Digitale Personalakte / Elektronische Personalakte in HR Software

DIGITALE PERSONALAKTE / ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE

Digitalisierte Dokumente Datenschutzkonform in der einer zentralen Akte verwalten

Die digitale Personalakte verwaltet alle Personaldaten- und dokumente zentral und sicher, während Sie benötigte Unterlagen in der elektronische Personalakte Software jederzeit schnell zur Hand haben. Die digitale Personalakte bietet Ihnen ein modernes Dokumentenmanagement, das Ihre komplette Papierakte ersetzt. Dabei wird der Datenschutz durch modernste Verschlüsselungstechnologien jederzeit gewährleistet.

DIE DIGITALE PERSONALAKTE: PAPIER- UND PLATZSPARENDE ABLAGE

Die digitale Personalakte: Papier- und platzsparende Ablage

Die Aufbewahrung von personenbezogenen Unterlagen wie Arbeitszeugnissen, Schriftverkehr oder Verträgen funktioniert durch die digitale Personalakte nach dem gleichen Prinzip wie in einem Aktenordner. Dabei speichern Sie die unterschiedlichen Personaldokumente in individuell definierbaren, thematischen Kategorien. Beispiele hierfür sind „Bescheinigungen“, „Personalentwicklung“ oder „Bewerbungsunterlagen“.

Die digitale Personalakte ist einfach per Mausklick einzusehen. Dadurch vermeiden Sie unnötige Kopien und sparen Platz beim Aufbewahren der Dokumente. Selbstverständlich können alle Einträge im Bedarfsfall auch ausgedruckt werden. Die elektronische Personalakte ersetzt somit Ihre komplette Papierakte und unterstützt eine moderne Personalverwaltung.

Sammelkorb für elektronische Dokumente

Die elektronische Personalakte vereinfacht auch durch das Prinzip des Employee Self Service (ESS) die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.

Mitarbeiter können selbst PDF-Dokumente für ihre eigene Personalakte in der HR Software von HRworks hochladen. Damit wird der zuständige Personalverantwortliche automatisch über neue Personaldokumente im Sammelkorb informiert. Daraufhin speichert er diese als neuen Eintrag in der Personalakte des Mitarbeiters. Durch die digitale Personalakte entfällt auch mehrfaches Scannen, Kopieren und Abheften von Personaldaten in Papierform.

DOKUMENTEN-UPLOAD PER E-MAIL IN DIE ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE

digitale personalakte SAMMELKORB FÜR ELEKTRONISCHE DOKUMENTE

Dokumenten-Upload per E-Mail in die elektronische Personalakte

Noch einfacher funktioniert der Upload von Personaldokumenten via E-Mail. Lassen Sie sich erforderliche Personalunterlagen gleich an den zentralen Dokumenten-Posteingang in HRworks schicken. So sparen Sie einen zusätzlichen Arbeitsschritt.

Berechtigte Nutzer können Unterlagen für die Personalakte, unabhängig von E-Mail-Programm oder Endgerät, direkt an die Adresse des Firmen-Posteingangs senden. Dadurch können Sie gleich mehrere Personalunterlagen in einem Schwung, zum Beispiel vom Scanner aus, in den HRworks Dokumentensammelkorb hochladen.

Durch die elektronische Personalakte komplette Papierakten digitalisieren und importieren

Mit dem Personalaktenimport digitalisieren Sie Ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit.  Mit anderen Worten scannen und importieren Sie beliebig viele Personalakten auf einen Schlag. Alle Personalakten-dokumente werden dabei sortiert nach Personen und Kategorien in HRworks übertragen. Ermöglicht wird die automatische Zuordnung durch spezielle Deckblätter, die beim Scanvorgang zwischen Personen, Kategorien und einzelnen Dokumenten eingeschoben werden. Somit ist die Einführung und Archivierung der elektronischen Akte in Ihrer Personalabteilung eine Leichtigkeit.

elektronische personalakte personalaktenimport einfach gestalten in die digitale Personalakte

Personalakten Wiedervorlagen

Eine weitere Optimierung für Ihre Prozesse der Personalarbeit bietet die integrierte Wiedervorlage von Akteneinträgen. Dabei über nimmt die Software die Erinnerung an wiederkehrende Aufgaben der Personalarbeit oder an die erneute Sichtung von Personaldokumenten für Sie.

