praxisbeispiel bereits angedeutet – die Kommunikationswege in einem Unternehmen. Kommunikation wird einfacher, schneller und transparenter. Ein Gewinn für alle Mitarbeiter in einem Unternehmen, die sich dadurch vermehrt ihren Kernaufgaben widmen können.