Reisekostenabrechnung
online

Die #1 Software für Unternehmen,
wenn es um Reisekosten geht.

  • Reduziert Aufwand bei der Reisekostenabrechnung
  • Komplettes Travel Management: Vom Reiseantrag bis zur Auszahlung
  • Automatische Anpassung an gesetzliche Pauschalen

Reisekosten-
abrechnung
online

Die #1 Software für Unternehmen,
wenn es um Reisekosten geht.

  • Reduziert Aufwand bei der Reisekostenabrechnung
  • Komplettes Travel Management: Vom Reiseantrag bis zur Auszahlung
  • Automatische Anpassung an gesetzliche Pauschalen

Mehr als 2.000 Unternehmen vertrauen bereits auf HRworks

HRworks-Referenzkunde_Friesland_Campina

Während Pandemie-bedingten Einschränkungen auf Dienstreise gehen und in Hotels übernachten?  
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Ein Tool, das Reisende und Buchhalter entlastet

Sie haben Zettelwirtschaft, Fehler bei Pauschalen und Excel-Tabellen satt? Dann erledigen Sie Ihr Travel Management ab sofort digital! Mit HRworks erfährt Ihr Unternehmen eine enorme Befreiung bei der Reisekostenabrechnung. Und das gleich auf mehreren Ebenen: Durch den hohen Automatisierungsgrad werden sowohl Sie als auch Ihre reisenden Mitarbeiter spürbar entlastet. Die digitale Planung, Genehmigung, Prüfung und Abrechnung von Reisen und deren Kosten beschleunigt den Abrechnungsprozess um ein Vielfaches. Zudem sorgen Schnittstellen zu den gängigsten LoBu- und FiBu-Programmen für den perfekten Workflow.

HRworks entlastet Vorgesetzte, Personaler und die Buchhaltung bei der Reisekostenabrechnung
Automatische Belegerkennung: Belege abfotografieren und automatisch auslesen lassen

Automatische Belegerkennung

Dank modernster Technologie können Ihre Mitarbeiter schnell und einfach Belege erfassen. Ihre Kollegen benötigen lediglich ein Smartphone. Die Bedienung ist kinderleicht und hocheffizient. Durch die intelligente OCR-Technologie werden alle relevanten Rechnungsdaten extrahiert und für die Weiterbearbeitung aufbereitet. Ganz egal, um welche Belegart es geht: Ob große Belege oder kleine, Belege von Hotels, Restaurants, Tankstellen oder Parkscheine – HRworks erkennt selbst komplizierte Reisekostenbelege. Als Vorgesetzter, Personaler oder Buchhalter können Sie die hochgeladenen Rechnungen jederzeit online einsehen und zügig genehmigen.

Automatische Belegerkennung: Belege abfotografieren und automatisch auslesen lassen

Automatische Belegerkennung

Dank modernster Technologie können Ihre Mitarbeiter schnell und einfach Belege erfassen. Ihre Kollegen benötigen lediglich ein Smartphone. Die Bedienung ist kinderleicht und hocheffizient. Durch die intelligente OCR-Technologie werden alle relevanten Rechnungsdaten extrahiert und für die Weiterbearbeitung aufbereitet. Ganz egal, um welche Belegart es geht: Ob große Belege oder kleine, Belege von Hotels, Restaurants, Tankstellen oder Parkscheine – HRworks erkennt selbst komplizierte Reisekostenbelege. Als Vorgesetzter, Personaler oder Buchhalter können Sie die hochgeladenen Rechnungen jederzeit online einsehen und zügig genehmigen.

Mehr Kontrolle für Ihr Reisemanagement

HRworks verhilft allen Beteiligten zu mehr Kontrolle. Ihre Mitarbeiter können jederzeit Reiseanträge stellen, digitale Belegmappen anlegen und Rechnungen hochladen. Vor allem profitieren die Reisekostenprüfer: Direkt in der Software können diese um Korrekturen bitten oder Belege nachfordern. Vorgesetzte und Geschäftsführer haben stets den Überblick: bereits abgerechnete, aktuell laufende sowie geplante Reisen (und Kosten) sind jederzeit abrufbar. Das wirkt sich positiv auf die Ausgabenmentalität aller Mitarbeiter aus.

Reisekostenabrechnung stets im Überblick behalten: mehr Kontrolle für Vorgesetzte und Mitarbeiter

Das sagen unsere Kunden

„Ich habe erst kürzlich angefangen mit HRworks zu arbeiten. Das System ist empfehlenswert. Mein persönlicher Favorit ist die Funktion “Mehrfachänderung” in fast jedem Bereich.“

„Die volle Stärke entfaltet HRworks je mehr Kompetenzen man nutzt. Einfacher Prozessablauf und Konnektivität zwischen den einzelnen Schritten. Keine Extra-Excelsheets mehr.“

Weitere Bewertungen finden Sie auf

„Auf der Oberfläche von HRworks findet man sich sehr gut zurecht. Die Anwendung ist sehr einfach zu bedienen. Man kann da nichts falsch machen.“

