Personalverwaltung
Ersetzen Sie Ihre Papierakten und sparen Sie Zeit! Die digitale Personalakte verwaltet alle Personaldaten und -dokumente Ihrer Mitarbeiter zentral, sicher und standortunabhängig und das bei unbegrenztem Speicherplatz.
Alle relevanten Daten oder benötigten Unterlagen zu einem Mitarbeiter haben Sie so jederzeit schnell zur Hand:
Auch Anmerkungen und Notizen können Sie den Akteneinträgen direkt zuordnen und so leicht erfassen. Mit der digitalen Personalakte können Personaler produktiv arbeiten und die Personalprozesse damit deutlich verschlanken.
Mitarbeiter laden ihre Personaldokumente im Employee Self Service hoch – auch mobil. Und müssen ihre Dokumente somit nicht mehr in die Personalabteilung bringen oder zeitaufwendig per Post schicken.
Stattdessen wird der zuständige Personalverantwortliche automatisch über neue Dokumente informiert. Der Personaler speichert die Unterlagen dann als neuen Eintrag in der Digitalen Personalakte des Mitarbeiters.
Sie haben Schränke voller Personalakten? Kein Problem, die Importfunktion von HRworks ermöglicht Ihnen, Ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit effizient zu digitalisieren. Sie haben Ihre Mitarbeiter-Stammdaten in anderen Systemen oder bereits digitale Akten? Auch diese lassen sich einfach in HRworks importieren.
Die Aufbewahrung von personenbezogenen Unterlagen funktioniert wie mit Ordnern. Nur eben nicht analog, sondern digital. Egal, ob es sich um Arbeitsverträge, Bewerbungsdokumente oder Unterlagen zur Sozialversicherung handelt – Sie behalten jederzeit den Überblick!
Denn die unterschiedlichen Personaldokumente werden individuell definiert und thematisch kategorisiert. So finden Sie immer das, was Sie gerade benötigen.
Regeln Sie den Zugriff auf Ihre digitalen Personalakten mit Hilfe eines rollenbasierten Berechtigungskonzepts. So ist die Einsichtnahme nur für berechtigte Personen innerhalb Ihres Unternehmens möglich und Sie legen fest, welchen Zugriff Vorgesetzte auf die Personalakten Ihrer Mitarbeiter haben – ob Mitarbeiter selbst Dokumente hochladen dürfen und ob ein Vier-Augen-Prinzip zur Löschung von Einträgen notwendig ist.
Die Freigabe einzelner Personalakteneinträge erfolgt entweder dauerhaft oder zeitlich begrenzt per Klick. Damit können wahlweise Mitarbeiter und/oder Vorgesetzte berechtigt werden, auf Akteninhalte zuzugreifen.
Case Study
Digitale Personalakten – Spritzige Personalarbeit
Mit geringstem Aufwand hat Campari Deutschland seine Papierakten um 75 Prozent reduziert. Die Zeitersparnis bei der Verwaltung von Akten ist damit enorm.
Akten, die sich über Jahre und Jahrzehnte angesammelt haben, inhouse zu digitalisieren und dabei auch noch Ressourcen zu sparen, ist fast nicht möglich. Wir haben zuverlässige Partner, die sich Ihrer Akten annehmen und sie professionell digitalisieren.
Durch modernste Technik können unsere ISO-zertifizierten Scan-Dienstleister alle Formate und Größen bearbeiten – auf Wunsch auch bereits eingelagerte Akten. Per Knopfdruck stehen die Dokumente dann in HRworks zur Verfügung.
Bei uns erfolgen Urlaubsanträge sowie Krankmeldungen im Self-Service über das System. Darüber hinaus nutzen wir die digitale Personalakte. Wir sind froh, dass wir uns für HRworks entschieden haben, denn wir sehen ganz klar die positiven Effekte, was Geschwindigkeit, Effizienz und Qualitätssicherung angeht.
Dr. Julia Schneider
Dipl.-Kauffrau Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin
Dr. Dienst und Partner GmbH & Co. KG
Mehr als nur digitale Personalakten
Die Personalakten-Funktion ist nur ein kleiner Teil von HRworks. Selbstverständlich steht Ihnen die Verknüpfung zu verwandten HR-Funktionen zur Verfügung.
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Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HRworks zu Ihrem Unternehmen passt.
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