HRworks FAQ – Häufig gestellte Fragen und Antworten

Hier finden Sie unser FAQ – Häufig gestellte Fragen und Antworten zu den einzelnen HRworks Funktionen. Die nachfolgenden Antworten auf häufig gestellte Fragen zu den genannten Themenbereichen sollen Ihnen helfen. Sie erläutern einzelne Punkte in den Funktionen von HRworks.

STARTER

Nein. Alle Funktionen sind miteinander verknüpft. HRworks ist als ganzheitliches System konzipiert, welches Ihre gesamten HR Prozesse optimiert.

Nein. Entscheidend für Ihren Nutzen der Anwendung ist die richtige Konfiguration. Damit Sie die HR Software von Anfang an gewinnbringend einsetzen, braucht es die Administrator-Schulung.

Ja, die Schulungen finden auch online statt. In der Schulungs-Übersicht finden Sie allen verfügbaren Termine, egal ob online oder vor Ort.

Kosten / Angebot

Nein. Sie haben keine Mindestvertragslaufzeit und können jederzeit zum Ende eines Monats kündigen. 

Die Abrechnung der Beratungsstunden erfolgt nach der Einrichtung. Dabei werden nur die tatsächlich benötigten Beratungsstunden abgerechnet. Wenn Sie beispielsweise ein Angebot von 8 Beratungsstunden von uns erhalten und benötigen nur 3 davon, so werden tatsächlich auch nur 3 Beratungsstunden abgerechnet.

Die Einführung in die Software unterstützt die Schulung zur Personalverwaltung. Wenn Sie noch keinen konkreten Termin in Aussicht haben, können Sie nach der Buchung, bis spätestens einen Monat vor der Schulung kostenfrei umbuchen.

Die Lizenzen von HRworks werden monatlich abgerechnet. Die Abrechnung beginnt nach abgeschlossener Einrichtung Ihres HRworks-Accounts.

Nehmen Sie ganz bequem das Ihnen vorliegende Angebot elektronisch an, um Ihre Personalprozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren. Spätestens am nachfolgenden Tag erhalten Sie unsere Software und können sofort mit der Einrichtung starten. Gleichzeitig meldet sich ein erfahrener Consultant von HRworks bei Ihnen und plant mit Ihnen gemeinsam die weiteren Schritte.

Jede Person, die die Softwareanwendung einsetzt, unabhängig von ihren Rollen und Berechtigungen, ist ein Nutzer. Diese Personen haben einen Zugang zu HRworks und arbeiten mit dem System. In der Regel ist jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens ein Nutzer der Software; Bewerber dagegen zählen nicht zu den Nutzern.

Es gibt keinen Haken. Das Erfolgsrezept für den günstigen HR Software Preis setzt sich zusammen aus der großen Kundenzahl, dem Betrieb in der AWS-Cloud und der automatischen Verwaltung: Die Entwicklungskosten verteilen sich auf mehr als 200.000 Anwender und fallen dadurch für den einzelnen Kunden gering aus. Durch den Betrieb in der Cloud von Amazon Web Services sind die Kosten für Server, Personal und Administration sehr niedrig und wir geben Ihnen die HR Software Preise so weiter. HRworks erstellt automatisiert elektronische Rechnungen. Der Rechnungsbetrag wird per Lastschrift von Ihrem Konto eingezogen. So entstehen für die HRworks GmbH nur geringe Verwaltungskosten.

Sie können die Anzahl der HRworks Benutzer jederzeit erhöhen oder senken. Die monatliche Mietrechnung passt sich dabei immer an die aktuellen Benutzerzahlen an. Es werden jedoch mindestens 20 Anwender berechnet. Stichtag zur Berechnung der aktuellen Benutzerzahl ist jeweils der letzte Tag des Monats. Für alle Benutzer, die zu diesem Zeitpunkt im System vorhandenen sind oder im Verlauf des Monats im System angelegt waren, wird die Miete berechnet.

Gerne können Sie HRworks unverbindlich kennenlernen. Vereinbaren Sie direkt einen Termin, um sich einen Eindruck von HRworks zu verschaffen oder fordern Sie unter jetzt kostenlos testen Ihren Testzugang an.

