HRWORKS ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE

Mit der elektronische Personalakte von HRworks verwalten Sie alle Personaldaten- und Dokumente zentral und sicher. Benötigte Unterlagen haben Sie jederzeit schnell zur Hand. HRworks bietet Ihnen mit der integrierten Personalakte ein modernes Dokumentenmanagement, das Ihre komplette Papierakte ersetzt.

Die elektronischen Personalakte bietet Zugriff auf personenbezogenen Dokumente der Mitarbeiter und deren Kategorisierung.

Papier- und platzsparende Ablage

Die Aufbewahrung von personenbezogenen Unterlagen wie Arbeitszeugnisse, Schriftverkehr oder Verträge, funktioniert mit der e-Akte nach dem gleichen Prinzip wie in einem Aktenordner. Sie speichern die unterschiedlichen Personaldokumente in individuell definierbaren, thematischen Kategorien wie beispielsweise “Bescheinigungen”, “Personalentwicklung” oder “Bewerbungsunterlagen”.

Die Akte ist einfach per Mausklick einzusehen. Sie vermeiden unnötige Kopien und sparen Platz beim Aufbewahren der Dokumente. Selbstverständlich können alle Einträge im Bedarfsfall auch ausgedruckt werden. Die elektronische Personalakte ersetzt Ihre komplette Papierakte und unterstützt eine moderne Personalverwaltung.

Sammelkorb für elektronische Dokumente

Das Prinzip des Employee Self Service vereinfacht auch bei der elektronischen Personalakte die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.

Mitarbeiter können selbst PDF-Dokumente für ihre eigene Personalakte in HRworks hochladen. Der zuständige Personalverantwortliche wird automatisch über neue Personaldokumente im Sammelkorb informiert und kann diese als neuen Eintrag in der Personalakte des Mitarbeiters speichern. Mehrfaches Scannen, Kopieren und Abheften von Personalinformationen in Papierform entfällt.

Dokumentenkorb zum Hochladen eigener Personaldokumente in HRworks.
Leiten Sie Dokumente für Ihre Personalakte direkt an den Dokumenten-Posteinagang in HRworks weiter.

Dokumenten-Upload per E-Mail

Noch einfacher funktioniert der Upload von Personaldokumenten via E-Mail. Sparen Sie einen zusätzlichen Arbeitsschritt und lassen Sie sich Personalunterlagen gleich an den zentralen Dokumenten-Posteingang in HRworks schicken.

Berechtigte Nutzer können Unterlagen für die Personalakte, unabhängig von E-Mail-Programm oder Endgerät, direkt an die Adresse des Firmen-Posteingangs senden. So sind gleich mehrere Personalunterlagen in einem Schwung, z. B. vom Scanner aus, in den HRworks Dokumentensammelkorb hochgeladen.

Komplette Papierakten digitalisieren und importieren

Mit dem Personalaktenimport digitalisieren Sie Ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit. Sie scannen und importieren beliebig viele Personalakten auf einen Schlag. Alle Personalaktendokumente werden sortiert nach Personen und Kategorien in HRworks übertragen. Ermöglicht wird die automatische Zuordnung durch spezielle Deckblätter, die beim Scanvorgang zwischen Personen, Kategorien und einzelnen Dokumenten eingeschoben werden. 

Elektronische Personalakte mit automatischem Import.
In der elektonischen Personalakte wird beispielhaft die Wiedervorlage Funktion gezeigt. Es soll zu einem späteren Zeitpunkt an den geplanten Kurs des Mitarbeiters erinnert werden.

Personalakten Wiedervorlagen

Eine weitere Arbeitserleichterung für die Personalabteilung bietet die integrierte Wiedervorlage von Akteneinträgen. Die Erinnerung an wiederkehrende Aufgaben der Personalarbeit oder an die erneute Sichtung von Personaldokumenten übernimmt die Software für Sie.

Legen Sie einfach Wiedervorlagen zu Einträgen in der elektronischen Personalakte an, z. B. für ausstehende Gespräche oder Gehaltsverhandlungen mit Mitarbeitern. Die offenen Aufgaben werden in einer speziellen Bildschirmmaske tabellarisch aufgeführt.

In Ihrer persönlichen Todo-Liste werden Sie zudem auf Wiedervorlagen hingewiesen. So haben Sie die Prozesse rund um das Dokumentenmanagement automatisiert sicher im Griff.

Maximaler Datenschutz

Auch sensible, personenbezogene Dokumente können in HRworks sicher in digitaler Form aufbewahrt werden. Alle Daten sind dank Verschlüsselung mittels AES-256, einer der meistgenutzten und sichersten Verschlüsselungsalgorithmen, geschützt.

Zusätzlich ist der Zugang zur Personalakte durch das bewährte rollenbasierte Berechtigungskonzept geregelt. So ist die Einsichtnahme nur für berechtigte Personen innerhalb Ihres Unternehmens zulässig.

Der Zugriff zu Personalakten wird über Rollen und Berechtigungen gesteuert.
Geben Sie mit HRworks Personalakten schnell und einfach für Mitarbeiter zur Einsicht frei.

Freigabe von Personalakteneinträgen

Noch mehr Zeit und Arbeit sparen Sie durch die individuelle Vergabe von Zugriffsrechten für Personalakten und einzelne Personalakteneinträge.

Das aufwändige Anfertigen und Verteilen von Kopien entfällt mit HRworks komplett, denn neben der Vergabe von Lese- oder Schreibrechten für Vorgesetzte ist auch die Freigabe einzelner Personalakteneinträge zur Einsicht für Mitarbeiter spezifisch steuerbar. Darüber hinaus können Sie die Dauer der Verfügbarkeit einzelner Personalakteneinträge in der Software bestimmen.

Die Elektronische Personalakte erleichtert die Kollaboration zwischen Personalabteilung und Führungskräften und bietet Mitarbeitern die Möglichkeit der schnellen und bequemen Einsicht in relevante Personaldokumente.

Alle Mitarbeiterdaten in einem System

Neben dem Arbeitsvertrag oder dem Nachweis über Weiterbildungen, können z.B. auch Arbeitszeugnisse, Unterlagen zum Arbeitsverhältnis, zur Personalentwicklung und viele weitere Unterlagen in der elektronischen Personalakte als PDF-Datei abgelegt werden.

Prinzipiell können alle wichtigen Mitarbeiterdokumente so an einer zentralen Stelle übersichtlich und sicher aufbewahrt und abgerufen werden. Die Aktenstruktur können Sie selbst bestimmen und die jeweiligen Dateien dementsprechend einordnen. So müssen Sie nicht mehr in unterschiedlichen Ordnern nach Unterlagen kramen.

Nach Kategorien geordnet können Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Gehaltsdaten, usw. in der elektronischen Personalakte abgelegt werden.

Auf Personalakten Einträge kann mit einem Klick zugegriffen werden.

Schnellerer Zugriff auf Personaldokumente

Sie sind jederzeit auskunftsfähig gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten und können personenbezogene Informationen per Mausklick abrufen. Die integrierte Suchfunktion erleichtert die Recherche nach benötigten Dokumenten zusätzlich und macht das mühselige Durchsuchen einer Papierakte überflüssig.

Zusätzliche Anmerkungen zu einzelnen Akteneinträgen können Sie durch eine integrierte Notizfunktion digital erfassen und zusammen mit den elektronischen Dokumenten aufbewahren und einsehen.

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