Legen Sie dazu einfach Wiedervorlagen zu Einträgen in der elektronischen Personalakte an, zum Beispiel für ausstehende Gespräche oder Gehaltsverhandlungen mit Mitarbeitern. Die offenen Aufgaben werden daraufhin in einer speziellen Bildschirmmaske tabellarisch aufgeführt.

In Ihrer persönlichen Todo-Liste werden Sie zudem auf Wiedervorlagen hingewiesen. Somit haben Sie die Prozesse rund um das Dokumentenmanagement  automatisiert sicher im Griff.

Testen Sie jetzt die digitale Personalakte in der HR Software von HRworks oder erfahren Sie mehr über die weiteren integrierten Funktionen.

Digitale Personalakte mit maximalem Datenschutz

Auch sensible, personenbezogene Dokumente können in HRworks sicher in digitaler Form aufbewahrt werden. Alle Daten sind dank Verschlüsselung mittels AES-256, einer der meistgenutzten und sichersten Verschlüsselungsalgorithmen, optimal geschützt. Somit kann der Datenschutz mit den Dokumenten der digitalen Akte gewährleistet werden und Personaldaten sind sicher archiviert.

Zusätzlich ist der Zugang zur elektronischen Personalakte durch das bewährte rollenbasierte Berechtigungskonzept geregelt. Dadurch ist die der Zugriff in die digitalen Personalakten nur für berechtigte Personen innerhalb Ihres Unternehmens zulässig.

Digitale Personalakte - Das Rollenkonzept für den Datenschutz in der elektronischen Personalakte
digitale personalakte: freigabe von personalakteneinträgen

Freigabe von Personalakteneinträgen

Noch mehr Zeit und Arbeit sparen Sie durch die individuelle Vergabe von Zugriffsrechten für Personalakten und einzelne Personalakteneinträge.

Das aufwändige Anfertigen und Verteilen von Kopien entfällt mit HRworks komplett. Nicht nur die Vergabe von Lese- oder Schreibrechten für Vorgesetzte, sondern auch die Freigabe der Personalakteneinträge zur Einsicht für Mitarbeiter spezifisch steuerbar. Darüber hinaus können Sie durch die digitale Personalakte die Dauer der Verfügbarkeit einzelner Personalakteneinträge in der Software bestimmen.

Desweiteren erleichtert die elektronische Personalakte die Kollaboration zwischen Personalabteilung und Führungskräften und bietet Mitarbeitern durch verschiedene Zugriffsrechte die Möglichkeit der schnellen und bequemen Einsicht in relevante Personaldokumente.

Alle Mitarbeiterdaten in einem System

Neben dem Arbeitsvertrag oder dem Nachweis über Weiterbildungen, können z. B. auch Unterlagen zum Arbeitsverhältnis, zur Personalentwicklung sowie viele weitere Unterlagen in der elektronischen Personalakte als PDF-Datei abgelegt werden.

Alle wichtigen Mitarbeiterdokumente können somit an einer zentralen Stelle übersichtlich und sicher aufbewahrt und abgerufen werden. Die elektronische Personalakte können Sie selbst strukturieren und die jeweiligen Dateien dementsprechend einordnen. Danach müssen Sie nicht mehr umständlich in unterschiedlichen Ordnern nach Unterlagen kramen.

Digitale Personalakte - Elektronische Personalakte - Kategorien für Personalakteneinträge
Elektronische Personalakte - Schneller Zugriff auf alle Funktionen

Schnellerer Zugriff auf Personaldokumente

Nach der Einführung der digitalen Dokumente sind Sie jederzeit gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten auskunftsfähig und können personenbezogene Informationen per Mausklick abrufen. Die integrierte Suchfunktion in der digitalen Personalakte erleichtert darüber hinaus die Recherche nach benötigten Dokumenten. Dadurch wird das mühselige Durchsuchen einer Papierakte überflüssig.

Auch Anmerkungen zu einzelnen Akteneinträgen können Sie zusätzlich durch eine integrierte Notizfunktion digital erfassen und zusammen mit den elektronischen Dokumenten aufbewahren und einsehen.

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