Bereits seit 2006 nutzt HRworks die Dienste der Amazon Web Services. Dadurch ist es uns möglich, Kundendaten auf Servern in Rechenzentren mit den höchstmöglichen Sicherheitsstandards zu speichern. So ist auch bezüglich des Serverstandorts die Gewährleistung von maximalem Schutz garantiert.

Der von HRworks genutzte Serverstandort befindet sich innerhalb der Europäischen Union, im AWS Hochsicherheitszentrum in Irland.

KÜNDIGUNG

Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit. Der Vertrag ist jederzeit zum Monatsende kündbar, weil wir glauben dass zufriedene Kunden gerne und freiwillig bleiben.

Bei Kündigung können Sie Ihre Stammdaten in Form von Berichten und ZIP Archiven für die elektronischen Belege / E-Akten herunterladen/exportieren. HRworks löscht Ihre Daten nach der Kündigung vollständig.

Sie können HRworks jederzeit zum Ende eines Monats kündigen. HRworks hat keine Mindestvertragslaufzeit.

Benötigte Informationen zum Unternehmen und Mitarbeiter werden automatisch aus der hinterlegten Firmenbeschreibung und den Personenstammdaten übertragen.

Durch das Hinterlegen von individuellen Brieflayouts kann der Zeugnistext direkt in HRworks auf eine Briefvorlage übertragen werden.

Nein, Arbeitszeugnisse werden in der Regel ausgedruckt, unterschrieben und persönlich übergeben. Per Mausklick steht das Zeugnis als PDF-Datei zum Ausdrucken bereit, eine Weiterleitung innerhalb von HRworks ist daher nicht vorgesehen.

Ja, für jede Kategorie/Note sind bis zu fünf verschiedene Zeugnis Formulierungen vorhanden. Bei Bedarf können Sie diese um selbst formulierte Textbausteine ergänzen.

Die Stellenübersicht, die Stellenanzeige sowie das Bewerbungsformular integrieren Sie über den von HRworks automatisch generierten Link.

Ja, das Bewerbermanagementsystem informiert Recruiter automatisch über neu erhaltene Bewerbungen. So können Sie schnell auf Top-Bewerbungen reagieren. Bewerber werden wiederum automatisch per E-Mail über den aktuellen Bearbeitungsstand ihrer Unterlagen informiert.

Ja, die Gestaltung des gesamten Stellenportals können Sie individuell anpassen. Sie können das Layout für die Stellenübersicht, Stellenanzeigen und Bewerbungsformular definieren sowie eine eigene Firmenbeschreibung und weitere zusätzlichen Informationen hinterlegen. Außer Schriftgröße und Schriftart definieren Sie die Farben, die Ihrer Corporate Identity bzw. Ihren Vorstellungen entsprechen. Sie geben an, wo das Firmenlogo auf den Karriereseiten positioniert werden soll.

Ja, Sie können E-Mails direkt aus HRworks versenden oder bspw. ein Telefoninterview dokumentieren. So haben Sie sämtliche Bewerberkommunikation übersichtlich protokolliert.

Interne Verfahrensanweisungen, Datenschutzrichtlinien und Vertraulichkeitsverpflichtungen, Verhaltensrichtlinie, Unternehmensethik, Sicherheitsrichtlinie, Büroorganisation, Datenschutzerklärung etc.

Im Compliance Management System von HRworks können Dateien im PDF- und ODT-Format hochgeladen werden.

Jede Person, der ein Dokument zugeordnet wurde, wird per Aufgabe darauf hingewiesen, dieses zu bestätigen. Bis zur Bestätigung wird der Mitarbeiter wöchentlich per E-Mail an die offenen Dokumente erinnert.

Ja, der Personalmitarbeiter erhält eine Zusammenfassung aller bereits erteilten und ausstehenden Bestätigungen.

Durch das FAQ von HRworks alle Fragen geklärt? Dann jetzt Kunde werden!

Ja, Mitarbeiter können selbst PDF-Dokumente hochladen. Der zuständige Personalverantwortliche wird automatisch über neue Dokumente im Sammelkorb informiert und speichert diese als neuen Eintrag in der Personalakte des Mitarbeiters. Mehrfaches Scannen, Kopieren und Abheften von Papierdokumenten entfällt komplett.

