Gutscheine als Gutscheinkauf-Administrator bestellen

Hier erfahren Sie, wie Sie als Gutscheinkauf-Administrator Amazon.de Gutscheine in HRworks kaufen können.

1. Im Menü Personen/Personen können Sie als Gutscheinkauf-Administrator einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, für die steuerfreie Gutscheine bestellt werden sollen. Per Rechtsklick öffnet sich ein Kontextmenü, in welchem Sie mit “Gutscheine kaufen” den Dialog zum Kauf von Gutscheinen aufrufen.

2. Im Dialogfenster erhalten Sie eine monatliche Übersicht für die ausgewählten Mitarbeiter. Hier können Sie den Betrag und den Text pro Gutschein individuell anpassen.

HRworks erkennt zudem, welchen steuerfreien Betrag der Mitarbeiter im aktuellen Monat bereits erhalten hat. Ein Übertreten der Steuerfreigrenze von 44 € bzw. 60 € wird dadurch verhindert.

3. Wurde in den Stammdaten einer ausgewählten Personen, kein Geburtsdatum hinterlegt, erscheint in der Spalte „Warnungen“ automatisch eine Warnmeldung, da die Bestellung von Geburtstagsgutscheinen ohne hinterlegtes Geburtsdatum nicht möglich ist.

4. Möchten Sie den monatlichen Gutscheinbetrag für alle ausgewählten Mitarbeiter auf den gleichen Betrag setzen, geben Sie den gewünschten Wert oben links im Dialogfenster ein. Mit Klick auf „Monatsgutscheine auf diesen Betrag setzten“, bzw. „Persönliche Anlässe auf diesen Betrag setzten“, werden diese auf den gewünschten Betrag gesetzt.

5. Über die rechte Maustaste können weitere, zur Verfügung stehende Gutscheine hinzugefügt oder nicht benötigte Gutscheine gelöscht werden.

6. Mit Klick auf „Gutscheine kaufen“ erscheint eine Sicherheitsabfrage, mit deren Bestätigung Sie den Gutscheinkauf auslösen.

Klicken Sie “OK”, wird der kostenpflichtige Kauf ausgelöst und Ihre Mitarbeiter werden automatisch per E-Mail über den Erhalt von steuerfreien Gutscheinen informiert.

Gutscheine als Vorgesetzter bestellen

Als Vorgesetzter können Sie mit der entsprechenden Berechtigung wie folgt Gutscheine für Ihr Team in HRworks kaufen:

Für berechtigte Vorgesetzte ist der Kauf von Gutscheinen im Menü „Mein Team“ über die Auswahl der entsprechenden Mitarbeiter und Klick auf den Button „Gutscheine kaufen“ möglich.

Zudem können Vorgesetzte Gutscheine als Geschenke zu Geburtstagen und Jahrestagen direkt im Menü  „Jubiläen“ bestellen. Es öffnet sich das Dialogfenster zum Kauf von Gutscheinen.

Weiter geht es mit Punkt 2. unter ‚Gutscheine als Administrator bestellen‘. 

Gutscheine als Gutscheingrundlagen-Administrator verwalten

So verwalten Sie Gutscheine und Gutscheinrechnungen:

Der Gutscheingrundlagen-Administrator verwaltet die Gutscheinbestellungen. Unter Gutscheine/ Bestellungen sieht und überwacht er in einer speziellen Übersichtsmaske alle bestellten Gutscheine.

Neben dem Bestelldatum, dem Namen des Bestellers und dem Gutscheinbetrag, werden zudem Status und Rechnungsnummer der Gutscheinbestellungen angezeigt.

Die elektronischen Rechnungen liegen spätestens ein Tag nach der Bestellung im Menü Grundlagen/ Rechnungen für Sie zur Abholung bereit.

Der Rechnungsbetrag, der dem Wert der bestellten Gutscheine entspricht, wird nach der Rechnungs- ausstellung von dem von Ihnen hinterlegten Konto eingezogen.