Sandra Liebich, Produktmanagerin ots,
news aktuell

„Der gesamte Reisekostenprozess geht bei uns heute mit HRworks sehr flott, und die
Mitarbeiter bekommen zeitnah ihr Geld.“

Thea Schneider, Sachbearbeiterin Reisekostenstelle,
Betty Barclay

„HRworks hat uns geholfen, die Transparenz in den Reisekosten deutlich zu erhöhen und die interne Prozesssteuerung wesentlich zu vereinfachen.“

Michael Hofmeister, Geschäftsführer, Betty Barclay

Reisekostenrecht immer aktuell

Die Reisekosten Software von HRworks ist gesetzlich immer auf dem neuesten Stand. Ob es um die Inlands- oder Auslandspauschalen beim Verpflegungsmehraufwand geht, um Änderungen bei der Mehrwertsteuer oder Anpassungen beim Kilometergeld – Sie müssen nichts tun! Die Aktualisierungen von Pauschalhöhen geschehen im Hintergrund und völlig automatisch. Auch die Wechselkurse sind immer tagesaktuell. Neben den gesetzlichen Pauschalhöhen können Sie in HRworks auch mit firmen-individuellen Spesenregelungen arbeiten.

Kreditkarten-Importe erleichtern die Abrechnung

Durch den einfachen Import von Kreditkartenbelegen entfällt die manuelle Erfassung dieser Belege. Das spart viel Zeit, vermeidet Fehler und gestaltet Ihre Reisekostenabrechnung noch komfortabler. Sie erreichen maximale Kostentransparenz und erhalten alle Kosten einer Reise gebündelt. Zudem werden keine Barvorschüsse mehr benötigt und Kursdifferenzen gehören der Vergangenheit an.

Einfacher Import von Kreditkartenbelegen
Mit Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen wird Ihnen viel Arbeit abgenommen

Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen

In HRworks finden Sie Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungssystemen bereits vorkonfiguriert (wie SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics NAV – Navision). Ein umfangreicher Schnittstelleneditor ermöglicht Ihnen darüber hinaus die Datenanbindung zu vielen weiteren Systemen, die über eine ASCII-Schnittstelle verfügen. Per Exportdatei werden alle in HRworks hinterlegten, für die Buchung notwendigen Informationen, an die Finanzbuchhaltung übergeben. Einfacher kann ein Reisekosten-Workflow nicht sein.

Spesenabrechnung im neuesten Look

Case Study Betty Barclay

Sorgenfreiheit bei Pauschalen, Währungen und gesetzlichen Bestimmungen – die Unternehmensgruppe Betty Barclay nutzt das Reisemanagement von HRworks. 

HRworks – vielfach genutzt

2,7 Millionen +

Reisekostenabrechnungen
im Jahr

140000 +

zufriedene Reisende

Liste: Funktionen der Reisekosten Software

Allgemeines
Digitaler Prozess
Employee Self Service
Genehmigungsworkflow
Kostentransparenz
Mobiler Zugriff
Automatische Belegerkennung
Schnelle Auszahlung von Reisekosten
Unbegrenzte Zahl an Beleg-Uploads
Einfache Korrekturmöglichkeit
Erstellen von Belegmappen
Geräte- und Browserunabhängig
Single Sign-On (SAML Standard)
Archivierung von Reisekostenbelegen
Sammelerfassung von Reisekosten
Verwaltung von Vorschüssen
Verwaltung von Fahrzeugen
Ablehnungsvorlagen
Verwaltung von Abfahrts-, Zwischen- und Zielorten
Erstellen von firmenindividuellen Spesenregelungen
Definieren von Reiserichtlinien
Zuordnung der Reisen zu Kostenstellen/-trägern
Schnittstellen
Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung
Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung
Export digitaler Belege
Import von Kreditkartenumsätzen
Google Maps API Key
Berichte
Auswertung von Reisekosten
Kostenberichte
Bewirtungsberichte
Durchlaufzeitenberichte
Summenbericht
Buchhaltungsbericht
Controllingbericht
Rechtliches
Rechtssicherheit bei Steuern und Pauschalen
Bescheinigungen für das Finanzamt
Workflow für A1-Bescheinigungen
Führerscheinkontrolle
Pauschalen und Währungen
Historisierte/aktuelle Währungskurse
Automatische Währungsumrechnung
Länderspezifische Pauschalen
Verwaltung der Kilometerpauschale
Verwaltung des Verpflegungsmehraufwands
Verwaltung der Übernachtungskosten
Automatische Berechnung der Kilometerpauschale
Sicherheit
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA, optional)
DSGVO-konformer Datenschutz

Mehr als nur Reisekosten

Die Reisekostenverwaltung ist nur ein kleiner Teil von HRworks.

In der All-in-One-Software stehen Ihnen auch weitere Funktionen zur Verfügung:

  • Zeiterfassung

  • Digitale Personalakte

  • Compliance Management

  • Bewerbermanagement

Weitere Features

Bewerbermanagement

On- und Offboarding

Elektronische Personalakte

Compliance Management

Corporate Benefits

Reisemanagement

Bekannt aus

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!

Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HRworks zu Ihrem Unternehmen passt.