Ja, je nach Berechtigung sind Personalakten und einzelne Personalakteneinträge für Mitarbeiter und Vorgesetzte zeitlich begrenzt, dauerhaft oder nicht einsehbar.

Ja, die Importfunktion ermöglicht das Digitalisieren ihres kompletten Papierarchivs in kürzester Zeit.

Ja, alle Daten sind dank Verschlüsselung mittels AES-256, einer der meistgenutzten und sichersten Verschlüsselungsalgorithmen, optimal geschützt.

Ja, in einer übersichtlichen Druckansicht sind alle essentiellen Inhalte (Notizen, Agenda, Fragebogen) des Personalgesprächs zusammengefasst. Somit ist dies die perfekte Grundlage zur Vorbereitung, auch auf zukünftige Mitarbeitergespräche.

Mitarbeiter, Vorgesetzte und weitere Teilnehmer werden automatisch per E-Mail über neue Mitarbeitergespräche informiert. Zusätzlich werden Mitarbeiter über eine automatische Aufgabe in ihrer persönlichen To-do-Liste benachrichtigt.

Ja, mehrere Fragebögen, auch nach Abteilungen, können in der Funktion rund um das Mitarbeitergespräch hinterlegt werden.

Ja, über Schnittstellen oder Berichte können Sie Daten per Knopfdruck an das Lohnbüro / Lohnprogramm weiterleiten.

Ja, das ist möglich.

Das entscheidet Ihr zuständiges Finanzamt. Einen entsprechenden Antrag stellt Ihnen HRworks auf Wunsch gerne zur Verfügung.

Grundsätzlich können alle elektronischen Belege aus HRworks jederzeit exportiert werden. Diese stehen Ihnen in einer übersichtlichen Ordnerstruktur zum Download zur Verfügung.

Nicht alle Finanzämter akzeptieren Bilddateien als gültige Rechnung, was Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben kann. Klären Sie deshalb diesen Sachverhalt mit Ihrem zuständigen Finanzamt.

Die Belege sind nach dem Anhängen an die Reisekostenabrechnung digital in HRworks gespeichert und revisionssicher archiviert. Dennoch ist es empfehlenswert, die Belege in Papierform weiterhin aufzubewahren.

Ja, sämtliche Führerscheinkontrollen werden in HRworks gespeichert und können jederzeit eingesehen werden.

Die Führerscheinkontrolle wird von den Browsern Chrome, Edge, Firefox und Opera unterstützt. Die Nutzung ist zudem ab dem Betriebssystem iOS 11 auf iPhones und iPads sowie auf Geräten mit MacOS „High Sierra“ im Safari Browser verfügbar.

Die in HRworks angefertigten Führerscheinnachweise werden AES-256 verschlüsselt gespeichert. Das von HRworks genutzte Rechenzentrum ist ISO 27001 zertifiziert und befindet sich innerhalb der Europäischen Union. Die Kommunikation zwischen Browser und Server erfolgt über eine SSL-Verschlüsselung, ähnlich wie beim Online Banking.

Ja, sowohl Mitarbeiter als auch Prüfer werden automatisch von HRworks an die nächste Überprüfung erinnert. Das Überprüfungsintervall kann eingestellt werden.

Ja. Für welche Länder die Werte nach aktuellem Reisekostenrecht bereits in der Software implementiert bzw. Abrechnungen nach Belegen möglicht sind, sehen Sie unter www.hrworks.de/international

Ja, die Pauschalen werden automatisch von HRworks aktualisiert und historisiert gespeichert.

Ja. Werden in Ihrem Unternehmen von den gesetzlichen Pauschalbeträgen abweichende Werte angesetzt, können Sie diese individuell anpassen. HRworks berechnet automatisch etwaige zu versteuernde Anteile, diese können an Ihre Lohnbuchhaltungssoftware übergeben werden.

Die 143 wichtigsten Währungskurse sind tagesaktuell und historisiert in HRworks gespeichert. Die Umrechnung erfolgt also immer zum jeweiligen Tageskurs. Die Recherche von Währungskursen gehört damit der Vergangenheit an.

Mit HRworks archivieren Sie die Reisekosten, Pauschalen, Fahrtkosten uvm. vollständig und revisionssicher direkt in der Software. Archivierte Dienstreisen der Mitarbeiter können nicht mehr verändert oder gelöscht werden und stehen jederzeit für Auswertungen zur Verfügung.

Ja, Kreditkartenumsätze können importiert werden, so dass diese direkt als Beleg in HRworks angelegt sind. Mitarbeiter müssen diese dann nur noch der gewünschten Reisekostenabrechnung zuweisen.

Durch das FAQ von HRworks alle Fragen geklärt? Dann jetzt Kunde werden!

Ihre Stadt, halbe Urlaubstage für Heiligabend/Silvester) können frei definiert werden. Die gesetzlichen Feiertage der Bundesländer sind bereits in HRworks hinterlegt.

Ja, HRworks berechnet den Urlaubsanspruch automatisch nach Eintrittsdatum und Urlaubsart, für Voll- und Teilzeitarbeitskräfte. Individuelle Arbeitspläne und sich unterjährig ändernde Arbeitspläne werden ebenso berücksichtigt. Selbst rückwirkende Änderungen sind möglich und führen zu einer korrekten Neuberechnung des Anspruchs.

Ja, Sie können HRworks per AutoSync mit Google oder Office365 verknüpfen. Reisen, Urlaub, Krankheitstage und andere Abwesenheiten werden so automatisch mit Ihrem Google- oder Outlook-Kalender synchronisiert. Sie bestimmen dabei, welche Ereignisse übertragen werden sollen und welche nicht.

Ja, krankheitsbedingte Fehltage werden als neutrale “abwesend” eingetragen.

Projektzeiterfassung – die neue HRworks Funktion ab Herbst 2020. Mehr erfahren

Ja, es stehen Berichte zur Auswertung der Arbeitszeiten bzw. Überstunden zur Verfügung. Sie können einstellen, über welchen Zeitraum und welche Mitarbeiter dieser Bericht erstellt werden soll.

Ja, Sie können beliebig viele Zeiterfassungsarten hinterlegen und damit auch unterschiedliche Regelungen für Ihre Mitarbeiter abbilden.

Ja. Um eine vollständige Ansicht zu gewährleisten, beachten Sie, dass Tablets nicht kleiner als 9 Zoll sein sollten.

Mitarbeiter, die sich ausschließlich an Kiosk-Geräten ein- und ausstempeln, haben nicht die Möglichkeit, ihre erfassten Arbeitszeiten nachträglich manuell zu bearbeiten. Änderungen müssen in dem Fall von einem zuständigen Verantwortlichen durchgeführt werden.

Ja, die Ausweise werden im PDF-Format erstellt und können anschließend ausgedruckt und ggf. laminiert werden.

Nein, Sie können selbst entscheiden, ob sich Ihre Mitarbeiter am Kiosk via PIN oder mit QR-Code identifizieren.

Nein, Sie benötigen für den Einsatz außer einem Tablet keine weitere Hardware.

Ja, Mahlzeitenzuschüsse können grundsätzlich auch für Teilzeit- oder Homeoffice-Mitarbeiter genutzt werden. Aktuell gibt es keine gegensätzliche Rechtsgrundlage.

Wurden die Mahlzeitenbelege von der Fachabteilung geprüft und genehmigt, erhalten Mitarbeiter ihren Mahlzeitenzuschuss mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt.

Im BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 bestätigt das Bundesministerium für Finanzen, dass der Sachbezugswert auch dann angesetzt werden kann, wenn Mahlzeitenzuschüsse papierlos gewährt werden.

Als Faustregel gilt: Zahlt der Mitarbeiter mindestens den aktuellen Sachbezugswert (2020 sind das 3,40 €) an seiner Mahlzeit selbst, entsteht kein steuerpflichtiger, geldwerter Vorteil und der Mahlzeitenzuschuss bleibt bis zu 6,57€ je Arbeitstag € komplett steuerfrei.

FAQ Kontakt

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